2023 February Release

AssetsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Assets sind digitale Inhalte wie Bilder, Dokumente oder Videos. Sie können diese medienneutral in Asset-Ablagen erzeugen, kollaborativ bearbeiten, verwalten und semantisch mit Metadaten anreichern.

MetadatenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jedes Cloud Objekt besitzt Metadaten wie z. B. Name, Größe usw.. Die Metadaten eines Cloud Produkts finden Sie in dessen Eigenschaften. Metadaten können sowohl automatisch durch das System ermittelt (z. B. Dateigröße, Änderungsdatum), als auch manuell gepflegt (z. B. Kategorie, Betreff) werden. Je nach Objektklasse (bzw. Dateityp) ihres Assets unterscheiden sich die in den Eigenschaften vorfügbaren (Metadaten-) Felder. So werden beispielsweise Xeditor-Dokumente durch das XML-Schema beschrieben, Bilder hingegen durch typische Bildeigenschaften wie Ausrichtung, oder Exif-Eigenschaften.

Für Assets, die im DAM in einer Asset-Ablage liegen, finden Sie in den Eigenschaften des Assets die zusätzliche Registerkarte „Digital Asset“. Welche der folgenden (Metadaten-) Felder dort angezeigt werden, wird in der DAM-Konfiguration definiert.

  • Name
    Der Name des Assets.
  • Alternativer Name
    Legt einen weiteren Namen für das Asset fest.
  • Betreff
    Legt einen Freitext als Betreff für das Asset fest.
  • Tags
    Die Tags dienen der Kategorisierung des Assets.
  • Begriffe
    Die Begriffe dienen der Verschlagwortung des Assets.
  • Beschreibung
    Die Beschreibung des Assets als Freitext.
  • Ort
    Der Ort des Assets (z. B. der Aufnahmeort eines Bildes).
  • Datum
    Das Datum des Assets (z. B. das Aufnahmedatum eines Bildes).
  • Ortsinformationen
    Zeigt die aus den GPS-Koordinaten ermittelten Ortsinformationen.
  • Lizenziert ab
    Das Asset ist ab dem angegebenen Zeitpunkt lizenziert. Assets mit noch nicht gültiger Lizenz können nicht heruntergeladen werden (außer von App-Administratoren).
  • Lizenziert bis
    Das Asset ist bis zu dem angegebenen Zeitpunkt lizenziert. Assets mit abgelaufener Lizenz können nicht heruntergeladen werden (außer von App-Administratoren).
    Hinweis: Wenn weder Lizenziert ab noch Lizenziert bis angegeben ist, können alle Anwendungsfälle durchgeführt werden, wie wenn das Asset über eine gültige Lizenz verfügen würde. Wenn nur Lizenziert ab angegeben ist, ist das Asset ab diesem Zeitpunkt lizenziert (ohne Ablaufdatum). Wenn nur Lizenziert bis angegeben ist, ist das Asset bis zu diesem Zeitpunkt lizenziert (ohne Beginndatum).
  • Lizenzart
    Legt die Lizenzart des Assets fest. Die zur Verfügung stehenden Lizenzarten werden in der DAM-Konfiguration definiert. Bei der Lizenzart können Verwendungsarten hinterlegt sein. Diese werden bei der Auswahl der Lizenz vorbefüllt.
  • Vertrags-/Lizenzdokument
    Legt das Vertrags- bzw. Lizenzdokument des Assets fest.
  • Lizenztext
    Der Lizenztext als Freitext.
  • Verwendbar für
    Legt den Kontext fest, in dem das Asset verwendet werden darf. Die zur Verfügung stehenden Verwendungsarten werden in der DAM-Konfiguration definiert.
  • Werknutzungsrecht
    Das Werknutzungsrecht des Assets als Freitext.
  • Copyright/Urheber
    Das Copyright bzw. der Urheber des Assets als Freitext.
  • Ersteller
    Der Ersteller des Assets.
  • Anbieter
    Der Anbieter des Assets.
  • E-Mail-Adresse
    Die E-Mail-Adresse des Anbieters.
  • Adresse
    Die Adresse des Anbieters.
  • Quelle
    Die Quelle des Assets.
  • Zuständig für die Registrierung
    Dieses Feld kann im Registrierungs-Workflow ausgewertet werden, um den Benutzer für die Registrierung zu bestimmen.
  • Registriert von
    Benutzer, der die letztaktuelle Registrierung durchgeführt hat.
  • Hinweis: Dieses Feld wird nur angezeigt, falls das Asset bereits registriert worden ist.

