2018 November Release

Fabasoft Cloud 2018 November ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2018 November Release.

Der neue Home-BereichPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der neu gestaltete Home-Bereich bietet Ihnen einen besseren Überblick und vielfältige Anpassungsmöglichkeiten.

Das Dashboard-Konzept ermöglicht Ihnen Widgets ein- bzw. auszublenden, deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.

Folgende Widgets stehen Ihnen initial, abhängig von Ihrer lizenzierten Fabasoft Cloud Edition zur Verfügung:

  • Persönliche Ablage
    In Ihrer persönlichen Ablage, können Sie die für Sie wichtigen Teamrooms ablegen. Die Ablage entspricht im Wesentlichen dem bisherigen Home.
  • Organisationsablage
    Enthält alle Standard-Teamrooms Ihrer Organisationen, in denen Sie berechtigt wurden.
  • Mit mir geteilte Teamrooms
    Enthält alle Teamrooms, bei denen Sie als Teammitglied berechtigt sind. Ausgenommen davon sind Teamrooms, die Sie selbst erzeugt haben. Die Liste wird zur besseren Übersicht nach Jahren und Monaten strukturiert. Über die Aktion „In meiner Ablage einordnen“ können Sie die gewünschten Teamrooms zum Beispiel in Ihrer persönlichen Ablage, in den Favoriten oder direkt auf Home ablegen.
    Hinweis: Das Übernehmen der entsprechenden bestehenden Teamrooms in dieses Widget erfolgt automatisch, kann jedoch nach dem Update einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Favoriten
    Die Favoriten ermöglichen den schnellen Zugriff auf immer wieder benötigte Objekte.
  • Arbeitsvorrat
    Zeigt Ihren Arbeitsvorrat (Verfügbarkeit abhängig von der lizenzierten Edition).
  • Verlauf
    Enthält die zuletzt verwendeten Objekte und zuletzt versendeten E-Mails.
  • Weitere Dashboards
    Apps, die eigene Dashboards anbieten, werden ebenfalls direkt auf Home angezeigt.

Home-Bereich individuell anpassen

Für die individuelle Anpassung Ihres Home-Bereichs stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Widgets ein- bzw. ausblenden
    Über das Menü „Ansicht“ können Sie Widgets ein- bzw. ausblenden (wenn Ihre Organisationsrichtlinie dies erlaubt).
  • Widgets verschieben bzw. die Größe ändern
    Sie können Widgets per Drag-and-drop oder über das Kontextmenü verschieben. Im Kontextmenü des Widgets können Sie zusätzlich die Größe festlegen.
  • Objekte auf Home ablegen
    Zusätzlich zu den Widgets können Sie auch wichtige Objekte zum Beispiel mittels Kopieren und Einfügen direkt auf Home ablegen (wenn Ihre Organisationsrichtlinie dies erlaubt).
  • In den Grundeinstellungen unter Bedienungshilfen können Sie im Feld Hintergrundbilder in Dashboards und Home anzeigen festlegen, ob Hintergrundbilder angezeigt werden sollen.

Schnellzugriff

Über die Schaltfläche „Schnellzugriff“ ganz rechts in der Kopfleiste können Sie die Home-Dashboard-Ansicht öffnen und durch einen Klick auf das jeweilige Element in dieses navigieren.

Tastenkombinationen

Die Elemente auf Home können abhängig vom Webbrowser mit folgenden Tastenkombinationen direkt ausgewählt werden. Bei mehreren Elementen mit gleichem Anfangsbuchstaben ist das Verhalten vom Webbrowser abhängig (Navigation in ein Element bzw. Selektion eines Elements).

