Genehmigungen

Fabasoft Contracts bietet Ihnen die Möglichkeit, Benutzer als Entscheidungsträger für Genehmigungsprozesse zu definieren. Diesen Entscheidungsträgern kann zudem ein bestimmter finanzieller Spielraum eingeräumt werden.

Nachdem gewisse Einstellungen getroffen wurden, können davon ausgehend Prozesse auf einen Vertrag bzw. eine Rechtsakte ausgeführt werden, um Genehmigungen einzuholen. Die Einstellungen umfassen die Definition von Genehmigungsstufen, Anzahl an Genehmiger, Limits und Rollen. Genehmigungsstufen, Anzahl an Genehmiger und Limits können sowohl global in den Einstellungen der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in den Einstellungen einer bestimmten Vertragsliste definiert werden (siehe Kapitel „Genehmigungsstufen erzeugen“ – „Rollen in Vertragsmanagerlisten festlegen“). Beachten Sie, dass die Einstellungen in der Vertragsliste die globalen Einstellungen überschreiben. Das bedeutet, dass für alle Verträge, die zu einer bestimmten Vertragsliste gehören, die Einstellungen der Vertragsliste statt der globalen Einstellungen angewendet werden.

Basierend auf den definierten Genehmigungsstufen, Anzahl an Genehmiger und Limits werden die erforderlichen Genehmigungsstufen für einen Vertrag automatisch generiert und im Feld „Erforderliche Genehmigungsstufen“ auf der Registerkarte "Rollen" in den Eigenschaften des jeweiligen Vertrags angezeigt.

Wenn weder in der Vertragsmanager-Konfiguration noch in den Einstellungen der Vertragsliste Genehmigungsstufen und Limits definiert wurden, können Sie Genehmigungsstufen direkt in einem Vertrag definieren (siehe Kapitel „Genehmigungsstufen in Verträgen festlegen“).

Genehmigungsstufen

Diese bilden miteinander eine Hierarchie, die unterschiedliche Genehmigungsstufen zur Erteilung von Genehmigungen in Abhängigkeit von der Vertragssumme organisiert. Beispielweise könnte die Stufe L1 in der Hierarchie niedriger stehen als die Stufe L4. Der Genehmigungsprozess beginnt auf der niedrigsten Stufe (d. h. L1 in unserem Beispiel) und setzt sich basierend auf den definierten Limits sequentiell zu den höheren Stufen fort (siehe Limits).

Anzahl an Genehmiger

Mit der Anzahl an Genehmiger kann festgelegt werden, wie viele Genehmiger notwendig sind. So müssen bei hohen Summen und vielen Genehmigungsstufen nicht immer alle Genehmiger genehmigen. Wenn es beispielweise die Genehmigungsstufen L1, L2 und L3 mit den Limits von 1000, 2000 und 3000 Euro gibt, aber nur zwei Genehmiger notwendig sind, müssen bei einer Vertragssumme von 5000 Euro nur die Genehmiger der Stufen L2 und L3 genehmigen. Sollte bei demselben Beispiel nun nur ein Genehmiger notwendig sein, muss nur der Genehmiger der Stufe L3 genehmigen.

Limits

Limits definieren den maximalen Vertragswert, über den der Inhaber einer Genehmigungsstufe selbst entscheiden darf. Nehmen wir an, es gibt drei Stufen L1, L2 und L3 mit den Limits von 1000, 2000 und 3000 Euro. Beträgt die Vertragssumme beispielsweise 2500 Euro, so beginnt der Genehmigungsprozess zunächst auf der Stufe L1 und setzt sich bis zur Stufe L3 fort, da L3 die erste Stufe ist mit einem Limit das größer als die Vertragssumme ist. Bei einer Vertragssumme von 1500 Euro beginnt der Genehmigungsprozess auf der Stufe L1 und setzt sich bis zur Stufe L2 fort, da L2 in diesem Fall die erste Stufe ist mit einem Limit das größer als die Vertragssumme ist. Wenn es keine Genehmigungsstufe mit einem Limit über der Vertragssumme gibt (wenn die Vertragssumme in unserem Beispiel größer als 3000 Euro ist) müssen alle Stufen die Genehmigung erteilen.

