Anwendungsbereich: Technisches Aktenmanagement (Fabasoft Approve Records)

Fabasoft Approve Records bietet Ihnen eine wegweisende Lösung für die innovative Verwaltung von technischen Akten. Die Anwendung ermöglicht eine äußerst unkomplizierte, intuitive und kollaborative Handhabung von technischen Akten.

• Reduzieren Sie Risiken durch transparente Prozesse
  Mit Approve erfolgt die gesamte Kommunikation rund um mehrjährige Projekte, sowie das Koordinieren, Verwalten und Prüfen von Daten in einer Plattform, damit jederzeit klar ist, wer wann über welche Informationen verfügt. Bei Verwaltung des vollständigen Dokumentationsumfanges (z. B. CDRL) mit Approve lassen sich die einzelnen Geschäftsbriefe bzw. die komplette Korrespondenz referenzieren und mit der entsprechenden Dokumentation verknüpfen. Damit behalten Sie einen guten Überblick.
• Automatisieren Sie manuelle und zeitraubende Tätigkeiten
  Approve klassifiziert Metadaten aus Geschäftsbriefen, sowie die dazugehörenden Dokumente, kategorisiert diese und legt sie strukturiert ab. Damit können unterschiedliche Projektteams diese Informationen entsprechend ihrer Zugriffsberechtigung einsehen, oder bearbeiten. Umfangreiche automatisierte Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse von vertraglich geforderten Dokumenten sorgen für eine effiziente Projektabwicklung. Auf diese Weise können Sie entsprechend Ressourcen einsparen.
• Behalten Sie den Überblick über Vertragspflichten
  Direkt in Approve erzeugte vertragsrelevante „Geschäftsbriefe“ erhalten automatisch eine fortlaufende Nummer. Diese lassen sich mit Metadaten wie Bearbeitungsfrist, Projektkennzeichen oder To-Dos versehen, sowie der zuständigen Person zuweisen. Ein übersichtlicher Projektkalender und automatisch versendete Terminerinnerungen an alle Beteiligten, geben Gewissheit über die fristgerechte Erledigung sämtlicher Aufgaben.

Anwendungsgebiete: Technisches Aktenmanagement

Innerhalb des umfassenden technischen Aktenmanagementsystems besteht die vielseitige Möglichkeit, Akten (siehe Kapitel „Akten“) und Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“) in verschiedenen Anwendungsgebieten effizient zu verwalten. Diese Flexibilität wird durch die Konfigurationsebene ermöglicht, auf der verschiedene Parameter in den Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) festgelegt werden können. In diesen Listen erfolgt die Auswahl von Zuordnungen (siehe Kapitel „Zuordnungen“), die maßgeblich den Umfang bestimmen, in dem die Akten oder Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“) innerhalb des Systems verwaltet werden können.

Diese zentralen Zuordnungen wirken sich nicht nur auf die Strukturierung und Organisation der Akten aus, sondern beeinflussen auch die Handhabung und Verwaltung der entsprechenden Geschäftsfälle. Somit ermöglicht die sorgfältige Konfiguration auf dieser Ebene eine individuelle Anpassung des Systems an die spezifischen Anforderungen und Prozesse einer Organisation oder Unternehmenseinheit.

Bei der Erstellung einer neuen Akte oder eines neuen Geschäftsfalls eröffnet sich nach der Auswahl des zugehörigen Sachgebiets (siehe Kapitel „Sachgebiete“) im Falle des Geschäftsfalls oder des entsprechenden Aktenverzeichnisses (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“) im Falle der Akte die Möglichkeit, gezielte verlinkte Zuordnungen auszuwählen. Dieser Schritt ermöglicht es, die neu erstellte Akte oder den Geschäftsfall mit relevanten und spezifischen Informationen zu versehen, die in direktem Zusammenhang mit dem gewählten Sachgebiet oder Aktenverzeichnis stehen.

Diese verlinkten Zuordnungen (siehe Kapitel „Zuordnungen“) dienen nicht nur der kontextuellen Anreicherung der Akte (siehe Kapitel „Akten“) oder des Geschäftsfalls (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“), sondern ermöglichen auch eine präzise Verknüpfung mit anderen relevanten Datensätzen, Ressourcen oder Kontextinformationen. Auf diese Weise wird eine umfassende und strukturierte Erfassung von Informationen gewährleistet, die wiederum eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung im Rahmen des Aktenmanagementsystems unterstützt.

In den entsprechenden Zuordnungslisten werden die Akten gemäß der Konfiguration in der zugehörigen Zuordnungsinstanz bereitgestellt. Dies bedeutet, dass die vorher festgelegten Konfigurationseinstellungen, einschließlich der verlinkten Zuordnungen und anderer relevanter Parameter, die Grundlage für die Zusammenstellung und Präsentation der Akten in der jeweiligen Zuordnungsinstanz bilden. Durch diese systematische Bereitstellung wird sichergestellt, dass die Akten gemäß den definierten Kriterien und Verknüpfungen leicht zugänglich und geordnet sind.

Die Zuordnungsinstanz fungiert dabei als Schnittstelle, die es ermöglicht, auf die akkumulierten Akten entsprechend zuzugreifen, sie zu überblicken und gegebenenfalls weiterführende Aktionen durchzuführen. Dieser strukturierte Ansatz innerhalb der Zuordnungslisten gewährleistet eine effiziente Verwaltung und Organisation der Akten im Rahmen des Aktenmanagementsystems, wodurch Nutzer in der Lage sind, schnell und gezielt auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Nach der Erzeugung der Akten können diese auf effiziente Weise verwaltet und dokumentiert werden. Die Verwaltung beinhaltet verschiedene Prozesse, wie die Zuweisung von Zuständigkeiten, das Festlegen von Zugriffsrechten, das Verfolgen von Bearbeitungsstatus und das Einbinden weiterer relevanter Metadaten. Durch eine strukturierte Verwaltung wird sichergestellt, dass die Akten in Übereinstimmung mit den definierten Geschäftsprozessen und Anforderungen organisiert sind.

Die Dokumentation umfasst die systematische Aufzeichnung von Aktivitäten, Änderungen und relevanten Informationen im Zusammenhang mit den Akten. Dies kann beispielsweise Kommentare, Bearbeitungshistorien oder Verknüpfungen zu anderen Geschäftsfällen einschließen. Eine umfassende Dokumentation erleichtert nicht nur die Nachverfolgung und Überprüfung von Aktivitäten, sondern unterstützt auch die Transparenz und Compliance im Umgang mit den Akten.

Technisches-Aktenmanagement-Dashboard

Nach erfolgreicher Hinzufügung zu einer Technischen-Aktenmanager-Konfiguration wird automatisch ein Dashboard für Sie erstellt und auf der "Home"-Seite platziert. Dieses Technische-Aktenmanager-Dashboard dient als Ihr zentraler Zugangspunkt zu Fabasoft Approve Records.

Hinweis: Es ist wichtig zu beachten, dass je nach Ihrer Rolle und den vorherigen Einstellungen, die vor Ihrem ersten Zugriff auf Fabasoft Approve Records vorgenommen wurden, bestimmte Objekte und Einstellungen variieren können. Es könnte Unterschiede in Bezug auf die Benutzerhilfe geben. Bei Unklarheiten oder spezifischen Anpassungen sollten Sie sich bei Bedarf an die entsprechenden Administratoren wenden, um genaue Informationen zu erhalten.

Bereiche

Das Aktenmanager-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

• Akten importieren (siehe Kapitel „Akten“)
  Hier können Akten über das Dashboard importiert werden.
• Mein Kalender (siehe Kapitel „Kalender“)
  Hier handelt es sich um eine Instanz eines Kalenders, wobei die persönlichen Termine (siehe Kapitel „Termine“), und Aufgaben (siehe Kapitel „Aufgaben“) angezeigt werden.
• Meine Lieferanten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hier handelt es sich um Lieferanten, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Kunden (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hierbei handelt es sich um Kunden, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Klienten (siehe Kapitel „Klient“)
  Hierbei handelt es sich um Klienten, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Gesellschaften (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gesellschaften, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Gremien (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hierbei handelt es sich um Gremien, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Gewerkschaften (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gewerkschaften, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Firmen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei handelt es sich um Firmen, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Geltungsbereiche, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Branche (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei handelt es sich um die Branche, welche von Ihnen instanziiert und administriert wird, bzw. Ihnen zugewiesen ist.
• Meine Regionen (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei handelt es sich um Regionen, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Marken (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei handelt es sich um Marken, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Produkte (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei handelt es sich um Produkte, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Projekte (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei handelt es sich um Projekte, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Lizenzen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei handelt es sich um Lizenzen, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Geschäftseinheiten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei handelt es sich um Geschäftseinheiten, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Kostenarten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenarten, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Kostenstellen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenstellen, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Ergebnisbereiche (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Ergebnisbereiche, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Architektonische Objekte (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Hierbei handelt es sich um alle Standorte, in welche Sie Einsicht haben.
• Meine Akten (siehe Kapitel „Akten“)
  Hierbei handelt es sich um Akten, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Zuletzt verwendete Akten
  Hierbei handelt es sich um alle Akten, welche von Ihnen zuletzt verwendet worden sind.
• Meine Aktenverzeichnisse (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Hierbei handelt es sich um Aktenverzeichnisse, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hierbei handelt es sich um Geschäftsfälle, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Zuletzt verwendete Geschäftsfälle
  Hierbei handelt es sich um alle Geschäftsfälle, welche von Ihnen zuletzt verwendet worden sind.
• Meine Sachgebiete (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Hierbei handelt es sich um Sachgebiete, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei handelt es sich um Anfragen, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Zuletzt verwendete Anfragen
  Hierbei handelt es sich um alle Anfragen, welche von Ihnen zuletzt verwendet worden sind.
• Veröffentlichte Unterlagen
  Hierbei handelt es sich um alle veröffentlichten Unterlagen, welche Ihnen angezeigt werden.
• Meine vertraulichen Bereiche
  Hierbei handelt es sich um vertrauliche Bereiche, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine externen Bereiche
  Hierbei handelt es sich um externe Bereiche, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Meine Suchordner
  Hierbei handelt es sich um Suchordner, welche von Ihnen instanziiert und administriert werden, bzw. Ihnen zugewiesen sind.
• Tutorials
  Hierbei handelt es sich um alle Tutorial-spezifischen Videos oder Dokumente, welche sich im konfigurierten Teamroom befinden.

Aktionen

• Hochladen
  Hier können Sie Dateien hochzuladen.
• Akte erzeugen
  Innerhalb dieser Aktion ergibt sich die Möglichkeit eine aus mehreren Akten zu erzeugen, wobei zwischen Anmietvertragsakte, Bauakte, Instandhaltung/Instandsetzungsakte, Projektakte, Projektunabhängige Dokumenten-Akte, Untermietvertragsakte oder Wirtschaftseinheitsakte unterschieden wird.
• Geschäftsfall erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hier können Sie einen Geschäftsfall erzeugen, wobei dieser in die Liste der Geschäftsfälle gelegt wird.
• Aktualisieren
  Diese Aktion aktualisiert das Dashboard und die im Dashboard befindlichen Listen.

Technisches-Aktenmanagement-Konfiguration

In der Technischen-Aktenmanager-Konfiguration können Sie allgemeine Einstellungen festlegen und Benutzer berechtigen, den Aktenmanager zu nutzen.

Die Aktenmanager-Konfiguration wird automatisch erstellt, wenn der Aktenmanager für Ihre Cloud-Organisation aktiviert ist. Der Eigentümer der Cloud-Organisation wird in der Aktenmanager-Konfiguration initial in der Rolle „Aktenmanager-Administrator“ hinterlegt.

Als Aktenmanager-Administrator können Sie folgendermaßen zur Aktenmanager-Konfiguration wechseln:

1. Navigieren Sie in Ihr Aktenmanager-Dashboard (siehe Kapitel „Technisches-Aktenmanagement-Dashboard“).
2. Klicken Sie auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“, um in die Aktenmanager-Konfiguration zu wechseln.

Bereiche

Die Aktenmanager-Konfiguration ist in verschiedene Bereiche gegliedert, um Ihnen einen übersichtlichen Zugang und eine effiziente Nutzung von Fabasoft Approve Records zu ermöglichen. Typischerweise sind folgende Bereiche vorhanden:

• Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, wobei alle Konfigurationslisten hier gesammelt vorhanden sind.
• Aktenverzeichnisse (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, wobei alle Aktenverzeichnisse hier gesammelt vorhanden sind.
• Sachgebiete (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, wobei alle Sachgebiete hier gesammelt vorhanden sind.
• Konfigurationsunterlagen (siehe Kapitel „Konfigurationsunterlagen“)
  Hierbei handelt es sich um eine Liste, wobei alle konfigurationsspezifischen Unterlagen hier gesammelt vorhanden sind.
• Insight Apps
  Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.
• Formulare und Kategorien
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.
  Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“.
• Prozesse
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann (üblicherweise handelt es sich dabei um Genehmigungs- und Freigabeprozesse).
  Weitere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“ und im Kapitel „Workflow: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
• Vorlagen
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. mittels Kontextmenübefehl „Neu“) angezeigt. Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Vertrags- und Dokumentvorlagen definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Vorlagen werden in allen Vertragslisten zur Auswahl angeboten.
  Hinweis: Eine Vorlage kann erst verwendet werden, wenn sie über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden
• Textbausteine
  Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können. Textbausteine können in Vertragsunterlagen und auch in Dokumentvorlagen eingefügt werden. Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Textbausteine definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Textbausteine stehen in allen Vertragsmanagerlisten zur Verfügung.
• Berichte und OData-Services
  Beinhaltet Vorlagen für Berichte und OData Services.
• Thesauri
  Zeigt die in der Konfiguration bereitgestellten Thesauri.
• Voreinstellungen
  Enthält getroffene Voreinstellungen wie selbst generierte Suchmuster oder Zeitspannen.
• Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben
  Dieser Bereich zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an. Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.
  Hinweis: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist.

Aktionen

Auf Konfigurations-Ebene und entsprechenden darunterliegenden Ebenen können je nach vergebenen Rechten folgende Aktionen von Ihnen ausgeführt werden:

• Konfigurationsliste erzeugen (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“)
  Erzeugt eine Konfigurationsliste und legt diese in die Liste der Konfigurationslisten.
• Aktenverzeichnis erzeugen (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Erzeugt ein Aktenverzeichnis und legt dieses in die Liste der Aktenverzeichnisse.
• Sachgebiet erzeugen (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Erzeugt ein Sachgebiet und legt dieses in die Liste der Sachgebiete.
• Übersetzungen importieren
  Importiert eine CSV von Übersetzungen für diverse Sprachen.
• Übersetzungen exportieren
  Exportiert eine CSV von Übersetzungen für diverse von Ihnen auswählbare Sprachen.

Einstellungen

In der technischen Aktenmanager-Konfiguration können Sie folgende etwaige applikationsspezifische Einstellungen festlegen, welche wie folgt näher beschrieben werden.

