Zuordnungen

Zuordnungen werden im Vertragsmanager dazu benutzt, um Vertragsmanagerakten abzulegen und zu verwalten. Beispielsweise ist ein Vertrag in einer Vertragsliste enthalten, die den Rahmen seiner Einstellungsmöglichkeiten definiert. Dies gibt allerdings noch keine konkrete Auskunft darüber, mit welchem Partner ein Vertrag abgeschlossen wurde, ob dieser Vertragspartner z. B. Kunde oder Lieferant ist, bzw. ob ein Vertrag beispielsweise einem bestimmten Projekt zugeordnet ist. Zuordnungen dienen daher dem Zweck, solcherlei Information schnell und übersichtlich bereitzustellen.

Bei Zuordnungen wird zwischen Zuordnungszielen und Zuordnungs-Instanzen unterschieden. Zuordnungsziele wie die eingangs genannten Lieferanten, Kunden und Projekte sind quasi Container. Diesen sind die konkreten Zuordnungs-Instanzen unterstellt, also beispielsweise die Lieferanten A und B, die Kunden C und D sowie die Projekte E1 bis F10.

In Vertragslisten, Rechtsbereichen und Konfigurationslisten können Zuordnungsziele verwaltet und konkrete Zuordnungs-Instanzen erzeugt werden. Zudem können Vertragslisten und Rechtsbereiche Zuordnungsziele auch verwenden. Das bedeutet, dass sie, wenn ihnen eine Konfigurationsliste übergeordnet wird, auf die darin verwalteten Zuordnungsziele (sowie deren zugehörige Zuordnungs-Instanzen) zugreifen können.

Eine Vertragsmanagerakte wird standardmäßig einer Zuordnungs-Instanz pro Zuordnungsziel zugeordnet, es sind jedoch auch mehrere Instanzen pro Ziel möglich. Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Eine Rechtsakte kann auf die eingangs genannten Zuordnungsziele „Lieferanten“, „Kunden“ und „Projekte“ zugreifen. Die Rechtsakte könnte daher gleichzeitig einer Lieferanten-Instanz, zwei Kunden-Instanzen und vier Projekt-Instanzen zugeordnet werden.

Zuordnungsziele

Zuordnungsziele sind Kategorisierungsmöglichkeiten, die Vertragsmanagerakten zugewiesen werden können, um diese übersichtlicher ablegen zu können. Die unterschiedlichen Zuordnungsziele verhalten sich funktionell gleich, bieten aber aufgrund ihrer unterschiedlichen Benennungen eine klare Abgrenzungsmöglichkeit voneinander.

Die folgenden Zuordnungsziele stehen zur Verfügung:

Lieferanten
Kunden
Klienten
Gesellschaften
Gremien
Gewerkschaften
Firmen
Gültigkeitsbereiche
Branchen
Regionen
Marken
Produkte
Projekte
Lizenzen
Geschäftseinheiten
Kostenarten
Kostenstellen
Ergebnisbereiche

Weisen Sie Verträge, Rechtsakten bzw. Anfragen z. B. den gewünschten Lieferanten zu, um zu veranschaulichen, in welchem Kontext die Akte steht bzw. in welchen Zuweisungszielen Akten vorhanden sind. Sind beispielsweise zwei Verträge beide dem Lieferant A und dem Projekt B zugeordnet, so kann ein Vertrag immer noch der Kostenstelle A zugeordnet sein und der andere Vertrag zur Kostenstelle B gehören. Entsprechend diesen Möglichkeiten können Sie Vertragsmanagerakten sehr granular ablegen und verwalten.

Zuordnungsziele verwalten

In Vertragslisten, Rechtsbereichen und Konfigurationslisten können Zuordnungsziele verwaltet und konkrete Zuordnungs-Instanzen erzeugt werden.

Hinweis: Zur leichteren Nachvollziehbarkeit werden die Zuordnungen durchgehend am konkreten Beispiel der Lieferanten erläutert.

