2023 February Release

VorbereitungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieses Kapitel unterstützt Sie beim ersten Einstieg. Sie erhalten einen Überblick über die grundsätzliche Einrichtung und Bedienung des Systems.

ErstregistrierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Abschluss des Kaufs der Lösung erhalten Sie von Fabasoft Cloud Sales per E-Mail einen Registrierungslink für die Erstregistrierung. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und melden Sie sich in der Fabasoft Cloud an.

Im Zuge Ihrer ersten Anmeldung werden im Welcome-Screen gegebenenfalls Hinweise angezeigt, dass beispielsweise noch Daten vervollständigt werden müssen.

Dies betrifft:

  • die Eintragung einer Person, die bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt werden soll (Datenschutzbeauftragter)
  • die Festlegung wichtiger Kontaktdaten der Organisation
  • die Festlegung eines Compliance-Managers
  • die Installation des Fabasoft Cloud Clients
    Nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 2.2.3 Fabasoft Cloud Client“.

Klicken Sie im Welcome-Screen auf den jeweiligen Link, um die entsprechende Aktion durchzuführen.

Hinweis: Der Welcome-Screen wird nur angezeigt, wenn es für Sie Benachrichtigungen gibt.

Grundsätzliche BedienungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Kapitel bieten eine erste Hilfestellung für die Bedienung des Webclients.

Aufbau des WebclientsPermanenter Link zu dieser Überschrift

In diesem Kapitel werden Sie mit dem Aufbau des Webclients und der Navigation im System vertraut gemacht.

Home

Nach erfolgreicher Anmeldung landen Sie als Benutzer auf Ihrem persönlichen Home Dashboard.

In Abhängigkeit, für welche Lösungen Sie lizenziert worden sind und Ihren persönlichen Einstellungen, werden Ihnen diverse Widgets (z. B. „Persönliche Ablage“, „Arbeitsvorrat“) angezeigt. Das Dashboard-Konzept des Home Bereichs bietet Ihnen Möglichkeiten zur Individualisierung. Sie können die Widgets beispielsweise ein- bzw. ausblenden, und deren Größe und Anordnung anpassen.

Digital-Asset-Management-Dashboard

Durch einen Klick auf das „Digital-Asset-Management“ Widget, erreichen Sie Ihr persönliches Digital-Asset-Management Dashboard, anhand dessen im Folgenden der allgemeine Aufbau des Webclients erläutert wird.

Der Webclient gliedert sich in die folgenden Bereiche:

  • Kopfleiste
    In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Organisations-Logo (falls hinterlegt) und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), das Datenlokationsmenü, die Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-Schaltfläche, die Home-Schaltfläche und das Suchfeld.
    Hinweise:
    • Kopf- und Titelleiste werden immer angezeigt – unabhängig davon, wo sie sich aktuell im System befinden. Damit haben sie jederzeit Zugriff auf die dortigen Aktionen (z. B. Support, Suche).
    • Nähre Informationen zur leistungsfähigen Volltextsuche mit Mindbreeze finden Sie in der Benutzerhilfe der Fabasoft Cloud im Kapitel „Suche mit Mindbreeze: neues Fenster“.
  • Titelleiste
    In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Befinden Sie sich in einem Widget, werden die anderen Widgets derselben Ebene als Registerkarten angezeigt.
  • Inhaltsbereich
    Im Inhaltsbereich werden im Allgemeinen die Inhalte des aktuellen Produkts angezeigt. Dies können zum Beispiel die Widgets des Home oder DAM-Dashboard, die Unterordner und Dateien einer Ablage oder die Vorschau eines Dokuments sein.
  • Werkzeugbereich
    Der Werkzeugbereich steht Ihnen grundsätzlich überall im System zur Verfügung, jedoch nicht direkt auf „Home“. Im Werkzeugbereich finden Sie kontextabhängige „Aktionen“. Typische Aktionen des Werkzeugbereichs sind z. B. „Team“, „Einstellungen“, oder „Zeitreise“.
  • Baumansicht bzw. Favoriten
    Weiters können Sie überall im System, außer auf „Home“, den Bereich „Baumansicht“ oder „Favoriten“ ein- bzw. ausblenden. Die Baumdarstellung ermöglicht Ihnen eine rasche Orientierung und Navigation innerhalb des Systems. Häufig verwendete Objekte (z. B. Ablagen oder Produkte) können Sie zu Ihren Favoriten hinzufügen. Navigieren Sie dazu in das gewünschte Objekt. Im Favoriten-Bereich wird Ihnen anschließend eine Aktion zum Hinzufügen angeboten. Alternativ können Sie über Rechtsklick auf das Objekt, unter „Extras“ die Aktion „Zu Favoriten hinzufügen“ wählen.