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

• Name
  Legt den Namen der Konfiguration fest.
• Betreff
  Legt die Beschreibung der Konfiguration fest.
• Feiertagstabelle
  Definiert die Feiertagstabelle, die im Kontext der Konfiguration verwendet werden soll (ansonsten wird die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
• Zugriffsschutz
  Legt die Zugriffseinstellungen fest. Standardmäßig darf nur das festgelegte Team auf Objekte zugreifen.
• Verknüpfungen im Teamroom einschränken
  Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Konfiguration zugeordnet sind, einschränken.
• Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
  Ermöglicht es, die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
• Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
  Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
• Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
  Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“. Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
• Teammitglieder einschränken
  Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
• Hauptadministrator
  Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Konfiguration betreffen. Ansonsten erhalten alle App-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
• Support-Koordinator
  Das Support-Koordinator-Team erhält Zugriff auf alle Support-Anfragen im entsprechenden Kontext und kann die gleichen Aktionen wie die Einbringer der Support-Anfragen ausführen.
• Support-Team
  Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.
• Erweiterten Modus aktivieren
  Aktiviert einen Modus, der u. A. das Arbeiten mit mehreren Ablagen, sowie das Verwalten von Vorlagen und Voreinstellungen ermöglicht.
• Trace-Ausgaben aktivieren
  Ermöglicht die Ausgabe von Informationen über den Verlauf einer Code-Ausführung. Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben lassen (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Details“

Innerhalb der Registerkarte „Details“ können Sie folgende Einstellungen spezifizieren:

• Standard-Dashboard-Name
  Diese Einstellung entscheidet über den Namen des Aktenmanager-Dashboards.
• Standard-Dashboard-Klasse
  Hierbei handelt es sich um eine Standard-Klasse für das Dashboard.
• Standard-Dashboard-Formular
  Diese Einstellung ermöglicht das Hinterlegen von einem in der Konfiguration spezifizierten Formular, welches sich von der Dashboard-Klasse ableitet.
• Kalender im Dashboard verwenden (siehe Kapitel „Kalender“)
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches das Anzeigen des Kalenders im Dashboard ermöglicht.
• Suchbasierte Listen verwenden
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches suchbasierten Listen für Meine Akten, Meine Geschäftsfälle, Meine Anfragen, Archivierte Akten, Archivierte Geschäftsfälle, Archivierte Anfragen, Akten, Aktuelle Akten, Aktuelle Geschäftsfälle verwendet.
• Standard-Kategorie für neue Aktenverzeichnisse (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Hier können Sie eine Standardkategorie, welche in der Konfiguration spezifiziert sein muss, einstellen. Diese wird im Falle einer Aktenverzeichnisanlage hinzugezogen.
• Aktenarten (siehe Kapitel „Aktenarten“)
  Hier können Sie Aktenartenkategorien erzeugen.
• Standard-Kategorie für neue Akten
  Hier können Sie eine Standardkategorie, welche in der Konfiguration spezifiziert sein muss, einstellen. Diese wird im Falle einer Akte hinzugezogen.
• Standard-Kategorie für neue Sachgebiete (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Hier können Sie eine Standardkategorie, welche in der Konfiguration spezifiziert sein muss, einstellen. Diese wird im Falle einer Sachgebietsanlage hinzugezogen.
• Geschäftsfallarten (siehe Kapitel „Geschäftsfallarten“)
  Hier können Sie Geschäftsfallartenkategorien erzeugen.
• Standard-Kategorie für neue Geschäftsfälle
  Hier können Sie eine Standardkategorie, welche in der Konfiguration spezifiziert sein muss, einstellen. Diese wird im Falle eines Geschäftsfalles hinzugezogen.
• Anfragearten (siehe Kapitel „Anfragearten“)
  Hier können Sie Anfrageartenkategorien erzeugen.
• Dokumentenkategorien
  Hier können Sie Dokumentenkategorien erzeugen.
• Dokumentkategorien für veröffentlichte Dokumente
  Hier können Kategorien für veröffentlichte Dokumente hinterlegt werden.
• Textbausteinkategorien
  Hier können Sie Textbausteinkategorien erzeugen.
• Spezielle Zeitspannen
  Hier können Sie Kategorien für spezielle Zeitspannen erzeugen.
• Spezielle Aktenbedingungen
  Hier können direkt in der Konfiguration Aktenbedingungen hinterlegt werden.
• Sonderkündigungsrechte
  Hier können direkt in der Konfiguration Sonderkündigungsrechte hinterlegt werden.
• Genehmigungsstufen
  Hier können direkt in der Konfiguration Genehmigungsstufen hinterlegt werden.
• Limits
  Hier können entsprechende Limits eingestellt werden, wobei entsprechende Stufen der Limits nur über die Genehmigungsstufen erreichbar sind. Entsprechend muss mindestens ein Eintrag in den Genehmigungsstufen vorhanden sein.
• Standard-Kategorie für neue Lieferanten
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Lieferanten eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Kunden
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Kunden eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Klienten
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Klienten eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Gesellschaften
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Gesellschaften eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Gremien
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Gremien eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Firmen
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Firmen eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Branchen
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Branchen eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Regionen
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Regionen eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Marken
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Marken eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Produkte
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Produkte eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Projekte
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Projekte eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Lizenzen
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Lizenzen eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Kostenarten
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Kostenarten eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Kostenstellen
  Hier kann eine Standard-Kategorie für neue Kostenstellen eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche
  Hierbei handelt es sich um eine Standard-Kategorie, welche für neue Ergebnisbereiche eingestellt werden kann.
• Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte
  Hierbei handelt es sich um eine Standard-Kategorie, welche für neue architektonische Objekte eingestellt werden kann.
• Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
  Hier handelt es sich um eine Standard-Kategorie, welche für neue vertrauliche Bereiche eingestellt werden kann.
• Standard-Kategorie für neue externe Bereich
  Hier handelt es sich um eine Standard-Kategorie, welche für neue externe Bereiche eingestellt werden kann.
• Zuordnungen für externe Bereiche verwenden (siehe Kapitel „Zuordnungen“)
  Hier kann entschieden werden, ob Zuordnungen für externe Bereich verwendet werden sollen.
• Thesaurus für die Strukturierung von Aktenvorlagen
  Hier kann ein Thesaurus für die Struktur der Aktenvorlagen eingestellt werden.
• Thesaurus für die Strukturierung von Geschäftsfallvorlagen
  Hier kann ein Thesaurus für die Struktur der Geschäftsfallvorlagen eingestellt werden.
• Thesaurus für die Strukturierung von Anfragevorlagen
  Hier kann ein Thesaurus für die Struktur der Anfragevorlagen eingestellt werden.
• Akten-Use-Cases aktivieren
  Hier können die Akten-Use-Cases aktiviert werden.
• Suchanwendungen aktivieren
  Hier können die Suchanwendungen aktiviert werden.
• Aktenmanager-Identifikation in E-Mail-Betreff einfügen
  Diese Identifikation kann für die automatische Zuordnung von E-Mails zu Akten, Geschäftsfällen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“) und Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“) verwendet werden.
• Schlüsselwörter für Dateinamen, die Anlagen von Akten identifizieren (siehe Kapitel „Akten“)
  Dieses Feld dient der Hinterlegung von Schlüsselwörtern für Dateinamen, welche die Anlagen von Akten identifizieren.
• Schlüsselwörter für Dateinamen, die Anlagen von Geschäftsfällen identifizieren (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Dieses Feld dient der Hinterlegung von Schlüsselwörtern für Dateinamen, welche die Anlagen von Geschäftsfällen identifizieren.
• Schlüsselwörter für Dateinamen, die Anlagen von Anfragen identifizieren (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Dieses Feld dient der Hinterlegung von Schlüsselwörtern für Dateinamen, welche die Anlagen von Anfragen identifizieren.
• SAP-System-Name
  Dieses Feld stellt den Namen für ein verbundenes SAP-System dar.
• SAP-Client-Name
  Dieses Feld stellt den Namen für einen vorhandenen SAP-Client dar.

Registerkarte „Ausdrücke“

Innerhalb der Registerkarte „Ausdrücke“, können Sie folgende Einstellungen ermöglichen:

• Erzeugen einer Akte behandeln (siehe Kapitel „Akten“)
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck bereitstellen, welcher im Falle einer Aktenerzeugung, die Akte entsprechend beeinflussen kann. Diese Akte wird im Sinne des Ausdrucks entsprechend manipuliert.
• Commit einer Akte behandeln
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck im Fall der Aktenfertigung ausführen. Noch bevor die Akte in der entsprechenden Liste abgelegt wird, wird dieser Ausdruck ausgeführt und kann entsprechend der Akte oder dessen Umgebungskomponenten entsprechend manipulieren.
• Erzeugen eines Geschäftsfalls behandeln (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck bereitstellen, welcher im Falle einer Geschäftsfallerzeugung, den Geschäftsfall entsprechend beeinflussen kann. Dieser Geschäftsfall wird im Sinne des Ausdrucks entsprechend manipuliert.
• Commit einer Geschäftsfalls behandeln
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck im Fall der Geschäftsfallfertigung ausführen. Noch bevor der Geschäftsfall in der entsprechenden Liste abgelegt wird, wird dieser Ausdruck ausgeführt und kann entsprechend des Geschäftsfalls oder dessen Umgebungskomponenten entsprechend manipulieren.
• Erzeugen einer Anfrage behandeln (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck bereitstellen, welcher im Falle einer Anfragenerzeugung, die Anfrage entsprechend beeinflussen kann. Diese Anfrage wird im Sinne des Ausdrucks entsprechend manipuliert.
• Commit einer Anfrage behandeln
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck im Fall der Anfragenfertigung ausführen. Noch bevor die Anfrage in der entsprechenden Liste abgelegt wird, wird dieser Ausdruck ausgeführt und kann entsprechend der Anfrage oder deren Umgebungskomponenten entsprechend manipulieren.
• Erzeugen einer Zuordnung behandeln (siehe Kapitel „Zuordnungen“)
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck bereitstellen, welcher im Falle einer Zuordnungserzeugung, die Zuordnung entsprechend beeinflussen kann. Diese Zuordnung wird im Sinne des Ausdrucks entsprechend manipuliert.
• Commit einer Zuordnung behandeln
  Hier können Sie einen spezifischen Ausdruck im Fall der Zuordnungsfertigung ausführen. Noch bevor die Zuordnung in der entsprechenden Liste abgelegt wird, wird dieser Ausdruck ausgeführt und kann entsprechend der Zuordnung oder dessen Umgebungskomponenten entsprechend manipulieren.

Konfigurationslisten

Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) enthalten dynamisch viele Objektstrukturen, diese können Sie in den Einstellungen der Konfigurationsliste entsprechend den möglichen Objekten bereitstellen. Ebenso können Sie auf Konfigurationslistenebene entsprechende Konfigurationseinstellungen vornehmen.

Bereiche

Diese Bereiche sind gebunden an die Einstellungen der Zuordnungen (siehe Kapitel „Zuordnungen“). Maximal können folgende Bereiche vorhanden sein:

• Lieferanten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hier handelt es sich um Lieferanten, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Kunden (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hier handelt es sich um Kunden, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Klienten (siehe Kapitel „Klient“)
  Hier handelt es sich um Klienten, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Gesellschaften (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hier handelt es sich um Gesellschaften, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Gremien (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hier handelt es sich um Gremien, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Gewerkschaften (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gewerkschaften, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Firmen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei handelt es sich um Firmen, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Geltungsbereiche, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Branchen (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei handelt es sich um Branchen, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Regionen (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei handelt es sich um Regionen, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Marken (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei handelt es sich um Marken, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Produkte (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei handelt es sich um Produkte, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Projekte (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei handelt es sich um Projekte, welche innerhalb der Konfigurationsliste erstellt wurden.
• Lizenzen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei handelt es sich um Lizenzen, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Geschäftseinheiten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei handelt es sich um Geschäftseinheiten, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Kostenarten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenarten, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Kostenstellen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenstellen, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Ergebnisbereiche (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Ergebnisbereiche, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Architektonische Objekte (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“
  Hierbei handelt es sich um architektonische Objekte, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Unterlagen
  Hierbei handelt es sich um konfigurationslisten-spezifische Objekte, welche innerhalb der Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“) erstellt wurden.
• Uploads
  Hierbei handelt es sich konfigurationslisten-spezifische hochgeladene Objekte.

Aktionen

Je nach Umfang und Spezifikation auf Konfigurationslisten-Einstellungs-Ebene, sind wie bei den Bereichen auch unterschiedliche Aktionsmöglichkeiten innerhalb der gegebenen Listen vorhanden. Folgende dieser Aktionen, können maximal angezeigt werden:

• Synchronisieren
  Synchronisiert den Inhalt der Konfigurationsliste.
• Logo festlegen
  Legt ein Logo für die Konfigurationsliste fest.
• Lieferant erzeugen (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Erzeugt einen neuen Lieferanten innerhalb der Konfigurationsliste und legt diesen in der Liste der Lieferanten ab.
• Kunde erzeugen (siehe Kapitel „Kunde“)
  Erzeugt einen neuen Kunden innerhalb der Konfigurationsliste und legt diesen in der Liste der Kunden ab.
• Klient erzeugen (siehe Kapitel „Klient“)
  Erzeugt einen neuen Klienten innerhalb der Konfigurationsliste und legt diesen in der Liste der Klienten ab.
• Gesellschaft erzeugen (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Erzeugt eine neue Gesellschaft innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in der Liste der Gesellschaften ab.
• Gremium erzeugen (siehe Kapitel „Gremien“)
  Erzeugt ein neues Gremium innerhalb der Konfigurationsliste und legt dieses in der Liste der Gremien ab.
• Gewerkschaft erzeugen (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Erzeugt eine neue Gewerkschaft innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in der Liste der Gewerkschaften ab.
• Firma erzeugen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Erzeugt eine neue Firma innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in der Liste der Firmen ab.
• Geltungsbereich erzeugen (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Erzeugt einen neuen Geltungsbereich innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in der Liste der Geltungsbereiche ab.
• Branche erzeugen (siehe Kapitel „Branche“)
  Erzeugt eine neue Branche innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in die Liste der Branchen ab.
• Region erzeugen (siehe Kapitel „Region“)
  Erzeugt eine neue Region innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in der Liste der Regionen ab.
• Marke erzeugen (siehe Kapitel „Marke“)
  Erzeugt eine neue Marke innerhalb der Konfigurationsliste und legt diese in die Liste der Marken ab.
• Produkt erzeugen (siehe Kapitel „Produkt“)
  Erzeugt ein neues Produkt innerhalb der Konfigurationsliste und legt dieses in der Liste der Produkte ab.
• Projekt erzeugen (siehe Kapitel „Projekt“)
  Erzeugt ein neues Projekt innerhalb der Konfigurationsliste und legt dieses in der Liste der Projekte ab.
• Lizenz erzeugen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Erzeugt eine neue Lizenz innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diese in der Liste der Lizenzen ab.
• Geschäftseinheit erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Erzeugt eine neue Geschäftseinheit innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diese in der Liste der Geschäftseinheiten ab.
• Kostenart erzeugen (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Erzeugt eine neue Kostenart innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diese in die Liste der Kostenarten ab.
• Kostenstelle erzeugen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Erzeugt eine neue Kostenstelle innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diese in die Liste der Kostenstellen ab.
• Ergebnisbereich erzeugen (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Erzeugt einen neuen Ergebnisbereich innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diesen in die Liste der Ergebnisbereiche ab.
• Architektonisches Objekt erzeugen (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Erzeugt ein neues architektonisches Objekt innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diese in die Liste der architektonischen Objekte.
• Ordner erzeugen
  Erzeugt einen neuen Ordner innerhalb der Konfigurationsliste, und legt diesen in die Liste der Unterlagen.
• Hochladen
  Lädt ein neues Objekt in die Struktur der Konfigurationsliste und legt dieses Objekt in die Liste, in welcher die Aktion „Hochladen“ ausgeführt wurde.

Einstellungen

In einer Konfigurationsliste können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Konfigurationsliste“

• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen der Konfigurationsliste.
• Betreff
  Neben dem Namen, kann auch ein Betreff für die Konfigurationsliste, eingestellt werden.
• Übergeordnete Aktenmanagerliste
  Hier kann auf eine übergeordnete Aktenmanagerliste, welche sich ebenfalls in der Liste der Konfigurationslisten befindet, referenziert werden.

