Asset-Ablagen

Asset-Ablagen dienen zur strukturierten Verwaltung der digitalen Inhalte und zum Festlegen der Zugriffsrechte für eine effektive Zusammenarbeit.

Sie können Ihre Inhalte direkt in der Ablage auf oberster Ebene ablegen oder mit weiteren Asset-Ablagen eine hierarchisch verschachtelte Ablagestruktur erzeugen und dabei granular für jede Asset-Ablage Zugriffsberechtigungen festlegen.

Zusammenhang zwischen Asset-Ablagen und Fabasoft Cloud Teamrooms

Asset-Ablagen basieren auf dem Konzept der Fabasoft Cloud Teamrooms und verfügen dementsprechend über deren Funktionalitäten und Einstellungsmöglichkeiten. Der Funktionsumfang von Teamrooms ist ausführlich in der allgemeinen Benutzerhilfe der Fabasoft Cloud im Kapitel „Zusammenarbeit mit Teamrooms: neues Fenster“ beschrieben und umfasst unter anderem die folgenden Funktionalitäten:

Teamrooms erzeugen und strukturieren.
Dokumente in Teamrooms erzeugen, bearbeiten, organisieren usw..
Granulare Festlegung von Zugriffsrechten auf Benutzer und Team-/Rollenbasis.

Hauptunterschied zu Teamrooms ist der zusätzliche Funktionsumfang von Asset-Ablagen: Mithilfe der Funktionalitäten „Registrierung von Assets“ und „Lizenzierung“ können Benutzer zur konsequenten Pflege von Metadaten aufgefordert werden.

Hinweise:

Administratoren können die Registrierung neuer Assets in den Einstellungen der DAM-Konfiguration (de-) aktivieren. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel „Registrierung neuer Assets“.
Administratoren können die Lizenzierung in den Einstellungen der DAM-Konfiguration (de-) aktivieren. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 9.5 „Lizenzierung verwenden“.
Der Fabasoft Cloud Client ermöglicht die automatische Synchronisierung von Ordnerstrukturen (Teamrooms, Ordner, Asset-Ablagen, Externe Bereiche) und deren Inhalte mit dem lokalen Dateisystem. Wählen Sie dazu die Aktion „Synchronisieren“ in der Aktionsleiste. Näheres hierzu finden Sie in der Benutzerhilfe der Fabasoft Cloud im Kapitel „Synchronisierung: neues Fenster“.

Einstellungen

Zusätzlich zu den Einstellungen von Teamrooms stehen bei Asset-Ablagen die im Folgenden beschriebenen Einstellungen zur Verfügung. Um diese festzulegen, navigieren Sie in entsprechende Asset-Ablage und wählen Sie die Aktion „Einstellungen“ in der Werkzeugleiste.

Registerkarte „Vertrags-/Lizenzdokumente“

Vertrags-/Lizenzdokumente
Die hinterlegten Dokumente können bei den Assets referenziert werden.

Registerkarte „Standardwerte“

Standard-Thesaurus für neue Begriffe
Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
Standard-Kategorien
Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.

Hinweis: Hier können Sie beispielsweise ein in der Konfiguration erzeugtes Metadatenformular für neue Assets in dieser Asset-Ablage hinterlegen. Dieses steht anschließend als zusätzlicher Reiter für sämtliche neu erzeugten/hochgeladenen Assets der gewählten Objektklasse für diese Asset-Ablage zur Verfügung.

Standard-Prozesse
Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse bzw. Kategorie zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
Hinweis: Hier können Sie beispielsweise einen in der Konfiguration modellierten Standard-BPMN-Prozess für die Asset-Ablage hinterlegen. Dieser wird automatisch gestartet, sobald ein Objekt der gewählten Objektklasse in entsprechender Asset-Ablage erzeugt bzw. hochgeladen wird.
Zusätzliche Standard-Hintergrundaufgaben
Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.

Hinweise:

Die Standard-Eigenschaften überschreiben bzw. erweitern die Festlegungen in der Konfiguration.
Um Standardwerte (z. B. Prozesse oder Metadatenformulare) zuordnen zu können, müssen diese vorab von DAM-Administratoren in der Konfiguration erzeugt und zur Verwendung freigegeben werden.
Weitere Einstellungen für Asset-Ablagen, die auch für Teamrooms verfügbar sind, wie beispielsweise Sicherheitseinstellungen, finden Sie in der allgemeinen Fabasoft Cloud Benutzerhilfe.

Ordner und externe Bereiche

Zur weiteren hierarchischen (Sub-) Strukturierung Ihres Asset-Ablagesystems stehen Ihnen zusätzlich zu Asset-Ablagen auch Ordner und externe Bereiche zur Verfügung.

