Dokumente importieren und registrieren

Sie können Dokumente mithilfe einer CSV-Datei automatisiert zu Personalakten registrieren. Die Dokumente werden mit der definierten Kategorie versehen und in den entsprechenden Personalaktenregistern strukturiert abgelegt. Diese Methode bietet sich vor allem bei einer großen Anzahl von Dokumenten als effizientes Werkzeug an.

Wenn Sie das Registrieren der Dokumente im Kontext des Personalakten-Dashboards durchführen, können Dokumente zu Personalakten, die sich in verschiedenen Personalaktenablagen befinden, registriert werden.

Um Dokumente zu Personalakten zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in Ihre persönliche Ablage („Home“ > „Persönliche Ablage“).
2. Erzeugen Sie einen Teamroom (Aktion „Teamroom erzeugen“).
3. Importieren Sie zum Beispiel mittels Drag-and-drop alle Dokumente, die Sie den Personalakten zuordnen möchten. Die Dokumente müssen eindeutig benannt sein.
   Hinweis: In diesem Beispiel werden die Dateien vom Ordner Dokumente: neues Fenster verwendet.
4. Navigieren Sie in das Personalakten-Dashboard.
5. Klicken Sie auf die Aktion „Dokumente registrieren“.
   Hinweis: Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung, wie Sie die Zuordnung zu den Personalakten definieren können.
6. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zur CSV- bzw. Microsoft-Excel-Datei ein.
   Hinweis: In diesem Beispiel wird die Datei „Import (Dokumentenzuordnung).csv“ (Beispiele - Erste Schritte: neues Fenster) verwendet. Sie müssen vor dem Import in der CSV-Datei die Werte COO.x durch die Fabasoft Cloud ID (Registerkarte „Allgemein“) des zuvor erzeugten Teamrooms ersetzen.
7. Klicken Sie auf „Import starten“.
   Hinweis: Falls beim Registrieren Fehler auftreten, werden diese im Feld Fortschritt angezeigt. Beheben Sie gegebenenfalls die Fehler und starten Sie das Registrieren erneut.
8. Nachdem das Registrieren abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die Dokumente werden in den entsprechenden Personalaktenregistern abgelegt.

Hinweis: Um zu kontrollieren, ob alle Dokumente registriert wurden, navigieren Sie in den Teamroom mit den Dokumenten und ändern Sie die Ansichtseinstellungen (Hintergrundkontextmenü „Ansicht ändern“ > „Details“). Fügen Sie die Spalte „Teamroom“ hinzu (Spaltenkopfmenü > „Spalte hinzufügen“ > „Allgemein“ > „Teamroom“). Noch nicht registrierte Dokumente zeigen den aktuellen Teamroom an, registrierte Dokumente die Personalaktenablage.

Vorbereitung der CSV-Datei

1. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Vorlage zum Beispiel in Microsoft Excel.
2. Definieren Sie die gewünschten Zuordnungen:
   • PersNum (Personalnummer)
   • FileShelfId (Personalaktenablage)
     Fabasoft Cloud ID (COO.x) bzw. Importkennung der Personalaktenablage (in diesem Beispiel: 100, 200 und 300). Wenn Sie den Import im Kontext des Personalakten-Dashboards durchführen, muss FileShelfId angegeben werden.
   • Folder (Importkennung der Personalaktenregisters, in dem das Dokument abgelegt werden soll)
   • Teamroom (Fabasoft Cloud ID (COO.x) des Teamrooms, in dem die Dokumente abgelegt sind)
   • Document (Eindeutiger Name des zu registrierenden Dokuments ohne Dateiendung)
   • DocumentName (falls der Name des Dokuments geändert werden soll, kann dieser optional angegeben werden; z. B. könnte „Scan0001234“ auf „Dienstvertrag Christine Jones“ geändert werden)
   • Category (Kategorie)
     Importkennung der Kategorie, die dem Dokument zugeordnet werden soll.
   • ValidFrom (Gültig ab)
   • ValidTo (Gültig bis)
   • State (Bearbeitungsstatus; StateInProgress oder StateClosed)
     Üblicherweise werden die Dokumente abgeschlossen. Der Inhalt eines abgeschlossenen Dokuments kann nicht mehr verändert werden.
3. Speichern Sie die Datei im CSV-Format bzw. als Microsoft Excel-Arbeitsblatt ab.
   Hinweis: Kontrollieren Sie gegebenenfalls die CSV-Datei in einem Text-Editor. Die CSV-Datei muss UTF-8-kodiert sein und ein Byte-Order-Mark (BOM) enthalten. Manche Tabellenverarbeitungsprogramme erzeugen am Ende der Datei für gelöschte Werte leere Einträge (;;;;;;;;), die vor dem Import entfernt werden müssen. Alternativ können Sie im Drittprodukt immer die ganze Zeile anstatt nur die Werte einer Zeile löschen.

Hinweis: Datumswerte können in folgenden Formaten angegeben werden: yyyy-mm-dd, dd.mm.yyyy oder mm/dd/yyyy (z. B. 2001-05-21, 21.05.2001 oder 05/21/2001)