Registerkarte „Zuordnungen“

• Lieferanten verwalten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Lieferanten.
• Standard-Kategorie für neue Lieferanten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Lieferanten.
• Kunden verwalten (siehe Kapitel „Kunde“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Kunden.
• Standard-Kategorie für neue Kunden
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kunden.
• Klienten verwalten (siehe Kapitel „Klient“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Klienten.
• Standard-Kategorie für neue Klienten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Klienten.
• Gesellschaften verwalten (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gesellschaften.
• Standard-Kategorie für neue Gesellschaften
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gesellschaften.
• Gremien verwalten (siehe Kapitel „Gremien“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gremien.
• Standard-Kategorie für neu Gremien
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gremien.
• Gewerkschaften verwalten (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften.
• Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften.
• Firmen verwalten (siehe Kapitel „Firmen“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Firmen.
• Standard-Kategorie für neue Firmen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Firmen.
• Geltungsbereiche verwalten (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche.
• Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche.
• Branchen verwalten (siehe Kapitel „Branche“)
  Diese Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Branchen.
• Standard-Kategorie für neue Branchen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Branchen.
• Regionen verwalten (siehe Kapitel „Region“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Regionen
• Standard-Kategorie für neue Regionen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Regionen.
• Marken verwalten (siehe Kapitel „Marke“)
  Diese Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Marken.
• Standard-Kategorie für neue Marken
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Marken.
• Produkte verwalten (siehe Kapitel „Produkt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Produkte.
• Standard-Kategorie für neue Produkte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Produkte.
• Projekte verwalten (siehe Kapitel „Projekt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Projekte.
• Standard-Kategorie für neue Projekte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Projekte.
• Lizenzen verwalten (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Lizenzen.
• Standard-Kategorie für neue Lizenzen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Lizenzen.
• Geschäftseinheiten verwalten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten.
• Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten.
• Kostenarten verwalten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Kostenarten.
• Standard-Kategorie für neue Kostenarten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kostenarten.
• Kostenstellen verwalten (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Kostenstellen.
• Standard-Kategorie für neue Kostenstellen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kostenstellen.
• Ergebnisbereiche verwalten (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche.
• Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche.
• Architektonische Objekte verwalten (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“‘)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte.
• Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte.

Registerkarte „Rollen“

Folgende Rollen können innerhalb einer Konfigurationsliste hinterlegt werden:

• Hauptansprechpartner
  Hierbei kann eine Hauptansprechpartner für die spezifizierte Konfigurationsliste hinterlegt. Dieser kann in jeglichen Fällen hinzugezogen werden und hat auf alle Objekte entsprechend Zugriff.
• Alle Rechte
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne der entsprechenden Konfigurationsliste alle Rechte haben sollen.
• Änderungsberechtigt
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne der entsprechenden Konfigurationsliste dazu berechtigt sein sollen, Änderungen durchzuführen.
• Leseberechtigt
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne der entsprechenden Konfigurationsliste dazu berechtigt sein sollen, entsprechende Objekte und Gegebenheiten einzusehen, diese aber nicht zu verändern oder zu manipulieren.
• Eingeschränkter Zugriff
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne der entsprechenden Konfigurationsliste nur eingeschränkten Zugriff haben sollen.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen zur jeweiligen Zuordnung zu hinterlassen.
• Anhänge hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit Dateien zu den Verweisen hinzuzufügen.

Aktenverzeichnisse

Aktenverzeichnisse enthalten dynamisch viele Objektstrukturen, diese können Sie in den Einstellungen des Aktenverzeichnisses, entsprechend den möglichen Objekten, bereitstellen. Ebenso können Sie auf Aktenverzeichniseben entsprechende Konfigurationseinstellungen vornehmen.

Bereiche

Diese Bereiche sind gebunden an die Einstellungen der Zuordnungen. Maximal können folgende Bereiche vorhanden sein:

• Aktuelle Akten/Akten (siehe Kapitel „Akten“)
  Hierbei handelt es sich um Akten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Aktuelle Anfragen/Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei handelt es sich um Akten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Kalender (siehe Kapitel „Kalender“)
  Hierbei handelt es sich um einen Kalender, welcher alle Termine (siehe Kapitel „Termine“), welche für das Aktenverzeichnis relevant sind, beinhaltet.
• Lieferanten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hierbei handelt es sich um Lieferanten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Kunden (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hierbei handelt es sich um Kunden, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Klienten (siehe Kapitel „Klient“)
  Hierbei handelt es sich um Klienten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Gesellschaften (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gesellschaften, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Gremien (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hierbei handelt es sich um Gremien, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Gewerkschaften (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gewerkschaften, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Firmen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei handelt es sich um Firmen, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Geltungsbereiche, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Branchen (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei handelt es sich um Branchen, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Regionen (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei handelt es sich um Regionen, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Marken (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei handelt es sich um Marken, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Produkte (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei handelt es sich um Produkte, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Projekte (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei handelt es sich um Projekte, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Lizenzen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei handelt es sich um Lizenzen, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Geschäftseinheiten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei handelt es sich um Geschäftseinheiten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Kostenarten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenarten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Kostenstellen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenstellen, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Ergebnisbereiche (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Ergebnisbereiche, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Architektonische Objekte (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Hierbei handelt es sich um architektonische Objekte, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Unterlagen
  Hierbei handelt es sich um Aktenverzeichnis-spezifische Objekte, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses erstellt wurden.
• Uploads
  Hierbei handelt es sich Aktenverzeichnis-spezifische hochgeladene Objekte.

Aktionen

In einem Aktenverzeichnis können Sie folgende Aktionen betätigen:

• Lieferant erzeugen (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Erzeugt einen neuen Lieferanten innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diesen in der Liste der Lieferanten ab.
• Kunde erzeugen (siehe Kapitel „Kunde“)
  Erzeugt einen neuen Kunden innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diesen in der Liste der Kunden ab.
• Klient erzeugen (siehe Kapitel „Klient“)
  Erzeugt einen neuen Klienten innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diesen in der Liste der Klienten ab.
• Gesellschaft erzeugen (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Erzeugt eine neue Gesellschaft innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in der Liste der Gesellschaften ab.
• Gremium erzeugen (siehe Kapitel „Gremien“)
  Erzeugt ein neues Gremium innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt dieses in der Liste der Gremien ab.
• Gewerkschaft erzeugen (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Erzeugt eine neue Gewerkschaft innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in der Liste der Gewerkschaften ab.
• Firma erzeugen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Erzeugt eine neue Firma innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in der Liste der Firmen ab.
• Geltungsbereich erzeugen (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Erzeugt einen neuen Geltungsbereich innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in der Liste der Geltungsbereiche ab.
• Branche erzeugen (siehe Kapitel „Branche“)
  Erzeugt eine neue Branche innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in die Liste der Branchen ab.
• Region erzeugen (siehe Kapitel „Region“)
  Erzeugt eine neue Region innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in der Liste der Regionen ab.
• Marke erzeugen (siehe Kapitel „Marke“)
  Erzeugt eine neue Marke innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt diese in die Liste der Marken ab.
• Produkt erzeugen (siehe Kapitel „Produkt“)
  Erzeugt ein neues Produkt innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt dieses in der Liste der Produkte ab.
• Projekt erzeugen (siehe Kapitel „Projekt“)
  Erzeugt ein neues Projekt innerhalb des Aktenverzeichnisses und legt dieses in der Liste der Projekte ab.
• Lizenz erzeugen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Erzeugt eine neue Lizenz innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diese in der Liste der Lizenzen ab.
• Geschäftseinheit erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Erzeugt eine neue Geschäftseinheit innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diese in der Liste der Geschäftseinheiten ab.
• Kostenart erzeugen (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Erzeugt eine neue Kostenart innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diese in die Liste der Kostenarten ab.
• Kostenstelle erzeugen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Erzeugt eine neue Kostenstelle innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diese in die Liste der Kostenstellen ab.
• Ergebnisbereich erzeugen (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Erzeugt einen neuen Ergebnisbereich innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diesen in die Liste der Ergebnisbereiche ab.
• Architektonisches Objekt erzeugen (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Erzeugt ein neues architektonisches Objekt innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diese in die Liste der architektonischen Objekte.
• Ordner erzeugen
  Erzeugt einen neuen Ordner innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diesen in die Liste der Unterlagen.
• Hochladen
  Lädt ein neues Objekt in die Struktur des Aktenverzeichnisses und legt dieses Objekt in die Liste, in welcher die Aktion „Hochladen“ ausgeführt wurde.
• Akte erzeugen (siehe Kapitel „Akten“)
  Erzeugt eine neue Akte innerhalb des Aktenverzeichnisses, und legt diese in die Liste der Akten.
• Termin erzeugen (siehe Kapitel „Termine“)
  Erzeugt einen neuen Termin innerhalb des Kalenders (siehe Kapitel „Kalender“), des Aktenverzeichnisses.
• Aufgabe erzeugen (siehe Kapitel „Aufgaben“)
  Erzeugt eine neue Aufgabe innerhalb des Kalenders, des Aktenverzeichnisses.

Einstellungen

In einem Aktenverzeichnis können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Aktenverzeichnis“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen des Aktenverzeichnisses.
• Kürzel
  Hierbei handelt es sich um das Kürzel des Aktenverzeichnisses.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um den Betreff des Aktenverzeichnisses, welcher alternativ zum Namen bereitgestellt werden kann.
• Übergeordnete Aktenmanagerliste
  Hierbei handelt es sich um eine Aktenmanagerliste, welche als übergeordnetes Element zur Verfügung gestellt werden kann.
• Anfragen erlauben (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei handelt es sich um die Option Anfragen auf Aktenverzeichnisebene und darunter zu ermöglichen.
• Zuordnungen (siehe Kapitel „Zuordnungen“)
  Hierbei handelt es sich um Zuordnungen, welche dem Aktenverzeichnis zur Verfügung gestellt werden können.
• Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Evidenzperiode
  Hierbei handelt es sich um eine Zeitspanne, welche als Standard für eine Erinnerungs-E-Mail verwendet werden kann.
• Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Prüffrist
  Hierbei handelt es sich um eine Zeitspanne, welche als Standard für eine Erinnerungs-E-Mail verwendet werden kann.
• Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails
  Hierbei handelt es sich um eine Zeitspanne, welche als Standard für eine Erinnerungs-E-Mail verwendet werden kann.
• Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer verwenden
  Hierbei kann festgelegt werden, ob für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer die Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails verwendet werden soll.
• Erinnerungs-E-Mails an interne Bearbeiter
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an einen internen Bearbeiter.
• Erinnerungs-E-Mails an interne Juristen
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an einen internen Juristen.
• Erinnerungs-E-Mails an interne Verantwortliche
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an einen internen Verantwortlichen.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten.
• Dedizierte Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
  Hier können Sie dedizierte Kontakte für entsprechende Erinnerungs-E-Mails einstellen.
• Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails
  Hier können Sie einen Standard-Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails angeben, welche im Umfang des Aktenverzeichnisses herangezogen werden soll.
• Prozess für Erinnerung
  Hier können Sie einen Standard-Prozess für Erinnerung angeben, welcher im Umfang des Aktenverzeichnisses herangezogen werden soll.
• Aufbewahrungsdauer
  Hierbei handelt es sich um eine Standard-Aufbewahrungsfrist, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses gilt.
• Prozess nach dem Ender der Aufbewahrungsfrist
  Hierbei handelt es sich um einen Standard-Prozess, welcher innerhalb des Aktenverzeichnisses nach Ende der Aufbewahrungsfrist ausgeführt werden soll.

Registerkarte „Details“

Folgende Möglichkeiten ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Verfügbare Aktenarten einschränken (siehe Kapitel „Aktenarten“)
  Hierbei können Aktenarten, welche innerhalb des Aktenverzeichnisses zur Verfügung stehen, eingeschränkt werden.
• Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Aktenarten
  Hierbei kann das Verhindern vom Erzeugen von Begriffen für Aktenarten aktiviert werden.
• Aktenarten
  Dieses Feld kann erweitert werden, sofern das Feld Verfügbare Aktenarten einschränken angehakt wurde. Hierbei können entsprechende verfügbare Akten aufgezählt werden.
• Standard-Aktenart für neue Akten
  Hierbei kann eine Standard-Aktenart für neue Akten innerhalb des Aktenverzeichnisses eingestellt werden.
• Dokumentkategorien einschränken
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches das Einschränken von Dokumentenkategorien aktiviert.
• Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente
  Sofern das Feld Dokumentkategorien einschränken ausgewählt wurde, ist dieses Feld sichtbar. Dieses Feld stellt eine Liste dar, welche die verfügbaren Dokumentkategorien widerspiegelt, bzw. die verfügbaren Dokumentkategorien referenzieren lässt.
• Erlaubt das Erzeugen von Akten mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
  Dieses Feld ermöglicht durch anhaken, dass Nutzer, welche nur über Leserechte oder eingeschränkte Rechte verfügen, ebenso Akten erzeugen können.
• Spezielle Zeitspanne
  Dieses Feld ermöglicht das Bereitstellen von speziellen Zeitspannen innerhalb des Aktenverzeichnisses.
• Standard-Aktenstatus
  Hierbei kann ein Standard-Aktenstatus eingestellt werden, welcher auf alle Akten, sofern kein anderer ausgewählt wurde, initial zur Anwendung kommt.
• Standard-Evidenzperiode für neue Akten
  Hierbei kann eine Standard-Evidenzperiode für Akten innerhalb des Aktenverzeichnisses bereitgestellt werden.
• Standard-Prüffrist für neue Akten
  Hierbei kann eine Standard-Prüffrist für neue Akten innerhalb des Aktenverzeichnisses eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
  Hierbei kann eine Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche innerhalb des Aktenverzeichnisses eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
  Hierbei kann eine Standard-Kategorie für neue externe Bereiche innerhalb des Aktenverzeichnisses eingestellt werden.
• Standardisierte Adressaten
  Hierbei können die zur Verfügung-stehenden standardisierten Adressaten ausgewählt werden. Hierbei stehen maximal alle Zuordnungen zur Verfügung.
• Mehrfache Adressaten
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere Adressaten notwendig sind. Sofern das der Fall ist verändert sich der Inhalt des Feldes Erforderliche Eigenschaften in Akten.
• Mehrfache interne Bearbeiter
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere Bearbeiter notwendig sind.
• Mehrfache interne Juristen
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere Juristen notwendig sind.
• Mehrfache interne Verantwortliche
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere interne Verantwortliche notwendig sind.
• Verborgene Elemente in Akten
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob und wenn ja, welche Elemente in Akten verborgen sein sollen.
• Erforderliche Eigenschaften in Akten
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob und wenn ja, welche Eigenschaften in den Akten erforderlich sein sollen.
• Neue private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich machen
  Hierbei kann gewählt werden, ob private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich sind.
• Automatische Synchronisierung von Akteneigenschaften deaktivieren
  Hierbei kann gewählt werden, ob eine automatische Synchronisierung von Akteneigenschaften deaktiviert sein soll.
• Debug-Modus
  Dieses Feld ermöglicht das Fehlerfinden, dies ist jedoch für den Nutzer nicht von Relevanz.
• Akten vorhanden
  Dieses Feld zeigt an, ob in dem Aktenverzeichnis Akten vorhanden sind.
• Anfragen vorhanden
  Dieses Feld zeigt an, ob in dem Aktenverzeichnis Anfragen vorhanden sind.

