2018 November Release

Fabasoft Cloud 2018 September ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2018 September Release.

ProzessverlaufPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe des Workflows können Benutzer über Prozesse in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden. Prozesse bestehen aus einzelne Aktivitäten, die im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden können.

Um den Prozessverlauf einfach nachverfolgen zu können, steht bei Objekten, auf denen mindestens ein Prozess gestartet wurde, die Registerkarte „Prozesse“ zur Verfügung. Pro Prozess wird eine Übersicht über die bereits ausgeführten Aktivitäten und die aktuelle Aktivität angezeigt.

Klicken Sie auf den Prozessnamen, um den vollständigen Prozess mit eventuell vorhandenen Schleifen und Bedingungen anzuzeigen. Über fett dargestellte Linien wird der bereits durchgeführte Prozesslauf gekennzeichnet. Dabei nicht durchlaufene Pfade werden mit gestrichelten Linien visualisiert.

Über das Kontextmenü der Prozesselemente, können Sie die jeweils erlaubten Befehle ausführen. Zum Beispiel können Sie, wenn Sie über entsprechende Rechte verfügen, den betroffenen Teilnehmer einer noch nicht ausgeführten Aktivität über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ ändern.

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • In den Lizenzinformationen von Digital Assets stehen nun folgende zusätzliche Felder zur Verfügung: E-Mail-Adresse und Adresse.
  • Beim Registrieren eines Digital Assets kann auch ein Betreff eingegeben werden.
  • Im Digital Asset Management wurde die Konvertierung von Vektorgrafiken (z. B. EPS, SVG) in Pixelgrafiken (z. B. PNG) verbessert. Beispielsweise ist ein hochskalieren bei Vektorgrafiken möglich.
  • In Digital-Asset-Ablagen können nun auch Suchordner abgelegt werden.
  • Beim Erzeugen eines Ordners können direkt Begriffe vergeben werden. Dabei werden Begriffe des übergeordneten Ordners vorgeschlagen.
  • In der DAM-Konfiguration kann festgelegt werden, ob die angezeigten Digital-Asset-Felder bzw. Lizenzierungsfelder Muss-Felder sind.
  • Neben den Lizenzarten, bei denen der Lizenztext pro Asset manuell angepasst werden kann, können nun auch Lizenzarten definiert werden, die keine Änderung am Lizenztext erlauben.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Das Kontomenü (Ihr Benutzername) wurde neu strukturiert. In den Untermenüs „Erweiterte Einstellungen“ und „Status“ finden Sie die weniger oft benötigten Befehle.
  • Objekte, die anderen Teamrooms zugeordnet sind, können auch als Teamroom-Vorlagen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder in den anderen Teamrooms berechtigt sind, damit diese die Vorlagen verwenden können.
  • E-Mails können direkt aus IBM Notes per Drag-and-drop in der Fabasoft Cloud abgelegt werden. Alternativ kann der Menübefehl „Aktionen“ > „E-Mail hochladen (Fabasoft Cloud)“ verwendet werden. Diese Funktionalität steht nur bei Verwendung des Fabasoft Cloud Enterprise Clients zur Verfügung.
  • BPMN-Bedingungs-Expressions werden mit NOCHECK ausgewertet. Dadurch werden Auswertungsfehler vermieden, dass Eigenschaften nicht der Objektklasse zugeordnet sind.
  • In Suchordnern kann nach Papierkorb (Teamroom) gesucht werden, um auch eine große Anzahl an Papierkörben effizient entleeren zu können.
  • Die E-Mails, die aus Sicherheitsgründen versendet werden, wenn sich Ihre Anmeldeinformationen ändern, wurden überarbeitet. Es geht klar hervor, ob die Änderungen von Ihnen selbst, von einem Organisationsadministrator oder von jemand anders durchgeführt wurden.

Hinweis Google Chrome 69Permanenter Link zu dieser Überschrift

Google Chrome 69 entfernt standardmäßig Tabs aus dem Arbeitsspeicher, wenn nur noch wenig Arbeitsspeicher frei ist. Wenn Sie auf einen aus dem Speicher entfernten Tab klicken, wird die Seite neu geladen.

Dies hat bei der Fabasoft Cloud zur Folge, dass noch nicht gespeicherte Daten verloren gehen. Es kann auch vorkommen, dass Objekte für 8 Minuten gesperrt bleiben.

