2021 September Release

AusgangsrechnungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Ausgangsrechnungsmanagement ermöglicht das Verwalten von Ausgangsrechnungen. Mithilfe von Formularen und Prozessen kann das Ausgangsrechnungsmanagement an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden.

Über ein Webservice kann ausgehend von einem ERP-System ein Rechnungsentwurf in die Fabasoft Cloud hochgeladen und darauf ein Genehmigungsprozess gestartet werden. Der Genehmigungsstatus kann im ERP-System abgefragt werden und geänderte bzw. neu hinzugefügte Dokumente können in das ERP-System übernommen werden. Die über das ERP-System versendete Originalrechnung kann wiederum in die Fabasoft Cloud übernommen werden.

Hinweis: Verfügbar in der Fabasoft Cloud Superior. Die App „Ausgangsrechnungen“ muss gegebenenfalls von einem Organisationsadministrator aktiviert werden (Organisation > Lizenzen > Editionen und Apps > Ausgangsrechnungen mit Zuordnung Konfiguriert (inaktiv) > Aktion „Aktivieren“).

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Ausgangsrechnungs-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Ausgangsrechnungsmanagement.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Ausgangsrechnungs-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Ausgangsrechnungs-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Aktuelle Ausgangsrechnungen
    Zeigt die laufenden Ausgangsrechnungen, auf die Sie Zugriff haben.
  • Zuletzt verwendete Ausgangsrechnungen
    Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Ausgangsrechnungen.
  • Ablagen
    Zeigt alle Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Ausgangsrechnung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Ausgangsrechnung erzeugen“ können Sie eine Ausgangsrechnung erzeugen.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Ausgangsrechnungs-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Ablagen, Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Ablagen
    Zeigt die verfügbaren Ablagen.
  • Profitcenter
    Zeigt die verfügbaren Profitcenter. In einer Ausgangsrechnung kann ein Profitcenter hinterlegt werden, dem die Rechnung zugeordnet wird.
  • Firmen
    Zeigt die verfügbaren Firmen. In einer Ausgangsrechnung kann eine Firma hinterlegt werden, die die Rechnung stellt.
  • Die allgemeinen Bereiche finden Sie im Kapitel „Konfigurationen“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Ablage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Ablage erzeugen“ können Sie eine neue Ablage definieren.
  • Profitcenter erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Profitcenter erzeugen“ können Sie ein neues Profitcenter definieren. Neben dem Namen können Sie auch Benutzer festlegen, die Lese- bzw. Änderungsrechte auf Ausgangsrechnungen erhalten, die dem Profitcenter zugeordnet sind.
  • Firma erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Firma erzeugen“ können Sie eine neue Firma definieren. Neben dem Namen können Sie auch Benutzer festlegen, die Lese- bzw. Änderungsrechte auf Ausgangsrechnungen erhalten, die der Firma zugeordnet sind.
  • Projektzuordnungen importieren
    Mithilfe der Aktion „Projektzuordnungen importieren“ können Sie über eine CSV-Datei Zuordnungen von Projektnummer, Profitcenter, Genehmiger und weitere Benutzer mit Lesezugriff festlegen.
    Hinweis: Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ können Sie eine Beispiel-Datei herunterladen. Mehrwertige Eigenschaften können durch Angabe mehrerer Zeilen mit der gleichen Projektnummer befüllt werden. Benutzer können über die E-Mail-Adresse oder Importkennung definiert werden. Über die Importkennung können auch Teams definiert werden.
  • Übersetzungen
    Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

Einstellungen

Registerkarte „Ausgangsrechnungs-Konfiguration

  • Extern verwaltete Stammdaten
    Definiert die Stammdaten einer Ausgangsrechnung, die nur über einen Import verändert werden können.
    Hinweis: Ob eine Ausgangsrechnung extern verwaltet wird, wird über das Feld Extern verwaltet festgelegt.

Registerkarte „Projektzuordnungen

  • Projektzuordnungen
    Definiert die Zuordnungen von Projektnummer, Profitcenter, Genehmiger und weitere Benutzer mit Lesezugriff. Die Projektzuordnung wird beim Import von Ausgangsrechnungen über das Webservice berücksichtigt.

Weitere Registerkarten

AblagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Ablagen dienen zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“).

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Zugriffsrechte

Ausgangsrechnungs-Ablagen bieten die Standard-Rollen „Alle Rechte“, „Änderungsberechtigt“ und „Leseberechtigt“.

AusgangsrechnungPermanenter Link zu dieser Überschrift

In einer Ausgangsrechnung können neben den Metadaten die Rechnungsdokumente und zusätzliche Anhänge gespeichert werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Registerkarte „Ausgangsrechnung