Registerkarte „Zuordnungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Lieferanten verwalten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Lieferanten.
• Standard-Kategorie für neue Lieferanten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Lieferanten.
• Lieferanten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Lieferanten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Lieferanten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Lieferanten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Lieferanten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Kunden verwalten (siehe Kapitel „Kunde“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Kunden.
• Standard-Kategorie für neue Kunden
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kunden.
• Kunden verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Kunden im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Kunden zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Kunden eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Klienten verwalten (siehe Kapitel „Klient“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Klienten.
• Standard-Kategorie für neue Klienten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Klienten.
• Klienten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Klienten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Klienten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Klienten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Gesellschaften verwalten (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gesellschaften.
• Standard-Kategorie für neue Gesellschaften
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gesellschaften.
• Gesellschaften verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Gesellschaften im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Gesellschaften zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Gesellschaften im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Gesellschaften eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Gremien verwalten (siehe Kapitel „Gremien“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gremien.
• Standard-Kategorie für neu Gremien
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gremien.
• Gremien verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Gremien im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Gremien zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Gremien im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Gremien eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Gewerkschaften verwalten (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften.
• Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften.
• Gewerkschaften verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Gewerkschaften im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Gewerkschaften zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Gewerkschaften im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Gewerkschaften eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Firmen verwalten (siehe Kapitel „Firmen“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Firmen.
• Standard-Kategorie für neue Firmen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Firmen.
• Firmen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Firmen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Firmen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Firmen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Firmen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Geltungsbereiche verwalten (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche.
• Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche.
• Geltungsbereiche verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Geltungsbereiche im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Geltungsbereiche zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Geltungsbereiche im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Geltungsbereiche eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Branchen verwalten (siehe Kapitel „Branche“)
  Diese Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Branchen.
• Standard-Kategorie für neue Branchen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Branchen.
• Branchen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Branchen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Branchen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Branchen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Branchen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Regionen verwalten (siehe Kapitel „Region“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Regionen.
• Standard-Kategorie für neue Regionen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Regionen.
• Regionen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Regionen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Regionen (siehe Kapitel „Region“) zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Regionen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Regionen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Marken verwalten (siehe Kapitel „Marke“)
  Diese Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Marken.
• Standard-Kategorie für neue Marken
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Marken.
• Marken verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Marken im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde die Marken zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Marken im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Marken eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Produkte verwalten (siehe Kapitel „Produkt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Produkte.
• Standard-Kategorie für neue Produkte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Produkte.
• Produkte verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Produkte im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Produkte zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Produkte im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Produkte eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Projekte verwalten (siehe Kapitel „Projekt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Projekte.
• Standard-Kategorie für neue Projekte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Projekte.
• Projekte verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Projekte im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Projekte zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Projekte im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Projekte eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Lizenzen verwalten (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Lizenzen.
• Standard-Kategorie für neue Lizenzen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Lizenzen.
• Lizenzen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Lizenzen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Lizenzen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Lizenzen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Geschäftseinheiten verwalten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten.
• Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten.
• Geschäftseinheiten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Geschäftseinheiten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Geschäftseinheiten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Geschäftseinheiten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Geschäftseinheiten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Kostenarten verwalten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Kostenarten.
• Standard-Kategorie für neue Kostenarten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kostenarten.
• Kostenarten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Kostenarten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Kostenarten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Kostenarten im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Kostenarten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Kostenstellen verwalten (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Kostenstellen.
• Standard-Kategorie für neue Kostenstellen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kostenstellen.
• Kostenstellen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Kostenstellen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Kostenstellen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Kostenstellen im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Kostenstellen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Ergebnisbereiche verwalten (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche.
• Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche.
• Ergebnisbereiche verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Ergebnisbereiche im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Ergebnisbereiche zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Ergebnisbereiche im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Ergebnisbereiche eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Architektonische Objekte verwalten (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte.
• Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte.
• Architektonische Objekte verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die architektonischen Objekte im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnisses verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die architektonischen Objekte zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der architektonischen Objekte im Zuge des entsprechenden Aktenverzeichnis mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der architektonischen Objekte eine Auswahlliste verwendet werden soll.

Registerkarte „Rollen“

Folgende Rollen können innerhalb eines Aktenverzeichnisses hinterlegt werden:

• Hauptansprechpartner
  Hierbei kann eine Hauptansprechpartner für das spezifizierte Aktenverzeichnis hinterlegt. Dieser kann in jeglichen Fällen hinzugezogen werden und hat auf alle Objekte entsprechend Zugriff.
• Alle Rechte
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne das entsprechende Aktenverzeichnis alle Rechte haben sollen.
• Änderungsberechtigt
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne das entsprechende Aktenverzeichnis dazu berechtigt sein sollen, Änderungen durchzuführen.
• Leseberechtigt
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne das entsprechende Aktenverzeichnis dazu berechtigt sein sollen, entsprechende Objekte und Gegebenheiten einzusehen, diese aber nicht zu verändern oder zu manipulieren.
• Eingeschränkter Zugriff
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne das entsprechende Aktenverzeichnis nur eingeschränkten Zugriff haben sollen.

Registerkarte „Adresse“

Folgende Daten können im Hinblick auf die Adresse eines Aktenverzeichnisses bereitgestellt werden:

• Offizielle Bezeichnung
  Hierbei handelt es sich um die offizielle Bezeichnung für das Aktenverzeichnis.
• Alternative Bezeichnung
  Hierbei kann eine alternative Bezeichnung für das Aktenverzeichnis eingestellt werden.
• Straße
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Straße für das Aktenverzeichnis zu hinterlegen.
• PLZ
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Postleitzahl für das Aktenverzeichnis zu hinterlegen.
• Ort
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Ort für das Aktenverzeichnis zu hinterlegen.
• Land
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Land für das Aktenverzeichnis zu hinterlegen.
• Telefonnummern
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Telefonnummer für das Aktenverzeichnis zu hinterlegen.
• Information zur Rechnungslegung
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit dedizierte Informationen zur Rechnungslegung zu hinterlegen.

Sachgebiete

Sachgebiete enthalten dynamisch viele Objektstrukturen, diese können Sie in den Einstellungen des Sachgebiets, entsprechend den möglichen Objekten, bereitstellen. Ebenso können Sie auf Sachgebietsebene entsprechende Konfigurationseinstellungen vornehmen.

Bereiche

Diese Bereiche sind gebunden an die Einstellungen der Zuordnungen. Maximal können folgende Bereiche vorhanden sein:

• Aktuelle Geschäftsfälle/Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hierbei handelt es sich um Geschäftsfälle, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Aktuelle Anfragen/Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei handelt es sich um Akten, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Lieferanten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hierbei handelt es sich um Lieferanten, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Kunden (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hierbei handelt es sich um Kunden, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Klienten (siehe Kapitel „Klient“)
  Hierbei handelt es sich um Klienten, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Gesellschaften (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gesellschaften, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Gremien (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hierbei handelt es sich um Gremien, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Gewerkschaften (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei handelt es sich um Gewerkschaften, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Firmen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei handelt es sich um Firmen, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Geltungsbereiche, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Branchen (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei handelt es sich um Branchen, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Regionen (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei handelt es sich um Regionen, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Marken (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei handelt es sich um Marken, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Produkte (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei handelt es sich um Produkte, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Projekte (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei handelt es sich um Projekte, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Lizenzen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei handelt es sich um Lizenzen, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Geschäftseinheiten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei handelt es sich um Geschäftseinheiten, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Kostenarten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenarten, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Kostenstellen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei handelt es sich um Kostenstellen, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Ergebnisbereiche (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei handelt es sich um Ergebnisbereiche, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Architektonische Objekte (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Hierbei handelt es sich um architektonische Objekte, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Unterlagen
  Hierbei handelt es sich um Sachgebiet-spezifische Objekte, welche innerhalb des Sachgebiets erstellt wurden.
• Uploads
  Hierbei handelt es sich Sachgebiet-spezifische hochgeladene Objekte.

Aktionen

In einem Sachgebiet können Sie folgende Aktionen betätigen:

• Lieferant erzeugen (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Erzeugt einen neuen Lieferanten innerhalb des Sachgebiets und legt diesen in der Liste der Lieferanten ab.
• Kunde erzeugen (siehe Kapitel „Kunde“)
  Erzeugt einen neuen Kunden innerhalb des Sachgebiets und legt diesen in der Liste der Kunden ab.
• Klient erzeugen (siehe Kapitel „Klient“)
  Erzeugt einen neuen Klienten innerhalb des Sachgebiets und legt diesen in der Liste der Klienten ab.
• Gesellschaft erzeugen (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Erzeugt eine neue Gesellschaft innerhalb des Sachgebiets und legt diese in der Liste der Gesellschaften ab.
• Gremium erzeugen (siehe Kapitel „Gremien“)
  Erzeugt ein neues Gremium innerhalb des Sachgebiets und legt dieses in der Liste der Gremien ab.
• Gewerkschaft erzeugen (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Erzeugt eine neue Gewerkschaft innerhalb des Sachgebiets und legt diese in der Liste der Gewerkschaften ab.
• Firma erzeugen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Erzeugt eine neue Firma innerhalb des Sachgebiets und legt diese in der Liste der Firmen ab.
• Geltungsbereich erzeugen (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Erzeugt einen neuen Geltungsbereich innerhalb des Sachgebiets und legt diese in der Liste der Geltungsbereiche ab.
• Branche erzeugen (siehe Kapitel „Branche“)
  Erzeugt eine neue Branche innerhalb des Sachgebiets und legt diese in die Liste der Branchen ab.
• Region erzeugen (siehe Kapitel „Region“)
  Erzeugt eine neue Region innerhalb des Sachgebiets und legt diese in der Liste der Regionen ab.
• Marke erzeugen (siehe Kapitel „Marke“)
  Erzeugt eine neue Marke innerhalb des Sachgebiets und legt diese in die Liste der Marken ab.
• Produkt erzeugen (siehe Kapitel „Produkt“)
  Erzeugt ein neues Produkt innerhalb des Sachgebiets und legt dieses in der Liste der Produkte ab.
• Projekt erzeugen (siehe Kapitel „Projekt“)
  Erzeugt ein neues Projekt innerhalb des Sachgebiets und legt dieses in der Liste der Projekte ab.
• Lizenz erzeugen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Erzeugt eine neue Lizenz innerhalb des Sachgebiets, und legt diese in der Liste der Lizenzen ab.
• Geschäftseinheit erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Erzeugt eine neue Geschäftseinheit innerhalb des Sachgebiets, und legt diese in der Liste der Geschäftseinheiten ab.
• Kostenart erzeugen (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Erzeugt eine neue Kostenart innerhalb des Sachgebiets, und legt diese in die Liste der Kostenarten ab.
• Kostenstelle erzeugen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Erzeugt eine neue Kostenstelle innerhalb des Sachgebiets, und legt diese in die Liste der Kostenstellen ab.
• Ergebnisbereich erzeugen (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Erzeugt einen neuen Ergebnisbereich innerhalb des Sachgebiets, und legt diesen in die Liste der Ergebnisbereiche ab.
• Architektonisches Objekt erzeugen (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Erzeugt ein neues architektonisches Objekt innerhalb des Sachgebiets, und legt diese in die Liste der architektonischen Objekte.
• Ordner erzeugen
  Erzeugt einen neuen Ordner innerhalb des Sachgebiets, und legt diesen in die Liste der Unterlagen.
• Hochladen
  Lädt ein neues Objekt in die Struktur des Sachgebiets und legt dieses Objekt in die Liste, in welcher die Aktion „Hochladen“ ausgeführt wurde.
• Geschäftsfall erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Erzeugt eine neuen Geschäftsfall innerhalb des Sachgebiets, und legt diese in die Liste der aktuellen Geschäftsfälle.

Einstellungen

In einem Sachgebiet können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Sachgebiet“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Name
  Hierbei handelt es sich um den Namen des Sachgebiets.
• Kürzel
  Hierbei handelt es sich um das Kürzel des Sachgebiets.
• Betreff
  Hierbei handelt es sich um den Betreff des Sachgebiets, welcher alternativ zum Namen bereitgestellt werden kann.
• Übergeordnete Aktenmanagerliste
  Hierbei handelt es sich um eine Aktenmanagerliste, welche als übergeordnetes Element zur Verfügung gestellt werden kann.
• Anfragen erlauben (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei handelt es sich um die Option Anfragen auf Sachgebietsebene und darunter zu ermöglichen.
• Zuordnungen (siehe Kapitel „Zuordnungen“)
  Hierbei handelt es sich um Zuordnungen, welche des Sachgebiets zur Verfügung gestellt werden können.
• Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails
  Hierbei handelt es sich um eine Zeitspanne, welche als Standard für eine Erinnerungs-E-Mail verwendet werden kann.
• Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer verwenden
  Hierbei kann festgelegt werden, ob für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer die Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails verwendet werden soll.
• Erinnerungs-E-Mails an interne Bearbeiter
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an einen internen Bearbeiter.
• Erinnerungs-E-Mails an interne Juristen
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an einen internen Juristen.
• Erinnerungs-E-Mails an interne Verantwortliche
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an einen internen Verantwortlichen.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten.
• Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten
  Hierbei handelt es sich um die Aktivierung der Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten.
• Dedizierte Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
  Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit dedizierte Kontakte für entsprechende Erinnerungs-E-Mails einzustellen.
• Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails
  Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit einen Standard-Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails anzugeben, welche im Umfang des Sachgebiets herangezogen werden soll.
• Prozess für Erinnerung
  Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit einen Standard-Prozess für Erinnerung anzugeben, welcher im Umfang des Sachgebiets herangezogen werden soll.
• Aufbewahrungsdauer
  Hierbei handelt es sich um eine Standard-Aufbewahrungsfrist, welche innerhalb des Sachgebiets gilt.
• Prozess nach dem Ender der Aufbewahrungsfrist
  Hierbei handelt es sich um einen Standard-Prozess, welcher innerhalb des Sachgebiets nach Ende der Aufbewahrungsfrist ausgeführt werden soll.

Registerkarte „Details“

Folgende Möglichkeiten ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Geschäftsfallarten einschränken (siehe Kapitel „Geschäftsfallarten“)
  Hierbei können Geschäftsfallarten, welche innerhalb des Sachgebiets zur Verfügung stehen, eingeschränkt werden.
• Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Geschäftsfallarten
  Hierbei kann das Verhindern vom Erzeugen von Begriffen für Geschäftsfallarten aktiviert werden.
• Geschäftsfallarten
  Dieses Feld kann erweitert werden, sofern das Feld Verfügbare Geschäftsfallarten einschränken angehakt wurde. Hierbei können entsprechende verfügbare Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“) aufgezählt werden.
• Standard-Geschäftsfallart für neue Geschäftsfälle
  Dies ist die Möglichkeit, eine Standard-Geschäftsfallart für neue Geschäftsfälle anzugeben.
• Anfragearten einschränken
  Dies ist die Möglichkeit, die Anfragearten einzuschränken.
• Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Aktenarten
  Dies ist die Möglichkeit, die Erstellung von Anfragearten als Begriffe zu verhindern.
• Anfragearten
  Das sind die Anfragearten innerhalb eines Sachgebiets.
• Standard-Anfrageart für neue Anfragen
  Dies ist die Standardeinstellung für die Art der Anfrage für neue Anfragen.
• Dokumentkategorien einschränken
  Hierbei handelt es sich um ein Feld, welches das Einschränken von Dokumentenkategorien aktiviert.
• Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente
  Sofern das Feld Dokumentkategorien einschränken ausgewählt wurde, ist dieses Feld sichtbar. Dieses Feld stellt eine Liste dar, welche die verfügbaren Dokumentkategorien widerspiegelt, bzw. die verfügbaren Dokumentkategorien referenzieren lässt.
• Erlaubt das Erzeugen von Geschäftsfälle mit Leserechten und eingeschränkten Rechten (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Dieses Feld ermöglicht durch anhaken, dass Nutzer, welche nur über Leserechte oder eingeschränkte Rechte verfügen, ebenso Geschäftsfälle erzeugen können.
• Erlaubt das Erzeugen von Anfragen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
  Dieses Attribut ermöglicht die Erstellung von Anfragen mit Lese- oder eingeschränktem Zugriff.
• Spezielle Zeitspanne
  Dieses Feld ermöglicht das Bereitstellen von speziellen Zeitspannen innerhalb des Sachgebiets.
• Standard-Geschäftsfallstatus
  Hierbei kann ein Standard-Geschäftsfallstatus eingestellt werden, welcher auf alle Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“), sofern kein anderer ausgewählt wurde, initial zur Anwendung kommt.
• Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
  Hierbei kann eine Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche innerhalb des Sachgebiets eingestellt werden.
• Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
  Hierbei kann eine Standard-Kategorie für neue externe Bereiche innerhalb des Sachgebiets eingestellt werden.
• Mehrfache interne Bearbeiter
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere Bearbeiter notwendig sind.
• Mehrfache interne Juristen
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere Juristen notwendig sind.
• Mehrfache interne Verantwortliche
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob mehrere interne Verantwortliche notwendig sind.
• Verborgene Elemente in Geschäftsfällen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob und wenn ja, welche Elemente in Geschäftsfällen verborgen sein sollen.
• Verborgene Elemente in Anfragen
  Dieses Attribut beschreibt eine Liste aller versteckten Elemente in einer Anfrage.
• Erforderliche Eigenschaften in Geschäftsfällen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hierbei kann ausgewählt werden, ob und wenn ja, welche Eigenschaften in den Geschäftsfällen erforderlich sein sollen.
• Neue private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich machen
  Hierbei kann gewählt werden, ob private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich sind.
• Debug-Modus
  Dieses Feld ermöglicht das Fehlerfinden, dies ist jedoch für den Nutzer nicht von Relevanz.
• Geschäftsfälle vorhanden
  Dieses Feld zeigt an, ob in dem Sachgebiet Geschäftsfälle vorhanden sind.
• Anfragen vorhanden
  Dieses Feld zeigt an, ob in dem Sachgebiet Anfragen vorhanden sind.