Hinweis: Es können bis zu drei Spaltenbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“, „Aktionen“ und „Team“).

Aktionen ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es stehen folgende grundlegende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Schaltfläche, um die entsprechende Aktion auszuführen.
  • Das Werkzeug „Aktionen“ enthält stets die wichtigsten Aktionen im aktuellen Kontext. Die Aktionen beziehen sich auf das im Inhaltsbereich angezeigte Objekt. Falls Sie sich zum Beispiel in einem Xeditor-Dokument befinden, können Sie das Xeditor-Dokument mit der Aktion „Bearbeiten“ im Xeditor zur Bearbeitung öffnen.
  • Das Kontextmenü eines Elements können Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen. Üblicherweise finden Sie im Kontextmenü neben den Aktionen, die auch im Werkzeugbereich angeboten werden, weitere weniger häufig benötigte Aktionen.
    • Kontextmenü von Objekten
      Führen Sie einen Rechtsklick auf einem Objekt im Inhaltsbereich aus. Das Kontextmenü dieses Objekts wird geöffnet.
    • Kontextmenü der Titelleiste
      Führen Sie einen Rechtsklick auf der Titelleiste aus. Das Kontextmenü des aktuell im Inhaltsbereich angezeigten Objekts wird geöffnet.
    • Hintergrund-Kontextmenü
      Wenn Sie sich in einem Teamroom oder Ordner befinden, führen Sie einen Rechtsklick in einem leeren Bereich im Inhaltsbereich aus. Das Kontextmenü enthält Aktionen, die für das Arbeiten mit Listen relevant sind (zum Beispiel ein neues Objekt in der Liste erzeugen).
  • Um Einträge in einer Liste zu markieren, klicken Sie auf das Auswahlkästchen der entsprechenden Einträge. Somit können zum Beispiel einen Kontextmenübefehl auf mehreren Objekten ausführen.

Fabasoft Cloud ClientPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um effizient arbeiten zu können, wird die Installation des nativen Fabasoft Cloud Clients dringend empfohlen. Der Fabasoft Cloud Client steht für Microsoft Windows, Apple macOS und Ubuntu zur Verfügung.

Die Installation können Sie über den Webbrowserstatus starten (Kontomenü (Ihr Benutzername) > „Status“ > „Webbrowserstatus“). Falls Ihre Organisationsrichtlinien eine Installation auf Ihrem Endgerät nicht zulassen, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support.

Weiterführende Informationen finden Sie im White Paper „Fabasoft Cloud Client: neues Fenster“.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Initial gibt es in einer Cloud-Organisation ein Mitglied (den Organisationseigentümer). Dieses ist automatisch zur Organisationsverwaltung berechtigt, wozu diesem auf „Home“ ein Widget „Cloud-Organisation“ abgelegt wird.

Benutzer erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Benutzer zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über „Home“ in Ihre Organisation und anschließend in den Bereich „Mitglieder“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder hinzufügen“.
  3. Geben Sie im Feld Benutzer (E-Mail-Adresse) die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
  4. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Neuen Benutzer einladen“.
  5. Geben Sie den Vornamen und Nachnamen ein und klicken Sie auf „Erzeugen“.
  6. Um mehrere Mitglieder gleichzeitig hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt 3 bis 5.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
  8. Ordnen Sie den Benutzern die Vollzugriff-Edition zu und klicken Sie auf „Zuordnen“.
  9. Klicken Sie auf „Einladen“, um pro Mitglied eine E-Mail zur Bestätigung der Mitgliedschaft zu senden.

Die hinzugefügten Mitglieder können sich über die versandten Einladungs-E-Mails erstmalig registrieren.

Hinweis: Über die Aktion „Mitglieder importieren“ können Sie Mitglieder auch gesammelt mittels CSV-Datei erzeugen. Im entsprechenden Aktionsdialog haben Sie die Möglichkeit sich eine CSV-Vorlage herunterzuladen.