Ordner

Wesentlicher Unterschied zwischen Ordnern und Asset-Ablagen ist, dass Ordner die Einstellungen aus der übergeordneten Asset-Ablage (in der sie erzeugt werden) erben. Dagegen gelten für jede (Sub-) Asset-Ablage separate Einstellungen – insbesondere bezüglich Zugriffsberechtigungen – und müssen dementsprechend jeweils festgelegt werden. Das heißt, dass initial ausschließlich derjenige Benutzer, der die Asset-Ablage erzeugt hat, mit allen Rechten ausgestattet ist. Um mit weiteren Benutzern bzw. Benutzergruppen auf Asset-Ablage-Ebene zusammenzuarbeiten, müssen diese daher erst berechtigt werden. In neu erzeugten Ordnern sind hingegen sämtliche Teammitglieder der übergeordneten Asset-Ablage bereits berechtigt. Diese Einstellung kann für Ordner auch nicht überschrieben werden. Wir empfehlen daher, solange Asset-Ablagen ineinander zu verschachteln, wie sich die Zugriffsberechtigungen verändern können. Anschließend kann das Team zur weiteren Substrukturierung Ordner verwenden. Um einen Ordner zu erzeugen, wählen Sie entsprechende Aktion in der Werkzeugleiste der Asset-Ablage.

Ordner umwandeln

Wenn Sie für einen Ordner die Zugriffsberechtigungen ändern möchten, müssen Sie diesen in eine Asset-Ablage umwandeln. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zu Ihrem Ordner.
Klicken Sie im Kontextmenü des Ordners auf „Extras“.
Klicken Sie im dortigen Untermenü auf den Befehl „Umwandeln in“.
Wählen Sie zwischen „Asset-Ablage“ und „Externer Bereich“.
Wählen Sie ob Sie die Sicherheitseinstellungen der übergeordneten Asset-Ablage übernehmen wollen und bestätigen Sie mit „Umwandeln“.

Hinweis: Sie können auch Asset-Ablagen oder externe Bereiche in Ordner umwandeln.

Externe Bereiche

Externe Bereiche können in Asset-Ablagen erzeugt werden. Das bei der übergeordneten Asset-Ablage definierte Team hat automatisch auch die entsprechenden Rechte im externen Bereich. Benutzer mit allen Rechten in der Asset-Ablage können das Team des externen Bereichs erweitern. Dadurch kann zum Beispiel eine enge Zusammenarbeit mit einer externen Grafikagentur realisiert werden, die nur Zugriff auf den externen Bereich haben soll.

Zum Erzeugen eines Externen Bereichs gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in Ihrer Asset-Ablagestruktur in den Bereich, in dem Sie den Externen Bereich erzeugen möchten.
Wählen Sie im Werkzeugbereich die Aktion „Externen Bereich erzeugen“.
Wählen Sie einen Namen und ggfs. einen Betreff, bestätigen Sie über Weiter.
Navigieren Sie in Ihren erzeugten Externen Bereich und wählen Sie in der Werkzeugleiste die Aktion „Team“. Hier können Sie die aus der Asset-Ablage geerbte Zugriffsberechtigung um externe Nutzer (-gruppen) erweitern.

Listeneinträge flach darstellen

Die Listen von Assets die in einer Ablage oder einem Ordner angezeigt werden sind für eine maximale Anzahl von ca. 10.000 Einträgen ausgelegt um eine performante Sortierung und Gruppierung der Einträge zu gewährleisten.

Für große Datenmengen, die nicht weiter unterstrukturiert werden können, steht die Option zur Verfügung die Listeneinträge in einer suchbasierten Liste flach darzustellen. Dabei werden die Ordnerstrukturen aufgelöst und eine Liste dargestellt die maximal 10.000 Eintrage darstellt. Über einen Suchdialog können Sie in der Gesamtmenge der Assets nach Einträgen suchen und das Ergebnis in der Liste anzeigen lassen.

Um die Inhalte einer Asset-Ablage in einer flachen Liste anzuzeigen gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Asset-Ablage.
Wählen Sie im Kontextmenü unter „Extras“ den Eintrag „Listeneinträge flach darstellen“
Bestätigen Sie den nachfolgenden Hinweisdialog durch Klick auf „Wechseln“
Die Liste wird nach Fertigstellung der Aktion nun flach dargestellt

Hinweis: Das Verhalten kann über die Aktion „Listeneinträge in Ordner strukturieren“ an der gleichen Stelle im Kontextmenü rückgängig gemacht werden. Vorher entfernte Ordnerstrukturen können aber nicht wiederhergestellt werden.

Suchen ausführen, speichern, laden und zurücksetzen

Sobald Sie den Modus der Asset-Ablage gewechselt haben stehen Ihnen in der Aktionsleiste neue Einträge zur Verfügung.

Suchen
Öffnet den Suchdialog und ermöglicht so das suchen in der Gesamtmenge der Assets.
Aktualisieren
Aktualisiert die Ergebnisse der aktuell angezeigten Suche.
Weitere Suchfunktionen
- Suche zurücksetzen
  Setz die Suche zurück und zeigt die ersten 10.000 Treffer aller Assets der Ablage an.
- Suchmuster speichern
  Speichert das aktuelle Suchmuster und erlaubt es dies wieder zu laden.
- Suchmuster laden
  Erlaubt das Laden eines gespeicherten Suchmusters und führt die Suche aus.

Gesamtanzahl der Suchtreffer ermitteln

Über die Aktion „Gesamtanzahl Suchtreffer ermitteln“ in der Aktionsleise einer flachen Asset-Ablage lassen sich Mengengerüste in großen Datenmengen ermitteln. Die Aktion liefert in einem Dialog die Treffermenge aller Assets zurück die den aktuell definierten Suchkriterien entsprechen.