2021 September Release

Hintergrundaufgaben und ProzessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Viele tägliche Aufgaben können standardisiert und automatisiert werden. Im Kontext der Fabasoft Personalakte werden hierfür Hintergrundaufgaben und BPMN-Prozessdiagramme („Business Process Modelling and Notation“) genutzt. In einem grafischen BPMN-Editor können Sie Geschäftsprozesse schnell und übersichtlich modellieren.

Nachfolgend werden das Anlegen eines Prozesses und der Aufbau des BPMN-Editors erläutert. Anschließend werden Sie durch die Erstellung der für die Steuerung von Mitarbeiteraustritten und Aufbewahrungsfristen benötigten Prozesse geführt.

Einen Prozess erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie grundsätzlich einen Prozess erzeugen. Die konkreten zu erzeugenden Prozesse sind im Kapitel „Prozess für ausgetretene Mitarbeiter“ und „Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen“ beschreiben

Um einen Prozess zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Prozesse.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“.
  3. Klicken Sie auf den Eintrag „BPNM-Prozessdiagramm“.
  4. Geben Sie im Feld Name den Namen des BPMN-Prozessdiagramms ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  6. Modellieren Sie den gewünschten Prozess und klicken Sie auf „Weiter“.
    Hinweis: Nähere Informationen finden Sie in den folgenden Kapiteln.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“. Eventuell nötige Änderungen können mithilfe des Kontextmenübefehls „Erneut freigeben“ freigegeben werden.

BPMN-EditorPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der BPMN-Editor gliedert sich in drei Bereiche:

  • Im linken Bereich befinden sich die verfügbaren BPMN-Elemente.
  • Im mittleren Zeichenbereich wird der Prozess modelliert, indem die BPMN-Elemente mittels Drag-and-drop vom linken Bereich hineingezogen und verbunden werden.
  • Im rechten Bereich (standardmäßig zugeklappt) werden die Eigenschaften des Elements angezeigt, das aktuell im Zeichenbereich markiert ist.
  • Über diesen drei Bereichen befindet sich eine Werkzeugleiste, die unter anderem Optionen zum Kopieren, Ausschneiden, Löschen und Vergrößern/Verkleinern der Ansicht bietet.

Nähere Informationen zum BPMN-Editor finden Sie hier:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Benutzerhilfe-Fabasoft-Cloud-ger/workflow.htm#mit-dem-bpmn-editor-arbeiten

In den folgenden Prozessen werden diese BPMN-Elemente verwendet:

  • Pool
    Der Pool repräsentiert eine Organisation und umfasst alle auszuführenden Aufgaben.
    • Das Feld Ist ausführbar legt fest, ob der Prozess mithilfe der Workflow-Engine ausgeführt werden soll oder nur zu Dokumentationszwecken dient.
    • Über das Feld Verwendbar für können Prozesse auf Objektklassen und Kategorien eingeschränkt werden. Somit werden Prozesse nur angeboten, wenn sie für das Objekt, auf dem sie ausgeführt werden sollen, Sinn ergeben. Bei der Auswahl von Aktivitäten für Aufgaben im BPMN-Editor werden ebenfalls nur Aktivitäten angeboten, die der Verwendbarkeit des BPMN-Prozessdiagramms entsprechen
  • Lane
    Lanes legen fest, wer die in der Lane enthaltenen Aufgaben standardmäßig ausführt.
    Hinweis: Beim Erstellen eines Pools wird automatisch eine Lane miterstellt.
  • Startereignis
    Mit einem Startereignis beginnt der Prozessfluss.
  • Endereignis
    Mit einem Endereignis endet der Prozessfluss.
  • Aufgabe
    Eine Aufgabe repräsentiert eine im Prozess zu erledigende Aktivität.

Prozess für ausgetretene MitarbeiterPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach dem Austritt eines Mitarbeiters soll die entsprechende Personalakte abgeschlossen werden. Im Allgemeinen erweist es sich als sinnvoll, die Personalakte erst ein oder zwei Monate nach dem Austrittsdatum abzuschließen, um beispielsweise noch ein Dienstzeugnis ablegen zu können. Somit bietet sich ein Prozess an, der die Personalakten-Benutzer zeitgerecht informiert und das Abschließen der Personalakte ermöglicht.

In den folgenden beiden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie den Prozess modellieren bzw. alternativ importieren können.

Prozess für ausgetretene Mitarbeiter modellieren

Um den Prozess für ausgetretene Mitarbeiter zu modellieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erzeugen Sie in der Personalakten-Konfiguration ein BPMN-Prozessdiagramm mit Namen „Prozess für ausgetretene Mitarbeiter“.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  3. Klappen Sie den Eigenschaftenbereich auf, indem Sie auf das graue Symbol klicken, das sich auf halber Höhe am rechten Rand des Fensters befindet.
  4. Ziehen Sie einen Pool in den Zeichenbereich.
    Hinweis: Die Überschrift im Eigenschaftenbereich lautet nun „Eigenschaften (Pool)“. Mithilfe dieses Feedbacks können Sie jederzeit prüfen, ob Sie das benötigte Element markiert haben oder ein anderes markieren müssen, bevor Sie fortfahren können.
  5. Geben Sie im Eigenschaftenbereich unter Allgemein im Feld Name den Wert „Mitarbeiteraustritt“ ein.
  6. Lassen Sie den Pool markiert und aktivieren Sie im Eigenschaftenbereich unter Allgemein die Option Ist ausführbar.
  7. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Verwendbar für auf „Bearbeiten“.
  8. Klicken Sie im nun geöffneten Dialog im Feld Verwendbar für auf „Suchen und hinzufügen“ und geben Sie den Wert „Personalakte“ ein.
  9. Klicken Sie auf den Eintrag „Personalakte (App: Digitale Personalakte)“.
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Festlegen“.
  11. Markieren Sie die Lane, indem Sie auf die rechte der beiden vertikalen Randlinien auf der linken Seite des Pools klicken. Die Überschrift im Eigenschaftenbereich lautet nun „Eigenschaften (Lane)“.
  12. Geben Sie im Eigenschaftenbereich unter Allgemein im Feld Name den Wert „Personalakten-Benutzer“ ein.
  13. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Prozessteilnehmer auf „Bearbeiten“.
  14. Wählen Sie im nun geöffneten Dialog im Feld Organisationseinheit den Eintrag „Personalakten-Benutzer“ aus.
  15. Klicken Sie auf „Übernehmen“.
  16. Ziehen Sie ein Startereignis in die bestehende Lane im Zeichenbereich.
  17. Lassen Sie das Startereignis markiert und klicken Sie auf das „Aufgabe“-Symbol neben dem Startereignis.
  18. Lassen Sie die Aufgabe markiert und geben Sie im Eigenschaftenbereich unter Allgemein im Feld Name den Wert „Personalakte abschließen“ ein.
  19. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Fabasoft Cloud Aktivität auf „Bearbeiten“.
  20. Wählen Sie im nun geöffneten Dialog im Feld Aktivität den Eintrag „Akte abschließen“ aus.
  21. Klicken Sie auf „Übernehmen“.
  22. Markieren Sie die Aufgabe und klicken Sie auf das „Endereignis“-Symbol neben der Aufgabe.
  23. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Ausführbarkeit in Fabasoft Cloud überprüfen“.
    Hinweis: Sollte eine Prüfung fehlschlagen, erscheint eine Fehlermeldung im Zeichenbereich und gegebenenfalls ein Rufzeichen über dem fehlerhaften BPMN-Element. Beheben Sie das Problem und führen Sie die Überprüfung erneut durch.
  24. Klicken Sie nach erfolgreicher Prüfung auf „Weiter“.
  25. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Eigenschaften“.
  26. Wählen Sie im Feld Prozesseigentümer das Team „Personalakten-Administratoren“ aus, damit diese gegebenenfalls den Ablauf der einzelnen Prozesse überwachen und steuern können.
  27. Klicken Sie auf „Weiter“.
  28. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Der Prozess kann nun als Standard-Hintergrundaufgabe im Formular „Personalakte“ definiert werden.

Prozess für ausgetretene Mitarbeiter importieren

Alternativ zur vollständigen Modellierung des Prozesses können Sie den vordefinierten Prozess importieren und den Prozessteilnehmer festlegen. Der Prozessteilnehmer muss manuell festgelegt werden, da das von Ihnen erzeugte Team verwendet werden soll.

Hinweis: Führen Sie diese Schritte nur durch, wenn sich nicht zuvor den Prozess bereits modelliert haben.

Um den Prozess für ausgetretene Mitarbeiter zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Prozesse.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Hochladen“.
  3. Geben Sie im Feld Datei den Pfad zur BPMN-Prozessdiagramm-Datei an.
    Hinweis: In diesem Beispiel wird die Datei „Prozess für ausgetretene Mitarbeiter.xml“ (Beispiele - Erste Schritte) verwendet.
  4. Klicken Sie auf „Hochladen“.
  5. Geben Sie im Feld Name den Wert „Prozess für ausgetretene Mitarbeiter“ ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  7. Öffnen Sie den Eigenschaftenbereich.
  8. Markieren Sie die Lane.
  9. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Prozessteilnehmer auf „Bearbeiten“.
  10. Wählen Sie im Feld Organisationseinheit den Eintrag „Personalakten-Benutzer“ aus.
  11. Klicken Sie auf „Übernehmen“.
  12. Klicken Sie auf „Weiter“.
  13. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Eigenschaften“.
  14. Wählen Sie im Feld Prozesseigentümer das Team „Personalakten-Administratoren“ aus, damit diese gegebenenfalls den Ablauf der einzelnen Prozesse überwachen und steuern können.
  15. Klicken Sie auf „Weiter“.
  16. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Der Prozess kann nun als Standard-Hintergrundaufgabe im Formular „Personalakte“ definiert werden.

Hintergrundaufgabe definieren

Der Prozess für ausgetretene Mitarbeiter soll für Personalakten gestartet werden, bei denen ein Austrittsdatum eingetragen wurde. Dies soll automatisch zwei Monate nach dem Austrittsdatum erfolgen. Da jeder Personalakte das benutzerdefinierte Formular „Personalakte“ zugeordnet ist (siehe Kapitel ‚Formular „Personalakte“‘), kann dieses für die Definition der entsprechenden Hintergrundaufgabe genutzt werden.

Um die Hintergrundaufgabe zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Formulare und Kategorien.
  2. Klicken Sie auf das Formular „Personalakte“, um die Widgets des Formulars anzuzeigen.
  3. Klicken Sie auf das Widget Standard-Hintergrundaufgaben.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ und anschließend auf „Neu“.
  5. Wählen Sie im Feld Aktion den Eintrag „Prozess starten (App: Workflow)“ aus.
  6. Wählen Sie im Feld Auszuführender Prozess den Eintrag „Prozess für ausgetretene Mitarbeiter (Teamroom: Personalakten-Konfiguration (Ihre Organisation))“ aus.
  7. Wählen Sie im Feld „Zeitspanne“ den Eintrag „2 Monate“ aus.
  8. Wählen Sie im Feld Basisdatum den Eintrag „Austrittsdatum (Personalakte)“ aus.
  9. Aktivieren Sie die Optionen Datum bei Basisdatumsänderung neu berechnen und Hintergrundaufgabe wiederholt ausführen.
    Hinweis: Da das Austrittsdatum verändert werden kann, soll in diesem Fall der Prozess erneut gestartet werden.
  10. Stellen Sie sicher, dass im Feld Wiederhole bis der Eintrag „Uneingeschränkt“ ausgewählt ist.
  11. Geben Sie im Feld Bezeichnung den Wert „Prozess für ausgetretene Mitarbeiter starten“ ein.
  12. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Hintergrundaufgabe zu speichern.
  13. Klicken Sie auf die Aktion „Erneut freigeben“, um das Formular erneut freizugeben.

Prozess für abgelaufene AufbewahrungsfristenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die entsprechenden Objekte gelöscht werden bzw. kann auch die Aufbewahrungsfrist verlängert werden. Im Allgemeinen wird nicht gewünscht, dass die Objekte ohne manuelle Interaktion und somit ohne Entscheidungsmöglichkeit gelöscht werden. Für diesen Fall bietet sich ein Prozess an, der die Personalakten-Administratoren darüber informiert und das Löschen des Objekts oder das Verlängern der Aufbewahrungsfrist ermöglicht.

In den folgenden beiden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie den Prozess modellieren bzw. alternativ importieren können.

Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen modellieren

Um den Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen zu modellieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erzeugen Sie in der Personalakten-Konfiguration ein BPMN-Prozessdiagramm mit Namen „Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen“.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  3. Öffnen Sie den Eigenschaftenbereich.
  4. Ziehen Sie einen Pool in den Zeichenbereich, geben Sie im Eigenschaftenbereich unter Allgemein im Feld Name den Wert „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ ein und aktivieren Sie die Option Ist ausführbar.
  5. Markieren Sie die Lane und geben Sie im Eigenschaftenbereich unter Allgemein im Feld Name den Wert „Personalakten-Administratoren“ ein.
  6. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Prozessteilnehmer auf „Bearbeiten“.
  7. Wählen Sie im Feld Organisationseinheit den Eintrag „Personalakten-Administratoren“ aus.
  8. Klicken Sie auf „Übernehmen“.
  9. Ziehen Sie ein Startereignis in die Lane, erzeugen Sie vom Startereignis ausgehend eine Aufgabe und von der Aufgabe ausgehend ein Endereignis.
  10. Markieren Sie die Aufgabe und geben Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Name den Wert „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ ein.
  11. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Fabasoft Cloud Aktivität auf „Bearbeiten“, wählen Sie im Feld Aktivität den Eintrag „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ aus und klicken Sie auf „Übernehmen“.
  12. Kontrollieren Sie den Prozess mittels der Schaltfläche „Ausführbarkeit in Fabasoft Cloud überprüfen“ in der Werkzeugleiste.
  13. Klicken Sie nach erfolgreicher Prüfung auf „Weiter“.
  14. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Eigenschaften“.
  15. Wählen Sie im Feld Prozesseigentümer das Team „Personalakten-Administratoren“ aus, damit diese gegebenenfalls den Ablauf der einzelnen Prozesse überwachen und steuern können.
  16. Klicken Sie auf „Weiter“.
  17. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Der Prozess kann nun als Standard-Hintergrundaufgabe in der Personalakten-Konfiguration definiert werden.

Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen importieren

Alternativ zur vollständigen Modellierung des Prozesses können Sie den vordefinierten Prozess importieren und den Prozessteilnehmer festlegen. Der Prozessteilnehmer muss manuell festgelegt werden, da das von Ihnen erzeugte Team verwendet werden soll.

Hinweis: Führen Sie diese Schritte nur durch, wenn sich nicht zuvor den Prozess bereits modelliert haben.

Um den Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Prozesse.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Hochladen“.
  3. Geben Sie im Feld Datei den Pfad zur BPMN-Prozessdiagramm-Datei an.
    Hinweis: In diesem Beispiel wird die Datei „Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen.xml“ (Beispiele - Erste Schritte) verwendet.
  4. Klicken Sie auf „Hochladen“.
  5. Geben Sie im Feld Name den Wert „Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen“ ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  7. Öffnen Sie den Eigenschaftenbereich.
  8. Markieren Sie die Lane.
  9. Klicken Sie im Eigenschaftenbereich im Feld Prozessteilnehmer auf „Bearbeiten“.
  10. Wählen Sie im Feld Organisationseinheit den Eintrag „Personalakten-Administratoren“ aus.
  11. Klicken Sie auf „Übernehmen“.
  12. Klicken Sie auf „Weiter“.
  13. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Eigenschaften“.
  14. Wählen Sie im Feld Prozesseigentümer das Team „Personalakten-Administratoren“ aus, damit diese gegebenenfalls den Ablauf der einzelnen Prozesse überwachen und steuern können.
  15. Klicken Sie auf „Weiter“.
  16. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Der Prozess kann nun als Standard-Hintergrundaufgabe in der Personalakten-Konfiguration definiert werden.

Standard-Hintergrundaufgabe definieren

Wird bei einem Objekt das Ende der Aufbewahrungsfrist erreicht, soll der zuvor definierte Prozess gestartet werden.

Um die Standard-Hintergrundaufgabe zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Personalakten-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf „Einstellungen“ und wechseln Sie auf die Registerkarte „Standardwerte“.
  3. Klicken Sie im Feld Standard-Hintergrundaufgaben auf „Eintrag hinzufügen“ und anschließend auf „Neu“.
  4. Wählen Sie im Feld Aktion den Eintrag „Prozess starten (App: Workflow)“ aus.
  5. Wählen Sie im Feld Auszuführender Prozess den Eintrag „Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen (Teamroom: Personalakten-Konfiguration (Ihre Organisation))“ aus.
  6. Wählen Sie im Feld „Zeitspanne“ den Eintrag „Sofort“ aus.
  7. Wählen Sie im Feld Basisdatum den Eintrag „Aufbewahrungsfrist“ aus.
  8. Aktivieren Sie die Optionen Datum bei Basisdatumsänderung neu berechnen und Hintergrundaufgabe wiederholt ausführen.
    Hinweis: Da die Aufbewahrungsfrist verlängert werden kann, soll in diesem Fall der Prozess erneut gestartet werden.
  9. Stellen Sie sicher, dass im Feld Wiederhole bis der Eintrag „Uneingeschränkt“ ausgewählt ist.
  10. Geben Sie im Feld Bezeichnung den Wert „Prozess für abgelaufene Aufbewahrungsfristen starten“ ein.
  11. Klicken Sie auf „Weiter“.