Hinweis:

  • Bei Videos kann auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Vorschaubild generieren bei Sekunde festgelegt werden, bei welcher Sekunde das Vorschaubild generiert wird.
  • Bildeigenschaften (Exif, IPTC, XMP) von JPG- und PNG-Bildern können über die Aktion „Bildeigenschaften bearbeiten“ verändert werden (wenn entsprechend in der DAM-Konfiguration definiert).
  • Über die im Standard verfügbaren Metadatenfelder hinaus, können Administratoren in der Konfiguration individuelle Metadatenformulare erzeugen. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der allgemeinen Benutzerhilfe der Fabasoft Cloud im Kapitel „Ein Formular erstellen: neues Fenster“.

Assets verschlagwortenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Digital-Asset-Management von Xpublisher bietet zwei Möglichkeiten zur Verschlagwortung, Begriffe und Tags.

BegriffePermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Ihre Assets mithilfe von Begriffen zu verschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren sie die zu verschlagwortenden Assets und öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste.
  2. Wählen Sie die Aktion „Eigenschaften“ bei nur einem markierten Asset bzw. „Eigenschaften bearbeiten“ bei Mehrfachauswahl.
  3. Navigieren Sie in die Registerkarte „Allgemein“.
  4. Tippen Sie im Feld „Begriffe“ um nach Begriffen zu suchen bzw. neue zu erzeugen. Alternativ können Sie über das Feld „Begriffe auswählen“ aus einem Thesaurus ihre Begriffe aus dem Hierarchiebaum auswählen.

Hinweis: Begriffe werden in der DAM-Konfiguration im Bereich Thesaurus vorkonfiguriert. Administratoren können hier festlegen, ob die Funktion für Benutzer verfügbar ist, bestehende Thesaurus importieren und erweitern, eigene Schlagwortbäume erzeugen und definieren, ob Benutzer eigene Begriffe – zusätzlich zu bereits existierenden Begriffen – hinzufügen dürfen. Nähere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 9.8 Thesauri“.

Tags/TaggingPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Ihre Assets mithilfe von Tags zu verschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren sie die zu verschlagwortenden Assets.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“ (bei nur einem markierten Asset) bzw. „Eigenschaften bearbeiten“ (bei Mehrfachauswahl).
  3. Navigieren Sie in den Reiter „Allgemein“.
  4. Tippen Sie im Feld „Tags“ um nach Tags zu suchen und diese auszuwählen
  5. Hinweis: Tags werden vollständig in der DAM-Konfiguration im Bereich Tags von Administratoren verwaltet. Nähere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 9.9 Tags“. Im Gegensatz zu Begriffen können Benutzer nur bereits existierende, von Administratoren erzeugte Tags verwenden und keine neuen hinzufügen.

Assets (um-) registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Assets, die noch keiner Asset-Ablage zugeordnet sind, können in einer Asset-Ablage registriert werden. Navigieren Sie dazu zum gewünschten Asset und führen Sie den Kontextmenübefehl „Registrieren als Digital Asset“ aus. Legen Sie als Ziel eine Asset-Ablage fest. Im Registrieren-Dialog, werden Sie zur Pflege von Metadaten aufgefordert. Metadaten, die aus dem Asset extrahiert werden können (z. B. Exif), werden automatisch übernommen. Die entsprechenden Felder werden farblich hervorgehoben und können gegebenenfalls noch angepasst werden. Für eine erfolgreiche Registrierung müssen sämtliche als Pflichtfelder definierte Metadatenfelder befüllt worden sein. Dies umfasst auch Pflicht-Felder von individuell konfigurierte Metadatenformularen. Durch den Registrierungsprozess soll gewährleistet werden, dass wichtige Metadaten konsequent erfasst werden. Dadurch wird die Auffindbarkeit Ihrer Assets verbessert und die medienneutrale Verwaltung mittels Metadaten gewährleistet.

Hinweise:

  • Um ein Asset einer Asset-Ablage zuzuordnen, können Sie auch alternativ das Asset ausscheiden und in der Asset-Ablage einfügen.
  • Die Registrierung von neuen Assets kann in den Einstellungen der DAM-Konfiguration aktiviert und konfiguriert werden. Dabei kann auch festgelegt werden, welche Metadatenfelder angezeigt werden und bei welchen es sich um Pflichtfelder handelt. Nähere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 9.4 Registrierung neuer Assets“.
  • Es können auch mehrere Assets bzw. ganze Ordner mit Assets auf einmal registriert werden.
    • Die angegebenen Werte können für alle Assets übernommen werden (Schaltfläche „Werte für alle Digital Assets übernehmen“).
    • Das Namenspräfix wird bei allen Asset-Namen hinzugefügt.
    • Im Feld Digital Assets können auch die Werte einzelner Assets verändert werden. Wenn Sie gemeinsame Werte festlegen und zusätzlich einzelne Assets anpassen möchten, übernehmen Sie zuvor stets die gemeinsamen Werte (Schaltfläche „Werte für alle Digital Assets übernehmen“) bevor Sie die Werte einzelner Assets ändern.
  • Wenn Sie Assets über einen Eingangsordner registrieren, können Sie über die Aktion „Eigenschaftswert festlegen“ in der Eigenschaft Bevorzugte Zielablage für die Registrierung die gewünschte Zielablage hinterlegen. Dadurch wird beim Registrieren nicht die zuletzt verwendete Ablage vorgeschlagen, sondern die in der Eigenschaft hinterlegte.

