Ausgangsrechnungen
Das Ausgangsrechnungsmanagement ermöglicht das Verwalten von Ausgangsrechnungen. Mithilfe von Formularen und Prozessen kann das Ausgangsrechnungsmanagement an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden.
Über ein Webservice kann ausgehend von einem ERP-System ein Rechnungsentwurf hochgeladen und darauf ein Genehmigungsprozess gestartet werden. Der Genehmigungsstatus kann im ERP-System abgefragt werden und geänderte bzw. neu hinzugefügte Dokumente können in das ERP-System übernommen werden. Die über das ERP-System versendete Originalrechnung kann wiederum hochgeladen werden.
Hinweis: Als Add-on-Produkt erhältlich. Die App „Ausgangsrechnungen“ muss gegebenenfalls von einem Organisationsadministrator aktiviert werden (Organisation > Lizenzen > Lösungen > Ausgangsrechnungen mit Zuordnung Konfiguriert (inaktiv) > Aktion „Aktivieren“).
Dashboard
Das Ausgangsrechnungs-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Ausgangsrechnungsmanagement.
Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Ausgangsrechnungs-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.
Das Ausgangsrechnungs-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:
- Aktuelle Ausgangsrechnungen
Zeigt die laufenden Ausgangsrechnungen, auf die Sie Zugriff haben. - Zuletzt verwendete Ausgangsrechnungen
Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Ausgangsrechnungen. - Ablagen
Zeigt alle Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
Folgende Aktionen können Sie durchführen:
- Ausgangsrechnung erzeugen
Mithilfe der Aktion „Ausgangsrechnung erzeugen“ können Sie eine Ausgangsrechnung erzeugen. - Zur Konfiguration wechseln
Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen. - Einstellungen
Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.
Konfiguration
In der Ausgangsrechnungs-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Ablagen, Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.
Bereiche
Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:
- Ablagen
Zeigt die verfügbaren Ablagen. - Profitcenter
Zeigt die verfügbaren Profitcenter. In einer Ausgangsrechnung kann ein Profitcenter hinterlegt werden, dem die Rechnung zugeordnet wird. - Firmen
Zeigt die verfügbaren Firmen. In einer Ausgangsrechnung kann eine Firma hinterlegt werden, die die Rechnung stellt. - Die allgemeinen Bereiche finden Sie im Kapitel „Konfigurationen“.
Aktionen
Folgende Aktionen können Sie durchführen:
- Ablage erzeugen
Mithilfe der Aktion „Ablage erzeugen“ können Sie eine neue Ablage definieren. - Profitcenter erzeugen
Mithilfe der Aktion „Profitcenter erzeugen“ können Sie ein neues Profitcenter definieren. Neben dem Namen können Sie auch Benutzer festlegen, die Lese- bzw. Änderungsrechte auf Ausgangsrechnungen erhalten, die dem Profitcenter zugeordnet sind. - Firma erzeugen
Mithilfe der Aktion „Firma erzeugen“ können Sie eine neue Firma definieren. Neben dem Namen können Sie auch Benutzer festlegen, die Lese- bzw. Änderungsrechte auf Ausgangsrechnungen erhalten, die der Firma zugeordnet sind. - Projektzuordnungen importieren
Mithilfe der Aktion „Projektzuordnungen importieren“ können Sie über eine CSV-Datei Zuordnungen von Projektnummer, Profitcenter, Genehmiger und weitere Benutzer mit Lesezugriff festlegen.
Hinweis: Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ können Sie eine Beispiel-Datei herunterladen. Mehrwertige Eigenschaften können durch Angabe mehrerer Zeilen mit der gleichen Projektnummer befüllt werden. Benutzer können über die E-Mail-Adresse oder Importkennung definiert werden. Über die Importkennung können auch Teams definiert werden. - Übersetzungen
Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich. - Einstellungen
Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.
Einstellungen
Registerkarte „Ausgangsrechnungs-Konfiguration“
- Extern verwaltete Stammdaten
Definiert die Stammdaten einer Ausgangsrechnung, die nur über einen Import verändert werden können.
Hinweis: Ob eine Ausgangsrechnung extern verwaltet wird, wird über das Feld Extern verwaltet festgelegt.
Registerkarte „Projektzuordnungen“
- Projektzuordnungen
Definiert die Zuordnungen von Projektnummer, Profitcenter, Genehmiger und weitere Benutzer mit Lesezugriff. Die Projektzuordnung wird beim Import von Ausgangsrechnungen über das Webservice berücksichtigt.
Weitere Registerkarten
- Die weiteren Einstellungen finden Sie im Kapitel „Konfigurationen“.
Ablage
Ablagen dienen zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“).
Einstellungen
Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.
Zugriffsrechte
Ausgangsrechnungs-Ablagen bieten die Standard-Rollen „Alle Rechte“, „Änderungsberechtigt“ und „Leseberechtigt“.
Ausgangsrechnung
In einer Ausgangsrechnung können neben den Metadaten die Rechnungsdokumente und zusätzliche Anhänge gespeichert werden.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Registerkarte „Ausgangsrechnung“
- Name
Der Name der Ausgangsrechnung. - Status
Zeigt den Status der Ausgangsrechnung (muss über den Workflow gesetzt werden).- In Bearbeitung
Ausgangsrechnung ist noch nicht genehmigt. - Genehmigt
Ausgangsrechnung ist genehmigt. - Freigegeben
Ausgangsrechnung ist freigegeben. - Abgeschlossen
Originalrechnung ist vorhanden. - Verworfen
Ausgangsrechnung wurde verworfen.
