Dokumente einer Personalakte

Dokumente einer Personalakte werden in Personalaktenregistern strukturiert abgelegt.

Für das Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Dokumente erzeugen
• Dokumente scannen
• Dokumente vorerfassen
• Dokumente importieren (z. B. mit Drag-and-drop)
• Dokumente registrieren

Hinweis: Dokumente können nur in Personalaktenregistern abgelegt werden und nicht direkt in der Personalakte. Sie können dennoch ein Dokument auf oberster Ebene erstellen, da beim impliziten Registrieren des Dokuments ein Personalaktenregister ausgewählt werden muss.

Bearbeitungsstatus

Jedem Dokument ist ein Bearbeitungsstatus zugewiesen:

• In Bearbeitung
  Dokumente, die nach dem Erstellen noch geändert werden (z. B. Zielvereinbarungen) sollen, müssen im Status „In Bearbeitung“ sein. Dies wird durch einen blauen Pfeil als Symbol visualisiert.
• Abgeschlossen
  Der Inhalt eines abgeschlossenen Dokuments kann nicht mehr verändert werden. Beim Abschließen wird ein finales Format erzeugt und eine Version gesichert. Abgeschlossene Dokumente können nicht wieder in Bearbeitung gesetzt werden.
• Storniert
  Beim Stornieren eines Dokuments wird der Status „Storniert“ vergeben.

Hinweis: Beim Scannen bzw. Hochladen von Dokumenten wird standardmäßig der Status „Abgeschlossen“ vergeben. Wenn der Status „In Bearbeitung“ vergeben werden soll, müssen Sie die Markierung im Feld Dokument abschließen entfernen.

Statusübergänge:

Personalaktendokument

Ein Personalaktendokument kann mehrere Dokumente (auch unterschiedlichen Typs) zusammenfassen. Abhängig vom Anwendungsfall können Sie im Personalaktenumfeld sowohl Dokumente (z. B. Microsoft Word-Dokument) als auch Personalaktendokumente verwenden.

Um ein Personalaktendokument zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte oder direkt in das gewünschte Personalaktenregister.
2. Öffnen Sie das Hintergrundkontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Klicken Sie dann auf „Neu“.
3. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog die Objektklasse „Personalaktendokument” aus, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Registrieren Sie das Dokument zur Personalakte, indem Sie die Metadaten befüllen.
   Hinweis: Ein Dokument im Personalaktendokument kann als Hauptdokument definiert werden. Dazu wählen Sie es einfach aus der Dropdown-Liste „Hauptdokument" aus.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Personalaktendokument wurde erstellt und registriert.

Hinweis:

• Beim Bearbeiten eines Personalaktendokuments wird das Hauptdokument geöffnet. Die weiteren Dokumente können Sie über die Eigenschaften des Personalaktendokuments (Registerkarte „Personalaktendokument > Dokumente) bearbeiten. Wenn Sie jedoch das Dokument signieren oder mit einem QR-Code drucken möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen im Kontextmenü der Personalakte auswählen, werden alle enthaltenen Dokumente angezeigt.
• Es ist auch möglich, z.B. in der Konfiguration der Personalakten-App oder in den Einstellungen einer Personalaktenablage Personalaktendokumentvorlagen zu erstellen. Mehr über die Definition von Vorlagen erfahren Sie unter "Vorlagen definieren: neues Fenster".

Personalaktendokumente verpflichtend verwenden

Wenn die Einstellung „Personalaktendokumente verpflichtend verwenden“ in der Konfiguration oder auf einer Ablage aktiviert ist, können in einer Personalakte nur mehr Personalaktendokumente erzeugt werden. Wenn ein Dokument registriert wird, erhält dieses eine Personalaktendokument-Hülle und das Dokument wird als Hauptdokument verwendet. Wenn mehrere Dokumente gleichzeitig registriert werden, kann man entscheiden, ob die Dokumente als einzelne Personalaktendokumente abgelegt oder gemeinsam in einem Personalaktendokument zusammengefasst werden.

