2018 June Release

Fabasoft Cloud 2018 April ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2018 April Release.

PDF-Dokumente annotierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Annotierungen, die Sie an einem PDF-Dokument mithilfe eines externen PDF-Viewers anbringen, können aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert werden. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine Kommentare mit anderen Teammitgliedern teilen möchten aber zusätzlich persönliche Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.

Um öffentliche Annotierungen zu erstellen, bearbeiten Sie wie gewohnt das PDF-Dokument (z. B. Aktion „Bearbeiten“). Im externen PDF-Viewer können Sie die entsprechenden Annotierungen anbringen und das Dokument wieder speichern.

Um persönliche Annotierungen zu erstellen, navigieren Sie in das PDF-Dokument. Über die Schaltflächen „Kommentarleiste einblenden“ und „Kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zur Bearbeitung öffnen. Die im externen PDF-Viewer angebrachten Annotierungen werden als persönliche Annotierungen gespeichert.

Beachten Sie:

  • Falls sich der PDF-Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei), stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Annotierungen zur Verfügung. Die Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden
  • Wenn das PDF-Dokument beim Import bereits Annotierungen aufweist, werden diese, wenn Sie die Kommentarleiste einblenden, in einer öffentlichen Ebene gespeichert und sind somit für alle Teammitglieder sichtbar.
  • Wenn Sie ein PDF-Dokument herunterladen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren Annotierungen versehen.
  • Das Anbringen von Annotierungen steht auch in der Fabasoft Cloud App für iOS zur Verfügung. Wenn Sie die Funktionalität in der Fabasoft Cloud App nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Fabasoft Sales (sales@fabasoft.com), da eine gesonderte kostenpflichtige Lizenzierung notwendig ist.

Arbeiten mit E-MailsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Arbeiten mit E-Mails, werden folgende neue Möglichkeiten geboten:

  • Sie können E-Mails aus Microsoft Outlook nun zusätzlich über den Kontextmenübefehl „Fabasoft Cloud“ > „E-Mail hochladen“ in die Fabasoft Cloud hochladen.
  • Beim Erstellen einer E-Mail steht Ihnen in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Zugriff prüfen“ zur Verfügung. Dadurch können Sie überprüfen, ob die angeführten Empfänger Zugriff auf die in der E-Mail verlinkten Cloud-Objekte haben. Über die Schaltfläche „Jetzt prüfen“ können Sie manuell die Überprüfung durchführen. Aktivieren Sie die Option „Immer beim Senden prüfen“, um die Überprüfung automatisiert durchzuführen.
  • Das Generieren von PDF-Übersichten und das Extrahieren von Metadaten von E-Mails kann nun unabhängig vom Client direkt in der Fabasoft Cloud erfolgen.  Sie können somit zum Beispiel eine E-Mail in einem Cloud-Netzlaufwerk ablegen und die Metadaten werden dennoch extrahiert.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Im Kontaktmanagement können beim Import von Kontakten Eigenschaften auch mit Leerwerten überschrieben werden. Bei Listen ist es möglich, die Liste neu zu befüllen und nicht nur Werte hinzuzufügen. Zusätzlich ist der mehrwertige Import von Zustimmungserklärungen und Funktionen möglich.
  • Im Digital-Asset-Management können auch mehrere Assets auf einmal registriert werden. Dadurch müssen Sie gemeinsame Werte nur einmal erfassen.
  • Die Kontextmenübefehle „Versenden der Datei“ und „Versenden als PDF“ sind wieder verfügbar.
  • Die Workflow-Aktivitäten „Versenden“, „Versenden als Link“, „Versenden als öffentlicher Link“, „Dokumente genehmigen und abschließen“ und „Dokumente signieren und abschließen“ stehen zusätzlich zur Verfügung.
  • Um die Dokumente eines Ordners digital zu signieren, steht beim Ordner der Kontextmenübefehl „Dokumente signieren und abschließen“ zur Verfügung.
  • Der Fabasoft Cloud Client für Apple macOS bietet zusätzlich den Kontextmenübefehl “Cloud-Kalender öffnen”. Dadurch kann die Verbindung zum Cloud-Kalender ohne manuellen Konfigurationsaufwand sehr einfach hergestellt werden.
  • Für benutzerdefinierte Formulare kann ein Basisformular definiert werden. Dadurch werden die Formularseiten und Felder des Basisformulars übernommen. Zusätzlich können für Felder Expressions hinterlegt werden: Sichtbarkeit des Felds berechnen, Wert des Felds berechnen, Änderbarkeit des Felds berechnen, Änderung des Werts behandeln und Wert prüfen.
  • Für Suchordner stehen die Aktionen „Suchmuster erzeugen“ bzw. „Suchmuster bearbeiten“ und „Eigenschaften“ zusätzlich zur Verfügung. Somit können Sie Suchordner einfach konfigurieren.
  • Abgeschlossene Objekte können gelöscht werden.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Freigabe von BPMN-Prozessen bzw. Formularen ist durch berechtigte Benutzer möglich, unabhängig davon, ob sie Mitglied im entsprechenden Organisationselement sind:

  • Organisationsadministratoren können BPMN-Prozesse bzw. Formulare für alle Teams, Organisationseinheiten und externe Organisationen freigeben.
  • Benutzer, die über eine Organisationsrichtlinie berechtigt sind die Aufbauorganisation, externe Organisationen bzw. Teams zu verwalten, können ebenfalls im entsprechenden Verwaltungsbereich BPMN-Prozesse bzw. Formulare freigeben.
  • Benutzer mit der Rolle „Leiter“ können BPMN-Prozesse bzw. Formulare für ihre Organisationseinheit und untergeordnete Organisationseinheiten freigeben.