Um dieses Verhalten zu deaktivieren, geben Sie in der Adresszeile chrome://flags/#automatic-tab-discarding ein und wählen Sie „Disabled“ aus. Starten Sie Google Chrome neu.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Organisation deaktivieren und zurücksetzenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Achtung

Bevor Sie diesen Anwendungsfall ausführen, stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie Ihre Daten nicht mehr benötigen. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Als Eigentümer bzw. Miteigentümer haben Sie die Möglichkeit Ihre Organisation zu deaktivieren und zurückzusetzen. Dabei werden alle Mitgliedschaften beendet, alle Teams, Organisationseinheiten und externen Organisationen gelöscht und alle Einstellungen zurückgesetzt. Benutzer, die in keiner weiteren Organisation Mitglied bzw. externes Mitglied sind, werden deaktiviert (gilt auch für den Eigentümer).

Zur Durchführung dieses Anwendungsfalls steht Ihnen auf Ihrer Organisation der Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Organisation deaktivieren und zurücksetzen“ zur Verfügung.

Hinweis: Lösen Sie zuvor alle Teamrooms in allen Lokationen auf, um alle Ihre Daten zu löschen (Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Alle Teamrooms auflösen“).

Benutzer anonymisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aufgrund von rechtlichen Bestimmungen kann es notwendig sein, Benutzer zu anonymisieren. Anonymisieren bedeutet, dass der Benutzer im Organisationskontext in allen Verknüpfungen durch einen speziellen, für die Anonymisierung bereitgestellten Benutzer ersetzt wird. Eine derartige Verknüpfung ist zum Beispiel der im Feld Erzeugt von hinterlegte Benutzer bei einem beliebigen Objekt.

Das Anonymisieren umfasst auch gesicherte Versionen und Auditlog-Einträge. Abgeschlossene Dokumente und Dokumente mit Aufbewahrungsfrist sind jedoch von der Anonymisierung ausgenommen.

Mitgliedschaft beenden

Wenn Sie die Mitgliedschaft eines von Ihnen verwalteten Benutzers beenden, können Sie festlegen, ob der Benutzer deaktiviert werden soll. Beim Deaktivieren werden alle personenbezogenen Daten ausgenommen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse unwiderruflich gelöscht.

Anonymisieren durch einen Compliance-Manager

Die Compliance-Manager werden über die Organisationsrollen festgelegt. Wenn die Mitgliedschaft eines Benutzers beendet wird, werden die Compliance-Manager per E-Mail informiert. Die Compliance-Manager können den ausgetretenen Benutzer sofort anonymisieren oder eine Erinnerung für einen bestimmten Zeitpunkt definieren. Da die Anonymisierung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Compliance-Manager über den Ausgang per E-Mail informiert.

Benutzer, die nicht mehr Mitglied der Organisation sind, können jederzeit über den Kontextmenübefehl „Benutzer anonymisieren“ anonymisiert werden. Der Kontextmenübefehl kann auch auf der Organisation ausgeführt werden, um insbesondere Benutzer anonymisieren zu können, die zum Beispiel durch Zusammenarbeit in Teamrooms im Kontext der Organisation gearbeitet haben, aber nie Mitglieder waren.

Löschanfrage durch einen Benutzer

Geht bei Fabasoft eine Löschanfrage durch einen Benutzer ein, werden die Compliance-Manager der betroffenen Organisationen über die Löschanfrage informiert und zum Anonymisieren aufgefordert.

Löschen des Benutzers

Nachdem ein Benutzer in allen betroffenen Organisationen vollständig anonymisiert wurde, wird dieser automatisch gelöscht.

Vertrauenswürdige Netzwerke festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertrauenswürdige Netzwerke werden z. B. bei der Validierung von cookiebasierten Benutzersitzungen verwendet. Im Zuge der Authentisierung wird zur Identifikation der Benutzersitzung ein Cookie ausgestellt. Dieses Cookie ist aus Sicherheitsgründen an den aktuellen Arbeitsplatz des Benutzers gebunden. Der Arbeitsplatz wird durch die IPv4-Adresse der Netzwerkverbindung identifiziert. Die Benutzersitzung wird ungültig, sobald sich die IPv4-Adresse ändert. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die IPv4-Adresse trotz gleichbleibenden Arbeitsplatz wechselt (z. B. wenn mehrere Proxies beteiligt sind oder die IPv4-Adresse des Arbeitsplatzes neu vergeben wird). In diesem Fall wird auch die Benutzersitzung ungültig und der Benutzer muss sich neu anmelden.