- In Bearbeitung
- Typ
Definiert den Typ der Ausgangsrechnung (z. B. „Rechnung“, „Gutschrift“ oder „Anzahlung“). - Extern verwaltet
Legt fest, ob die in der Konfiguration im Feld Extern verwaltete Stammdaten definierten Felder nur lesend angezeigt werden. - Anmerkungen
Zeigt die Anmerkungen, falls Anmerkungen vorhanden sind (Registerkarte „Anmerkungen“). - Buchungsdatum
Definiert das Buchungsdatum. - Nettobetrag
Definiert den Nettobetrag. - Rechnungsnummer
Definiert die Rechnungsnummer. - Externe Rechnungsnummer
Definiert die externe Rechnungsnummer. - Externe Rechnung
Falls eine Rechnung existiert, die der externen Rechnungsnummer entspricht, wird diese angezeigt (Rechnungsnummer muss ungleich der externen Rechnungsnummer sein). - Projektnummer
Definiert die Projektnummer. - Auftragsnummer
Definiert die Auftragsnummer. - Firma
Definiert die Firma, die die Ausgangsrechnung stellt. Firmen werden in der Konfiguration verwaltet. - Profitcenter
Definiert die der Rechnung zugeordneten Profitcenter. Profitcenter werden in der Konfiguration verwaltet. - Debitor
Definiert eine Organisation aus dem Kontaktmanagement als Rechnungsempfänger. - Debitorname
Wenn kein Debitor ausgewählt ist, kann der Debitorname als Freitext erfasst werden. - Debitiornummer
Wenn kein Debitor ausgewählt ist, kann die Debitornummer (Kundennummer) als Freitext erfasst werden. - Endkunde
Definiert den Kunden, für den das Produkt oder die Dienstleistung letztendlich bestimmt ist. - Genehmiger
Definiert den Genehmiger für den Genehmigungsprozess. - Benutzer mit Lesezugriff
Die festgelegten Benutzer erhalten Lesezugriff auf die Ausgangsrechnung. - Rechnung (Entwurf)
Definiert das Entwurfs-Rechnungsdokument für die Genehmigung. - Rechnung (Original)
Definiert das Original-Rechnungsdokument. - Rechnung (Kopien)
Definiert Kopien des Rechnungsdokuments. - Anhänge
Definiert zusätzliche Dokumente.
Aktionen
Folgende Aktionen können Sie durchführen:
- Öffnen
Öffnet die Metadaten und das Rechnungsdokument zur Prüfung. - Abschließen
Wenn eine Rechnung (Original) vorhanden ist, kann die Ausgangsrechnung abgeschlossen werden. - Verwerfen
Verwirft die Ausgangsrechnung (Status: Verworfen). - Neuen Prozess starten
Startet einen Ad-hoc-Prozess oder einen vordefinierten Prozess.
Eingangsordner
Die Originalrechnung kann zum Beispiel auch über einen Eingangsordner (siehe auch „Eingangsordner“) zugewiesen werden. Erstellen Sie dazu eine Regel im Eingangsordner mit zwei Aktionen:
- Kategorie zuordnen (Eingangskategorie für Ausgangsrechnungsdokumente)
- Zuordnen (asynchron)
Der QR-Code oder die PDF-Stichwörter der Rechnung müssen entweder die Cloud ID oder die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung enthalten.
Genehmigungsprozess
Der Genehmigungsprozess unterscheidet sich von Organisation zu Organisation. Daher müssen Sie die benötigten BPMN-Prozesse selbst definieren.
Grundsätzlich gilt: Eine Ausgangsrechnung wird zur Genehmigung an den definierten Genehmiger weitergeleitet. Dieser kann die Ausgangsrechnung genehmigen bzw. ablehnen. Gegebenenfalls kann noch eine zweite Genehmigung zum Beispiel durch die Leitung „Invoicing“ eingeholt werden.
Insbesondere folgende Aktivitätsdefinitionen können für den Genehmigungsprozess verwendet werden. Der Folgestatus kann als Ausdruck beim Erledigen der Aktivität definiert werden.
- Zur Genehmigung weiterleiten
Mit dieser Aktivität kann die Ausgangsrechnung nochmals überprüft und zur Genehmigung weitergeleitet werden.- Öffnen
- Zur Genehmigung weiterleiten
- Verwerfen (Folgestatus: Verworfen)
- Genehmigen
Der für die Genehmigung verantwortlichen Benutzer kann die Ausgangsrechnung genehmigen.- Öffnen
- Genehmigen (Folgestatus: In Bearbeitung bzw. Genehmigt, wenn nur eine Genehmigung erforderlich ist)
Beispiel (Ausdruck beim Erledigen der Aktivität):
import COOSIGNATURE@1.1;
import FSCFOLIOWF@1.1001;
if (object.lastsigned == #SIGN_APPROVE) {
object.ObjectLock(true, true);
object.FSCINVOICEMGMT@1.1001:oistate = 2; //OIS_APPROVED
} - Genehmigung ablehnen (Folgestatus: In Bearbeitung)
- Zur Kenntnis nehmen
Mit dieser Aktivität wird informiert, dass die Ausgangsrechnung genehmigt wurde.- Öffnen
- Zur Kenntnis nehmen (Folgestatus: Freigegeben)
Webservice-Schnittstelle
Über ein Webservice können ausgehend von einem ERP-System Ausgangsrechnungen hochgeladen und aktualisiert werden.
Nähere Informationen finden Sie hier: