Personalaktenablagen

Personalaktenablagen dienen zur Verwaltung Ihrer Personalakten. Sie benötigen zumindest eine Personalaktenablage. Abhängig von Ihrer Organisationsform können Sie Ihre Personalakten auch in verschiedenen Personalaktenablagen verwalten.

Nachfolgend finden Sie einige Erwägungen, um Sie beim Entscheidungsprozess zu unterstützen:

• Zentrale oder dezentrale Personalverwaltung
  Bei einer dezentralen Personalverwaltung bietet sich eine Personalaktenablage pro Verwaltungseinheit an.
• Ablage pro Unternehmen
  Sollen bei einem Konzern, der aus mehreren Unternehmen besteht, die Personalakten pro Unternehmen verwaltet werden?
• Ablage pro Land
  Sollen bei einem länderübergreifenden Unternehmen die Personalakten pro Land verwaltet werden?
• Beschäftigungsverhältnis
  Sollen zum Beispiel Personalakten von freien Dienstnehmern in einer eigenen Ablage verwaltet werden?
• Ablage mit eingeschränkten Rechten
  Sollen zum Beispiel hochsensible Personalakten der Geschäftsführung in einer eigenen Ablage und somit in einem eigenen Rechtekontext verwaltet werden?

Personalaktenablagen erzeugen

In diesem Beispiel werden drei länderspezifische Personalaktenablagen erzeugt.

Um eine Personalaktenablage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die Personalakten-Konfiguration.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Personalaktenablage erzeugen“.
3. Geben Sie im Feld Name den Wert „Global Company Austria“ ein.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
   Die Personalaktenablage wird im Bereich Personalaktenablagen abgelegt.
5. Klicken Sie im Kontextmenü der Personalaktenablage auf „Eigenschaften“.
6. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
7. Geben Sie im Feld Importkennung den Wert „100“ ein.
   Hinweis: Die Importkennung kann beim Import von Personalakten dazu genutzt werden, die entsprechende Personalaktenablage zu identifizieren.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Erzeugen Sie zwei weitere Ablagen mit den folgenden Werten für Name und Importkennung: „Global Company Germany“ und „200“ sowie „Global Company Switzerland“ und „300“.

Teams berechtigen

Durch die Berechtigung der Teams in der Personalakten-Konfiguration, erhalten die Benutzer eine Lizenz für die Nutzung der Fabasoft Personalakte. Um Personalakten verwalten zu können, müssen die Teams zusätzlich in den entsprechenden Personalaktenablagen berechtigt werden.

Um die Teams in einer Personalaktenablage zu berechtigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Personalaktenablage.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
3. Fügen Sie bei der Rolle „Alle Rechte“ das Team „Personalakten-Administratoren“ hinzu.
4. Fügen Sie bei der Rolle „Änderungsberechtigt“ das Team „Personalakten-Benutzer“ hinzu.
5. Entfernen Sie bei der Rolle „Alle Rechte“ den automatisch hinzugefügten Benutzer, der die Personalaktenablage erzeugt hat (Kontextmenübefehl „Entfernen“), um eine durchgängig rollenbasierte Berechtigung zu gewährleisten.