Rollen

Rollen legen fest, welcher Benutzer von Fabasoft Contracts eine gewisse Genehmigungsstufe innehaben darf. Rollen werden zentral definiert, können aber in Vertragslisten und Rechtsbereichen jeweils unterschiedlichen Personen zugeordnet werden.

Genehmigungsstufen erzeugen

Um eine neue globale Genehmigungsstufe zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
Klicken Sie auf „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
Geben Sie im Feld Genehmigungsstufen den Namen für die gewünschte Stufe ein.
Klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um den eingegebenen Begriff zu erzeugen“.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle Begriffe für die gewünschten Genehmigungsstufen zu erzeugen.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Wenn Sie eine Genehmigungsstufe innerhalb einer Vertragsliste und nicht global festlegen möchten, navigieren Sie zu der Vertragsliste und klicken Sie auf "Einstellungen". Aktivieren Sie dann auf der Registerkarte „Aministration“ die Option „Genehmigungsstufen der Konfiguration überschreiben“. Folgen Sie den beschriebenen Schritten im Kapitel „Genehmigungsstufen erzeugen“ (ab Schritt 4) und „Limits erzeugen“ (ab Schritt 4), um Genehmigungsstufen, Anzahl an Genehmiger und Limits in den Feldern Genehmigungsstufen, Anzahl an Genehmiger und Standard-Limits für Genehmigungsstufen zu definieren. Diese erscheinen, sobald Sie die zuvor genannte Option aktivieren.

Limits erzeugen

Um ein neues globales Limit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
Klicken Sie auf „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
Klicken Sie im Feld Standard-Limits für Genehmigungsstufen auf „Eintrag hinzufügen“.
Wählen Sie in der Spalte Genehmigungsstufe die gewünschte Genehmigungsstufe aus dem Drop-down-Menü aus.
Legen Sie in der Spalte Limit den gewünschten maximalen Vertragswert fest, über die diese Genehmigungsstufe entscheiden darf.
Wählen Sie im nächsten Drop-down-Menü die gewünschte Währung aus.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle gewünschten Limits zu erzeugen und festzulegen.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

Dies sind die Standard-Limits. Es ist jedoch möglich, Sonderfälle für Genehmigungsstufen und Limits zu definieren (siehe Kapitel „Sonderfälle für Genehmigungsstufen erzeugen“).
Wenn Sie ein Limit innerhalb einer Vertragsliste und nicht global definieren möchten, navigieren Sie zu der Vertragsliste und klicken Sie auf "Einstellungen". Aktivieren Sie dann auf der Registerkarte „Aministration“ die Option „Genehmigungsstufen der Konfiguration überschreiben“. Folgen Sie den beschriebenen Schritten in den Kapiteln „Genehmigungsstufen erzeugen“ (ab Schritt 4) und „Limits erzeugen“ (ab Schritt 4), um Genehmigungsstufen und Limits in den Feldern Genehmigungsstufen und Standard-Limits für Genehmigungsstufen bzw. zu definieren. Diese erscheinen, sobald Sie die zuvor genannte Option aktivieren.

