2023 February Release

ImportePermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts erlaubt Ihnen, Vertragsmanagerakten sowie deren Metadaten und Unterlagen auf mehrere Arten in die Vertragsmanager-App zu übertragen. Die in diesem Kapitel beschrieben Anwendungsfälle sollen Ihnen dabei helfen, das Hinzufügen von mehreren Verträgen möglichst einfach zu gestalten.

Klassifizieren und registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente in Fabasoft Contracts in einem einzigen Schritt klassifizieren und registrieren.

Dieser Arbeitsschritt gilt für alle Vertragsmanagerakten. Gehen Sie daher wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanagerliste (Vertragsliste oder Rechtsbereich), der die neuen Vertragsmanagerakten zugeordnet werden sollen.
  2. Navigieren Sie in den Bereich „Unterlagen“.
  3. Legen Sie die gewünschten Dokumente ab.
  4. Markieren Sie die gewünschten Dokumente und klicken Sie im Kontextmenü auf „Klassifizieren und registrieren“.
    Hinweis: Im Falle von Rechtsakten und Anfragen müssen Sie im folgenden Dialog-Fenster noch die zutreffende Vertragsmanageraktenart auswählen.

Die Dokumente werden anschließend verarbeitet und in Vertragsmanagerakten umgewandelt, die Sie in der jeweiligen Vertragsmanagerliste vorfinden.

Hinweis: Für diese Aktion wird eine Funktionalität aus der Fabasoft Cloud verwendet. Lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Klassifizieren und registrieren: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Vertragsmanagerakte im Hintergrund registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts bietet Ihnen die Möglichkeit, Vertragsmanagerakten im Hintergrund zu registrieren. Auf diese Weise können Sie sich nach dem Beginn der Registrierung anderen Aufgaben zuwenden und die neuen Verträge, Rechtsakten bzw. Anfragen später bearbeiten.

Beachten Sie die benötigten Schritte:

  1. Die Registrierung im Hintergrund setzt in jedem Fall die korrekte Ablage der Dokumente voraus (siehe Kapitel „Dokumente ablegen“).
  2. Anschließend können Sie je nach Kontext die Dokumente entweder als Verträge bzw. Rechtsakten registrieren (siehe Kapitel „Vertrag/Rechtsakte registrieren“) oder als Anfragen registrieren (siehe Kapitel „Anfrage registrieren“).

Hinweis: Die Akten müssen in einem Text- oder Bildformat innerhalb von PDF-Dokumenten oder Microsoft Word-Dokumenten vorliegen, um bei der Registrierung verarbeitet werden zu können. Objekte vom Typ „Bild“ werden nicht bearbeitet.

Dokumente ablegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Arbeitsschritt gilt für alle Vertragsmanagerakten. Gehen Sie daher wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanagerliste (Vertragsliste oder Rechtsbereich), der die neuen Vertragsmanagerakten zugeordnet werden sollen.
  2. Navigieren Sie in den Bereich „Unterlagen“.
  3. Legen Sie die gewünschten Dokumente ab.

Dokumente können folgendermaßen abgelegt werden:

  • Als Dokument
    Das Dokument wird bei der Registrierung gleichermaßen zum Hauptdokument und zur Unterlage der entstehenden Vertragsmanagerakte.
  • Als Ordner
    Alle Dokumente im Ordner werden bei der Registrierung in Vertragsunterlagen umgewandelt und das erste Dokument wird zum Hauptdokument der entstehenden Vertragsmanagerakte.
  • Als ZIP-Archiv
    Alle Dokumente in dem ZIP-Archiv werden bei der Registrierung in Vertragsunterlagen umgewandelt und das erste Dokument wird zum Hauptdokument der entstehenden Vertragsmanagerakte.

Vertrag/Rechtsakte registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Markieren Sie die gewünschten Dokumente.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Verträge im Hintergrund registrieren“ bzw. „Rechtsakten im Hintergrund registrieren“.
  3. Wählen Sie im Feld Vertragsliste bzw. Rechtsbereich Vertragsmanagerliste aus, in der das Dokument als Vertrag bzw. Rechtsakte registriert werden soll.
    Hinweis: Standardmäßig ist die Vertragsmanagerliste ausgewählt, in der Sie sich aktuell befinden.
  4. Legen Sie bei der Option Texterkennung durchführen fest, ob das Dokument auf gewisse Schlagworte hin überprüft werden soll.
  5. Klicken Sie auf „Registrieren“.

Im Anschluss werden aus den gewählten Unterlagen die Objekthüllen erstellt und mit den Metadaten befüllt, die aus den Dokumenten herausgelesen werden. Danach werden die Dokumente im Bereich „Unterlagen“ der gewünschten Vertragsmanagerakte abgelegt.