Durch die Definition sicherer Adressbereiche bleibt eine Benutzersitzung jedoch auch bei geänderter IPv4-Adresse gültig, sofern die neue IPv4-Adresse in dem konfigurierten Bereich liegt (Eigenschaften der Organisation > Registerkarte „Netzwerk“ > Vertrauenswürdige Netzwerke).

RichtlinienPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können für Ihre Organisation zentral Richtlinien und Standardeinstellungen für Ihre Mitglieder festlegen. Somit können Sie auf effiziente Weise eine einheitliche Benutzererfahrung sicherstellen.

Änderungen bei den Richtlinien

  • Die auf der Registerkarte „Aktionen“ definierten Richtlinien, gelten nun auch für Organisations-Eigentümer und -Administratoren.
  • Die Richtlinien bzgl. Mitgliederverwaltung werden auf einer eigenen Registerkarte „Mitgliederverwaltung“ angezeigt.
  • Über die neue Richtlinie Mitglieder von der Organisation entfernen können Mitglieder definiert werden, die Mitgliedschaften von Mitgliedern beenden dürfen.
  • Über die neue Richtlinie Externe Mitglieder von der Organisation entfernen können Mitglieder definiert werden, die Mitgliedschaften von externen Mitgliedern beenden dürfen.
  • Die Richtlinie „Teamrooms erzeugen“ kann nun für alle Lokationen bzw. für jede Lokation einzeln festgelegt werden.
  • Die Registerkarte „Team“ wurde entfernt. Die Richtlinien befinden sich nun auf der Registerkarte „Inhalt“.

Standardeinstellungen für Mitglieder

Sie haben nun die Möglichkeit die Grundeinstellungen, Benachrichtigungs- und Workflow-Einstellungen Ihrer Mitglieder zentral zu verwalten. Sie können dazu in den Richtlinien Standardwerte definieren und festlegen, ob diese von den Mitgliedern verändert werden dürfen. Über die Schaltfläche „Standardeinstellungen übernehmen“ können Sie die von Fabasoft vordefinierten Einstellungen wiederherstellen. In den Eigenschaften einzelner Mitglieder können Sie die Einstellungen auch individuell festlegen.

Folgende Registerkarten stehen dafür in den Richtlinien zur Verfügung:

  • Grundeinstellungen
  • Bedienungshilfen
  • Benachrichtigungen
  • Workflow

Hinweis:

  • Wenn sich die Organisation ändert von der ein Benutzer verwaltet wird, werden die Standardeinstellungen der neuen Organisation für den Benutzer übernommen.
  • Änderungen an den Standardeinstellungen wirken sich nur auf neue und nicht auf bestehende Mitglieder aus.
    Um geänderte Standardeinstellungen übernehmen zu können, steht der Kontextmenübefehl „Organisationseinstellungen übernehmen“ bei Benutzern, Teams, Organisationseinheiten, externen Organisationen und Organisationen zur Verfügung.

Team-AdministratorenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Organisationsadministrator können Sie Team-Administratoren festlegen (über die Aktion „Administratoren festlegen“ im jeweiligen Team). Team-Administratoren können folgende Aktionen durchführen: Mitglieder hinzufügen und entfernen, Prozesse und Formulare für das Team freigeben.

Team-Administratoren können auch beim CSV-Import von Mitgliedern festgelegt werden (AdminTeamKey).

Weitere NeuerungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Der Firmenname und die UID-Nummer können nur geändert werden, solange die Organisation nicht von Fabasoft überprüft und als vertrauenswürdig eingestuft wurde. Wenden Sie sich bitte an den Fabasoft Cloud Support, falls Änderungen erforderlich sind.
  • Um insbesondere sehr viele neue Mitglieder hinzuzufügen, können Mitglieder über eine CSV-Datei importiert werden. Dabei können nun fast alle änderbaren Eigenschaften der Mitglieder über die CSV-Datei definiert werden (z. B. auch zugeteilte Editionen).
  • Die Eigenschaften von Benutzern, Organisationseinheiten, externen Organisationen bzw. Teams können im Allgemeinen auch über die Spaltenbearbeitung (F2-Taste bzw. Strg + C und Strg + V) effizient geändert werden.
  • Wenn die Organisationsmitgliedschaft eines Mitglieds beendet wird, werden betroffene Benutzer mit allen Rechten in Teamrooms und der Nachfolger per E-Mail informiert. Sowohl die E-Mails als auch die Anwendungen zum eventuell nötigen manuellen Anpassen der Zugriffsrechte wurden optimiert. Somit können auch sehr viele betroffene Teamrooms effizient behandelt werden.