2019 June Release

Fabasoft Cloud 2019 June ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Cloud 2019 June Release.

VorlagenmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Vorlagenmanagement ermöglicht Vorlagen- und Textbausteinsammlungen zu erstellen, darin Vorlagen und Textbausteine zu verwalten und diese Benutzern zur Verfügung zu stellen (nur Enterprise und höher; muss vom Fabasoft Cloud Support freigeschaltet werden).

Dashboard

Das Vorlagenmanagement-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Vorlagenmanagement.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Vorlagenmanagement-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Vorlagenmanagement-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagensammlungen
    Zeigt die Vorlagensammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Persönliche Vorlagen
    Zeigt die Vorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Textbausteinsammlungen
    Zeigt die Textbausteinsammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.

Konfiguration

In der Vorlagenmanagement-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Vorlagensammlungen, Textbausteinsammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Vorlagensammlungen

Vorlagensammlungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Vorlagensammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Persönliche Vorlagen

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen im Bereich „Persönliche Vorlagen“ definieren.

Vorlagen definieren

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.

Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte „Vorlage“ des Objekts zusätzliche Einstellungen treffen, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

Vorlagen verwenden

Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Vorlagen ohne Vorlagenkategorie werden unter „Sonstige“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Textbausteinsammlungen

Textbausteinsammlungen dienen zur Verwaltung von Textbausteinen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Textbausteinsammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Mit Textbausteinen können Sie vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten einfügen.

Textbausteine definieren

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

  • Statischer Textbaustein (Text)
    Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
  • Statischer Textbaustein (Word)
    Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument. Felder können ebenfalls definiert werden.

Textbausteine verwenden

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Text einfügen“. Klicken Sie im Untermenü auf „Textbaustein unformatiert“ bzw. „Textbaustein formatiert“. Im folgenden Dialog können Sie aus den Textbausteinen, auf die Sie Zugriff haben, einen Textbaustein auswählen und im Word-Dokument einfügen.

E-Mails automatisch hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können einen Ordner in Microsoft Outlook über den entsprechenden Kontextmenübefehl mit der Fabasoft Cloud verbinden. Dabei können Sie den Ablageort für die E-Mails in der Fabasoft Cloud festlegen.

E-Mails, die manuell oder über eine clientseitige Regel in dem Ordner abgelegt werden, werden in die Fabasoft Cloud importiert und in Microsoft Outlook in den Papierkorb verschoben.

Hinweis:

  • Die E-Mails müssen direkt im Ordner abgelegt werden und nicht im Hilfsunterordner mit der Verbindungsinformation.
  • Serverseitige Outlook-Regeln werden nicht unterstützt.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Beim gemeinsamen Bearbeiten der Eigenschaften von mehreren Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Sicherheit“ die Berechtigungen anpassen. Somit können Sie die Zugriffsrechte auch von vielen Teamrooms effizient festlegen.
  • Bei Formularen können Einstellungen bzgl. Aufbewahrung direkt am Formular getroffen werden. Die Registerkarte „Aufbewahrung“ von Kategorien wurde ebenfalls überarbeitet.
  • Team-Administratoren können direkt beim Hinzufügen von neuen Benutzern zu einem Teamroom ein Team auswählen.
  • Wenn Widgets im Home-Bereich ausgeblendet werden, sind diese auch in der Baumansicht ausgeblendet.
  • Im Optionen-Dialog des Fabasoft Cloud Clients können Sie über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ alle lokalen Einstellungen des Kontos löschen (inkl. Cloud Ordner).
    Wenn Sie im folgenden Dialog auf „vollständig zurücksetzen“ klicken, können Sie alle Konten und Verzeichnisse ohne Prüfung auf lokale Änderungen zurücksetzen. Lokale Änderungen gehen dabei verloren.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Berichte für ungenutzte TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den erweiterten Einstellungen Ihrer Organisation, im Bereich Berichte für ungenutzte Teamrooms können Sie über die Schaltfläche „Bericht erzeugen“ ungenutzte Teamrooms ermitteln. Teamrooms gelten als ungenutzt, wenn sie vor der festgelegten Zeitspanne erzeugt und zuletzt geändert wurden und seitdem kein Zugriff stattgefunden hat. Die Zugriffe werden auf Basis des Audit-Logs ermittelt.

Anhand des Berichts können Teamroom-Administratoren per E-Mail dazu aufgefordert, die ungenutzten Teamrooms zu prüfen und gegebenenfalls alte, nicht mehr benötigte Daten zu löschen.

Anonymisieren durch einen Compliance-ManagerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aufgrund von rechtlichen Bestimmungen kann es notwendig sein, Benutzer zu anonymisieren. Anonymisieren bedeutet, dass der Benutzer im Organisationskontext in allen Verknüpfungen durch einen speziellen, für die Anonymisierung bereitgestellten Benutzer ersetzt wird. Eine derartige Verknüpfung ist zum Beispiel der im Feld Erzeugt von hinterlegte Benutzer bei einem beliebigen Objekt.

Die Compliance-Manager werden über die Organisationsrollen festgelegt. Wenn die Mitgliedschaft eines Benutzers beendet wird, werden die Compliance-Manager per E-Mail informiert. Die Compliance-Manager können den ausgetretenen Benutzer sofort anonymisieren, die Verknüpfungen mit dem Benutzer ermitteln oder eine Erinnerung für einen bestimmten Zeitpunkt definieren. Da die Anonymisierung bzw. das Ermitteln der Verknüpfungen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Compliance-Manager über den Ausgang per E-Mail informiert.

Nach dem Ermitteln der Verknüpfungen können Compliance-Manager bei vorhandenen Zugriffsrechten die Verknüpfungen anzeigen bzw. die betroffenen Teamroom-Administratoren auffordern, die Verknüpfungen zu überprüfen. Über die Schaltfläche „Geprüft“ können die Teamrooms als geprüft markiert werden. Dabei muss angegeben werden, ob die Verknüpfungen nach Meinung der Teamroom-Administratoren anonymisiert werden dürfen. Nachdem die Meinungen eingeholt wurden, kann der Compliance-Manager den Benutzer gegebenenfalls anonymisieren.

Weitere NeuerungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • In den Richtlinien Ihrer Organisation können Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Teamrooms Ihrer Organisation festlegen.
  • Über die Organisationsrolle Weitere Kaufberechtigte können Sie Benutzer definieren, die zusätzlich zum Zahlungspflichtigen Lizenzen im Cloud-Shop erwerben können.