Sonderfälle für Genehmigungsstufen erzeugen

Um einen globalen Sonderfall für Genehmigungsstufen zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
Klicken Sie auf „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
Klicken Sie im Feld Sonderfälle für Genehmigungsstufen auf „Eintrag hinzufügen“ und dann „Neu“.
Legen Sie in dem sich öffnenden Dialog die Bedingungen des Sonderfalls in Bezug auf Vertragsart, Laufzeit und Limits fest.
Hinweis: Im Feld „Laufzeit“ können Sie eine Vertragslaufzeit angeben. Damit ein Vertrag die definierten Laufzeitkriterien erfüllt, müssen Sie Folgendes sicherstellen:
- für „Unbestimmte“ Laufzeit muss die Option „Vertrag auf unbestimmte Zeit“ in der Registerkarte „Termine“ der Vertragseigenschaften aktiviert sein.
- für „Bis zu“ muss eine bestimmte Laufzeit definiert sein, es muss das entsprechende Enddatum (basierend auf dem Vertragsstartdatum) im Feld „Ende“ in der Registerkarte „Termine“ der Vertragseigenschaften explizit definiert sein.
- für „Ab“ muss eine bestimmte Laufzeit definiert sein, es muss das entsprechende Enddatum (basierend auf dem Vertragsstartdatum) im Feld „Ende“ in der Registerkarte „Termine“ der Vertragseigenschaften explizit definiert sein.
Legen Sie im Feld Vertragssumme Limits fest, welche Vertragssummen für den Sonderfall relevant sind. Dabei bilden die minimale Vertragssumme (Min) und maximale Vertragssumme (Max) die zu erfüllenden Limit.
Legen sie im Feld Anzahl an Genehmiger fest, wie viele Genehmiger pro Genehmigungsprozess relevant sind.
Passen Sie die bestehenden Limits im Feld Limits nach Belieben an oder legen Sie neue an.
Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Sonderfall ein.
Klicken Sie auf "Weiter", um diesen Dialog zu schließen.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Wenn Sie einen Sonderfall innerhalb einer Vertragsliste und nicht global definieren möchten, navigieren Sie zu der Vertragsliste und klicken Sie auf "Einstellungen". Aktivieren Sie dann auf der Registerkarte „Aministration“ die Option „Genehmigungsstufen der Konfiguration überschreiben“. Folgen Sie den beschriebenen Schritten im Kapitel „Sonderfälle für Genehmigungsstufen erzeugen“ (ab Schritt 4), um Sonderfälle für Genehmigungsstufen im Feld Sonderfälle für Genehmigungsstufen zu definieren. Dieses Feld erscheint, sobald Sie die zuvor genannte Option aktivieren.

Rollen in Vertragsmanagerlisten festlegen

Um die Rollen festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste bzw. Rechtsbereich.
Klicken Sie auf „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Rollen“.
Klicken Sie im Feld Definition der Genehmigungsstufen auf „Eintrag hinzufügen“.
Legen Sie in der Spalte Genehmigungsstufe die gewünschte Genehmigungsstufe fest.
Legen Sie in der Spalte Genehmiger den gewünschten Benutzer fest.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle gewünschten Definitionen festzulegen.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Genehmigungsstufen in Verträgen festlegen

Wenn weder in der Vertragsmanager-Konfiguration noch in den Einstellungen der Vertragsliste Genehmigungsstufen und Limits definiert wurden, können Sie Genehmigungsstufen direkt in einem Vertrag definieren. Um eine Genehmigungsstufe in einem Vertrag festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Rollen“.
Geben Sie im Feld Erforderliche Genehmigungsstufen die gewünschten Stufen ein.
Hinweis: Es sind nur die Genehmigungsstufen verfügbar, die in der übergeordneten Vertragsliste definiert wurden.
Im Feld Genehmiger werden die zuständigen Genehmiger für den Vertrag angezeigt.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Genehmigungsstufen können auch für Verträge festgelegt werden, die keine Vertragssumme aufweisen.

Genehmigungsprozess ausführen

Für diesen Schritt ist ein entsprechend konfigurierter und freigegebener BPMN-Prozess notwendig, der die Aktivität „Genehmigen“ enthält. Weitere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“.

Um den Genehmigungsprozess auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zum gewünschten Vertrag.
Klicken Sie im Kontextmenü des Vertrags auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
Wählen Sie im Feld Vordefinierte Prozesse den gewünschten Prozess aus.
Klicken Sie auf „Prozess starten“.

Abhängig von der konkreten Definition des Prozesses können die nachfolgenden Schritte optional durchzuführen sein:

Navigieren Sie auf Home und dann in den Arbeitsvorrat.
Führen Sie die entsprechende Aktivität aus, um den nächsten Teilnehmer im Prozess das Ansuchen um Genehmigung zukommen zu lassen.
Nachdem der Prozess alle benötigten Teilnehmer durchlaufen hat, werden Sie im Arbeitsvorrat benachrichtigt.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Workflow: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.