Produkte

Ein Produkt beschreibt die Struktur von Inhalten und besteht aus einzelnen Bestandteilen. Es gibt dedizierte Produkte für Print Medien, die mittels Layout-Vorlagen, Texten und Bildern in einer Layoutplanung fertiggestellt werden, sowie Produkte die für strukturierte oder digitale Publikationen vorgesehen sind.

Hinweis: Da auch Produkte auf dem Konzept der Fabasoft Cloud Teamrooms basieren, haben Sie hier die Möglichkeit – analog zu Teamrooms – granular die Zugriffsberechtigungen auf Benutzer-, Rollen- oder Teambasis zu verwalten. Nähere Informationen zu Teamrooms finden Sie in der allgemeinen Fabasoft Cloud Benutzerhilfe im Kapitel „Zusammenarbeit mit Teamroooms: neues Fenster“.

Produkte erzeugen

Beim Erstellen eines Projekts können auf Basis der im Projekttyp vorkonfigurierten Standard-Produkte bereits automatisch Produkte erzeugt werden. Um ein weiteres Produkt manuell zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das Projekt-Dashboard des Projekts, in dem Sie ein Produkt erzeugen möchten.
2. Wählen Sie auf die Aktion „Produkt erzeugen“ in der Werkzeugleiste.
3. Legen Sie folgende Metadaten fest:
   • Name
     Definiert den Namen des Produkts.
   • Produkttyp
     Definiert den Produkttyp, der vorgibt, aus welchen Bestandteilen das Produkt besteht und wie es publiziert werden kann.
   • Veröffentlichungsdatum
     Definiert das geplante Datum der Veröffentlichung des Produkts.
   • Ausgabe
     Definiert die Ausgabenummer des Produkts.
   • Tags
     Sie können Ihr Produkt mit den von Administratoren vorkonfigurierten Tags verschlagworten.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Hinweis: Da Benutzer beim Erzeugen eines Produkts einen Produkttyp auswählen müssen, ist die Vorkonfiguration von mindestens einem Produkttyp eine notwendige Voraussetzung. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Administratorenhilfe in den Kapiteln „Projekttypen“ und „Produkttypen“.

Produkte bearbeiten

Wenn Sie über Ihr Projekt Dashboard in ein Produkt navigieren, wird Ihnen dieses standardmäßig in der Planungsansicht angezeigt. Alternativ können Sie über die Registerkarte „Planung“ in diesen Bereich wechseln. Dort steht Ihnen eine Layoutplanung für layoutbasierte Publikationen und ein Strukturbaum, der eine hierarchische Übersicht des Produkts zeigt, zur Verfügung.

Arbeiten mit der Layoutplanung

Navigieren Sie in Ihr Produkt und stellen Sie sicher, dass Sie sich im Strukturbaum auf Root- bzw. oberster Produktebene befinden. Im Inhaltsbereich wird nun das Produkt in der Layoutplanungsansicht dargestellt. Gruppiert nach Bestandteilen werden die einzelnen Seiten Ihres Produkts mit Seitenzahl angezeigt. Falls Sie mit Bereichen bzw. Status arbeiten, werden diese oberhalb bzw. unterhalb der Seitenvorschau als (farbige) Balken dargestellt.

Sie können Ihr Produkt direkt in der Layoutplanung bearbeiten. Folgender Funktionsumfang steht Ihnen in der Layoutplanung zur Verfügung:

• Leere Seiten hinzufügen
  Ein Klick auf das „Plus“ -Symbol fügt Ihnen eine leere Seite innerhalb des Bestandteils ein.
• Layout-Vorlage hinzufügen
  Durch einen Doppelklick auf eine leere Seite können Sie dieser eine vorkonfigurierte Layout-Vorlage hinzufügen.

Hinweis: Die Layoutplanungsansicht passt sich an die ausgewählte Ebene des Strukturbaums an. Haben Sie beispielsweise zuletzt auf den Produktnamen geklickt, wird komplettes Produkt dargestellt. Haben Sie einen Produktbestandteil oder -bereich angewählt, wird die Ansicht auf dessen Inhalte gefiltert. Haben Sie hingegen zuletzt eine Layout-Vorlage oder Bild angeklickt, wird deren PDF-Vorschau angezeigt.

Arbeiten mit der Strukturplanung

Der Strukturbaum ist eine hierarchische Darstellung Ihres Produkts. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf ein Element des Strukturbaums können Sie im Produkt navigieren. In Abhängigkeit des gewählten Elements wird die Layoutansicht bzw. PDF-Vorschau im Inhaltsbereich, sowie die in der Werkzeugleiste verfügbaren Aktionen dem aktuellen Kontext angepasst.

Der im Folgenden beschriebene Funktionsumfang steht Ihnen im Rahmen der Strukturplanung zur Verfügung:

• Team
  Im Produkt werden automatisch die Zugriffsberechtigungen aus dem Projekt übernommen. Über die Aktion „Team“ können weitere Benutzer (-gruppen) im Produktkontext berechtigt werden.
• Struktur
  Sie können sich den Strukturbaum des Produkts einblenden lassen. Über das Schließen Symbol (X) in der Spalte des Strukturbaums, können Sie diesen ausblenden.
• Zeitreise
  Sie können das Produkt zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit betrachten. Hinweis: Nähere Informationen zur Zeitreise finden Sie in der Fabasoft Cloud Benutzerhilfe im Kapitel „Zeitreise: neues Fenster“.
• Einstellungen
  Sie können sich die Metadaten des Produkts anzeigen lassen und bearbeiten.
• Externen Bereich erzeugen
  Sie können einen externen Bereich auf Produktebene erzeugen.
• Publizieren
  Wenn Sie Ihr Produkt fertig geplant haben, können Sie hier Ihre Publikation starten. Wählen Sie hierfür im Dialogfenster ein Bereitstellungsformat und bestätigen Sie mit der Aktion „Publizieren“.
• Vordefinierte Bestandteile hinzufügen
  Wenn Ihnen die durch den Produkttyp vordefinierten Standardbestandteile nicht ausreichen, können Sie weitere Bestandteile hinzufügen.
  Hinweis: Ihnen stehen lediglich die im Produkttyp definierten Standardbestandteile und weiteren Bestandteile zur Auswahl zur Verfügung.
• Layout-Vorlage hinzufügen
  Sie können weitere Layout-Vorlagen zu Bestandteilen hinzufügen.
• Bereich hinzufügen – Rubriken
  Um ein Produkt weiter zu strukturieren können Sie in Bestandteilen „Bereiche hinzufügen“. Im entsprechenden Dialog können Sie diesen benennen eine Rubrik vergeben.
  Hinweis: Mit Hilfe von Rubriken lassen sich Abfolgen von Seiten kennzeichnen die logisch oder inhaltlich zusammengehörig sind. Rubriken werden von Administratoren in der Publishing Konfiguration verwaltet (siehe Kapitel „Rubriken“).
• Leere Seite hinzufügen
  Sie können eine leere Seite hinzufügen.
• Kopieren
  Sie können das markierte Element kopieren.
• Löschen
  Sie können das markierte Element löschen.
• Link versenden
  Versenden Sie einen Link auf die ausgewählten Elemente mit Ihrem lokalen E-Mail-Client.
• Eigenschaften
  Sie können sich die Metadaten des markierten Elements anzeigen lassen und bearbeiten.
• Bearbeiten
  Strukturbaumelemente können Sie in Abhängigkeit des Dateiformats direkt im Webbrowser oder in Ihrer bevorzugten lokalen Desktopanwendung „Bearbeiten“. Layout-Vorlagen beispielsweise können Sie in Ihrer lokalen InDesing Desktop Applikation überarbeiten. Der installierte Cloud Client stößt automatisch bei jedem Speichervorgang die Aktualisierung der Cloudversion an. XML-Dokumente hingegen können direkt im Webbrowser mit dem Xeditor bearbeitet werden.
  Hinweis: Nähre Informationen zur Bearbeitung von Xeditor-Dokumenten finden Sie in der DAM-Benutzerhilfe im Kapitel „Xeditor-Dokumente bearbeiten: neues Fenster“.
• Lesen
  Nutzer können Strukturbaumelemente je nach Dateityp im Browser bzw. in der lokalen Desktopapplikation anzeigen, ohne die Möglichkeit diese zu verändern (vgl. Bearbeiten).
• Herunterladen
  Sie können Strukturbaumelemente zur Anzeige und Bearbeitung ohne automatische Synchronisation über den Cloud Client „Herunterladen“. Die heruntergeladene Datei wird im Downloadordner – der in Ihren Browsereinstellungen definiert ist – abgespeichert.
• Hochladen
  Sie können Bestandteile im Strukturplan über die Funktion Hochladen mit Dateien aus Ihrem lokalen Dateisystem überschreiben.
• Mit Vorgänger/Nachfolger tauschen
  Sie können Elemente in der Baumstruktur neu anordnen und umsortieren. „Mit Vorgänger tauschen“ bzw. „Mit Nachfolger tauschen“ erlaubt es Ihnen, ein Element mit dem vor- bzw. nachgelagerten Element auf selber Strukturbaumebene zu tauschen und damit die Reihenfolge der Bestandteile eines Produkts oder den Layout-Vorlagen innerhalb eines Bestandteiles zu ändern
• Alle auf-/zuklappen
  Zur besseren Orientierung können Sie die hierarchischen Strukturbaumelemente (z. B. abgeschlossene Kapitel) zuklappen bzw. aufklappen.
• Eintrag suchen
  Um ein Element im Strukturbaum schnell zu finden, müssen Sie nicht alle Elemente der Baumstruktur aufklappen und manuell durchsuchen, sondern können auch die integrierte Suchfunktion nutzen. Hier können sie * als Wildcard verwenden.  
• Tags Hinzufügen
  Sie können für einzelne Bestandteile Tagging-Funktion zur Verschlagwortung nutzen.
• Inhalte hinzufügen
  Sie können das Digital-Asset-Management nach Xeditor-, Word-Dokumenten und Bildern durchsuchen und zur Layout-Vorlage hinzufügen.
• Zuordnung entfernen
  Sie können hinzugefügte Assets auch wieder entfernen.
• Inhalte platzieren
  Nachdem Sie XML-Inhalte und/oder Bilder zur Layout-Vorlage hinzugefügt haben, können Sie diese über die Aktion „Inhalte platzieren“ in die Vorlage schreiben und somit die Adobe InDesign Produktion anstoßen.
• XML zurückschreiben
  Nach der lokalen Bearbeitung von platzieren Texten in InDesign können Sie diese zurück in das Xeditor-Dokument schreiben, welches im DAM abgelegt ist. Im Gegensatz zu Bildern, bei denen das Zurückschreiben der Änderungen bis ins DAM automatisch erfolgt, muss dies bei XML manuell angestoßen werden.
• Neuen Prozess starten - Status
  Im Untermenü von „Extras“ können Sie für Elemente des Strukturbaums einen „Neuen Prozess Starten“. Im entsprechenden Dialog haben Sie die Wahl zwischen Ad-hoc-Prozessen und vordefinierten BPMN-Prozessen (siehe Kapitel „Prozesse“). Sollte in der Konfiguration für den gewählten Prozess eine Statusänderung an die Erledigung von Aufgaben gekoppelt worden sein, wird der aktuelle Status in Abhängigkeit vom Prozessfortschritt unter entsprechender Layout-Vorlage als farbiger Balken angezeigt. Im Standard werden die Status „In Bearbeitung“ (Gelb) und „Genehmigt“ (Grün). Näheres zu Status können Sie in der Administrationshilfe im Kapitel „Status“ nachlesen.
• Abschließen
  Im Untermenü von „Extras“ können Sie Elemente des Strukturbaums „Abschließen“. Anschließend kann der Bestandteil nicht mehr bearbeitet werden. Der Status wird auf „Abgeschlossen“ geändert und im Strukturbaum über ein Symbol vor dem Bestandteil visuell dargestellt.

Hinweise:

• Der Funktionsumfang ist abhängig von dem im Strukturbaum gewählten Element und dessen Objektklasse.
• Sie finden die Aktionen in der Werkzeugleiste des gewählten Elements bzw. in dessen Kontextmenü.
• Bestandteile können im Strukturbaum mit einem Warnsymbol ausgezeichnet sein. In diesem Fall ist die maximale oder minimale Seitenanzahl des Bestandteils über-, bzw. überschritten.

Publikationen

Produkte können als PDF-Dokumente, EPUBs, HTML, JSON und in andere Formate publiziert werden. Diese werden für jede ausgeführte Publikation als neues, eigenständiges Objekt in einer Liste der Publikationen am Produkt angelegt.  

Produkte publizieren

Um eine Publikation zu einem Produkt zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Produkt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Publikationen“ > „Publizieren“.

Es wird eine neue Publikation erstellt.

Die erstellte Publikation wird im Dashboard-Bereich „Publikationen“ und in den Eigenschaften des Produkts auf der Registerkarte „Publikationen“ abgelegt. Zusätzlich sind die Publikationen über die Aktion „Publikationen“ des Produkts erreichbar.

Hinweise:

• Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn dem verwendeten Produkttyp in der Konfiguration ein Bereitstellungsformat zugewiesen wurde

Weitere Bereiche im Produktkontext

Neben den bereits beschriebenen Bereichen „Planung“ und „Publikationen“ beinhaltet ein Produkt auch die im Folgenden beschreibenden Bereiche „Zusätzliche Inhalte“, „Externe Bereiche“ und „Zugeordnete Assets“, die auf dem Produkt-Dashboard als Widgets darstellt werden.

