Fabasoft Approve 2026 February Release

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in Fabasoft Approve.

Anwendungsbereich: Korrespondenzmanagement

Folgende Neuerungen erwarten Sie im Anwendungsbereich Korrespondenzmanagement.

Benutzer

Als Endbenutzer erwarten Sie folgende Neuerungen.

Metadatenstempel

Fabasoft Approve unterstützt jetzt das Anbringen von Metadatenstempeln auf PDF-Dokumenten. Mit dieser Funktion können zuvor festgelegte Inhalte dauerhaft direkt in das PDF eingebettet werden. Dabei wird zwischen statischen und dynamischen Stempeln unterschieden.

Statische Stempel bestehen aus hochgeladenen Bildern mit fixen Abmessungen. Dynamische Metadatenstempel funktionieren ähnlich wie Unterschriften, bieten jedoch die Flexibilität von Feldern. Sie werden als Word-Vorlagen definiert und können mehrere Felder enthalten, deren Werte beim Anbringen des Stempels automatisch aus Dokument- oder Objektmetadaten ermittelt werden. Optional können bestimmte Farben im Stempel transparent dargestellt werden.

Metadatenstempel können auf einzelne PDF-Dateien angewendet werden sowie auf Dokumente, Maßnahmen oder Offene Punkte, sofern diese stempelbare PDFs enthalten. Die Stempel werden dabei fest im PDF verankert und sind nachträglich nicht mehr veränderbar.

Die Verwaltung der Stempel erfolgt in einer Konfiguration oder in einem Room unter den Voreinstellungen. Hier können unter „Stempel“ entsprechende Stempel und Stempelordner erzeugt bzw. Stempelkategorien definiert werden.

Allgemeine Neuerungen

Benutzer

Als Benutzer erwarten Sie folgende Neuerungen.

Dokumentenprüfungen

Fabasoft Approve ermöglicht nun die Durchführung von Dokumentenprüfungen mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz. Vorgaben für die Prüfung können in einer Konfiguration oder direkt in einem Room als Vorlage definiert werden. Diese Vorlagen funktionieren wie eine Checkliste: Sie enthält eine strukturierte Liste von Dokumentenprüfungseinträgen, die festlegt, welche Inhalte, Kriterien oder formalen Anforderungen in Dokumenten überprüft werden sollen.

Jeder Prüfungseintrag ist als konkrete Fragestellung formuliert und kann mit definierten Antwort- und Statuswerten (z. B. erfüllt, akzeptiert oder abgelehnt) ausgewertet werden. Die KI analysiert dabei die relevanten Dokumente und liefert zu jedem Prüfpunkt nachvollziehbare Ergebnisse, inklusive Begründungen und Fundstellen im Dokument. Optional können auch Metadaten des geprüften Objekts (wie etwa eine Kundendokumentnummer) in die Fragestellung einbezogen werden.

Ein Kreisdiagramm gibt einen Überblick über die Gesamtergebnisse der Dokumentenprüfung und zeigt, wie viel Prozent z. B. erfüllt, akzeptiert oder abgelehnt wurden.

Die definierten Vorlagen lassen sich anschließend auf ausgewählte Objekte anwenden. In der Vorlage wird festgelegt, für welche Objektklassen eine Dokumentenprüfung möglich ist.

Um eine Dokumentenprüfung zu starten, steht bei Instanzen der in der Vorlage festgelegten Objektklassen der Use Case „Dokumentenprüfung durchführen“ zur Verfügung.