2018 September Release

Fabasoft Cloud 2018 June ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2018 June Release.

Auskunft zu personenbezogenen DatenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können einen Auszug generieren, der ausschließlich Ihre in der Benutzerverwaltung der Fabasoft Cloud gespeicherten personenbezogenen Daten (Kontaktdaten) enthält. Bitte beachten Sie, dass Fabasoft Cloud Organisationen ihre Daten selbst verwalten (Benutzerdaten) und darin weitere personenbezogene Daten vorkommen können. Personenbezogene Daten in Benutzerdaten können in dieser Auskunft nicht angeführt werden.

Klicken Sie dazu im Kontomenü (Ihr Benutzername) auf „Meine Kontaktdaten“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Datenschutz“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Auskunft zu personenbezogenen Daten generieren“.

Vorschaubilder in verschlüsselten TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Microsoft Office Dokumente und PDF-Dokumente in verschlüsselten Teamrooms können Vorschaubilder angezeigt werden, wenn in den Optionen des Fabasoft Cloud Clients auf der Registerkarte „Inhalte“ im Feld Verschlüsselte Dokumente die entsprechenden Optionen aktiviert sind. Zusätzlich muss Microsoft Office und GPL Ghostscript am Client installiert sein. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist auch für die Vorschaubilder gewährleistet.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld Kommentare erlauben festgelegt werden, ob Annotierungen auf PDF-Dokumenten des Teamrooms angebracht werden können.
  • Für Scrum-Stories steht zusätzlich das Feld Business-Value zur Verfügung.
  • Rooms mit Benutzerdaten können direkt auf Home abgelegt werden und auch als Standard-Teamrooms definiert werden.
  • Die Richtlinie Inhalte am Arbeitsplatz öffnen bzw. herunterladen wird auch vom Fabasoft Cloud Client berücksichtigt.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

MitgliederverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Mitgliederverwaltung in Ihrer Cloud-Organisation wurde vollständig überarbeitet und vereinfacht. Insbesondere bei Organisationen mit sehr vielen Mitgliedern profitieren Sie von den effizienteren Verwaltungsabläufen.

Einheitliche Administration

Die Administration von Mitgliedern, externen Mitgliedern, Teams, Organisationseinheiten und externen Organisationen folgt einem einheitlichen Schema. Dadurch finden Sie sich in allen Bereichen der Mitgliederverwaltung rasch zurecht.

Listen in der Mitgliederverwaltung

Listen bieten eine einfache Möglichkeit Operationen auf mehreren Benutzern gleichzeitig durchzuführen.

  • Die standardmäßig eingeblendeten Spalten wurden in allen Listen konsolidiert.
  • Sie können Benutzer ausschneiden, kopieren bzw. einfügen und damit die Organisationsstrukturen effizient festlegen. Somit ist es zum Beispiel möglich, mit Strg + X die markierten Benutzer aus einem Team zu entfernen.
  • Wenn Sie in ein Team oder eine externe Organisation navigieren, wird direkt die Liste der Mitglieder angezeigt. Die Standard-Teamrooms bzw. Austritte finden Sie nun in den Eigenschaften.

Kontextmenübefehle

Die Kontextmenübefehle bzgl. der Administration von Benutzern stehen nicht nur in der Organisationsverwaltung zur Verfügung, sondern in jeder Liste mit Benutzern (z. B. Team-Werkzeug eines Teamrooms). Somit können Sie ohne Umwege die gewünschten Änderungen vornehmen.

Aktionen

Die zur Verfügung stehenden Aktionen sind noch spezifischer an den jeweiligen Kontext angepasst.

Eigenschaften

Die Eigenschaften von Benutzern wurden thematisch neu gruppiert und bieten somit eine verbesserte Übersicht.

Mitglieder hinzufügen

Im Dialog „Mitglieder hinzufügen“ können bestehende Benutzer hinzugefügt bzw. neue Benutzer erzeugt werden. Die Zuordnung zu Teams bzw. Organisationseinheiten ist ebenfalls in einem Schritt möglich.

Neuen Benutzern können direkt eine Edition und zusätzliche Apps zugewiesen werden und der Versand einer Einladung ist ebenfalls möglich.

Statusinformationen

Die Benutzer weisen folgende Statusinformationen auf:

  • Status
    Benutzer können Eigentümer, Mitglied bzw. externes Mitglied der Organisation sein. Falls der Status durch den Benutzer bestätigt werden muss und die Bestätigung noch ausständig ist, wird der Status „Bestätigung erforderlich“ angezeigt.
  • Eingeladen
    Zeigt, ob der Benutzer per E-Mail eingeladen wurde. Der Wert kann auch manuell auf „Ja“ geändert werden, wenn der Benutzer zum Beispiel im „Mitglieder einladen“-Dialog nicht mehr berücksichtigt werden soll.
  • Registriert
    Zeigt, ob sich der Benutzer bereits registriert hat und sich somit in der Fabasoft Cloud anmelden kann.

Mitglieder einladen

Mitglieder können per E-Mail eingeladen werden. Folgende vordefinierte Empfängergruppen ermöglichen die effiziente Auswahl der Empfänger:

  • Nicht eingeladene Mitglieder
  • Nicht registrierte Mitglieder
  • Mitglieder mit offener Bestätigung

Mitgliedschaft beenden

Über den Kontextmenübefehl „Mitgliedschaft beenden“ können Sie die Mitgliedschaft auch für mehrere Mitglieder gemeinsam beenden und einen Nachfolger festlegen.