Um ein Zuordnungsziel zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsmanagerliste.
Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Zuordnungen“.
Aktivieren Sie die Verwaltung für das gewünschte Zuordnungsziel. Wenn Sie in Ihrer Vertragsliste beispielsweise Lieferanten verwalten wollen, aktivieren Sie die Optionen Lieferanten verwalten und Lieferanten verwenden.
Hinweis: Die zweite Option ist in einer Konfigurationsliste nicht verfügbar.
Falls neuen Instanzen des Zuordnungsziels eine Standard-Kategorie zugewiesen werden soll, können Sie diese ebenfalls auswählen. Möchten Sie beispielsweise, dass neuen Lieferanten automatisch eine Kategorie zugewiesen wird, wählen Sie diese im Feld Standard-Kategorie für neue Lieferanten aus.
Hinweis: Die Kategorie muss von einem Formular abgeleitet sein.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Zuordnungsziele verwenden

Vertragslisten und Rechtsbereiche können auch Zuordnungsziele und deren Instanzen verwenden. Das bedeutet, dass Vertragslisten und Rechtsbereiche - wenn ihnen eine Konfigurationsliste übergeordnet wird - auf die darin verwalteten Zuordnungsziele zugreifen können.

Um Vertragsmanagerakten einer bestimmten Zuordnungs-Instanz zuordnen zu können, muss die Verwendung des dazugehörigen Zuordnungsziels für die gewünschte Vertragsliste bzw. Rechtsbereich aktiviert werden.

Um ein Zuordnungsziel zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste bzw. Rechtsbereich.
Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
Aktivieren Sie die Verwendung für das gewünschte Zuordnungsziel. Möchten Sie beispielsweise Lieferanten zur Zuordnung verwenden können, aktivieren Sie die Option Lieferanten verwenden.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der übergeordneten Konfigurationsliste die Option Lieferanten verwalten aktiviert ist.
Falls Sie einen Vertrag bzw. eine Rechtsakte mehreren Instanzen desselben Zuordnungsziels zuordnen möchten, aktivieren Sie die Option Mehrfach (wenn sich beispielsweise ein Vertrag auf mehrere Lieferanten bezieht).
Falls die Instanzen des Zuordnungsziels im Vertrag bzw. in der Rechtsakte in Form einer Auswahlliste dargestellt werden sollen, aktivieren Sie die Option Auswahlliste verwenden. Dies ist besonders dann ratsam, wenn nur eine geringe Anzahl an Instanzen für ein Zuordnungsziel verwaltet wird.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

Ist in einer Vertragsmanagerliste die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert, wird im Vertragsmanager-Dashboard bzw. in der Übersicht der jeweiligen Vertragsliste bzw. Rechtsbereichs automatisch pro Zuordnungsziel ein eigener Bereich angezeigt (beispielsweise „Meine Lieferanten“ im Falle von Lieferanten).
Es sind nur Zuordnungsziele und -Instanzen sichtbar, in denen der Benutzer durch die jeweilige Vertragsmanagerliste berechtigt ist.

Zuordnungs-Instanzen

Zuordnungs-Instanzen sind die konkreten Ableitungen von Zuordnungszielen, also beispielsweise die Lieferanten A und B, die Kunden C und D sowie die Projekte E1 bis F9.

Bereiche

Zuordnungsziele gliedern sich in die folgenden Bereiche:

Verträge
Zeigt die Verträge, die dem Lieferanten zugeordnet sind.
Rechtsakten
Zeigt die Rechtsakten, die dem Lieferanten zugeordnet sind.
Anfragen
Zeigt die Anfragen, die dem Lieferanten zugeordnet sind.
Zugeordnete Vertragslisten
Zeigt die Vertragslisten, die dem Lieferanten zugeordnet sind.
Zugeordnete Rechtsbereiche
Zeigt die Rechtsbereiche an, die dem Lieferanten zugeordnet sind.
Unterlagen
Zeigt die über den Lieferanten bereitgestellten Dokumente an (siehe Kapitel „Importe“).

Hinweis:

Die Bereiche „Verträge“ und „Zugeordnete Vertragslisten“ werden nur angezeigt, wenn eine die Lieferanten verwaltende Konfigurationsliste einer Vertragsliste übergeordnet ist (siehe Kapitel „Konfigurationsliste verwalten“).
Die Bereiche „Rechtsakten“ und „Zugeordnete Rechtsbereiche“ werden nur angezeigt, wenn eine die Lieferanten verwaltende Konfigurationsliste einem Rechtsbereich übergeordnet ist (siehe Kapitel „Konfigurationsliste verwalten“).
Der Bereich „Anfragen“ wird nur gezeigt, wenn die Option Anfragen erlauben in der Vertragsliste bzw. dem Rechtsbereich aktiviert ist, der/dem eine die Lieferanten verwaltende Konfigurationsliste übergeordnet ist (siehe Kapitel „Anfrage erlauben“).

Aktionen

Sie können folgende Aktionen durchführen:

Vertrag erzeugen
Erzeugt einen neuen Vertrag.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertrag erzeugen“.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Konfiguration mindestens eine Vertragsliste existiert.
Rechtsakte erzeugen
Erzeugt eine neue Rechtsakte.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Rechtsakte erzeugen“.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Konfiguration mindestens ein Rechtsbereich existiert.
Anfrage erzeugen
Erzeugt eine neue Anfrage.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Anfragen“.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Konfiguration mindestens eine Vertragsliste oder ein Rechtsbereich existiert und darin die Option Anfragen erlauben aktiviert ist.
Anmerkung hinzufügen
Fügt eine Anmerkung hinzu. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen.
Aktualisieren
Aktualisiert das Objekt.
Konsolidieren
Ersetzt die aktuelle Zuordnungs-Instanz durch eine andere.
Bericht <Name des Berichts> erzeugen
Erzeugt einen Bericht basierend auf einer Berichtsvorlage.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn für diesen Bereich eine Berichtsvorlage definiert wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Berichte“.
Eigenschaften
Öffnet die Eigenschaften der Zuordnung.

Eigenschaften

In den Eigenschaften einer Zuordnungs-Instanz können Sie die folgenden Felder definieren:

Registerkarte „Berechtigungen“

Vertragsmanagerliste
Definiert die Vertragsmanagerliste, in der die Zuordnungs-Instanz verwaltet wird.
Unterzeichner
Definiert einen oder mehrere Unterzeichner für die Zuordnungs-Instanz. Die Reihenfolge, in der die Unterzeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess.
Alle Rechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Vertragsmanagerakten
Legt alle Rechte für Benutzer in externen Bereichen fest, die in den Unterlagen von zugeordneten Vertragsmanagerakten erzeugt werden.
Änderungsrechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Vertragsmanagerakten
Legt Änderungsrechte für Benutzer in externen Bereichen fest, die in den Unterlagen von zugeordneten Vertragsmanagerakten erzeugt werden.
Leserechte für alle externen Bereiche in zugeordneten Vertragsmanagerakten
Legt Leserechte für Benutzer in externen Bereichen fest, die in den Unterlagen von zugeordneten Vertragsmanagerakten erzeugt werden.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Externen Bereich einrichten“.

Alle Rechte für alle zugeordneten Vertragsmanagerlisten und -akten
Legt alle Rechte für Benutzer in Vertragsmanagerlisten und- akten fest, die diesem Zuordnungsziel zugeordnet werden. Zusätzlich müssen diese Benutzer bei den entsprechenden Vertragsmanagerakten zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt werden.
Änderungsrechte für alle zugeordneten Vertragsmanagerlisten und -akten
Legt Änderungsrechte für Benutzer in Vertragsmanagerlisten und- akten fest, die diesem Zuordnungsziel zugeordnet werden. Zusätzlich müssen diese Benutzer bei den entsprechenden Vertragsmanagerakten zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt werden.
Leserechte für alle zugeordneten Vertragsmanagerlisten und -akten
Legt Leserechte für Benutzer in Vertragsmanagerlisten und- akten fest, die diesem Zuordnungsziel zugeordnet werden. Zusätzlich müssen diese Benutzer bei den entsprechenden Vertragsmanagerakten zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt werden.
Verfügbar für Zuordnungen durch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
Legt fest, ob auch Benutzer mit Leserechten bzw. eingeschränkten Rechten die Zuordnungs-Instanz auswählen und konfigurieren dürfen.
Eskalationskontakte
Legt Eskalationskontakte für die Zuordnungs-Instanz fest. Diese sind in ihrer Funktion vergleichbar mit dem Hauptansprechpartner einer Vertragsliste bzw. eines Rechtsbereichs und sind in den Vertragsmanagerakten leseberechtigt, denen die Zuordnungs-Instanz zugewiesen ist.
Hinweis:
- Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Eintrag in einem der Felder endend mit für alle externen Bereiche in zugeordneten Vertragsmanagerakten oder für alle zugeordneten Vertragsmanagerlisten und -akten existiert.
- Gegebenenfalls kann man die Liste der Eskalationskontakte in einem Workflow als Rolle einer Lane verwenden. Wenn ein Termin einer Workflow-Aktivität überschritten wurde, dann wird eine Eskalation an diese Kontakte geschickt.
Zugeordnete Vertragslisten
Zeigt die der Zuordnungs-Instanz zugeordneten Vertragslisten.
Zugeordnete Rechtsbereiche
Zeigt die der Zuordnungs-Instanz zugeordneten Rechtsbereiche.