Registerkarte „Zuordnungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Lieferanten verwalten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Lieferanten.
• Standard-Kategorie für neue Lieferanten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Lieferanten.
• Lieferanten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Lieferanten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Lieferanten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Lieferanten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Lieferanten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Kunden verwalten (siehe Kapitel „Kunde“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Kunden.
• Standard-Kategorie für neue Kunden
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kunden.
• Kunden verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Kunden im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Kunden zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Kunden im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Kunden eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Klienten verwalten (siehe Kapitel „Klient“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Klienten.
• Standard-Kategorie für neue Klienten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Klienten.
• Klienten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Klienten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Klienten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Klienten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Klienten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Gesellschaften verwalten (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gesellschaften.
• Standard-Kategorie für neue Gesellschaften
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gesellschaften.
• Gesellschaften verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Gesellschaften im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Gesellschaften zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Gesellschaften im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Gesellschaften eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Gremien verwalten (siehe Kapitel „Gremien“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gremien.
• Standard-Kategorie für neu Gremien
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gremien.
• Gremien verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Gremien im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Gremien zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Gremien im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Gremien eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Gewerkschaften verwalten (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften.
• Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Gewerkschaften.
• Gewerkschaften verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Gewerkschaften im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Gewerkschaften zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Gewerkschaften im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Gewerkschaften eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Firmen verwalten (siehe Kapitel „Firmen“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Firmen.
• Standard-Kategorie für neue Firmen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Firmen.
• Firmen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Firmen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Firmen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Firmen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Firmen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Geltungsbereiche verwalten (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche.
• Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Geltungsbereiche.
• Geltungsbereiche verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Geltungsbereiche im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Geltungsbereiche zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Geltungsbereiche im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Geltungsbereiche eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Branchen verwalten (siehe Kapitel „Branche“)
  Diese Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Branchen.
• Standard-Kategorie für neue Branchen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Branchen.
• Branchen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Branchen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Branchen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Branchen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Branchen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Regionen verwalten (siehe Kapitel „Region“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Regionen.
• Standard-Kategorie für neue Regionen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Regionen.
• Regionen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Regionen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Regionen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Regionen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Regionen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Marken verwalten (siehe Kapitel „Marke“)
  Diese Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Marken.
• Standard-Kategorie für neue Marken
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Marken.
• Marken verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Marken im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde die Marken zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Marken im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Marken eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Produkte verwalten (siehe Kapitel „Produkt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Produkte.
• Standard-Kategorie für neue Produkte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Produkte.
• Produkte verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Produkte im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Produkte zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Produkte im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Produkte eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Projekte verwalten (siehe Kapitel „Projekt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Projekte.
• Standard-Kategorie für neue Projekte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Projekte.
• Projekte verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Projekte im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Projekte zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Projekte im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Projekte eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Lizenzen verwalten (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Lizenzen.
• Standard-Kategorie für neue Lizenzen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Lizenzen.
• Lizenzen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Lizenzen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Lizenzen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Lizenzen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Lizenzen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Geschäftseinheiten verwalten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren der Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten.
• Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Geschäftseinheiten.
• Geschäftseinheiten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Geschäftseinheiten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Geschäftseinheiten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Geschäftseinheiten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Geschäftseinheiten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Kostenarten verwalten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Kostenarten.
• Standard-Kategorie für neue Kostenarten
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kostenarten.
• Kostenarten verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Kostenarten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Kostenarten zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Kostenarten im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Kostenarten eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Kostenstellen verwalten (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Kostenstellen.
• Standard-Kategorie für neue Kostenstellen
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Kostenstellen.
• Kostenstellen verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Kostenstellen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Kostenstellen zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Kostenstellen im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Kostenstellen eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Ergebnisbereiche verwalten (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche.
• Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue Ergebnisbereiche.
• Ergebnisbereiche verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die Ergebnisbereiche im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die Ergebnisbereiche zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der Ergebnisbereiche im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der Ergebnisbereiche eine Auswahlliste verwendet werden soll.
• Architektonische Objekte verwalten (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Dieses Feld ermöglicht das Aktivieren einer Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte.
• Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Standard-Kategorie für neue architektonische Objekte.
• Architektonische Objekte verwenden
  Hierbei kann entschieden werden, ob die architektonischen Objekte im Zuge des entsprechenden Sachgebiets verwendet werden sollen.
• Mehrfach
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde, die architektonischen Objekte zu verwenden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Verwendung der architektonischen Objekte im Zuge des entsprechenden Sachgebiets mehrfach verwendet werden soll.
• Auswahlliste verwenden
  Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn entschieden wurde eine mehrfache Einstellung zuzulassen. Hierbei kann entschieden werden, ob im Zuge der architektonischen Objekte eine Auswahlliste verwendet werden soll.

Registerkarte „Rollen“

Folgende Rollen können innerhalb eines Sachgebiets hinterlegt werden:

• Hauptansprechpartner
  Hierbei kann eine Hauptansprechpartner für das spezifizierte Sachgebiet hinterlegt. Dieser kann in jeglichen Fällen hinzugezogen werden und hat auf alle Objekte entsprechend Zugriff.
• Alle Rechte
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne des entsprechenden Sachgebiets alle Rechte haben sollen.
• Änderungsberechtigt
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne des entsprechenden Sachgebiets dazu berechtigt sein sollen, Änderungen durchzuführen.
• Leseberechtigt
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne des entsprechenden Sachgebiets dazu berechtigt sein sollen, entsprechende Objekte und Gegebenheiten einzusehen, diese aber nicht zu verändern oder zu manipulieren.
• Eingeschränkter Zugriff
  Hierbei können mehrere Nutzer hinterlegt werden, welche im Sinne des entsprechenden Sachgebiets nur eingeschränkten Zugriff haben sollen.

Registerkarte „Adresse“

Folgende Daten können im Hinblick auf die Adresse eines Sachgebiets bereitgestellt werden:

• Offizielle Bezeichnung
  Hierbei handelt es sich um die offizielle Bezeichnung für das Sachgebiet.
• Alternative Bezeichnung
  Hierbei kann eine alternative Bezeichnung für das Sachgebiet eingestellt werden.
• Straße
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Straße für das Sachgebiet zu hinterlegen.
• PLZ
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Postleitzahl für das Sachgebiet zu hinterlegen.
• Ort
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Ort für das Sachgebiet zu hinterlegen.
• Land
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Land für das Sachgebiet zu hinterlegen.
• Telefonnummern
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Telefonnummer für das Sachgebiet zu hinterlegen.
• Information zur Rechnungslegung
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit dedizierte Informationen zur Rechnungslegung zu hinterlegen.

Konfigurationsunterlagen

Hierbei können etwaige konfigurationsspezifische Unterlagen bereitgestellt werden. Diese dienen der weiteren Verarbeitung innerhalb der ganzen Records Manager Applikation.

Akten

Akten enthalten dynamisch viele Objektstrukturen, diese können Sie in den Einstellungen der Akte, entsprechend den möglichen Objekten, bereitstellen. Ebenso können Sie auf Aktenebene entsprechende Konfigurationseinstellungen vornehmen.

Bereiche

Folgende Bereiche können Sie in einer Akte vorfinden:

• Akte
  Dieser Bereich beinhaltet alle Einstellungen, welche zur Akte gehören. Diese Einstellungen können entsprechend verändert werden.
• Beschreibung
  Dieser Bereich beinhaltet die Beschreibung, welche zur Akte gehört.
• Aufgaben (siehe Kapitel „Aufgaben“)
  Dieser Bereich kann erreicht werden, indem innerhalb der Akte, in den Einstellungen, diverse Aufgaben erzeugt wurden. Dieser Bereich beinhaltet alle Aufgaben, welche der Akte zugehörig sind.
• Unterlagen
  Dieser Bereich beinhaltet alle Unterlagen, welche der Akte zugehörig sind.
• Untergeordnete Akten
  Dieser Bereich kann erreicht werden, indem innerhalb der Akte, in den Einstellungen, diverse untergeordnete Akten verlinkt oder erzeugt wurden. Dieser Bereich beinhaltet alle untergeordneten Akten, welcher der Akte zugehörig sind.
• Dokumente aus untergeordneten Akten
  Diese Liste stellt eine gerechnete Liste dar, welche, sofern diverse untergeordnete Akten zur Verfügung stehen, sichtbar wird, und diverse entsprechende Dokumente aus den untergeordneten Akten enthält.
• Folgeakten
  Diese Liste wird sichtbar, sofern Folgeakten innerhalb der Akte definiert worden sind. Diese Liste enthält alle Folgeakten, welche sich auf die Akte beziehen.
• Dokumente aus Folgeakten
  Diese Liste stellt eine gerechnete Liste dar, welche, sofern diverse Folgeakten zur Verfügung stehen, sichtbar wird, und diverse entsprechende Dokumente aus den Folgeakten enthält.
• Zugeordnete Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Diese gerechnete Liste erscheint sofern innerhalb der Akte ein Geschäftsfall erzeugt wurde. Dieser Bereich beinhaltet alle diese Geschäftsfälle.
• Erhaltene Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Dieser Bereich erscheint sofern innerhalb der Akte eine Anfrage erzeugt wurde. Dieser Bereich beinhaltet alle diese Anfragen.
• Anmerkung
  Sofern eine Anmerkung erzeugt wurde, erscheint dieser in dieser Liste.
• Interne Anmerkungen
  Sofern eine interne Anmerkung erzeugt wurde, erscheint dieser in dieser Liste.
• Historie
  Diese Liste beschreibt die Historie zur entsprechenden Akte.

Aktionen

Folgende Aktionen finden Sie innerhalb einer Akte vor:

• Zuordnungen verwalten (siehe Kapitel „Zuordnungen“)
  Diese Aktion ermöglicht das Verwalten von Zuordnungen innerhalb der Akte. Dabei öffnet sich ein Fenster, wobei entschieden werden kann, welche Zuordnungen innerhalb der Akte möglich sein sollen.
• Untergeordnete Akte erzeugen
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen einer untergeordneten Akte innerhalb der Akte. Dabei öffnet sich ein Fenster, wobei alle wichtigen Einstellungen bezüglich der neuen Akte getroffen werden können.
• Folgeakte erzeugen
  Erzeugt eine neue Akte, der der aktuellen Akte nachfolgt.
• Anfrage erzeugen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen einer neuen Anfrage innerhalb der Akte. Dabei öffnet sich ein Fenster, welches alle wichtigen Einstellungen bezüglich der neuen Anfrage ermöglicht.
• Geschäftsfall erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen eines neuen Geschäftsfalls innerhalb der Akte. Dabei öffnet sich ein Fenster, welches alle wichtigen Einstellungen bezüglich des neuen Geschäftsfalls ermöglicht.
• Hochladen
  Diese Aktion ermöglicht das Hochladen von aktenspezifischen Unterlagen, und legt diese in die Liste der Unterlagen innerhalb der Akte.
• Wiedervorlagen verwalten
  Mit einer Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet oder ein Prozess gestartet werden.
• Prozess starten
  Diese Aktion ermöglicht das Starten eines Prozesses, bzw. das Konfigurieren eines Prozesses direkt innerhalb der betreffenden Akte.
• Aufbewahrungspflicht aktivieren
  Setze eine Aufbewahrungspflicht für die entsprechende Akte.
• Anmerkung hinzufügen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei eine Anmerkung zur entsprechenden Akte hinzugefügt werden kann.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei eine interne Anmerkung zur entsprechenden Akte hinzugefügt werden kann.
• Eigenschaften
  Öffnet die Einstellungen der Akte.

Einstellungen

In einer Akte können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Akte“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Aktenverzeichnis (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Hierbei handelt es sich um das verlinkte Aktenverzeichnis, in welchem sich die Akte befindet.
• Zusätzliche Aktenverzeichnisse referenzieren
  Hierbei kann das Hinzufügen von weiteren notwendigen Aktenverzeichnissen ermöglicht werden.
• Zusätzliche Aktenverzeichnisse
  Diese Liste erscheint nur, sofern das Feld Zusätzliche Aktenverzeichnisse referenzieren aktiviert wurde. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit weitere Aktenverzeichnisse in Relation zur Akte zu setzen.
• Jahr
  Hierbei handelt es sich um das Jahr, in welchem die Akte erzeugt wurde.
• Ordnungszahl
  Hierbei handelt es sich um die Ordnungszahl der Akte.
• Status
  Hierbei handelt es sich um den Status der Akte, welcher als Aktiv eingestellt ist. Dieser kann jedoch vom Nutzer entsprechend den gegebenen Status angepasst werden.
• Adressat
  Hierbei kann ein Adressat für die Akte hinterlegt werden.
• Abteilung
  Hierbei kann eine entsprechende Abteilung für die Akte erwähnt werden.
• Ansprechpartner des Adressaten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Ansprechpartner für den jeweiligen angegeben Adressaten zu hinterlegen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit für den Ansprechpartner eine E-Mail-Adresse anzugeben.
• Kontaktinformation
  Innerhalb dieses Felds besteht die Möglichkeit weitere Kontaktinformationen bekannt zu geben.
• Externe Referenz
  Durch dieses Feld kann eine externe Referenz zu einem anderen Objekt angegeben werden.
• Straße
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit die Straße der jeweiligen Aktenreferenz, über Google Maps, zu suchen.
• PLZ
  Hierbei kann die Postleitzahl hinterlegt werden.
• Ort
  Hierbei kann der jeweilige Ort angegeben werden.
• Land
  Dieses Feld ermöglicht die Angabe des Landes.
• Telefonnummern
  Hierbei können wichtige Telefonnummern für die Akte bereitgestellt werden.
• Interner Bearbeiter
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Bearbeiters.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Bearbeiter referenziert.
• Interner Jurist
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Juristen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Juristen referenziert.
• Interner Verantwortlicher
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Verantwortlichen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Verantwortlichen referenziert.
• Interne Leistungserbringung
  Hierbei kann die interne Leistungserbringung kurz erwähnt werden.
• Interne Referenz
  Hierbei kann eine interne Referenz zu einem anderen Objekt bereitgestellt werden.
• Betreff
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Betreff für die Akte bereitzustellen.
• Aktenbezeichung
  Hierbei kann eine aktenspezifische Bezeichnung angegeben werden.
• Beschreibung
  Dieses Feld stellt die Möglichkeit dar, eine Beschreibung für die Akte anzugeben.
• Begriffe
  Dieses Feld stellt die Möglichkeit dar, Begriffe für die Akte anzugeben.
• Begriffe auswählen
  Dieses öffnet ein neues Feld, mit allen definierten Begriffen. Diese Begriffe können für die Akte ausgewählt werden und werden anschließend in das Feld Begriffe eingefügt.
• Aktenart (siehe Kapitel „Aktenarten“)
  Hierbei kann die Aktenart der Akte angegeben werden. Sofern noch keine spezifiziert wurde, muss diese neu erzeugt werden.
• Aktensprache
  Hierbei kann eine Sprache, in Bezug auf die Akte, gesetzt werden.
• Rechtsgrundlage
  Hierbei kann die Rechtsgrundlage der Akte kurz beschrieben werden.
• Anwendbares Recht
  Dieses Feld ermöglicht das kurze Erwähnen des anwendbaren Rechtes.
• Gerichtsstand
  Dieses Feld ermöglicht das kurze Erwähne des Gerichtsstandes.