Zusätzliche Inhalte

Inhalte, welche Sie ausschließlich innerhalb des aktuellen Produkts verwenden und nicht wiederverwenden möchten, müssen Sie nicht im DAM verwalten, sondern können dafür den Bereich „Zusätzliche Inhalte“ nutzen. Um dort einen Inhalt hinzuzufügen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Eintrag hinzufügen

• Neu
  Sie können dem Produkt zugeordnete Objekte erzeugen. Wählen Sie dazu in entsprechendem Katalog die Objektklasse (z. B. Xeditor Dokument, oder Microsoft Word-Dokument) aus, vergeben Sie einen Namen und Bestätigen Sie mit „Weiter“. Anschließend können Sie das Objekt „Bearbeiten“.
  Hinweis: Alternativ finden Sie im Werkzeugbereich die Aktion „Zusätzliche Inhalte erzeugen“.
• Hochladen
  Sie können Dateien aus Ihrem lokalen Dateisystem „Hochladen“ und somit dem Produkt zuordnen.
• Duplikat einfügen
  Sie können Objekte (z. B. Dokumente, Bilder, Ordner) aus Ihrer Zwischenablage als Duplikat einfügen und somit dem Produkt zuordnen. Wenn Sie das eingefügte Objekt anschließend verändern oder bearbeiten, bleibt das Objekt im Ursprungsort unverändert, Sie verändern nur das Duplikat. Sie können einerseits Objekte innerhalb des Web Clients über Rechtsklick und „Kopieren“ oder „Ausschneiden“ in Ihre Zwischenauflage aufnehmen und mittels „Duplikat einfügen“ innerhalb des Web Clients verschieben. Andererseits können Sie auch Dateien aus Ihrem lokalen Dateisystem in Ihre Zwischenablage aufnehmen und über „Duplikat einfügen“ im Produkt hochladen.
• Verknüpfung einfügen
  Sie können Objekte aus Ihrer Zwischenablage als „Verknüpfung einfügen“. Hierbei wird ein Link auf das Objekt im Ursprungsort erstellt. Verknüpfungen auf Objekte sind durch ein eigenes Symbol visualisiert. Wenn Sie ein verknüpftes Objekt „Bearbeiten“, bearbeiten Sie immer das Objekt im Ursprungsordner.
• Suchen
  Über die Suchfunktion können Sie mithilfe von Suchfiltern und Suchoperatoren den Web Client nach Objekten durchsuchen. Markieren Sie Ihre Ergebnisse und ordnen Sie diese mit „Weiter“ dem Produkt zu.

Ihre im Bereich „Zusätzliche Inhalte“ erzeugten Inhalte können Sie mithilfe des Kontextmenübefehls „als Digital Asset registrieren“ und somit für die medienneutrale Verwaltung ins DAM überführen. Der Ursprungsort des Assets wird dann zu der im Dialogfenster gewählten Ziel-Asset-Ablage geändert.

Hinweis: Nähere Informationen zur Erzeugung und Bearbeitung von Xeditor-Dokumenten finden Sie in der DAM-Benutzerhilfe im Kapitel „Xeditor: neues Fenster“.

Externe Bereiche

In dieser Registerkarte werden Ihnen die externen Bereiche in einer Liste angezeigt, auf die Sie Zugriff haben und die auf Ebene des Produkts erzeugt worden sind

Externe Bereiche erzeugen

Ein externer Bereich kann auf Ebene von Projekten oder Produkten erzeugt werden.

Um einen externen Bereich zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in Ihr Projekt oder Produkt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Externen Bereich erzeugen“.
3. Geben Sie einen Namen ein.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Über die Aktion „Team“ können Sie nun zusätzliche externe Mitglieder oder Teams (z.B. Publishing-Benutzer (extern)) berechtigen.

Hinweise:

• Dieser Bereich wird Ihnen nur angezeigt, wenn externe Bereiche auf Ebene des Produkts existieren.
• Im externen Bereich können auch externe Mitglieder Xeditor-Dokumente anlegen und die Registrierung im DAM kann angestoßen werden. Nähre Informationen hierzu finden Sie im separaten Dokument der Benutzerhilfe des DAM in den Kapiteln „Xeditor: neues Fenster“ und „Assets (um) registrieren: neues Fenster“.

Zugeordnete Assets

Der Bereich „Zugeordnete Assets“ bietet Ihnen eine Verbindung zum Digital-Asset-Management. In der Werkzeugleiste stehen Ihnen hier folgende Aktionen zur Verfügung:

• Assets hinzufügen
  Über diese Aktion können Sie Ihr Digital-Asset-Management nach bereits registrierten Assets durchsuchen und zum Produkt zuordnen.
  Hinweis: Alternativ können Sie die Suchleiste im Inhaltsbereich verwenden.
• Asset erzeugen
  Sie können Cloud-Objekte erzeugen und anschließend im DAM als Asset registrieren.
• Hochladen
  Sie können Dateien hochladen und anschließend im DAM als Asset registrieren.