Registerkarte „Adresse“

Offizielle Bezeichnung
Legt den Namen der Zuordnungs-Instanz fest.
Alternative Bezeichnungen
Legt alternative Namen der Zuordnungs-Instanz fest.
Straße, PLZ, Ort, Land
Definiert die Adresse der Zuordnungs-Instanz.
Information zur Rechnungslegung
Legt die Information zur Rechnungslegung fest.

Registerkarte „Anmerkungen“

Anmerkung hinzufügen
Ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen.
Anhänge hinzufügen
Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.

Zuordnungs-Instanz erzeugen

Um eine Instanz des Zuordnungsziels (z. B. Lieferant) zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Konfigurationsliste, Vertragsliste oder Rechtsbereich.
Navigieren Sie beispielsweise in den Bereich „Lieferanten“.
Klicken Sie auf die Aktion „Lieferant erzeugen“.
Geben Sie im Feld Name den Namen des Lieferanten ein.
Geben Sie optional im Feld Betreff einen beschreibenden Text für den Lieferanten ein.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Berechtigungen festlegen

Um beispielsweise definierten Benutzern eines Lieferanten auf alle Verträge, die diesem Lieferanten zugeordnet sind, Änderungsrechte einzuräumen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie im Vertragsmanager-Dashboard in den Bereich „Meine Lieferanten“.
Navigieren Sie in den gewünschten Lieferanten und klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
Fügen Sie die gewünschten Benutzer im Feld Änderungsrechte für alle zugeordneten Vertragsmanagerlisten und -akten hinzu.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Navigieren Sie in die Vertragsliste, in der die dem Lieferanten zugeordneten Verträge abgelegt sind.
Klicken Sie auf die Aktion „Team“ und fügen Sie die Benutzer, die Sie beim Lieferanten berechtigt haben, in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ hinzu.

Hinweis: Diese Anleitung steht exemplarisch für mehrere Berechtigungen, die in Zuweisungsinstanzen erteilt werden können und jeglichen Vertragsmanagerlisten und -akten zugeordnet sein können. Andere Berechtigungen entsprechen möglicherweise eher den Anforderungen (siehe Kapitel „Eigenschaften“).

Adressdaten festlegen

Sie können einer Zuordnungs-Instanz auch Adressdaten hinzufügen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie eine Instanz als Vertragspartner nutzen und deren Adresse zentral verwalten möchten (siehe Kapitel „Verwaltung durch Zuordnungs-Instanzen“).

Um einer Instanz Adressdaten hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Zuordnungs-Instanz.
Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adresse“.
Geben Sie die gewünschten Adressdaten ein.
Geben Sie optional im Feld Alternative Bezeichnungen etwaige weitere Namen für die Zuordnungs-Instanz als Freitext ein.
Geben Sie optional im Feld Information zur Rechnungslegung etwaige Informationen als Freitext an.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Zuordnungs-Instanz konsolidieren

Die Konsolidierung einer Zuordnungs-Instanz ersetzt die aktuelle Zuordnungs-Instanz durch eine andere. Im Zuge dessen werden alle referenzierten Vertragsmanagerakten und Vertragsmanagerlisten in die gewählte Ziel-Instanz verschoben.

Um eine Zuordnungs-Instanz zu konsolidieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Zuordnungs-Instanz.
Klicken Sie auf die Aktion „Konsolidieren“.
Wählen Sie im Drop-down-Menü die gewünschte Ziel-Instanz aus.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Sämtliche Referenzen werden in die Ziel-Instanz übertragen und die aktuelle Instanz ist leer.

Akte aus Zuordnungs-Instanz erzeugen

Um eine neue Vertragsmanagerakte ausgehend von einer Zuordnungs-Instanz zu erzeugen und die beiden Objekte zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Zuordnungs-Instanz.
Klicken Sie auf die gewünschte Aktion („Vertrag erzeugen“, „Rechtsakte erzeugen“ bzw. „Anfrage erzeugen“) geben Sie die Metadaten der Vertragsmanagerakte ein.
Hinweis: Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Vertrag erzeugen“, 12.3 „Rechtsakte erzeugen“ bzw. „Anfrage erzeugen“.
Die Vertragsmanagerakte und die Zuordnungs-Instanz sind einander nun zugeordnet.

Hinweis: Falls Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration die Verwendung von Strukturthesauri eingestellt haben, verändert dies gegebenenfalls den Erzeugen-Dialog. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.