Registerkarte „Termine“ (siehe Kapitel „Termine“)

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Angelegt am
  Dieses Feld zeigt, wann die entsprechende Akte angelegt wurde. Es kann im Nachgang nachgezogen werden.
• Anlage (Zusatzinformationen)
  Hierbei kann eine kurze Information, bezüglich der Anlage der Akte eingetragen werden.
• Ende
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit ein Enddatum einzutragen.
• Ende (Bestimmungen)
  Hierbei kann ein kurzer Vermerk, bezüglich der Bestimmungen des Endes eingetragen werden.
• Evidenzperiode
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer bereits gegebenen Evidenzperiode, bzw. das Erzeugen einer neuen Evidenzperiode.
• Evidenzperiode (Bestimmungen)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Bestimmungen für die Evidenzperiode zu beschreiben.
• Prüffrist
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine bereits bestehende Prüffrist zu hinterlegen, bzw. eine neue zu erzeugen.
• Prüffrist (Bestimmungen)
  Dieses Feld ermöglicht das Beschreiben, etwaiger Bestimmungen für die Prüffrist.
• Ende der Evidenzperiode
  Dieses Feld zeigt das Ende der Evidenzperiode.
• Erinnerung
  Dieses Feld ermöglicht das setzen eines Zeitraumes, für den Erhalt einer Erinnerung bezüglich des Endes der Evidenzperiode.
• Zusätzliches Erinnerungsdatum
  Hierbei kann ein zusätzliches Erinnerungsdatum für die Akte hinterlegt werden.
• Wiederholung
  Dieses Feld ermöglicht das Setzen eines Zeitraumes, in dem eine wiederholte Erinnerung gesetzt wird.
• Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
  Dieses Feld ermöglicht weitere Kontakte für den Erhalt von Erinnerungen anzuführen.
• Nächste Erinnerung
  Dieses Feld zeigt das Datum der nächsten Erinnerung.
• Quelle
  Dieses Feld zeigt die Quelle der nächsten Erinnerung.

Registerkarte „Zuordnungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Lieferant (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hierbei kann die Neufassung von Lieferanten in der Akte aktiviert werden.
• Kunde (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kunden in der Akte aktiviert werden.
• Klient (siehe Kapitel „Klient“)
  Hierbei kann die Neufassung von Klienten in der Akte aktiviert werden.
• Gesellschaft (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gesellschaften in der Akte aktiviert werden.
• Gremium (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gremien in der Akte aktiviert werden.
• Gewerkschaf (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gewerkschaften in der Akte aktiviert werden.
• Firma (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei kann die Neufassung von Firmen in der Akte aktiviert werden.
• Geltungsbereich (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei kann die Neufassung von Geltungsbereichen in der Akte aktiviert werden.
• Branche (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei kann die Neufassung von Branchen in der Akte aktiviert werden.
• Region (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei kann die Neufassung von Regionen in der Akte aktiviert werden.
• Marke (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei kann die Neufassung von Marken in der Akte aktiviert werden.
• Produkt (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei kann die Neufassung von Produkten in der Akte aktiviert werden.
• Projekt (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei kann die Neufassung von Projekten in der Akte aktiviert werden.
• Lizenz (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei kann die Neufassung von Lizenzen in der Akte aktiviert werden.
• Geschäftseinheit (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei kann die Neufassung von Geschäftseinheiten in der Akte aktiviert werden.
• Kostenart (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kostenarten in der Akte aktiviert werden.
• Kostenstelle (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kostenstellen in der Akte aktiviert werden.
• Ergebnisbereich (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei kann die Neufassung von Ergebnisbereiche in der Akte aktiviert werden.
• Architektonisches Objekt (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Hierbei kann die Neufassung von architektonischen Objekten in der Akte aktiviert werden.

Registerkarte „Incoterms“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Incoterms
  Innerhalb dieser Liste, können mehrere Incoterms, welche für die Akte angewendet werden soll eingestellt werden. Dabei soll, sofern auf Eintrag hinzufügen geklickt wurde, folgende Einstellung passieren:
  • Klausel
    Hierbei handelt es sich um die einzustellende Klausel, welche in die Liste aufgenommen werden soll.
  • Anmerkungen
    Hierbei handelt es sich um eine Anmerkung, welche im Zuge der ausgewählten Klausel zu Tragen kommt.

Registerkarte „Aufgaben“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Angelegt am
  Hierbei handelt es sich um das Datum, an welchem die Akte angelegt wurde.
• Ende
  Hierbei handelt es sich um das Ende der Akte, wobei dieser Wert von der Registerkarte „Termine“ referenziert wird.
• Ende der Prüffrist
  Hierbei handelt es sich um das Ende der Prüffrist, wobei dieser Wert von der Registerkarte „Termine“ referenziert wird.
• Ende der Evidenzperiode
  Hierbei handelt es sich um das Ende der Evidenzperiode, wobei dieser Wert von der Registerkarte „Termine“ referenziert wird.
• Offene Aufgaben
  Hierbei handelt es sich um eine Liste von offenen Aufgaben. Innerhalb dieser Liste können Aufgaben für die Akte hinterlegt werden. Dabei sind folgende Einstellungen vorzunehmen:
  • Art
    Dabei handelt es sich um eine Auswahl, wobei die Art der Aufgabe näher spezifiziert wird.
  • Fälligkeit
    Hierbei kann die Fälligkeit der Aufgabe eingestellt werden.
  • Kommentar
    Hierbei kann ein Kommentar im Zuge der Aufgabe hinterlassen werden.
  • Erledigt
    Dieses Feld bietet die Möglichkeit die Aufgabe auf „Erledigt“ zu setzen. Infolgedessen wird die Aufgabe von der Liste „Offene Aufgaben“ in die Liste der erledigten Aufgaben verschoben.
• Erledigte Aufgaben
  Hierbei handelt es sich um eine gerechnete Liste, welche alle erledigten Aufgaben anzeigt.

Registerkarte „Unterlagen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Unterlagen
  Innerhalb dieser Liste können aktenspezifische Unterlagen erzeugt oder hochgeladen werden.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen zur Akte zu hinterlassen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zur Akte hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen für den internen Gebrauch in der Akte zu hinterlassen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zur Akte hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zur Akte hinzugefügt wurden.

Geschäftsfälle

Geschäftsfälle enthalten dynamisch viele Objektstrukturen, diese können Sie in den Einstellungen des Geschäftsfalls, entsprechend den möglichen Objekten, bereitstellen. Ebenso können Sie auf Geschäftsfallebene entsprechende Konfigurationseinstellungen vornehmen.

Bereiche

• Geschäftsfall
  Dieser Bereich beinhaltet alle Einstellungen, welche zum Geschäftsfall gehören. Diese Einstellungen können entsprechend verändert werden.
• Unterlagen
  Dieser Bereich beinhaltet alle Unterlagen, welche der Akte (siehe Kapitel „Akten“) zugehörig sind.
• Zugeordnete Akten (siehe Kapitel „Akten“)
  Diese gerechnete Liste erscheint sofern innerhalb des Geschäftsfall eine Akte erzeugt wurde. Dieser Bereich beinhaltet alle diese Akten.
• Erhaltene Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Diese Liste enthält alle erhaltenen Anfragen innerhalb eines Geschäftsfalls.
• Erzeugte Anfragen
  Diese List enthält alle im Geschäftsfall erzeugten Anfragen.
• Anmerkung
  Sofern eine Anmerkung erzeugt wurde, erscheint dieser in dieser Liste.
• Interne Anmerkungen
  Sofern eine interne Anmerkung erzeugt wurde, erscheint dieser in dieser Liste.
• Historie
  Dieses Liste beschreibt die Historie zur entsprechenden Akte (siehe Kapitel „Akten“).

Aktionen

Folgende Aktionen finden Sie innerhalb eines Geschäftsfalls vor:

• Zuordnungen verwalten
  Diese Aktion ermöglicht das Verwalten von Zuordnungen innerhalb des Geschäftsfalles. Dabei öffnet sich ein Fenster, wobei entschieden werden kann, welche Zuordnungen innerhalb des Geschäftsfalls möglich sein sollen.
• Akte erzeugen (siehe Kapitel „Akten“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen einer neuen Akte innerhalb des Geschäftsfalls. Dabei öffnet sich ein Fenster, welches alle wichtigen Einstellungen bezüglich der neuen Akte ermöglicht.
• Hochladen
  Diese Aktion ermöglicht das Hochladen von geschäftsfallspezifischen Unterlagen, und legt diese in die Liste der Unterlagen innerhalb des Geschäftsfalls.
• Wiedervorlagen verwalten
  Mit einer Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet oder ein Prozess gestartet werden.
• Prozess starten
  Diese Aktion ermöglicht das Starten eines Prozesses, bzw. das Konfigurieren eines Prozesses direkt innerhalb des betreffenden Geschäftsfalls.
• Aufbewahrungspflicht aktivieren
  Setze eine Aufbewahrungspflicht für den entsprechenden Geschäftsfall.
• Anmerkung hinzufügen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei eine Anmerkung zum entsprechenden Geschäftsfall hinzugefügt werden kann.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei eine interne Anmerkung zum entsprechenden Geschäftsfall hinzugefügt werden kann.
• Eigenschaften
  Öffnet die Einstellungen des Geschäftsfalls.

Einstellungen

In einem Geschäftsfall können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Geschäftsfall“

• Sachgebiet (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Hierbei handelt es sich um das verlinkte Sachgebiet, in welchem sich der Geschäftsfall befindet.
• Zusätzliche Sachgebiete referenzieren
  Hierbei kann das Hinzufügen von weiteren notwendigen Sachgebieten ermöglicht werden.
• Zusätzliche Sachgebiete
  Diese Liste erscheint nur, sofern das Feld Zusätzliche Sachgebiete referenzieren aktiviert wurde. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit weitere Sachgebiete in Relation zum Geschäftsfall zu setzen.
• Jahr
  Hierbei handelt es sich um das Jahr, in welchem der Geschäftsfall erzeugt wurde.
• Ordnungszahl
  Hierbei handelt es sich um die Ordnungszahl des Geschäftsfalles.
• Status
  Hierbei handelt es sich um den Status des Geschäftsfalls, welcher als Aktiv eingestellt ist. Dieser kann jedoch vom Nutzer entsprechend den gegebenen Status angepasst werden.
• Geschäftsfallart (siehe Kapitel „Geschäftsfallarten“)
  Hierbei kann die Geschäftsfallart des Geschäftsfalls angegeben werden. Sofern noch keine spezifiziert wurde, muss diese neu erzeugt werden.
• Betreff
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Betreff für den Geschäftsfall bereitzustellen.
• Begriffe
  Dieses Feld stellt die Möglichkeit dar, Begriffe für die Akte anzugeben.
• Begriffe auswählen
  Dieses öffnet ein neues Feld, mit allen definierten Begriffen. Diese Begriffe können für die Akte ausgewählt werden und werden anschließend in das Feld Begriffe eingefügt.
• Interner Bearbeiter
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Bearbeiters.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Bearbeiter referenziert.
• Interner Jurist
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Juristen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Juristen referenziert.
• Interner Verantwortlicher
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Verantwortlichen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Verantwortlichen referenziert.

Registerkarte „Termine“ (siehe Kapitel „Termine“)

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Zusätzliches Erinnerungsdatum
  Hierbei kann ein zusätzliches Erinnerungsdatum für die Akte hinterlegt werden.
• Wiederholung
  Dieses Feld ermöglicht das Setzen eines Zeitraumes, in dem eine wiederholte Erinnerung gesetzt wird.
• Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
  Dieses Feld ermöglicht weitere Kontakte für den Erhalt von Erinnerungen anzuführen.
• Nächste Erinnerung
  Dieses Feld zeigt das Datum der nächsten Erinnerung.
• Quelle
  Dieses Feld zeigt die Quelle der nächsten Erinnerung.

Registerkarte „Zuordnungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Lieferant (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hierbei kann die Neufassung von Lieferanten im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Kunde (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kunden im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Klient (siehe Kapitel „Klient“)
  Hierbei kann die Neufassung von Klienten im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Gesellschaft (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gesellschaften im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Gremium (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gremien im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Gewerkschaft (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gewerkschaften im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Firma (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei kann die Neufassung von Firmen im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Geltungsbereich (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei kann die Neufassung von Geltungsbereichen im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Branche (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei kann die Neufassung von Branchen im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Region (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei kann die Neufassung von Regionen im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Marke (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei kann die Neufassung von Marken im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Produkt (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei kann die Neufassung von Produkten im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Projekt (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei kann die Neufassung von Projekten im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Lizenz (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei kann die Neufassung von Lizenzen im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Geschäftseinheit (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei kann die Neufassung von Geschäftseinheiten im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Kostenart (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kostenarten im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Kostenstelle (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kostenstellen im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Ergebnisbereich (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei kann die Neufassung von Ergebnisbereiche im Geschäftsfall aktiviert werden.
• Architektonisches Objekt (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“
  Hierbei kann die Neufassung von architektonischen Objekten im Geschäftsfall aktiviert werden.

Registerkarte „Unterlagen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Unterlagen
  Innerhalb dieser Liste können geschäftsfallspezifische Unterlagen erzeugt oder hochgeladen werden.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen zum Geschäftsfall zu hinterlassen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zum Geschäftsfall hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen für den internen Gebrauch im Geschäftsfall zu hinterlassen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Geschäftsfall hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zum Geschäftsfall hinzugefügt wurden.

Zuordnungen

Innerhalb einer Zuordnung können Sie entsprechende konkrete Verkörperungen, Bereiche, Aktionen und Einstellungen wie folgt konfigurieren. Unter die Bezeichnung Zuordnung fallen folgende Objekte:

Konkrete Verkörperungen

Grundsätzlich können im Zuge der Zuordnung folgende konkrete Verkörperungen identifiziert werden:

Lieferanten

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt einen Lieferanten dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Kunden

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt einen Kunden dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Klienten

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt einen Klienten dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Gesellschaften

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Gesellschaft dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Gremien

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt ein Gremium dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Gewerkschaften

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Gewerkschaft dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Firmen

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Firma dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Geltungsbereiche

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt einen Geltungsbereich dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Branchen

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Branche dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Regionen

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Region dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Marken

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Marke dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Produkte

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt ein Produkt dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Projekte

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt ein Projekt dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Lizenzen

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Lizenz dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Geschäftseinheiten

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Geschäftseinheit dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Kostenarten

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Kostenart dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Kostenstellen

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt eine Kostenstelle dar, welche folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Ergebnisbereiche

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt einen Ergebnisbereich dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Architektonische Objekte

Diese Verkörperung der Zuordnung stellt ein architektonisches Objekt dar, welcher folgende Bereiche, Aktionen und Einstellungen mit den Zuordnungen teilt.