  • Name
    Der Name der Ausgangsrechnung.
  • Status
    Zeigt den Status der Ausgangsrechnung (muss über den Workflow gesetzt werden).
    • In Bearbeitung
      Ausgangsrechnung ist noch nicht genehmigt.
    • Genehmigt
      Ausgangsrechnung ist genehmigt.
    • Freigegeben
      Ausgangsrechnung ist freigegeben.
    • Abgeschlossen
      Originalrechnung ist vorhanden.
    • Verworfen
      Ausgangsrechnung wurde verworfen.
  • Typ
    Definiert den Typ der Ausgangsrechnung (z. B. „Rechnung“, „Gutschrift“ oder „Anzahlung“).
  • Extern verwaltet
    Legt fest, ob die in der Konfiguration im Feld Extern verwaltete Stammdaten definierten Felder nur lesend angezeigt werden.
  • Anmerkungen
    Zeigt die Anmerkungen, falls Anmerkungen vorhanden sind (Registerkarte „Anmerkungen“).
  • Buchungsdatum
    Definiert das Buchungsdatum.
  • Nettobetrag
    Definiert den Nettobetrag.
  • Rechnungsnummer
    Definiert die Rechnungsnummer.
  • Externe Rechnungsnummer
    Definiert die externe Rechnungsnummer.
  • Externe Rechnung
    Falls eine Rechnung existiert, die der externen Rechnungsnummer entspricht, wird diese angezeigt (Rechnungsnummer muss ungleich der externen Rechnungsnummer sein).
  • Projektnummer
    Definiert die Projektnummer.
  • Auftragsnummer
    Definiert die Auftragsnummer.
  • Firma
    Definiert die Firma, die die Ausgangsrechnung stellt. Firmen werden in der Konfiguration verwaltet.
  • Profitcenter
    Definiert die der Rechnung zugeordneten Profitcenter. Profitcenter werden in der Konfiguration verwaltet.
  • Debitor
    Definiert eine Organisation aus dem Kontaktmanagement als Rechnungsempfänger.
  • Debitorname
    Wenn kein Debitor ausgewählt ist, kann der Debitorname als Freitext erfasst werden.
  • Debitiornummer
    Wenn kein Debitor ausgewählt ist, kann die Debitornummer (Kundennummer) als Freitext erfasst werden.
  • Endkunde
    Definiert den Kunden, für den das Produkt oder die Dienstleistung letztendlich bestimmt ist.
  • Genehmiger
    Definiert den Genehmiger für den Genehmigungsprozess.
  • Benutzer mit Lesezugriff
    Die festgelegten Benutzer erhalten Lesezugriff auf die Ausgangsrechnung.
  • Rechnung (Entwurf)
    Definiert das Entwurfs-Rechnungsdokument für die Genehmigung.
  • Rechnung (Original)
    Definiert das Original-Rechnungsdokument.
  • Rechnung (Kopien)
    Definiert Kopien des Rechnungsdokuments.
  • Anhänge
    Definiert zusätzliche Dokumente.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Öffnen
    Öffnet die Metadaten und das Rechnungsdokument zur Prüfung.
  • Abschließen
    Wenn eine Rechnung (Original) vorhanden ist, kann die Ausgangsrechnung abgeschlossen werden.
  • Verwerfen
    Verwirft die Ausgangsrechnung (Status: Verworfen).
  • Neuen Prozess starten
    Startet einen Ad-hoc-Prozess oder einen vordefinierten Prozess.

Eingangsordner

Die Originalrechnung kann zum Beispiel auch über einen Eingangsordner (siehe auch „Eingangsordner“) zugewiesen werden. Erstellen Sie dazu eine Regel im Eingangsordner mit zwei Aktionen:

  • Kategorie zuordnen (Eingangskategorie für Ausgangsrechnungsdokumente)
  • Zuordnen (asynchron)
    Der QR-Code oder die PDF-Stichwörter der Rechnung müssen entweder die Cloud ID oder die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung enthalten.

GenehmigungsprozessPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Genehmigungsprozess unterscheidet sich von Organisation zu Organisation. Daher müssen Sie die benötigten BPMN-Prozesse selbst definieren.

Grundsätzlich gilt: Eine Ausgangsrechnung wird zur Genehmigung an den definierten Genehmiger weitergeleitet. Dieser kann die Ausgangsrechnung genehmigen bzw. ablehnen. Gegebenenfalls kann noch eine zweite Genehmigung zum Beispiel durch die Leitung „Invoicing“ eingeholt werden.

Insbesondere folgende Aktivitätsdefinitionen können für den Genehmigungsprozess verwendet werden. Der Folgestatus kann als Ausdruck beim Erledigen der Aktivität definiert werden.

  • Zur Genehmigung weiterleiten
    Mit dieser Aktivität kann die Ausgangsrechnung nochmals überprüft und zur Genehmigung weitergeleitet werden.
    • Öffnen
    • Zur Genehmigung weiterleiten
    • Verwerfen (Folgestatus: Verworfen)
  • Genehmigen
    Der für die Genehmigung verantwortlichen Benutzer kann die Ausgangsrechnung genehmigen.
    • Öffnen
    • Genehmigen (Folgestatus: In Bearbeitung bzw. Genehmigt, wenn nur eine Genehmigung erforderlich ist)
      Beispiel (Ausdruck beim Erledigen der Aktivität):
      import COOSIGNATURE@1.1;
      import FSCFOLIOWF@1.1001;
      if (object.lastsigned == #SIGN_APPROVE) {
        object.ObjectLock(true, true);
        object.FSCINVOICEMGMT@1.1001:oistate = 2; //OIS_APPROVED
      }
    • Genehmigung ablehnen (Folgestatus: In Bearbeitung)
  • Zur Kenntnis nehmen
    Mit dieser Aktivität wird informiert, dass die Ausgangsrechnung genehmigt wurde.
    • Öffnen
    • Zur Kenntnis nehmen (Folgestatus: Freigegeben)

Webservice-SchnittstellePermanenter Link zu dieser Überschrift

Über ein Webservice können ausgehend von einem ERP-System Ausgangsrechnungen in die Fabasoft Cloud hochgeladen und aktualisiert werden.

Nähere Informationen finden Sie hier:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Fabasoft-Cloud-Web-Services/outgoing-invoice.htm