Kategorien

Kategorien können Objekten zugewiesen werden und beeinflussen so deren Verhalten. Im Kontext der Personalaktenverwaltung ist zum Beispiel die Aufbewahrungswürdigkeit ein wichtiges Kriterium. Im Allgemeinen verlangen gesetzliche Vorgaben und Compliance-Regeln die Aufbewahrung von Personalakten und Dokumenten für einen gewissen Zeitraum und deren Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Nachfolgend werden Sie zwei Standard-Kategorien „Personalakte“ und „Personalaktenregister“ definieren. Auch wenn Sie aktuell Ihre Personalakten nicht um benutzerdefinierte Felder erweitern möchten, empfiehlt es sich dennoch die Kategorie „Personalakte“ als benutzerdefiniertes Formular zu modellieren, um eine eventuell nötige Migration in der Zukunft zu vermeiden.

Formulare bieten die gleichen Möglichkeiten wie Kategorien, jedoch können mit Formularen Objekte um benutzerdefinierte Felder erweitert werden. Wenn in Ihrem datenführenden System Daten gepflegt werden, die standardmäßig nicht in der Fabasoft Personalakte vorgesehen sind, können Sie die Daten dennoch in die Personalakte übernehmen. Somit können diese Daten zum Beispiel für Auswertungen herangezogen werden oder auch in Word-Vorlagen eingebunden werden.

Entscheiden Sie, welche zusätzlichen Kategorien Sie benötigen. Definieren Sie pro Dokumentart eine Kategorie und legen Sie, falls die Dokumentart aufbewahrungswürdig ist, die zugehörige Aufbewahrungsfrist fest (siehe Kapitel „Import weiterer Kategorien“).

Formular „Personalakte“

Um das benutzerdefinierte Formular „Personalakte“ zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Formulare und Kategorien.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Formular erzeugen“.
3. Geben Sie im Feld Mehrsprachiger Name den Wert „Personalakte“ ein.
4. Stellen Sie sicher, dass im Feld Basisklasse der Eintrag „Objekt mit Benutzerdaten“ ausgewählt ist.
5. Aktivieren Sie die Option Keine Vorlage anlegen, da kein eigenständiges Objekt basierend auf dem Formular erzeugbar sein soll.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7. Ziehen Sie das Formularfeld „Trenner“ in den Editor-Bereich.
   Hinweis: Das Trennelement wird im Editor-Bereich nicht sichtbar dargestellt. Wenn Sie Ihre Maus über das Trennelement am Beginn der Formularseite bewegen, wird die „Entfernen“-Schaltfläche eingeblendet. Somit können sie in Zukunft das Element gegebenenfalls wieder entfernen.
   Jedes Formular benötigt mindestens ein Formularfeld (in diesem Fall das Trennelement). Da aktuell kein benutzerdefiniertes Feld benötigt wird, wird die Seite in weiterer Folge ausgeblendet.
8. Klicken Sie im Editor-Bereich, neben dem Formularseiten-Namen auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
9. Aktivieren Sie die Option Sichtbarkeit des Feldes berechnen und geben Sie im Feld Ausdruck zur Berechnung der Sichtbarkeit den Wert false; ein.
10. Klicken Sie auf „Weiter“.
11. Klicken Sie auf „Weiter“, um das Formular zu speichern.
    Hinweis: Beim erzeugten Formular wird ein gelbes Warnsymbol angezeigt, da Sie es noch zur Verwendung freigeben müssen. Falls Sie später das Formular ändern, müssen Sie es erneut freigeben.
12. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Zur Verwendung freigeben“.

In weiterer Folge wird das Formular als Standard-Kategorie hinterlegt (siehe Kapitel „Als Standard-Kategorie hinterlegen“).

Kategorie „Personalaktenregister“

Um die Kategorie „Personalaktenregister“ zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Formulare und Kategorien.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Kategorie erzeugen“.
3. Geben Sie im Feld Name den Wert „Personalaktenregister“ ein und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie im Kontextmenü der Kategorie auf „Zur Verwendung freigeben“.

In weiterer Folge wird die Kategorie als Standard-Kategorie hinterlegt (siehe Kapitel „Als Standard-Kategorie hinterlegen“).

Als Standard-Kategorie hinterlegen

Damit die Kategorien „Personalakte“ und „Personalaktenregister“ automatisch jeder neu erzeugten Personalakte bzw. jedem neu erzeugten Personalaktenregister zugewiesen werden, müssen diese als Standard-Kategorie in der Personalakten-Konfiguration hinterlegt werden.

