2021 September Release

Personalakten importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Aktion „Personalakten importieren“ können Sie effizient Personalakten über eine CSV-Datei importieren bzw. aktualisieren. Wenn Sie den Import im Kontext des Personalakten-Dashboards durchführen, können Personalakten in verschiedene Personalaktenablagen gleichzeitig importiert werden.

Um Personalakten zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das Personalakten-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Personalakten importieren“.
    Hinweis: Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung, wie Sie die zu importierenden Personalakten definieren können.
  3. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zur CSV- bzw. Microsoft-Excel-Datei ein, die die Personalakten definiert.
    Hinweis: In diesem Beispiel wird die Datei „Import (Personalakten).csv“ (Beispiele - Erste Schritte) verwendet.
  4. Klicken Sie auf „Import starten“.
    Hinweis: Falls beim Import Fehler auftreten, werden diese im Feld Fortschritt angezeigt. Beheben Sie gegebenenfalls die Fehler und starten Sie den Import erneut.
  5. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die importierten Personalakten werden in den entsprechenden Personalaktenablagen abgelegt.

Vorbereitung der CSV-Datei

Wenn Sie ein System zur Stammdatenpflege Ihrer Mitarbeiter verwenden, können Sie im Allgemeinen die benötigten Daten für die Personalakten bereits als CSV-Datei exportieren. Durch Übernahme dieser Daten in die von der Fabasoft Personalakte zur Verfügung gestellte CSV-Vorlage können alle Personalakten effizient auf einmal angelegt bzw. später regelmäßig aktualisiert werden.

Entscheiden Sie, welche Metadaten Sie in den Personalakten benötigen. Bedenken Sie, dass die Metadaten auch als Felder in Word-Vorlagen eingefügt werden können. Somit wäre beispielsweise die Übernahme der Adresse sinnvoll.

In diesem Beispiel werden nur die wichtigsten Metadaten importiert. Eine vollständige Übersicht finden Sie hier: https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Benutzerhilfe-Fabasoft-Personalakte-ger/personalakte.htm#personalakten-importieren

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Vorlage zum Beispiel in Microsoft Excel.
  2. Entfernen Sie alle nicht benötigten Spalten oder lassen Sie diese leer. In diesem Beispiel werden nur folgende Spalten definiert:
    • PersNum (Personalnummer)
    • FileShelfId (Personalaktenablage)
      Fabasoft Cloud ID (COO.x) bzw. Importkennung der Personalaktenablage (in diesem Beispiel: 100, 200 und 300). Wenn Sie den Import im Kontext des Personalakten-Dashboards durchführen, muss FileShelfId angegeben werden.
    • Surname (Nachname)
    • FirstName (Vorname)
    • Sex (Geschlecht; 1/2/103 für männlich/weiblich/divers)
    • Birthday (Geburtsdatum)
    • SocialSecId (Sozialversicherungsnummer)
    • EntryDate (Eintrittsdatum)
    • SeparationDate (Austrittsdatum)
    • Street (Straße)
    • PostOfficeBox (Postfach)
    • ZipCode (PLZ)
    • City (Ort)
    • State (Bundesland)
    • Country (Land)
    • AddrTopic (Art; TermBusiness, TermPrivate, TermInvoice, TermDelivery, TermOther)
  3. Speichern Sie die Datei im CSV-Format bzw. als Microsoft Excel-Arbeitsblatt ab.
    Hinweis: Kontrollieren Sie gegebenenfalls die CSV-Datei in einem Text-Editor. Die CSV-Datei muss UTF-8-kodiert sein und ein Byte-Order-Mark (BOM) enthalten. Manche Tabellenverarbeitungsprogramme erzeugen am Ende der Datei für gelöschte Werte leere Einträge (;;;;;;;;), die vor dem Import entfernt werden müssen. Alternativ können Sie im Drittprodukt immer die ganze Zeile anstatt nur die Werte einer Zeile löschen.

Hinweis:

  • Datumswerte können in folgenden Formaten angegeben werden: yyyy-mm-dd, dd.mm.yyyy oder mm/dd/yyyy (z. B. 2001-05-21, 21.05.2001 oder 05/21/2001)
  • Um Felder mit mehreren Zeilen (z. B. Adresse) zu befüllen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben Personalnummer (PersNum) angegeben werden. Wenn eine FileShelfId verwendet wird, muss in allen Zeilen die FileShelfId eingetragen werden.