Hinweis: Mit der Einstellung „Personalaktendokumente verpflichtend verwenden“ auf einer Ablage ist es möglich, die Einstellungen der Konfiguration zu überschreiben.

Ein Dokument erzeugen

Um ein Dokument zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte oder direkt in das gewünschte Personalaktenregister.
2. Öffnen Sie das Hintergrundkontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich. Klicken Sie dann auf „Neu“.
3. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Registrieren Sie das Dokument zur Personalakte, indem Sie die Metadaten befüllen.
   Hinweis: Wenn Sie sich in einem Personalaktenregister befinden, ist dieses bereits vorausgewählt.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Das Dokument wird im Personalaktenregister abgelegt und kann über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet werden.

Ein Dokument bearbeiten

Um ein Dokument zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Bearbeiten“.

Hinweis: Metadaten der Personalakte können als aktualisierbare Felder in zugeordneten Word-Dokumenten eingefügt werden. Die Schaltfläche „Eigenschaft“ steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Einfügen“ zur Verfügung (das Fabasoft Cloud COM-Add-in muss aktiviert sein).

Ein Dokument scannen

Um ein Dokument direkt am Endgerät zu scannen und zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte oder das gewünschte Personalaktenregister.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Scannen“.
3. Scannen Sie das Dokument.
   Hinweis: Die Scansoftware muss so eingestellt sein, dass das gescannte Dokument in die Zwischenablage kopiert wird. Falls Ihre Scansoftware dies nicht direkt unterstützt, können Sie das Programm copytoclipboard in den Nachbearbeitungsschritten Ihrer Scansoftware hinterlegen. Das Programm können Sie über den Scandialog herunterladen.
4. Nachdem das Dokument in die Zwischenablage kopiert wurde, bestätigen Sie mit „Ja“, dass das Dokument hochgeladen werden soll.
5. Wählen Sie, wenn Sie sich direkt in der Personalakte befinden, das Personalaktenregister aus, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Andernfalls ist das aktuelle Personalaktenregister bereits vorausgewählt.
6. Ergänzen Sie gegebenenfalls noch Metadaten und klicken Sie auf „Speichern“.

Ein Dokument für einen Scan vorerfassen

Dokumente in Papierform können eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt über den Barcode, der im Scan-Dialog angegeben werden muss.

Um ein Dokument für einen Scan vorzuerfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte oder das gewünschte Personalaktenregister.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Vorerfassen“.
3. Wählen Sie, wenn Sie sich direkt in der Personalakte befinden, das Personalaktenregister aus, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Geben Sie einen Barcode ein, der sich auf dem entsprechenden Papierdokument befindet. Vergeben Sie zusätzlich einen Namen für das Dokument.
4. Klicken Sie auf „Dokument vorerfassen“.

Es wird sofort ein leeres Dokument erstellt. Sobald das Dokument gescannt wurde, wird der Inhalt in dieses Dokument übernommen. In der Personalaktenablage finden Sie im Feld „Scan-Warteschlange“ die Dokumente, die noch gescannt werden müssen.  

Hinweis:

• Die Aktion „Vorerfassen“ steht nur zur Verfügung, wenn diese in der Personalaktenablage aktiviert wurde.
• Ihr Systemadministrator muss die Scansoftware entsprechend konfigurieren, damit die gescannten Dokumente über ein Webservice in das System importiert werden (siehe Kapitel „Scanfunktionalität bereitstellen (Vorerfassen)“).

Ein Dokument hochladen

Um ein Dokument hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalakte oder das gewünschte Personalaktenregister.
2. Sie können Dateien per Drag-and-drop, mit den Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V oder über die Aktion „Hochladen“ importieren.
   Hinweis: Abhängig vom Webbrowser stehen nicht immer alle Möglichkeiten zur Verfügung.
3. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie gegebenenfalls das gewünschte Personalaktenregister aus. Sie können noch weitere Metadaten eintragen.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Die Gültigkeit eines Dokuments festlegen

Dokumente, die immer wieder erneuert werden müssen, können mit einer Gültigkeit versehen werden.