Um die Kategorien als Standard-Kategorien zu hinterlegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Formulare und Kategorien.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Standard-Kategorien“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“.
4. Wählen Sie im Feld Objektklasse den Eintrag „Personalakte (App: Digitale Personalakte)“ aus.
5. Wählen Sie im Feld Kategorie das zuvor erzeugte Formular „Personalakte“ aus.
6. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“.
7. Wählen Sie im Feld Objektklasse den Eintrag „Personalaktenregister (App: Digitale Personalakte)“ aus.
8. Wählen Sie im Feld Kategorie die zuvor erzeugte Kategorie „Personalaktenregister“ aus.
9. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Import weiterer Kategorien

Definieren Sie pro Dokumentart eine Kategorie und legen Sie, falls die Dokumentart aufbewahrungswürdig ist, die zugehörige Aufbewahrungsfrist fest.

Um die Kategorien zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der Personalakten-Konfiguration in den Bereich Formulare und Kategorien.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Kategorien importieren“.
   Hinweis: Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung, wie Sie die zu importierenden Kategorien definieren können.
3. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zur CSV- bzw. Microsoft-Excel-Datei ein, die die Kategorien definiert.
   Hinweis: In diesem Beispiel wird die Datei „Import (Kategorien).csv“ (Beispiele - Erste Schritte: neues Fenster) verwendet.
4. Klicken Sie auf „Import starten“.
   Hinweis: Falls beim Import Fehler auftreten, werden diese im Feld Fortschritt angezeigt. Beheben Sie gegebenenfalls die Fehler und starten Sie den Import erneut.
5. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.
   Die importierten Kategorien werden in der Liste abgelegt.
6. Markieren Sie alle importierten Kategorien (mit Ausnahme der zwei manuell angelegten Kategorien) und führen Sie den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ aus.

Vorbereitung der CSV-Datei

1. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Vorlage.
2. Entfernen Sie alle nicht benötigten Spalten oder lassen Sie diese leer. In diesem Beispiel werden nur folgende Spalten definiert:
   • Id (Importkennung der Kategorie)
   • Name (Name der Kategorie)
   • RetentionWorthy (Aufbewahrungswürdig; true bzw. false)
     Legt fest, ob ein Dokument mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig ist.
   • RetentionPeriod (Aufbewahrungsdauer)
     Hinweis: Die zwei Ziffern vor einer Zeiteinheit bedeuten die entsprechende Anzahl an Jahren, Monaten, Wochen, Tagen, Stunden, Minuten und Sekunden. Im folgenden Beispiel muss ein Dokument für 3 Jahre bzw. 4 Wochen aufbewahrt werden: FSCSCHEDULE@1.1001:TimeInterval03Y00M00W00D00H00M00S bzw. FSCSCHEDULE@1.1001:TimeInterval00Y00M04W00D00H00M00S
     Mögliche Werte: ein Tag, zwei Tage, ein bis fünf Wochen, ein bis elf Monate, ein bis drei Jahre, fünf Jahre, zehn Jahre, fünfzehn Jahre, zwanzig Jahre und dreißig Jahre.
   • RetentionBaseDate (Beginn der Aufbewahrungsfrist)
     Mögliche Werte:
     • FSCPERSONNELFILE@1.1001:ClosedDoumentDateTimeDef (Abgeschlossen am/um)
     • FSCSCHEDULE@1.1001:RetentionDateDateTimeDef (Aufbewahrungsfrist)
     • FSCPERSONNELFILE@1.1001:SeparationDateTimeDef (Austrittsdatum)
     • FSCPERSONNELFILE@1.1001:EntryDateTimeDef (Eintrittsdatum)
     • FSCSCHEDULE@1.1001:CreatedAtDateTimeDef (Erzeugt am/um)
     • FSCSCHEDULE@1.1001:ReleasedAtDateTimeDef (Freigegebene Version vom)
     • FSCPERSONNELFILE@1.1001:BirthdayDateTimeDef (Geburtsdatum)
     • FSCSCHEDULE@1.1001:ValidFromDateTimeDef (Gültig ab)
     • FSCSCHEDULE@1.1001:ValidToDateTimeDef (Gültig bis)
     • FSCSCHEDULE@1.1001:ModifiedAtDateTimeDef (Letzte Änderung am/um)
3. Speichern Sie die Datei im CSV-Format bzw. als Microsoft Excel-Arbeitsblatt ab.
   Hinweis: Kontrollieren Sie gegebenenfalls die CSV-Datei in einem Text-Editor. Die CSV-Datei muss UTF-8-kodiert sein und ein Byte-Order-Mark (BOM) enthalten. Manche Tabellenverarbeitungsprogramme erzeugen am Ende der Datei für gelöschte Werte leere Einträge (;;;;;;;;), die vor dem Import entfernt werden müssen. Alternativ können Sie im Drittprodukt immer die ganze Zeile anstatt nur die Werte einer Zeile löschen.

In der Personalakten-Konfiguration finden Sie nun im Bereich Formulare und Kategorien die erzeugten und importierten Kategorien.