Vorbereitung

Dieses Kapitel unterstützt Sie beim ersten Einstieg in die Fabasoft Personalakte. Sie erhalten einen Überblick über die grundsätzliche Bedienung und über die wichtigsten Strukturierungselemente der Fabasoft Personalakte.

Wenn Sie direkt mit dem Beispiel-Szenario starten möchten, können Sie mit Kapitel „Beispiel-Szenario“ fortfahren.

Erstregistrierung

Nach Abschluss des Kaufs der Fabasoft Personalakte erhalten Sie von Fabasoft Cloud Support per E-Mail einen Registrierungslink für die Erstregistrierung. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und melden Sie sich in der Fabasoft Cloud an.

Im Zuge Ihrer ersten Anmeldung werden im Welcome-Screen gegebenenfalls Hinweise angezeigt, dass beispielsweise noch Daten vervollständigt werden müssen.

Dies betrifft:

• die Eintragung einer Person, die bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt werden soll (Datenschutzbeauftragter)
• die Festlegung wichtiger Kontaktdaten der Organisation
• die Festlegung eines Compliance-Managers
• die Installation des Fabasoft Cloud Clients
  Nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Fabasoft Cloud Client“.

Klicken Sie im Welcome-Screen auf den jeweiligen Link, um die entsprechende Aktion durchzuführen.

Hinweis: Der Welcome-Screen wird nur angezeigt, wenn es für Sie Benachrichtigungen gibt.

Grundsätzliche Bedienung

Die folgenden Kapitel bieten eine erste Hilfestellung für die Bedienung des Fabasoft Cloud Webclients.

Aufbau des Webclients

In diesem Kapitel werden Sie mit dem Aufbau des Fabasoft Cloud Webclients vertraut gemacht.

Der Webclient gliedert sich in folgende Bereiche:

• Home (Startseite)
• Kopfleiste
• Werkzeugbereich
• Titelleiste
• Inhaltsbereich

Home

Das Dashboard-Konzept des Home-Bereichs ermöglicht Ihnen Widgets (z. B. „Persönliche Ablage“, „Personalakten“) ein- bzw. auszublenden, deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.

Kopfleiste

In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Organisations-Logo (falls hinterlegt) und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), das Datenlokationsmenü, die Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-Schaltfläche, die Home-Schaltfläche und das Suchfeld.

Werkzeugbereich

Der Werkzeugbereich steht in allen Widgets zur Verfügung, jedoch nicht direkt auf „Home“.

Die kontextunabhängigen Werkzeuge „Baumansicht“ und „Favoriten“ sind über eine Schnellauswahl auf- bzw. zuklappbar. Die „Aktionen“ stehen Ihnen immer zur Verfügung. Je nach Kontext werden Ihnen unterschiedliche Aktionen angeboten.

Es können bis zu drei Werkzeugbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“, „Aktionen“ und „Team berechtigen“).

Baumansicht

Hier finden Sie Ihre Personalakten und Ordnerhierarchie als Baumdarstellung, die eine rasche Navigation ermöglicht.

Favoriten

Sie können häufig verwendete Objekte (z. B. Personalaktenablagen oder Dokumente) zu Ihren Favoriten hinzufügen. Navigieren Sie dazu in das gewünschte Objekt. Dieses wird im Favoriten-Werkzeug zum Hinzufügen angeboten.

Aktionen

Im Werkzeugbereich „Aktionen“ finden Sie wichtige Aktionen, die im aktuellen Kontext gültig sind.

Titelleiste

In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als Registerkarten angezeigt.

Inhaltsbereich

Im Inhaltsbereich wird der Inhalt des aktuellen Objekts angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Inhalt einer Personalakte oder die Vorschau eines Dokuments sein. Die oberste Ebene wird als „Home“ bezeichnet.