Externe Mitglieder

Im Dialog „Externe Mitglieder hinzufügen“ können bestehende Benutzer hinzugefügt bzw. neue Benutzer erzeugt werden. Die Zuordnung zu externen Organisationen bzw. Teams ist ebenfalls in einem Schritt möglich.

Der Import, das Einladen und das Beenden der externen Mitgliedschaft funktionieren analog zu den Anwendungsfällen für Mitglieder.

Teams

Wenn Sie ein Team erzeugen, können Sie in einem Schritt bestehende Benutzer hinzufügen bzw. neue Benutzer erzeugen. Wenn die E-Mail-Domäne des neuen Benutzers mit jener der Organisation übereinstimmt, wird dieser zu einem Organisationsmitglied oder andernfalls zu einem externen Mitglied. Das Zuweisen einer Edition und das Versenden einer Einladung ist ebenfalls möglich.

Aufbauorganisation

Der Dialog für das Erzeugen von Organisationseinheiten wurde überarbeitet. Es werden nur Hierarchie-Ebenen angezeigt, die im aktuellen Kontext verwendbar sind. Der Leiter und Mitglieder der Organisationseinheit können direkt definiert werden (auch neue Benutzer können erzeugt werden). Die entsprechenden Planstellen werden implizit angelegt.

LizenzverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ebenso wie die Mitgliederverwaltung wurde die Lizenzverwaltung insbesondere in Hinblick auf Organisationen mit sehr vielen Mitgliedern optimiert.

Dashboard

Das Dashboard „Lizenzverwaltung“ bietet einen Überblick über verfügbare bzw. verbrauchte Lizenzen und Speicherkontingente.

Editionen und Apps

Die in Ihrer Organisation verfügbaren Editionen und Apps werden als Liste dargestellt. Die Spalte Zuordnung zeigt die Art der Zuordnung an:

  • „Manuell (Standard-Edition)“ bzw. „Manuell (Standard-App)“
    Als Standard definierte Editionen bzw. Apps werden neuen Mitgliedern automatisch zugeordnet. Organisationsadministratoren können die Editionen bzw. Apps auch nachträglich zuordnen bzw. ändern.
  • Manuell
    Bei manueller Zuordnung muss die Edition bzw. App einem Mitglied explizit durch einen Organisationsadministrator zugeordnet werden.
  • Konfiguriert
    Diese Apps bieten verschiedenartige Einstellungsmöglichkeiten und Rollen und werden deshalb mittels einer separaten Konfiguration verwaltet. Eine Änderung der Zuordnungsart ist nicht möglich.
  • Gratis
    Gratis-Apps bieten folgende Zuordnungsarten:
    • Gratis (deaktiviert)
      Die App steht niemanden zur Verfügung.
    • Gratis (Standard-App)
      Die App wird neuen Mitgliedern automatisch zugeordnet.
    • Gratis (manuell)
      Die App muss explizit durch einen Organisationsadministrator zugeordnet werden.

Über die Kontextmenübefehle „Nicht als Standard verwenden“, „Als Standard verwenden“, „Aktivieren“ und „Deaktivieren“ können Sie die Art der Zuordnung ändern.

Navigieren Sie in die jeweilige Edition oder App, um die Liste der lizenzierten Mitglieder einzusehen. Über die Aktion „Mitglieder hinzufügen“ können Sie die Mitglieder festlegen, die über eine Lizenz verfügen sollen. Über den Kontextmenübefehl „Lizenz entfernen“ können Sie die Lizenz wieder entziehen.

Editionen und Apps zuordnen

Bei Mitgliedern können Sie über den Kontextmenübefehl „Editionen und Apps zuordnen“ die manuell zuordenbare Lizenzen festlegen. Wenn Sie mehrere Mitglieder markieren, können Sie die Zuordnung gemeinsam vornehmen.

Zusätzliche Daten erforderlichPermanenter Link zu dieser Überschrift

Falls bei Ihrer Cloud-Organisation nicht alle erforderlichen Daten hinterlegt sind, werden Sie im Welcome-Screen aufgefordert, die entsprechenden Daten zu ergänzen.

  • Rechnungsadresse
    In den Kontaktdaten der Organisation muss eine vollständige Rechnungsadresse angegeben sein.
  • Informationen betreffend Datenschutz
    Geben Sie eine Person an, die bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt werden soll.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit in den Eigenschaften der Organisation auf der Registerkarte „Datenschutz“ eine URL für Datenschutzrechtliche Informationen zu hinterlegen. Diese URL wird am Registrierungsformular für eingeladene Benutzer angezeigt.

Automatischer Abgleich der AufbauorganisationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der automatische Abgleich der Aufbauorganisation bzw. ein automatischer Import von Organisationsmitgliedern kann mittels Eingangsordner und CSV-Datei erfolgen.

Erzeugen Sie dazu einen Eingangsordner und geben Sie in der Regel die Aktion „Daten importieren (asynchron)“ an. Wählen Sie das Ziel für den Import und die Art des Imports aus (z. B. Mitglieder oder Aufbauorganisation). Vorlagen für die CSV-Dateien können Sie über die jeweiligen manuellen Aktionen herunterladen (z. B. Aktion „Mitglieder importieren“ einer Organisation).

Die CSV-Dateien können regelmäßig beispielweise mittels WebDAV im Eingangsordner abgelegt werden.