Um die Gültigkeit eines Dokuments festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Eigenschaften“.
3. Auf der Registerkarte „Dokument“ können Sie in den Feldern Gültig ab und Gültig bis ein Datum festlegen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Falls ein Dokument noch nicht gültig oder abgelaufen ist, wird dies mit einem roten Rufzeichen kenntlich gemacht.

Ein Dokument unterschreiben

Auf Dokumenten können manuelle Unterschriften wie zum Beispiel „Genehmigen“ oder „Zur Kenntnis“ angebracht werden.

Um ein Dokument zu unterschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Manuelle Unterschriften“.
3. Füllen Sie die Felder Unterschriftenart, Bemerkung, Unterschrieben am/um und Manuell unterschrieben von aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Im Feld Manuelle Unterschriften werden alle bisherigen und die neu hinzugefügte Unterschrift angezeigt.
   Sie können diesen Schritt mehrmals wiederholen, um weitere Unterschriften zu erfassen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Unterschriften zu übernehmen.

Hinweis: Die Unterschriften können auch in den Metadaten des Dokuments (Registerkarte „Unterschriften“) eingesehen werden. Die Registerkarte ist nur sichtbar, wenn mindestens eine Unterschrift vorhanden ist.

Ein Dokument klassifizieren und registrieren

Wenn ein Mindbreeze InSpire Service für die automatische Klassifizierung zur Verfügung steht, werden, wenn möglich, Metadaten aus dem Dokument extrahiert und das Registrierungsformular wird mit diesen Daten vorbefüllt.

Die Klassifizierung und Registrierung eines noch nicht klassifizierten und registrierten Dokuments kann entweder über den Kontextmenübefehl „Klassifizieren und registrieren“ erfolgen oder durch direktes Ablegen in einer Personalakte oder einem Personalaktenregister.

Hinweis: Die Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Mindbreeze InSpire Service entsprechend konfiguriert ist.

Um ein Dokument zu klassifizieren und zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Klassifizieren und registrieren“.
   Hinweis: Der Befehl steht nicht zur Verfügung, wenn das Dokument bereits klassifiziert ist. Die dem Dokument zugeordnete Kategorie kann ebenfalls dazu führen, dass der Befehl nicht vorhanden ist. Alternativ können Sie das Dokument direkt in das gewünschte Personalaktenregister kopieren.
3. Nach Möglichkeit werden aus dem Dokument extrahierte Metadaten vorbefüllt und farblich gekennzeichnet.
4. Überprüfen und ergänzen Sie gegebenenfalls Metadaten und klicken Sie auf „Speichern“.

Ein Dokument registrieren

Dokumente, die zu keiner Personalakte registriert sind, können über den Kontextmenübefehl „Registrieren als Personalaktendokument“ registriert werden. Alternativ kann das Dokument auch direkt in einer Personalakte oder in einem Personalaktenregister abgelegt werden.

Um ein Dokument zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Registrieren als Personalaktendokument“.
   Hinweis: Der Befehl steht nicht zur Verfügung, wenn das Dokument bereits registriert ist. Die dem Dokument zugeordnete Kategorie kann ebenfalls dazu führen, dass der Befehl nicht vorhanden ist. Alternativ können Sie das Dokument direkt in die gewünschte Personalakte oder in das gewünschte Personalaktenregister kopieren.
3. Wählen Sie eine Personalakte und ein Personalaktenregister aus, zu dem das Dokument zugeordnet werden soll.
4. Ergänzen Sie gegebenenfalls noch Metadaten und klicken Sie auf „Speichern“.

Ein Dokument umregistrieren

Dokumente, die zu einer falschen Personalakte bzw. zu einem falschen Personalaktenregister registriert sind, können umregistriert werden.