Teams erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zusätzlich zu den automatisch erzeugten Teams „Fabasoft Cloud Enterprise (Vollzugriff)“, „Fabasoft Cloud Enterprise (Lesezugriff + Kommentieren)“ und „Fabasoft Cloud Enterprise (Zugriff für externe Mitglieder)“ wird – insbesondere, wenn Ihre Organisation auch die Publishing Lösung nutzt – die Erzeugung der folgenden drei Teams empfohlen:

  • DAM-Administratoren
    Mitglieder dieses Teams sollen die DAM-Konfiguration bearbeiten können (im Allgemeinen: Leitung der Redaktionsabteilung). Diese sollen auch auf Ablagen-Ebene alle Rechte erhalten.
  • DAM-Benutzer
    Mitglieder dieses Teams sollen das DAM verwenden können (im Allgemeinen: Mitarbeiter der Redaktionsabteilung).
  • DAM-Benutzer (extern)
    Mitglieder dieses Teams sollen Zugriff auf externe Bereiche erhalten, in denen Sie berechtigt wurden (im Allgemeinen: Lieferanten, Kunden und externe Mitarbeiter).

Zweck der Erzeugung dieser Teams ist die Vereinfachung der Ersteinrichtung, Administration und Verwendung der DAM-Lösung durch eine rollenbasierte Verwaltung der Zugriffsrechte. Zur Erzeugung der Teams gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über „Home“ in Ihre Organisation und anschließend über den Bereich „Mitglieder“ in den Bereich „Teams“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Team erzeugen“.
  3. Geben Sie im Feld Name den Wert „DAM-Administratoren“ ein und klicken Sie auf „Erzeugen“.
  4. Navigieren Sie in das eben erzeugte Team und klicken Sie auf „Teammitglieder hinzufügen“.
  5. Wählen Sie im Feld Benutzer die gewünschten Mitglieder aus.
    Hinweis: Fügen Sie in einer Pilotphase nur die dafür vorgesehenen Benutzer hinzu. Sie können eine Liste aller verfügbaren Mitglieder durch Eingabe eines Sterns (*) und anschließendem Drücken der Enter-Taste anzeigen lassen und die gewünschten Mitglieder per Klick auswählen.
  6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Wiederholen Sie den Vorgang, um zusätzlich das Team „DAM-Benutzer“ und das Team „DAM-Benutzer (extern)“ zu erzeugen.

Teams berechtigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Teams in der DAM-Konfiguration zu berechtigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über „Home“ in Ihre Organisation, dort in den Bereich „Lizenzen“/„Lizenzverwaltung“ und anschließend in den Bereich „App-Konfigurationen“.
  2. Wählen Sie die „DAM-Konfiguration“.
  3. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
  4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Rolle „App-Administrator“, um das Suchfeld zu öffnen.
  5. Geben Sie „DAM-Administratoren“ ein und drücken Sie die Enter-Taste um nach dem zuvor erzeugten Team zu suchen.
  6. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf das Team „DAM-Administratoren“.
  7. Wiederholen Sie den Vorgang und fügen Sie bei der Rolle „App-Benutzer“ das Team „DAM-Benutzer“ hinzu.
  8. Optional: Entfernen Sie bei der Rolle „DAM-Administrator“ den automatisch hinzugefügten Organisationseigentümer (Kontextmenübefehl „Entfernen“), um eine durchgängig rollenbasierte Berechtigung zu gewährleisten.

Bei den berechtigten Mitgliedern wird das Dashboard „Digital-Asset-Management“ auf Home abgelegt. Wenn die Rollen vergeben werden, während die Benutzer angemeldet sind, müssen die Benutzer die Seite neu laden (F5-Taste), damit das Dashboard abgelegt wird.

Nach Ende einer Pilotphase können Sie, wenn nötig, zusätzliche DAM-Benutzer-Teams erstellen, um in Ablagen und externen Bereichen unterschiedliche Benutzer (-gruppen) zu berechtigen.

Hinweise:

  • Sollten Sie versehentlich ein falsches Team oder Nutzer berechtigt haben, klicken Sie im Kontextmenü des Teammitglieds auf „Entfernen“.
  • Wenn Ihre Organisation neben der DAM- auch die Publishing-Lösung erworben hat, können Sie analog Teams für die Publishing-Lösung erzeugen und berechtigen. Wenn dieselben Benutzer beide Lösungen administrieren bzw. verwenden sollen können Sie auch die initial erzeugten Teams verwenden.
  • Über die Ersteinrichtung des Systems hinaus, finden Sie allgemeine Informationen zur Organisationsverwaltung in der „Administrationshilfe Fabasoft Cloud: neues Fenster“.

Ihr Start mit Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachdem die initialen Berechtigungen durch den Organisations-Eigentümer vergeben worden sind (siehe Kapitel „Teams berechtigen“), können die definierten DAM-Administratoren die Ersteinrichtung vornehmen (siehe auch Kapitel 9 Administrationshilfe: DAM-Konfiguration“). Wenn Sie DAM-Benutzer sind, fahren Sie mit dem folgenden Kapitel fort.