Microsoft Windows

  • Microsoft Internet Explorer: Alt + Anfangsbuchstabe
  • Microsoft Edge: Alt + Anfangsbuchstabe
  • Google Chrome; Alt + Anfangsbuchstabe
  • Mozilla Firefox: Alt + Umschalttaste + Anfangsbuchstabe

Apple macOS

  • Apple Safari: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
  • Google Chrome: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
  • Mozilla Firefox: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe

Linux

  • Mozilla Firefox: Alt + Umschalttaste + Anfangsbuchstabe

Kontaktsynchronisation mit Microsoft OutlookPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Kontakte, die Sie in der Fabasoft Cloud verwalten, mit Microsoft Outlook synchronisieren. Im Kontextmenü des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols steht dazu der Befehl „Cloud Adressbuch öffnen“ zur Verfügung. Wenn Sie noch kein Passwort für Anwendungen vergeben haben, können Sie direkt eines generieren. Ihre Adressbuchliste wird in Microsoft Outlook unter „Kontakte“ hinzugefügt und automatisch synchron gehalten. Über den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols, können Sie die Synchronisierung auch manuell durchführen.

Wenn Sie das Kontaktmanagement nutzen, können Sie über den Kontextmenübefehl „Zur Adressbuchliste hinzufügen“ Kontakträume und Adresslisten in die Adressbuchliste aufnehmen. Somit stehen auch diese Kontakte in Microsoft Outlook zur Verfügung.

Hinweis:

  • Ihre Adressbuchliste finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Adressbuch“. Hier können Sie Ihre Kontakte verwalten und weitere Adressbücher anlegen.
  • Kontakte können von der Fabasoft Cloud nach Microsoft Outlook synchronisiert werden jedoch nicht umgekehrt. Die Kontakte stehen in Microsoft Outlook lesend zur Verfügung.

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • Der Fabasoft Cloud Client bietet für Adobe Illustrator CC, Adobe InDesign CC und Adobe Photoshop CC eine Erweiterung, um direkt auf das Digital-Asset-Management der Fabasoft Cloud zugreifen zu können. Somit können Sie direkt aus dem Adobe-Produkt heraus nach Bildern in Ihren DAM-Ablagen suchen und diese per Drag-and-drop in Ihrem Dokument einbetten.
  • Lizenziert ab bzw. Lizenziert bis können auch als Muss-Felder definiert werden. Das gelbe Warndreieck bei einem Asset bedeutet, dass nicht alle Muss-Felder bzgl. Lizenzierung einen Wert enthalten.
  • Für Asset-Ablagen kann wie für Teamrooms eine Beschreibung erfasst werden.
  • Wenn Sie Assets über einen Eingangsordner registrieren, können Sie über die Aktion „Eigenschaftswert festlegen“ in der Eigenschaft Bevorzugte Zielablage für die Registrierung die gewünschte Zielablage hinterlegen. Dadurch wird beim Registrieren nicht die zuletzt verwendete Ablage vorgeschlagen, sondern die in der Eigenschaft hinterlegte.
  • Assets, die bereits einer Asset-Ablage zugeordnet sind, können über den Kontextmenübefehl „Umregistrieren“ zu einer anderen Asset-Ablage umregistriert werden.
  • Die Konfiguration wurde um das Feld Begriffe beim Registrieren von Digital Assets automatisch erzeugen erweitert. Somit können Sie festlegen, ob für Schlagwörter, die bei Bildern hinterlegt sind, automatisch Begriffe erzeugt werden, wenn diese noch nicht vorhanden sind.
    Hinweis: Neue Digital Assets registrieren muss aktiviert sein.
  • Doppelte Begriffe können über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Begriff zusammenführen“ zusammengeführt werden. Der zu ersetzende Begriff wird auch in allen Verwendungsstellen ersetzt.
  • Bei registrierten Assets wird das Feld Registriert von angezeigt, das den Benutzer enthält, der die letztaktuelle Registrierung durchgeführt hat.
  • In den Eigenschaften einer Asset-Ablage können auf der Registerkarte „Vertrags-/Lizenzdokumente“ entsprechende Dokumente hinterlegt werden. Diese können bei den Assets referenziert werden.

KontaktmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Kontaktmanagement bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • Wenn einer Kontaktperson, Organisation bzw. einem Benutzer über ein benutzerdefiniertes Formular eine Word-Dokument zugeordnet wird, können im Word-Dokument Felder wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse usw. hinzugefügt werden.
  • Für Kontakträume kann wie für Teamrooms eine Beschreibung erfasst werden.