Um ein Dokument umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Umregistrieren“.
3. Wählen Sie eine Personalakte und ein Personalaktenregister aus, zu dem das Dokument zugeordnet werden soll.
4. Ergänzen Sie gegebenenfalls noch Metadaten und klicken Sie auf „Speichern“.

Das Dokument wird aus dem aktuellen Personalaktenregister entfernt und im neuen Personalaktenregister abgelegt.

Ein Dokument stornieren

Ein Dokument in einer Personalakte kann nicht sofort gelöscht, sondern muss zuerst storniert werden.

Um ein Dokument zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Stornieren“.
3. Klicken Sie auf „Ja“, um die Stornierung zu bestätigen.

Hinweis:

• Stornierte Dokumente finden Sie in einer Personalakte (Kontextmenübefehl „Eigenschaften“) auf der Registerkarte „Stornierte Dokumente“. Die Registerkarte ist nur sichtbar wenn mindestens ein Dokument oder Personalaktenregister storniert ist.
• Stornierte Dokumente können von Benutzern mit mindestens Änderungsrechten gelöscht (in den Papierkorb gelegt) werden. Benutzer mit allen Rechten können die Dokumente endgültig löschen, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.

Ein Dokument ersetzen

Ein Dokument mit Status „In Bearbeitung“ bzw. „Abgeschlossen“ kann durch ein anderes Dokument ersetzt werden. Das ersetzende Dokument kann auch ein anderes Format haben (z. B. kann ein Word-Dokument durch ein PDF-Dokument ersetzt werden).

Um ein Dokument zu ersetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Ersetzen“ > „Hochladen“.
   Hinweis: Alternativ können Sie auch „Ersetzen“ > „Scannen“ ausführen.
3. Wählen sie eine Datei aus, mit der das Dokument ersetzt werden soll und bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf „Ja“.
4. Ergänzen Sie gegebenenfalls noch Metadaten und klicken Sie auf „Ersetzen“.

Dokumente automatisiert registrieren

Dokumente die sich bereits im System befinden, können über eine CSV-Datei zu Personalakten registriert werden. Diese Methode bietet sich bei vielen Dokumenten als effiziente Möglichkeit an.

Um Dokumente automatisiert zu Personalakten zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Importieren Sie alle Dokumente in einen Teamroom. Die Namen der Dokumente müssen eindeutig sein.
2. Navigieren Sie in das Personalakten-Dashboard bzw. in die gewünschte Personalaktenablage.
3. Klicken Sie auf die Aktion „Dokumente registrieren“.
4. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
5. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die Zuordnung der Dokumente festlegt.
6. Klicken Sie auf „Import starten“.
7. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die Dokumente werden in den entsprechenden Personalaktenregistern abgelegt.

Verfügbare CSV-Spalten:

Hinweis: Die Fabasoft Cloud ID finden Sie in den Eigenschaften des jeweiligen Objekts auf der Registerkarte „Allgemein“. Mithilfe der Importkennung können Objekte aktualisiert und anderen Objekten zugeordnet werden.

Falls Dokumenten ein benutzerdefiniertes Formular zugewiesen ist, können diese Eigenschaften ebenfalls importiert werden (als Spaltenbezeichnung dient der Programmiername der jeweiligen Eigenschaft).

Metadaten bei PDF-Dokumenten vorbefüllen

Beim Hochladen von PDF-Dokumenten können über die Stichwörter des Dokuments bereits Metadaten vorbefüllt werden.

Format: FSC:persnum;fileshelfid;folder;category;validfrom;validto;state;

Beispiel:

• Alle Metadaten werden vorbefüllt:
  FSC:00002;COO.1.506.2.2177;PF_FOLDER_SALARY;PF_CAT_ZE;2013-05-23;2015-07-25;PersonnelFileDocumentInProgress;
• Es werden keine Kategorie und kein Gültig bis vorbefüllt:
  FSC:00002;COO.1.506.2.2177;PF_FOLDER_SALARY;;2013-05-23;;PersonnelFileDocumentInProgress;