Bereiche

Folgende Bereiche können Sie in einer Zuordnung vorfinden:

• Akten (siehe Kapitel „Akten“)
  Hierbei handelt es sich um alle Akten, welche innerhalb der Zuordnung erzeugt worden sind, oder in welchen die Zuordnung verlinkt wurde.
• Geschäftsfälle (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Hierbei handelt es sich um alle Geschäftsfälle, welche innerhalb der Zuordnung erzeugt worden sind, oder in welchen die Zuordnung verlinkt wurde.
• Anfragen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei handelt es sich um alle Anfragen, welche innerhalb der Zuordnung erzeugt worden sind, oder in welchen die Zuordnung verlinkt wurde.
• Zugeordnete Aktenverzeichnisse (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Hierbei handelt es sich um alle Aktenverzeichnisse, welche mit der Zuordnung verlinkt wurden.
• Zugeordnete Sachgebiete (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Hierbei handelt es sich um alle Sachgebiete, welche mit der Zuordnung verlinkt wurden.
• Unterlagen
  Hierbei handelt es sich um alle Unterlagen, welchen innerhalb der Zuordnung erzeugt oder hochgeladen wurden.

Aktionen

Folgende Aktionen finden Sie innerhalb einer Zuordnung vor:

• Anmerkung hinzufügen
  Diese Aktion ermöglicht das Öffnen eines Fensters, wobei eine entsprechende Anmerkung zur Zuordnung hinzugefügt werden kann.
• Akte erzeugen (siehe Kapitel „Akten“)
  Diese Aktion ermöglicht das Öffnen eines Fensters, wobei eine entsprechende Akte erzeugt werden kann und entsprechend der Zuordnung hinzugefügt werden kann.
• Geschäftsfall erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Diese Aktion ermöglicht das Öffnen eines Fensters, wobei ein entsprechender Geschäftsfall erzeugt werden kann und entsprechend der Zuordnung hinzugefügt werden kann.
• Anfrage erzeugen (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Diese Aktion ermöglicht das Öffnen eines Fensters, wobei eine entsprechende Anfrage erzeugt werden kann und entsprechend der Zuordnung hinzugefügt werden kann.
• Aktualisieren
  Diese Aktion aktualisiert die Zuordnung.
• Konsolidieren
  Diese Aktion konsolidiert die Zuordnung mit einer Anderen.
• Testumgebung vorbereiten
  Bereitet eine Testumgebung vor, indem alle zugewiesenen Aktenmanagerlisten erstellt, bzw. aktualisiert werden.
• Eigenschaften
  Öffnet die Eigenschaften der Zuordnung.

Einstellungen

In einer Zuordnung können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Berechtigungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Aktenmanagerliste
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine entsprechende Aktenmanagerliste auszuwählen, wobei eine Aktenmanagerliste bereits vorausgewählt ist.
• Alle Rechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Aktenmanagerakten
  Hierbei können etwaige Nutzer hinzugefügt werden, welche alle Rechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Aktenmanagerakten erhalten sollen.
• Änderungsrechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Aktenmanagerakten
  Hierbei können etwaige Nutzer hinzugefügt werden, welche Änderungsrechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Aktenmanagerakten erhalten sollen.
• Leserechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Aktenmanagerakten
  Hierbei können etwaige Nutzer hinzugefügt werden, welche Leserechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Aktenmanagerakten erhalten sollen.
• Alle Rechte für alle zugeordneten Aktenmanagerlisten und -akten
  Hierbei können etwaige Nutzer hinzugefügt werden, welche alle Rechte für alle zugeordneten Aktenmanagerliste und -akten erhalten sollen.
• Änderungsrechte für alle zugeordneten Aktenmanagerlisten und -akten
  Hierbei können etwaige Nutzer hinzugefügt werden, welche Änderungsrechte für alle zugeordneten Aktenmanagerliste und -akten erhalten sollen.
• Leserechte für alle zugeordneten Aktenmanagerlisten und -akten
  Hierbei können etwaige Nutzer hinzugefügt werden, welche Leserechte für alle zugeordneten Aktenmanagerliste und -akten erhalten sollen.
• Verfügbar für Zuordnungen durch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit die Verfügbarkeit für Zuordnungen durch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten zu aktivieren.
• Zugeordnete Verzeichnisse (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit entsprechende zur Zuordnung zugeordnete Verzeichnisse zu erwähnen und dementsprechend zuzuordnen.
• Zugeordnete Sachgebiete (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit entsprechende zur Zuordnung zugeordnete Sachgebiete zu erwähnen und dementsprechend zuzuordnen.

Registerkarte „Adresse“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Offizielle Bezeichnung
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit die offizielle Bezeichnung der Zuordnung bekanntzugeben. Diese wird in weiterer Folge auch als dessen Namen identifiziert.
• Alternative Bezeichnung
  Hierbei kann neben der offiziellen Bezeichnung auch noch eine alternative Bezeichnung für die Zuordnung angegeben werden.
• Straße
  Hierbei handelt es sich um die Straße in welcher die Zuordnung dessen Hauptsitz hat.
• PLZ
  Hierbei handelt es sich um die Postleitzahl der Zuordnung.
• Ort
  Hierbei handelt es sich um den Ort, in welchem die Zuordnung dessen Hauptsitz hat.
• Land
  Hierbei handelt es sich um das Land, in welchem die Zuordnung dessen Hauptsitz hat.
• Information zur Rechnungslegung
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Informationen zur Rechnungslegung der Zuordnung hinzuzufügen.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen zur jeweiligen Zuordnung zu hinterlassen.
• Anhänge hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit Dateien zu den Verweisen hinzuzufügen.

Anfragen

Innerhalb einer Anfrage können Sie entsprechende Bereiche, Aktionen und Einstellungen wie folgt konfigurieren:

Bereiche

Folgende Bereiche können Sie innerhalb einer Anfrage vorfinden:

• Anfrage
  Dieser Bereich beinhaltet alle Einstellungen, welche zur Anfrage gehören. Diese Einstellungen können entsprechend verändert werden.
• Beschreibung
  Dieser Bereich beinhaltet die Beschreibung, welche zur Anfrage gehört.
• Zugeordnete Aktenmanagerakten
  Dieser Bereich wird ersichtlich, sofern ein Geschäftsfall (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“) innerhalb einer Anfrage erzeugt wurde. Bei diesem Bereich handelt es sich somit um eine gerechnete Liste, welche diese Geschäftsfälle beinhaltet.
• Zugehörige Elemente
  Dieser Bereich wird ersichtlich, sofern ein Geschäftsfall (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“) innerhalb einer Anfrage erzeugt wurde. Bei diesem Bereich handelt es sich somit um eine gerechnete Liste, welche diese Geschäftsfälle beinhaltet.
• Unterlagen
  Hierbei handelt es sich um etwaige anfrage-spezifische Unterlagen.
• Anmerkung
  Sofern eine Anmerkung erzeugt wurde, erscheint dieser in dieser Liste.
• Interne Anmerkungen
  Sofern eine interne Anmerkung erzeugt wurde, erscheint dieser in dieser Liste.
• Historie
  Dieses Liste beschreibt die Historie zur entsprechenden Anfrage.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie innerhalb einer Anfrage vorfinden:

• Zuordnungen verwalten (siehe Kapitel „Zuordnungen“)
  Diese Aktion ermöglicht das Verwalten von Zuordnungen innerhalb der Anfrage. Dabei öffnet sich ein Fenster, wobei entschieden werden kann, welche Zuordnungen innerhalb der Anfrage möglich sein sollen.
• Geschäftsfall erzeugen (siehe Kapitel „Geschäftsfälle“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen eines neuen Geschäftsfall innerhalb der Anfrage. Dabei öffnet sich ein Fenster, welches alle wichtigen Einstellungen bezüglich des neuen Geschäftsfall ermöglicht.
• Hochladen
  Diese Aktion ermöglicht das Hochladen von anfragespezifischen Unterlagen, und legt diese in die Liste der Unterlagen innerhalb der Anfrage.
• Wiedervorlagen verwalten
  Mit einer Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet oder ein Prozess gestartet werden.
• Prozess starten
  Diese Aktion ermöglicht das Starten eines Prozesses, bzw. das Konfigurieren eines Prozesses direkt innerhalb der betreffenden Anfrage.
• Aufbewahrungspflicht aktivieren
  Setze eine Aufbewahrungspflicht für die entsprechende Anfrage.
• Anmerkung hinzufügen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei eine Anmerkung zur entsprechenden Anfrage hinzugefügt werden kann.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Hierbei öffnet sich ein Fenster, wobei eine interne Anmerkung zur entsprechenden Anfrage hinzugefügt werden kann.
• Eigenschaften
  Öffnet die Einstellungen der Anfrage.

Einstellungen

In einer Anfrage können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Anfrage“

• Ablage
  Hierbei handelt es sich um die verlinkte Ablage, in welcher sich die Anfrage grundsätzlich befindet.
• Zusätzliche Ablagen referenzieren
  Hierbei kann das Hinzufügen von weiteren notwendigen Ablagen ermöglicht werden.
• Zusätzliche Ablagen
  Diese Liste erscheint nur, sofern das Feld Zusätzliche Ablagen referenzieren aktiviert wurde. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit weitere Ablage in Relation zur Anfrage zu setzen.
• Jahr
  Hierbei handelt es sich um das Jahr, in welchem die Anfrage erzeugt wurde.
• Ordnungszahl
  Hierbei handelt es sich um die Ordnungszahl der Anfrage.
• Bearbeitungsstatus
  Hierbei handelt es sich um den Bearbeitungsstatus der Anfrage, welcher als Akzeptiert eingestellt ist. Dieser kann jedoch vom Nutzer entsprechend den gegebenen Bearbeitungsstatus angepasst werden.
• Anfrageart (siehe Kapitel „Anfragearten“)
  Hierbei kann die Anfrageart der Anfrage angegeben werden. Sofern noch keine spezifiziert wurde, muss diese neu erzeugt werden.
• Zugehörige Aktenmanagerakte
  Dieses Feld zeigt die zugehörige Aktenmanagerakte.
• Betreff
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit einen Betreff für die Anfrage bereitzustellen.
• Beschreibung
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit eine Beschreibung für die Anfrage zu formulieren.
• Begriffe
  Dieses Feld stellt die Möglichkeit dar, Begriffe für die Akte anzugeben.
• Begriffe auswählen
  Dieses öffnet ein neues Feld, mit allen definierten Begriffen. Diese Begriffe können für die Akte ausgewählt werden und werden anschließend in das Feld Begriffe eingefügt.
• Einbringer
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Einbringers, wobei dieser bereits vor befüllt ist.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den Einbringer referenziert.
• Interner Bearbeiter
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Bearbeiters.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Bearbeiter referenziert.
• Interner Jurist
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Juristen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Juristen referenziert.
• Interner Verantwortlicher
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen eines Verantwortlichen.
• E-Mail-Adresse
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse, welche sich auf den internen Verantwortlichen referenziert.

Registerkarte „Termine“ (siehe Kapitel „Termine“)

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Zusätzliches Erinnerungsdatum
  Hierbei kann ein zusätzliches Erinnerungsdatum für die Akte hinterlegt werden.
• Wiederholung
  Dieses Feld ermöglicht das Setzen eines Zeitraumes, in dem eine wiederholte Erinnerung gesetzt wird.
• Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
  Dieses Feld ermöglicht weitere Kontakte für den Erhalt von Erinnerungen anzuführen.
• Nächste Erinnerung
  Dieses Feld zeigt das Datum der nächsten Erinnerung.
• Quelle
  Dieses Feld zeigt die Quelle der nächsten Erinnerung.

Registerkarte „Zuordnungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Lieferanten (siehe Kapitel „Lieferant“)
  Hierbei kann die Neufassung von Lieferanten in der Anfrage aktiviert werden.
• Kunden (siehe Kapitel „Kunde“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kunden in der Anfrage aktiviert werden.
• Klienten (siehe Kapitel „Klient“)
  Hierbei kann die Neufassung von Klienten in der Anfrage aktiviert werden.
• Gesellschaften (siehe Kapitel „Gesellschaft“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gesellschaften in der Anfrage aktiviert werden.
• Gremien (siehe Kapitel „Gremien“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gremien in der Anfrage aktiviert werden.
• Gewerkschaften (siehe Kapitel „Gewerkschaft“)
  Hierbei kann die Neufassung von Gewerkschaften in der Anfrage aktiviert werden.
• Firmen (siehe Kapitel „Firmen“)
  Hierbei kann die Neufassung von Firmen in der Anfrage aktiviert werden.
• Geltungsbereiche (siehe Kapitel „Geltungsbereich“)
  Hierbei kann die Neufassung von Geltungsbereichen in der Anfrage aktiviert werden.
• Branchen (siehe Kapitel „Branche“)
  Hierbei kann die Neufassung von Branchen in der Anfrage aktiviert werden.
• Regionen (siehe Kapitel „Region“)
  Hierbei kann die Neufassung von Regionen in der Anfrage aktiviert werden.
• Marken (siehe Kapitel „Marke“)
  Hierbei kann die Neufassung von Marken in der Anfrage aktiviert werden.
• Produkte (siehe Kapitel „Produkt“)
  Hierbei kann die Neufassung von Produkten in der Anfrage aktiviert werden.
• Projekte (siehe Kapitel „Projekt“)
  Hierbei kann die Neufassung von Projekten in der Anfrage aktiviert werden.
• Lizenzen (siehe Kapitel „Lizenz“)
  Hierbei kann die Neufassung von Lizenzen in der Anfrage aktiviert werden.
• Geschäftseinheiten (siehe Kapitel „Geschäftseinheit“)
  Hierbei kann die Neufassung von Geschäftseinheiten in der Anfrage aktiviert werden.
• Kostenarten (siehe Kapitel „Kostenart“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kostenarten in der Anfrage aktiviert werden.
• Kostenstellen (siehe Kapitel „Kostenstelle“)
  Hierbei kann die Neufassung von Kostenstellen in der Anfrage aktiviert werden.
• Ergebnisbereiche (siehe Kapitel „Ergebnisbereich“)
  Hierbei kann die Neufassung von Ergebnisbereiche in der Anfrage aktiviert werden.
• Architektonische Objekte (siehe Kapitel „Architektonische Objekt“)
  Hierbei kann die Neufassung von architektonischen Objekten in der Anfrage aktiviert werden.

Registerkarte „Unterlagen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Unterlagen
  Innerhalb dieser Liste können anfragespezifische Unterlagen erzeugt oder hochgeladen werden.

Registerkarte „Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen zur Anfrage zu hinterlassen.
• Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen Anmerkungen, welche zur Anfrage hinzugefügt wurden.

Registerkarte „Interne Anmerkungen“

Folgende Möglichkeiten der Einstellung ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte:

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Dieses Feld bietet die Möglichkeit etwaige Anmerkungen für den internen Gebrauch in der Anfrage zu hinterlassen.
• Interne Anmerkungen
  Dieses Feld zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zur Anfrage hinzugefügt wurden.
• Details zu internen Anmerkungen
  Diese Liste zeigt die bisherigen interne Anmerkungen, welche zur Anfrage hinzugefügt wurden.

Aktenarten

Innerhalb einer Aktenart können Sie entsprechende Einstellungen wie folgt konfigurieren:

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb einer Aktenart vornehmen:

Registerkarte „Aktenart“

• Kann in Anfragen verwendet werden (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hiermit können Sie die Aktenart in einer Anfrage verwenden.
• Einstellungen des Aktenverzeichnisses überschreiben für (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“)
  Hierbei kann innerhalb dieses Feldes entschieden werden, für welche Optionen die Einstellungen des Aktenverzeichnisses überschrieben werden können.

Geschäftsfallarten

Innerhalb einer Geschäftsfallart können Sie entsprechende Einstellungen wie folgt konfigurieren:

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb einer Geschäftsfallart vornehmen:

Registerkarte „Geschäftsfallart“

• Kann in Anfragen verwendet werden (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hiermit können Sie die Geschäftsfallart in einer Anfrage verwenden.
• Einstellungen des Sachgebiets überschreiben für (siehe Kapitel „Sachgebiete“)
  Hierbei kann innerhalb dieses Feldes entschieden werden, für welche Optionen die Einstellungen des Sachgebiets überschrieben werden können.