Aktionen ausführen

Es stehen folgende grundlegende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Schaltfläche, um die entsprechende Aktion auszuführen.
• Das Werkzeug „Aktionen“ enthält stets die wichtigsten Aktionen im aktuellen Kontext. Die Aktionen beziehen sich auf das im Inhaltsbereich angezeigte Objekt. Falls Sie sich zum Beispiel in einer Personalakte befinden, fügt die Aktion „Hochladen“ eine Datei in der aktuell angezeigten Personalakte ein.
• Das Kontextmenü eines Elements können Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen. Üblicherweise finden Sie im Kontextmenü neben den Aktionen, die auch im Werkzeugbereich angeboten werden, weitere weniger häufig benötigte Aktionen.
  • Kontextmenü von Objekten
    Führen Sie einen Rechtsklick auf einem Objekt im Inhaltsbereich aus. Das Kontextmenü dieses Objekts wird geöffnet.
  • Kontextmenü der Titelleiste
    Führen Sie einen Rechtsklick auf der Titelleiste aus. Das Kontextmenü des aktuell im Inhaltsbereich angezeigten Objekts wird geöffnet.
  • Hintergrund-Kontextmenü
    Wenn Sie sich in einem Teamroom oder Ordner befinden, führen Sie einen Rechtsklick in einem leeren Bereich im Inhaltsbereich aus. Das Kontextmenü enthält Aktionen, die für das Arbeiten mit Listen relevant sind (zum Beispiel ein neues Objekt in der Liste erzeugen).
• Um Einträge in einer Liste zu markieren, klicken Sie auf das Auswahlkästchen der entsprechenden Einträge. Somit können zum Beispiel einen Kontextmenübefehl auf mehreren Objekten ausführen.

Fabasoft Cloud Client

Um effizient arbeiten zu können, wird die Installation des nativen Fabasoft Cloud Clients dringend empfohlen. Der Fabasoft Cloud Client steht für Microsoft Windows, Apple macOS und Ubuntu zur Verfügung.

Der Fabasoft Cloud Client bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Dokumente direkt über den Webbrowser bearbeiten
• Word-Vorlagen mit Platzhaltern bearbeiten
• Gescannte Dokumente importieren
• Dokumente ins Dateisystem synchronisieren

Die Installation können Sie über den Webbrowserstatus starten (Kontomenü (Ihr Benutzername) > „Status“ > „Webbrowserstatus“). Falls Ihre Organisationsrichtlinien eine Installation auf Ihrem Endgerät nicht zulassen, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support.

Weiterführende Informationen finden Sie im White Paper „Fabasoft Cloud Client: neues Fenster“.

Strukturierungselemente der Fabasoft Personalakte

Die Hauptstrukturierungselemente der Fabasoft Personalakte sind:

• Personalakten (Dashboard)
  Das Dashboard ist für Personalakten-Benutzer der Zugangspunkt zur Personalakte. Wenn ein Benutzer als Personalakten-Benutzer zu der Personalakten-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt.
• Personalakten-Konfiguration
  In der Personalakten-Konfiguration werden allgemeine Einstellungen getroffen, die Struktur der Personalakten und die Personalakten-Benutzer (Lizenzierung) werden festgelegt. Sie müssen Personalakten-Administrator sein, um die Personalakten-Konfiguration bearbeiten zu können. Sie gelangen zur Personalakten-Konfiguration indem Sie auf Home in das Personalakten-Dashboard navigieren und anschließend auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ klicken.
• Personalaktenablage
  Eine Personalaktenablage basiert auf der Personalakten-Konfiguration, kann aber die darin getroffenen Einstellungen gegebenenfalls überschreiben bzw. erweitern. Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung der Personalakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte.
• Personalakte
  Eine Personalakte ist einer Person zugeordnet, die in einem aufrechten Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen steht oder in einem solchen Arbeitsverhältnis stehen wird bzw. gestanden hat. Es können sowohl Metadaten als auch Dokumente erfasst werden.
• Personalaktenregister
  Personalaktenregister dienen zur Strukturierung von Personalakten und werden als Ablagestruktur in der Personalakten-Konfiguration vordefiniert.