Personalakten-Konfiguration

Bevor Sie mit der Verwaltung Ihrer Personalakten beginnen können, müssen Sie die wichtigsten Einstellungen in der Personalakten-Konfiguration treffen. In diesem Beispiel wird die meistgebräuchliche Konfiguration angeführt. Einen Überblick über alle Einstellungsmöglichkeiten finden Sie hier:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Benutzerhilfe-Fabasoft-Personalakte-ger/administrationsaufgaben.htm#personalakten-konfiguration: neues Fenster

Um die initialen Einstellungen zu treffen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die Personalakten-Konfiguration.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Personalakten-Konfiguration“.
4. Deaktivieren Sie die Option Aktion „Vorerfassen“ anzeigen.
5. Stellen Sie sicher, dass die Option Erste Strukturebene ist erweiterbar deaktiviert ist.
6. Stellen Sie sicher, dass die Option Kopie der Personalakte beim Ändern der Zuordnung behalten deaktiviert ist.
7. Wählen Sie im Feld Extern verwaltete Stammdaten die Daten aus, die nur durch einen Import aktualisiert werden sollen.
   Häufig werden folgende Felder extern verwaltet: Nachname, Vorname, Titel, Nachgestellter Titel, Geschlecht, Frühere Namen, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankverbindung, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Geburtsort, Nationalität, Konfession, Firma (textuell), Organisationseinheit (textuell) und Aktuelles Bruttogehalt.
   Hinweis: Die ausgewählten Felder werden in der Benutzeroberfläche nur lesend dargestellt. Sie können die Auswahl auch später treffen.
8. Stellen Sie sicher, dass die Option Änderungen in den Stammdaten auf weitere Personalakten der gleichen Person übertragen deaktiviert ist.
9. Stellen Sie sicher, dass die Option E-Mail-Benachrichtigung für Geburtstage aktivieren deaktiviert ist.
10. Stellen Sie sicher, dass die Option E-Mail-Benachrichtigung für Jahrestage aktivieren deaktiviert ist.
11. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Personalakten-Einsicht“.
12. Wählen Sie in den Feldern Permanente Einsicht für Mitarbeiter und Permanente Einsicht für Personalverantwortliche jeweils den Eintrag „Aus der Aufbauorganisation übernehmen“ aus.
    Hinweis: Im Allgemeinen ist es sinnvoll die Einsicht nicht manuell zu pflegen, sondern automatisch aus der Aufbauorganisation zu übernehmen.
13. Wählen Sie im Feld Änderungen in der Aufbauorganisation bezüglich der Personalakten-Einsicht werden bestätigt durch das zuvor erzeugte Team „Personalakten-Benutzer“ aus.
14. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Nummerierung“.
15. Stellen Sie sicher, dass die Option Eindeutigkeit der Personalnummern über alle Personalaktenablagen hinweg prüfen aktiviert ist.
16. Deaktivieren Sie die Option Personalnummer automatisch vergeben.
    Hinweis: Personalakten können nur importiert werden, wenn die automatische Personalnummernvergabe deaktiviert ist.
17. Klicken Sie auf „Weiter“.

Personalaktenablagen, in denen die Personalakten verwaltet werden, basieren auf der Personalakten-Konfiguration. Gegebenenfalls können die Einstellungen der Personalakten-Konfiguration in den Einstellungen der Personalaktenablagen überschrieben bzw. erweitert werden.