Anfragearten

Innerhalb einer Anfrageart können Sie entsprechende Einstellungen wie folgt konfigurieren:

Einstellungen

Folgende Einstellungen können Sie innerhalb einer Anfrageart vornehmen:

Registerkarte „Geschäftsfallart“

• Einstellungen der Anfragenliste überschreiben für (siehe Kapitel „Anfragen“)
  Hierbei kann innerhalb dieses Feldes entschieden werden, für welche Optionen die Einstellungen der Anfragenliste überschrieben werden können.

Kalender

Kalender sind Objekte, innerhalb welchen Termine (siehe Kapitel „Termine“) und Aufgaben (siehe Kapitel „Aufgaben“) verwaltet werden können. Dabei ergibt sich nur ein Bereich, welcher den Kalender selbst darstellt.

Aktionen

Innerhalb eines Kalenders ergeben sich folgende Aktionen:

• Termin erzeugen (siehe Kapitel „Termine“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen eines Termins innerhalb des Kalenders des Aktenverzeichnisses (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“). Dabei öffnet sich ein Fenster, welches alle notwendigen Einstellungen in Bezug auf den Termin ermöglicht.
• Aufgabe erzeugen (siehe Kapitel „Aufgaben“)
  Diese Aktion ermöglicht das Erzeugen einer Aufgabe innerhalb des Kalenders des Aktenverzeichnisses. Dabei öffnet sich ein Fenster, welches alle notwendigen Einstellungen in Bezug auf die Aufgabe ermöglicht.

Termine

Termine sind Objekte, welche innerhalb von einem Kalender erzeugt werden können. Dabei ergeben sich folgende Einstellungen.

Einstellungen

Etwaige Einstellungen müssen im Falle einer Terminerzeugung berücksichtigt werden:

Registerkarte „Neuer Termin“

Grundsätzlich ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte folgende Eigenschaften:

• Betreff
  Dieses Feld beschreibt den Betreff des Termins.
• Ort
  Dieses Feld beschreibt wo der Termin abgehalten wird.
• Dringlichkeit
  Dieses Feld beschreibt die Dringlichkeit des Termins.
• Hervorhebungsfarbe
  Dieses Feld bestimmt die Hervorhebungsfarbe, mit welcher der Termin angezeigt wird.
• Ganztätig
  Dieses Feld bestimmt, ob der Termin ganztätig abzuhalten ist. Sofern dieses Feld aktiviert ist, ist das Feld Zeitzone nicht mehr zu sehen und die Stundenangaben bei den Feldern Startzeitpunkt und Endzeitpunkt sind zu vernachlässigen.
• Startzeitpunkt
  Dieses Feld bestimmt den Startzeitpunkt des Termins.
• Endzeitpunkt
  Dieses Feld bestimmt den Endzeitpunkt des Termins.
• Zeitzone
  Dieses Feld bestimmt die Zeitzone des Termins.
• Beschreibung
  Dieses Feld stellt die Möglichkeit dar, den Termin kurz zu beschreiben.
• Teilnehmer
  Mittels diesem Feld können etwaige Teilnehmer zum Termin hinzugefügt werden.
• Kategorien
  Dieses Feld stellt eine Möglichkeit dar, Kategorien zum Termin hinzuzufügen.
• Kategorie
  Dieses Feld bietet eine Möglichkeit eine konkrete Kategorie für den Termin auszuwählen.

Registerkarte „Terminwiederholung“

Grundsätzlich ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte folgende Eigenschaften:

• Wiederholungsregel
  Dieses Feld ermöglicht das Hinterlegen einer Regel, wobei der Termin entsprechend der Regel wiederkehrend ist.
  • Wiederhole
    Dieses Feld ermöglicht das Einstellen der Wiederholung, wobei zwischen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich unterschieden werden kann.
  • Wiederholungsintervall
    Hier kann ein Wiederholungsintervall eingestellt werden.
  • Wiederhole bis
    Dieses Feld bietet die Möglichkeit den Termin stoppen zu lassen.

Aufgaben

Aufgaben sind Objekte, welche innerhalb von einem Kalender (siehe Kapitel „Kalender“) erzeugt werden können. Dabei ergeben sich folgende Einstellungen.

Einstellungen

Etwaige Einstellungen müssen Sie im Falle einer Aufgabenerzeugung berücksichtigen:

Registerkarte „Neue Aufgabe“

Grundsätzlich ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte folgende Eigenschaften:

• Betreff
  Dieses Feld ergibt den Betreff für die Aufgabe.
• Ort
  Hier kann der Ort für die Aufgabe hinterlegt werden.
• Dringlichkeit
  Hier kann die Dringlichkeit der Aufgabe spezifiziert werden.
• Hervorhebungsfarbe
  Hier kann eine Hervorhebungsfarbe für die Aufgabe hinterlegt werden, diese wird im Kalender (siehe Kapitel „Kalender“) angezeigt.
• Status
  Hier kann der Status der Aufgabe ausgewählt werden.
• Fortschritt (in %)
  Hier kann der Fortschritt der Aufgabe angegeben werden.
• Startzeitpunkt
  Dieses Feld dient der Informationsübermittlung, wann die Aufgabe gestartet hat.
• Fälligkeit
  Dieses Feld dient der Information, wann die Aufgabe schlussendlich fällig ist.
• Zeitzone
  Hier kann die Zeitzone der jeweiligen Aufgabe hinterlegt werden.
• Beschreibung
  Hierbei kann eine Beschreibung für die Aufgabe angegeben werden.
• Kategorie
  Hier kann eine Kategorie für die jeweilige Aufgabe hinterlegt werden.

Registerkarte „Aufgabenwiederholung“

Grundsätzlich ergeben sich innerhalb dieser Registerkarte folgende Eigenschaften:

• Wiederholungsregel
  Diese Regel definiert wie oft und wann die Aufgabe wiederholt werden muss. Dabei gibt es folgende Eigenschaften der Wiederholungsregel, welche diese Daten näher spezifizieren:
  • Wiederhole
    Hier kann ausgewählt werden, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll.
  • Wiederholungsintervall
    Hier kann ein Intervall an Wiederholungen angegeben werden.
  • Wiederhole bis
    Hier kann angegeben werden, bis wann die Aufgabe wiederholt werden muss.

Technisches-Aktenmanagement-Webservice-Schnittstellen

Fabasoft Approve Records bietet Ihnen folgende Schnittstellen, welche Sie mit etwaigen Objekten und Content bespielen können:

Einrichtung

Die WSDL ist unter folgender URL erreichbar:

• https://<host>/<vdir>/fscdav/wsdl?WEBSVC=SOLAPPROVERECORDS _111_100_WebService
  • „<host>“ ist in der Lokation Deutschland durch „https://de.cloud.fabasoft.com“ zu ersetzen, für Österreich durch „https://at.cloud.fabasoft.com“ und für Schweiz durch „https://ch.cloud.fabasoft.com“
  • „<vdir>“ ist durch „folio“ zu ersetzen
    • Aufruf für deutsche Lokation:
      https://de.cloud.fabasoft.com/folio/fscdav/wsdl?WEBSVC=SOLAPPROVERECORDS_111_100_WebService

Das Webservice unterstützt auch das JSON-Format:

• https://<host>/<vdir>/wsjson/SOLAPPROVERECORDS_111_100_WebService/<operation>

Authentisierung

Zur Authentisierung müssen Sie als Benutzernamen Ihre E-Mail-Adresse verwenden und ein Passwort für Anwendungen für „Aktenmanager“ generieren. Um ein Passwort für Anwendungen zu generieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Benutzerhilfe-Fabasoft-Cloud-ger/kontoeinstellungen.htm#zugriff-fuer-anwendungen: neues Fenster

WSImportZIP

WSImportZIP importiert ein ZIP-Archiv in eine Basisliste. Der optionale Parameter name erhält den Namen des ZIP-Archivs; wenn der Paramater leer ist, wird automatisch ein Name für die Datei nach dem Muster „Import <aktuelles Datum>“ generiert. Der Parameter baselist verlangt als Wert die Fabasoft Cloud ID, ansonsten schlägt die Operation fehl. Der optionale Parameter extension erhält als Wert das Dateiformat; wird kein Wert vergeben, setzt die Operation standardmäßig das ZIP-Format. Der Parameter data verlangt als Wert die zu übertragende Datei, andernfalls schlägt die Operation fehl.

WSGetExportZIPs

WSGetExportZIPs ruft eine Liste aller Schlüssel von ZIP-Archiven ab, die Akten (siehe Kapitel „Akten“) in einem Aktenverzeichnis (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“) enthalten. Der Parameter baselist verlangt als Wert die Fabasoft Cloud ID einer Basisliste, ansonsten schlägt die Operation fehl. Der Parameter selector verlangt als Wert ein Objekt mit einem Attribut bzw. eine Attributsdefinition, in den Akten bzw. Zuordnungsobjekte (siehe Kapitel „Zuordnungen“) enthalten sind. Der Rückgabewert keys enthält eine Liste aller Schlüssel zu ZIP- Archiven, die exportiert werden sollen.

Wenn der Parameter selector keinen Wert enthält, wird standardmäßig die Fabasoft Cloud ID der Aktenverzeichnis gesetzt.

Wenn als selector eine Aktenverzeichnis definiert wird, werden die Schlüssel im Rückgabewert nach dem Muster „COO.a.b.c.d|COO.e.f.g.h“ ausgegeben.

Wenn als selector eine Attributs Definition (z. B. die Liste der abgelaufenen Verträge) definiert wird, enthält die Liste in keys für jeden Vertrag einen eigenen Eintrag.

WSExportZIP

WSExportZIP gibt den Zip Inhalt für ein Zip Objekt zurück. Dabei wird in erster Linie ein Schlüssel zur Identifizierung benötigt. Dieser benötigte Schlüssel stellt das Attribut key dar. Sofern kein Schlüssel vorhanden ist, wird ein Fehler geworfen. Sofern ein Schlüssel vorhanden ist, werden eine entsprechende Datei bzw. eine Liste mit dem Schlüssel gesucht und exportiert.

WSImportBaseListsAndRoles

WSImportBaseListsAndRoles importiert eine Reihe von Basislisten aus einer Excel-Arbeitsmappe. Der Parameter data verlangt als Wert ein Excel-Arbeitsblatt, ansonsten schlägt die Operation fehl. Der Parameter configuration verlangt als Wert die Fabasoft Cloud ID eines App-Rooms, ansonsten schlägt die Operation fehl.

Wenn in der importierten Excel-Arbeitsmappe Berechtigungen definiert sind, werden die Benutzer und Organisationseinheiten der Organisation des aktuellen Benutzers hinzugefügt. Nach dem Import wird eine neue Excel-Arbeitsmappe erzeugt, die die Fabasoft Cloud IDs der enthält.

Führen Sie vor dem Aufruf der Operation die folgenden Schritte aus:

1. Legen Sie in der Cloud-Organisation die gewünschten Objekte an.
2. Erzeugen Sie eine Excel-Arbeitsmappe.
3. Schreiben Sie In Zeile 1 Kommentare und Erläuterungen.
4. Schreiben Sie In Zeile 2 ab Spalte „F" die Namen der zuvor erzeugten Objekte. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Namen der erzeugten Objekte in Fabasoft Records korrekt in die Excel-Arbeitsmappe übernommen werden, andernfalls schlägt die Operation fehl.
5. Schreiben Sie in Zeile 3 ab Spalte „F" die E-Mail-Adressen der primären Ansprechpartner bzw. der Eskalationskontakte für das jeweilige Objekt in Zeile 2.
6. Schreiben Sie ab Zeile 4 in die Spalten „A“ bis „E“ jeweils die Werte für die folgenden Daten:
   • Nachname
   • Vorname
   • E-Mail-Adresse
   • Team-Präfix
   • Team-Suffix
     Hinweis:
     • Wenn kein Team-Suffix angegeben wird, entspricht der Teamname dem Team-Präfix.
     • Wenn ein Team-Suffix angegeben wird, werden Team-Präfix und Team-Suffix mit „ - “ zu einem Teamnamen verbunden.
7. Schreiben Sie ab Zeile 4 und ab Spalte "F" die Berechtigungen für Benutzer und Gruppen für das jeweilige Element in Zeile 2:
   • „r“ für „Leseberechtigt“
   • „w“ für „Änderungsberechtigt“
   • „x“ für „Alle Rechte“
     Hinweis: „x“ ist nicht in Aktenarten (siehe Kapitel „Aktenarten“) anwendbar.
   • „r“ für „Eingeschränkte Rechte“
     Hinweis: „r“ ist nur in Vertragslisten und Rechtsbereiche anwendbar.
   • „p“ für „Primärer Ansprechpartner“
     Hinweis: „p“ ist nur in Vertragslisten und Rechtsbereichen anwendbar, zusätzlich zur Berechtigung und ihr zwingend nachfolgend, z. B. „rp“.
   • „e“ für „Eskalationskontakt“
     Hinweis: „e“ ist nur in Zuordnungen (siehe Kapitel „Zuordnungen“) anwendbar, zusätzlich zur Berechtigung und ihr zwingend nachfolgend, z. B. „we“.
8. Speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe ab.
9. Legen Sie die Arbeitsmappe in dem Kontext ab, von dem aus Sie das Webservice ansteuern.

WSImportSuppliers

WSImportSuppliers importiert Lieferanten (siehe Kapitel „Lieferant“) durch die Übernahme von XML Inhalten. Dabei werden die Parameter context, data, synchronous gebraucht, wobei context die Relation zu einem Team Room darstellt. Sofern kein context angegeben ist, wird die Konfiguration der Recordsapp als context genommen. Sofern der context nicht der Records Konfiguration, einer Basisliste oder einem Kontaktraum entspringt, wird ein Fehler geworfen. Danach wird ein Objekt der Instanz angelegt und der context an das jeweilige gleiche Objekt übergeben.

Sofern die Überprüfungen bezüglich dem context gut gelaufen sind, wird überprüft, ob im XML etwaige erforderliche Daten vorhanden sind.

Innerhalb des XMLs sollten etwaige IDOC Referenzen vorhanden sind, wobei diese benötigt werden, um über die einzelnen Teile des XML, die etwaigen Lieferantenobjekte (siehe Kapitel „Lieferant“) bereitzustellen.

Sofern dies gut gegangen ist, wird weiterhin nach einem Kontaktraum gesucht. Sofern dieser nicht gefunden wurde, wird einer angelegt und die etwaigen Eigenschaften zur Verfügung gestellt.

WSCreateUpdateRecord

WSCreateUpdateRecord hat die Parameter register, subject, additionalvalues, id und link, wobei diese Parameter dazu gebraucht werden eine Akte (siehe Kapitel „Akten“) zu aktualisieren. Der Parameter register wird dazu benötigt das Aktenverzeichnis (siehe Kapitel „Aktenverzeichnisse“) zu identifizieren. Der Parameter subject stellt den Betreff der Akte dar. Additionalvalues ermöglicht das anhängen von etwaigen Attributen. Die id identifiziert die jeweilige Akte. Der link ist der Link zu der jeweiligen Akte, wobei der Nutzer nach Ausführen des Webservice diesen zur Verfügung gestellt bekommt.

WSCreateUpdateRecordDocument

WSCreateUpdateRecordDocument hat die Parameter record, name, extension, data additionalvalues, id und link, wobei diese Parameter dazu gebraucht werden ein Dokument in einer Akte (siehe Kapitel „Akten“) zu aktualisieren. Der Parameter record wird dazu benötigt die Akte zu identifizieren. Der Parameter name stellt den Namen des Dokumentes dar. Der Parameter extension stellt die Endung des Dokumentes dar. Additionalvalues ermöglicht das anhängen von etwaigen Attributen. Die id identifiziert die jeweilige Akte. Der link ist der Link zu der jeweiligen Akte, wobei der Nutzer nach Ausführen des Webservice diesen zur Verfügung gestellt bekommt.