Organisationsverwaltung

Um die Fabasoft Personalakte einfach administrieren und verwenden zu können, werden zwei Teams benötigt. Über die Teams kann eine rollenbasierte Verwaltung der Zugriffsrechte realisiert werden.

• Personalakten-Administratoren
  Mitglieder dieses Teams sollen die Personalakten-Konfiguration bearbeiten können (im Allgemeinen: Leitung der Personalabteilung). Diese erhalten auch auf Personalaktenablagen-Ebene alle Rechte und können beispielsweise Dokumente (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) unwiderruflich löschen.
• Personalakten-Benutzer
  Mitglieder dieses Teams sollen die Fabasoft Personalakte verwenden können (im Allgemeinen: Mitarbeiter der Personalabteilung).

Benutzer erzeugen

Initial gibt es in einer Cloud-Organisation ein Mitglied (den Organisationseigentümer). Für das folgende Beispiel sind zumindest zwei Benutzer vorgesehen. Der eine Benutzer erhält die Rolle „Personalakten-Administrator“, der andere Benutzer erhält die Rolle „Personalakten-Benutzer“.

Hinweis: Im Allgemeinen werden die Benutzer importiert. In dieser Pilotphase werden die beiden Benutzer jedoch manuell erzeugt. Als Personalakten-Administrator können Sie das gesamte Beispiel dieses Dokuments grundsätzlich auch alleine durchspielen.

Um einen Benutzer zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie über Home in Ihre Organisation und anschließend in den Bereich Mitglieder.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder hinzufügen“.
3. Geben Sie im Feld Benutzer (E-Mail-Adresse) die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
4. Klicken Sie im Drop-down-Menü auf „Neuen Benutzer einladen“.
5. Geben Sie den Vornamen und Nachnamen ein und klicken Sie auf „Erzeugen“.
6. Um mehrere Mitglieder gleichzeitig hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt 3 bis 5.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
8. Ordnen Sie den Benutzern die Vollzugriff-Edition zu und klicken Sie auf „Zuordnen“.
9. Klicken Sie auf „Einladen“, um pro Mitglied eine E-Mail zur Bestätigung der Mitgliedschaft zu senden.

Die hinzugefügten Mitglieder können sich über die versandten Einladungs-E-Mails erstmalig registrieren.

Teams erzeugen

Um die Teams für die rollenbasierte Verwaltung der Zugriffsrechte zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in Ihrer Organisation in den Bereich Mitglieder und anschließend in den Bereich Teams.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Team erzeugen“.
3. Geben Sie im Feld Name den Wert „Personalakten-Administratoren“ ein und klicken Sie auf „Erzeugen“.
4. Navigieren Sie in das eben erzeugte Team und klicken Sie auf „Teammitglieder hinzufügen“.
5. Wählen Sie im Feld Benutzer die gewünschten Mitglieder aus.
   Hinweis: Fügen Sie in der Pilotphase nur die dafür vorgesehenen Benutzer hinzu. Sie können eine Liste aller verfügbaren Mitglieder durch Eingabe eines Sterns (*) und anschließendem Drücken der Enter-Taste anzeigen lassen und die gewünschten Mitglieder per Klick auswählen.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Wiederholen Sie den Vorgang, um zusätzlich das Team „Personalakten-Benutzer“ zu erzeugen. Fügen Sie zu diesem Team stets auch die Mitglieder des Administratoren-Teams hinzu.

Teams berechtigen

Um die Teams in der Personalakten-Konfiguration zu berechtigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die Personalakten-Konfiguration indem Sie auf Home in das Personalakten-Dashboard navigieren und anschließend auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ klicken.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
3. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Rolle „Personalakten-Administrator“, um das Suchfeld zu öffnen.
4. Geben Sie „Personalakten-Administratoren“ ein und drücken Sie die Enter-Taste um nach dem zuvor erzeugten Team zu suchen.
5. Klicken Sie im Drop-down-Menü auf das Team „Personalakten-Administratoren“.
   Hinweis: Sollten Sie versehentlich ein falsches Team berechtigten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Team, um es mittels der Schaltfläche „Entfernen“ wieder zu entfernen.
6. Wiederholen Sie den Vorgang und fügen Sie bei der Rolle „Personalakten-Benutzer“ das Team „Personalakten-Benutzer“ hinzu.
7. Entfernen Sie bei der Rolle „Personalakten-Administrator“ den automatisch hinzugefügten Organisationseigentümer (Kontextmenübefehl „Entfernen“), um eine durchgängig rollenbasierte Berechtigung zu gewährleisten.

Bei den berechtigten Mitgliedern wird das Dashboard „Personalakten“ auf „Home“ abgelegt. Wenn die Rollen vergeben werden, während die Benutzer angemeldet sind, müssen die Benutzer die Seite neu laden (F5-Taste), damit das Dashboard abgelegt wird.