Assets, die bereits einer Asset-Ablage zugeordnet sind, können einer anderen Asset-Ablage zugeordnet, bzw. umregistriert werden. Auch dabei ist das Erfassen von Metadaten möglich. Navigieren Sie dafür zum gewünschten Asset und führen Sie den Kontextmenübefehl „Umregistrieren“ aus.

LizenzstatusPermanenter Link zu dieser Überschrift

Assets können folgende Symbole aufweisen:

  • Gelbes Warndreieck (Lizenzinformationen unvollständig)
    Nicht alle Muss-Felder bzgl. Lizenzierung enthalten einen Wert.
  • Rotes Rufzeichen (keine gültige Lizenz)
    Das aktuelle Datum liegt vor Lizenziert ab bzw. nach Lizenziert bis.

Hinweis: Die Lizenzstatussymbole werden nur angezeigt, wenn die Lizenzierung von Administratoren in den Einstellungen der DAM-Konfiguration aktiviert worden ist. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 9.5 Lizenzierung verwenden“.

StatusPermanenter Link zu dieser Überschrift

Assets können einen Status (z. B. „in Bearbeitung“, oder „genehmigt“) aufweisen. Status können nicht manuell von Benutzern gesetzt werden, sondern werden automatisch durch die Erledigung von Aufgaben im Rahmen von hinterlegten Standard-Prozessen gesetzt. Nur wenn ein Asset einen Status aufweist, wird dieser im Feld „Bearbeitungsstatus“ in den Eigenschaften des Assets in der Registerkarte „Allgemein“ angezeigt.

Hinweis: Status werden vollständig von Administratoren in der Konfiguration verwaltet. Dies umfasst sowohl die Erzeugung von Status, als auch die Verknüpfung von Statusänderungen an die Erledigung konkreter Aufgaben im Rahmen von Standardprozessen. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 9.7 Status“.

Assets konvertierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Video-Dateien nach MP4, OGV bzw. WEBM konvertieren. Für Audio-Dateien stehen die Formate MP3 und OGG zur Verfügung. Die Konvertierung können Sie über die Kontextmenübefehle „Als <Format> speichern“ starten. Diese wird im Hintergrund ausgeführt und kann je nach Größe der Quelldatei einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Ergebnis der Konvertierung finden Sie in den Eigenschaften der Multimedia-Datei auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Datei in anderen Formaten.

Assets herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie ein Asset herunterladen, können Sie das Downloadformat auswählen. Als Downloadformate werden die in der DAM-Konfiguration definierten Formate angeboten, die für den Typ des Assets geeignet sind und für Sie zur Verwendung freigegeben wurden.

Hinweis:

  • Wenn Sie mehrere Assets ausgewählt haben, werden diese als ZIP-Datei heruntergeladen.
  • Wenn Sie ein einzelnes Bild herunterladen, steht zusätzlich die Schaltfläche „In Zwischenablage kopieren“ zur Verfügung.
  • Wenn Sie ein Downloadformat für Bilder auswählen, das ein Anpassen des Bilds beim Herunterladen ermöglicht, können Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“ das Bild skalieren und einen Ausschnitt festlegen.
  • Wenn Sie verschiedene Typen von Assets zum Herunterladen auswählen, werden Downloadformate entsprechend der ausgewählten Typen angeboten. Es werden nur diejenigen Assets heruntergeladen, die in das ausgewählte Downloadformat konvertiert werden können.
  • Falls Videos bzw. Audios noch nicht im gewünschten Downloadformat zur Verfügung stehen, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und die Konvertierung im Hintergrund gestartet. Nach erfolgter Konvertierung, können Sie das Herunterladen erneut ausführen.

Öffentliche Links auf AssetsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie einen öffentlichen Link auf ein Asset erstellen (Kontextmenübefehl „Öffentlichen Link erstellen“), können sie das Downloadformat ebenfalls festlegen.

Hinweis: Beim Erstellen eines öffentlichen Links auf einen Ordner mit verschiedenen Typen von Assets, werden Downloadformate entsprechend der vorhandenen Typen angeboten. Es werden nur diejenigen Assets im öffentlichen Link inkludiert, die in das ausgewählte Downloadformat konvertiert werden können.