Geschäftsfallablage

In einer Geschäftsfallablage werden Geschäftsfälle und darin Dokumente verwaltet, die nicht einer einzigen Personalakte zuzuordnen sind. Aus Seriendokumenten können personalisierte Dokumente je Personalakte generiert und abgelegt werden.

Die Zugriffsrechte einer Geschäftsfallablage werden über die Aktion „Berechtigungen“ festgelegt. Zur hierarchischen Strukturierung einer Geschäftsfallablage stehen Ablageordner zur Verfügung.

Seriendokument

Ein Seriendokument kann mehrere Dokumente (auch unterschiedlichen Typs) zusammenfassen. Ein Dokument im Seriendokument kann als Hauptdokument definiert werden. Zusätzlich können Personalakten angegeben werden, für die aus dem Seriendokument personalisierte Personalaktendokumente generiert werden können.

Personalaktendokumente erstellen und registrieren

Um die Seriendokument-Funktionalität zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Geschäftsfall und erzeugen Sie ein Seriendokument. Hinweis: Es ist möglich, eine Vorlage zu verwenden, um ein Seriendokument zu erstellen. Sie können auch eine Vorlage verwenden, die auf die Akte „Personalakte“ eingeschränkt ist - zum Beispiel eine eingeschränkte Word-Vorlage mit Feldern aus der Personalakte. Mehr über die Definition von Vorlagen erfahren Sie unter "Vorlagen definieren: neues Fenster".
2. Legen Sie im Seriendokument die Dokumente fest (eines davon als Hauptdokument).
   Hinweis: In Microsoft Word-Dokumenten können Sie Felder einfügen, die eine Personalisierung des Dokuments für die jeweilige Personalakte ermöglichen.
3. Legen Sie die Personalakten fest (entweder einzelne Personalakten oder eine gesamte Ablage), für die aus dem Seriendokument ein Personalaktendokument erzeugt werden soll. Über das Feld Ausgenommene Personalakten können Sie eine Teilmenge ausnehmen.
4. Über den Kontextmenübefehl „Seriendokument“ > „Personalaktendokumente erstellen“ werden die personalisierten Personalaktendokumente erstellt. Diese finden Sie in den Eigenschaften des Seriendokuments auf der Registerkarte „Personalaktendokumente“.
5. Über den Kontextmenübefehl „Seriendokument“ > „Personalaktendokumente registrieren“ werden die generierten Personalaktendokumente zu den jeweiligen Personalakten registriert. Sie müssen das Personalaktenregister angeben, in dem die Personalaktendokumente abgelegt werden sollen. Zusätzlich können Sie weitere Metadaten festlegen.

Personalaktendokumente drucken

Wenn Sie die Dokumente die Dokumente ausdrucken und in Papierform unterscheiben lassen möchten, führen Sie zusätzlich folgende Schritte aus.

1. Über den Kontextmenübefehl „Seriendokument“ > „Personalaktendokumente drucken“ wird aus allen generierten Personalaktendokumenten ein einzelnes PDF-Dokument generiert mit einem individuellen QR-Code für jedes Personalaktendokument.
2. Drucken Sie das PDF-Dokument aus und holen Sie die Unterschriften ein.
3. Scannen Sie die Papierdokumente mit den Unterschriften ein und legen diese in einem entsprechend konfigurierten Eingangsordner ab.
   Hinweis: Nähere Informationen zu Eingangsordnern finden Sie im Kapitel „Eingangsordner“.
4. Über die beim Eingangsordner hinterlegte Aktion, werden alle Dokumente entsprechenden im Personalaktendokument durch das eingescannte Dokument ersetzt. Der QR-Code dient zur Identifizierung des Personalaktendokuments.

Prozess für Personalaktendokumente starten

Wenn Sie einen Prozess für die Personalaktendokumente starten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Führen Sie den Kontextmenübefehl „Seriendokument“ > „Prozess für Personalaktendokumente starten“ aus.
2. Wählen Sie die Personalaktendokumente aus, für die ein Prozess gestartet werden soll. Über den Kontextmenübefehl „Entfernen“ können Sie einzelne Personalaktendokumente entfernen.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Legen Sie den Prozess fest und klicken Sie auf die Schaltfläche „Prozess starten“.

Stornierte und gelöschte Personalaktendokumente entfernen

Wenn Personalaktendokumente storniert bzw. gelöscht wurden, können diese über den Kontextmenübefehl „Seriendokument“ > „Stornierte und gelöschte Personalaktendokumente entfernen“ aus dem Seriendokument entfernt werden. Anschließend können für die entfernten Personalaktendokumente wieder neue erstellt werden.