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Workflow bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • Wenn ein BPMN-Prozess auf die Kategorie eines benutzerdefinierten Basisformulars eingeschränkt ist, kann der Prozess auch für die vom Basisformular abgeleiteten Formulare verwendet werden.
  • Im BPMN-Prozesseditor kann bei Aufgaben im Feld Ausdruck beim Erledigen der Aktivität eine app.ducx-Expression hinterlegt werden, die beim Erledigen der Aktivität ausgeführt wird.
  • Mithilfe der Aktivität „Ausdruck im Hintergrund ausführen“ kann eine app.ducx-Expression im Hintergrund ausgeführt werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Hintergrundaufgabe durchgeführt wurde.
  • Über ein Bedingungs-Zwischenereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
  • Der Eingangsordner bietet zwei neue Aktionen und eine Erweiterung für die Aktion „Zuordnen (asynchron)“:
    • Benutzerdefinierten Ausdruck ausführen
      Ermöglicht eine app.ducx-Expression zu definieren, die ausgeführt wird.
    • E-Mail-Anhänge herauslösen (asynchron)
      Aus einer E-Mail werden die Anhänge herausgelöst und als eigene Objekte für die weitere Verarbeitung im Eingangsordner abgelegt. Die E-Mail kann dabei behalten, verschoben oder gelöscht werden.
    • Zuordnen (asynchron)
      Nach dem Zuordnen kann ein vorhandener Prozess am Objekt oder der Akte des Objekts fortgeführt werden. Dazu können Sie Aktivitäten festlegen, die automatisch fortgeführt werden.
  • Als Bedingung einer Eingangsordner-Regel kann eine app.ducx-Expression hinterlegt werden.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Formulare, Kategorien, Prozesse und Eingangsordner können nur für Objekte der gleichen Organisation verwendet werden.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Anpassungen „Home“Permanenter Link zu dieser Überschrift

  • Die Richtlinie „Home-Bereich verwalten“ bezieht sich nun auf das Home-Dashboard. Mitglieder, die den Home-Bereich verwalten dürfen, können Widgets ein- bzw. ausblenden und Objekte auf Home ablegen bzw. entfernen. Unabhängig von der Richtlinie können Mitglieder immer Widgets verschieben und die Größe ändern.
  • Die Ablage „Standard-Teamrooms“ wurde in „Organisationsablage“ umbenannt. Beim Erzeugen von Standard-Teamrooms können Sie in einem Schritt auch das Team festlegen.
  • Über die Aktion „Logo festlegen“ in den erweiterten Einstellungen Ihrer Organisation können Sie ein Hintergrundbild für „Home“ definieren. In den Richtlinien der Organisation kann auf der Registerkarte „Bedienungshilfen“ zentral verwaltet werden, ob das Hintergrundbild angezeigt wird.

Neue RichtlinienPermanenter Link zu dieser Überschrift

Da in folgenden Anwendungsfällen auch eingeschränkte app.ducx-Expressions hinterlegt werden können und somit programmatische Änderungen möglich sind, sollten nur ausgewählte Mitglieder berechtigt werden.

Folgende neue Richtlinien stehen auf der Registerkarte „Aktionen“ zur Verfügung:

  • Formulare und Kategorien bearbeiten
    Legt die Mitglieder fest, die Formulare und Kategorien erzeugen, bearbeiten und freigeben dürfen.
  • BPMN-Prozessdiagramme bearbeiten
    Legt die Mitglieder fest, die BPMN-Prozessdiagramme erzeugen, bearbeiten und freigeben dürfen.
  • Eingangsordner-Regeln verwalten
    Legt die Mitglieder fest, die Regeln für Eingangsordner erzeugen und bearbeiten dürfen.

Weitere NeuerungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Wenn Sie mehrere Organisationsmitglieder selektieren, können Sie über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften bearbeiten“ Änderungen für alle ausgewählten Mitglieder gemeinsam durchführen. Somit können Sie auch die Standardwerte für Grundeinstellungen, Benachrichtigungs- und Workflow-Einstellungen effizient für mehrere Mitglieder anpassen.
  • Wenn Sie die Mitgliedschaft eines externen Mitglieds beenden, wird dieses ebenfalls in der Liste „Austritte“ angezeigt.