Hinweis:

  • Falls Ordner bzw. ZIP-Archive selbst Unterordner enthalten, so wird diese Struktur nach der Registrierung in den Unterlagen der Vertragsmanagerakte beibehalten.
  • Ordner und ZIP-Archive, die keine erkennbaren Vertrags- bzw. Rechtsaktendokumente enthalten, werden nicht verarbeitet.

Anfrage registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Markieren Sie die gewünschten Dokumente.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Anfragen im Hintergrund registrieren“.
  3. Wählen Sie im Feld Anfrageliste die Anfrageliste aus, in der die Anfrage abgelegt werden soll.
    Hinweis: Standardmäßig ist die Anfrageliste ausgewählt, in der Sie sich aktuell befinden.
  4. Legen Sie bei der Option Texterkennung durchführen fest, ob das Dokument auf gewisse Schlagworte hin überprüft werden soll.
  5. Klicken Sie auf „Registrieren“.

Anschließend werden die Anfragen in der Vertragsliste bzw. im Rechtsbereich abgelegt. Die gewählten Dokumente werden jeweils in den Bereich „Unterlagen“ der Anfragen verschoben.

Hinweis:

  • Im Bereich „Dokumente“ werden Verknüpfungen auf die gewählten Dokumente erzeugt, sofern die Anfrage einer anderen Vertragsmanagerliste zugeordnet wird als die, von der aus sie erzeugt wurde.
  • Es wird pro Dokument eine eigene Anfrage erzeugt, wenn die Dokumente nicht in Ordnern oder ZIP-Archiven im Bereich „Unterlagen“ abgelegt wurden.

Dokumenten-Identifikation verbessernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Fabasoft Contracts beim Registrierungsvorgang unterstützen und die Genauigkeit erhöhen, mit der Dokumente erkannt und ausgewertet werden. Mithilfe von konkreten Schlüsselwörtern können Sie Hinweise darauf geben, welche Dokumente kein Hauptdokument oder eine Unterlage zum Hauptdokument sind.

Um die entsprechenden Schlüsselwörter zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Navigieren sie zu den Feldern beginnend mit Schlüsselwörter für Dateinamen.
  5. Legen Sie für die gewünschten Vertragsmanagerakten die entsprechenden Schlüsselwörter fest. Falls Sie mehrere Schlüsselwörter in ein Feld eintragen, trennen Sie diese jeweils durch ein Komma. Solche Schlüsselwörter können z. B. sein:
    • Anlage
    • Anhang
    • Rechnung
    • Attachment
    • Appendix
    • Invoice

Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts erlaubt Ihnen, Vertrags/Rechtsakten Metadaten aus einer Excel-Arbeitsmappe bzw. einer CSV-Datei komfortabel zu importieren. Eine ausgefüllte Arbeitsmappe wird in eine bestimmte Vertragsliste oder einen bestimmten Rechtsbereich importiert, es wird also eine eigene Arbeitsmappe für jede Vertragsliste bzw. jeden Rechtsbereich benötigt.

Um Verträge/Rechtsakten mittels einer Excel-Arbeitsmappe zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in einer Vertragsliste/einem Rechtsbereich in den Bereich „Uploads“.
  2. Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe mit den Daten von dem Vertrag/der Rechtsakte hoch.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Verträge importieren“/ „Rechtsakten importieren“.

Die importierten Verträge/Rechtsakten werden in der Vertragsliste/dem Rechtsbereich abgelegt. Bei einem erneuten Import werden bereits bestehende Verträge/Rechtsakten aktualisiert. Die eindeutige Identifizierung der Verträge/Rechtsakten erfolgt über die Spalten year, ordinal und externalkey. Daher ist es zwingend erforderlich, diese drei Attribute als Spalten in das Excel-Arbeitsblatt aufzunehmen. Alle möglichen integrierten Attribute, die in das Excel-Arbeitsblatt für Verträge und Rechtsakten aufgenommen werden können, sind in den beiden folgenden Tabellen aufgeführt.

Datenstruktur der Excel-Arbeitsmappe für den Vertragsimport

Die nachfolgende Tabelle bildet die Eigenschaften des Vertrags ab (siehe Kapitel „Eigenschaften“).

Spalte

Beschreibung

year

Jahr des Vertragsbeginns

Hinweis:

  • Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.
  • Ein angegebener Wert für das Jahr wird beim Import nur erkannt, wenn die Spalte start keinen Wert enthält.

ordinal

Laufende Nummer des Vertrags

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.

externalkey

Externer Schlüssel für den Vertrag

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.

state

Status des Vertrags

  • CS_DRAFT (Entwurf)
  • CS_FINALIZED (Finalisiert)
  • CS_ACTIVE (Aktiv)
  • CS_DORMANT (Ruhend)
  • CS_GIVEN_CANCELATION (Kündigung ausgesprochen)
  • CS_EFFECTIVE_CANCELATION (Kündigung wirksam)
  • CS_INACTIVE (Inaktiv)

signatory

Vertragspartner (als Freitext)

signatoryobject

Vertragspartner als Objekt

Hinweis:

  • In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID des gewünschten Vertragspartners angegeben werden.
  • Wenn in der Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standardisierte Vertragspartner Optionen aktiviert wurden, müssen Vertragspartner als Objekt anstelle von Freitext definiert werden (siehe Kapitel „Verwaltung durch Kontaktmanagement“).

signatorydepartment

Abteilung des Vertragspartners

signatoryrole

Rolle des Vertragspartners

signatorycontact

Ansprechpartner des Vertragspartners

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID des gewünschten Ansprechpartners aus dem Kontaktmanagement angegeben werden.

signatorycontactdescription

Kontaktinformation des Vertragspartners

signatoryreference

Externe Referenz des Vertragspartners

street

Straße

zipcode

PLZ

city

Ort

country

Land (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code)

business

Telefonnummer (geschäftlich)

fax

Telefonnummer (Fax)

mobile

Telefonnummer (mobil)

private

Telefonnummer (privat)

internalrole

Interne Rolle

internaleditorcontact

Interner Bearbeiter

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

internalpurchasercontact

Interner Einkäufer

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

internalresponsiblecontact

Interner Verantwortlicher

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

internalserviceprovision

Interne Leistungserbringung (Information als Freitext)

internalreference

Interne Referenz

supplier

Lieferant

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Lieferanten angegeben werden. Wird kein bestehender Lieferant gefunden, wird dieser neu erzeugt.

customer

Kunde

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Kunden angegeben werden. Wird kein bestehender Kunde gefunden, wird dieser neu erzeugt.

client

Klient

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Klienten angegeben werden. Wird kein bestehender Klient gefunden, wird dieser neu erzeugt.

corporation

Gesellschaft

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gesellschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gesellschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.

committee

Gremium

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gremiums angegeben werden. Wird kein bestehendes Gremium gefunden, wird dieses neu erzeugt.

union

Gewerkschaft

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gewerkschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gewerkschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.

company

Firma

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Firma angegeben werden. Wird keine bestehende Firma gefunden, wird diese neu erzeugt.

scope

Gültigkeitsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gültigkeitsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Gültigkeitsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

industry

Branche

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Branche angegeben werden. Wird keine bestehende Branche gefunden, wird diese neu erzeugt.

area

Region

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Region angegeben werden. Wird keine bestehende Region gefunden, wird diese neu erzeugt.

brand

Marke

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Marke angegeben werden. Wird keine bestehende Marke gefunden, wird diese neu erzeugt.

product

Produkt

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Produkts angegeben werden. Wird kein bestehendes Produkt gefunden, wird dieses neu erzeugt.

project

Projekt

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Projekts angegeben werden. Wird kein bestehendes Projekt gefunden, wird dieses neu erzeugt.

license

Lizenz

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Lizenz angegeben werden. Wird keine bestehende Lizenz gefunden, wird diese neu erzeugt.

businessunit

Geschäftsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Geschäftsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Geschäftsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

costtype

Kostenart

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenart angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenart gefunden, wird diese neu erzeugt.

costcenter

Kostenstelle

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenstelle angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenstelle gefunden, wird diese neu erzeugt.

profitcenter

Ergebnisbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Ergebnisbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Ergebnisbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

subject

Vertragsgegenstand

description

Beschreibung

type

Vertragsart

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Vertragsart angegeben werden. Wird keine bestehende Vertragsart gefunden, wird diese als Begriff neu erzeugt.

language

Vertragssprache

amount

Vertragssumme

amountsymbol

Währung der Vertragssumme
Hinweis: Die Währung wird als drei Buchstaben umfassendes ISO-Kürzel angegeben, z. B. „EUR“, „GBP“ oder „USD“. Weitere Währungskürzel finden sie auf Wikipedia: neues Fenster

paymentarrangements

Zahlungsmodalitäten

legalbasis

Rechtsgrundlage

applicablelaw

Anwendbares Recht

jurisdiction

Gerichtsstand

specialcontractterms

Spezielle Vertragsbedingungen

specialcontracttermsremarks

Anmerkungen zu den speziellen Vertragsbedingungen

specialterminationterms

Sonderkündigungsrechte

specialterminationtermsremarks

Anmerkungen zu den Sonderkündigungsrechten

signing

Unterschriftsdatum

signingremarks

Unterschriftsdatum (Anmerkungen)

start

Beginn

startterms

Beginn (Bestimmungen)

permanent

Vertrag auf unbestimmte Zeit (mögliche Werte: true, false)

prolongationterms

Verlängerung (Bestimmungen)

cancelationwaiver

Kündigungsverzicht/Mindestvertragslaufzeit bis

cancelationwaiverterms

Kündigungsverzicht (Bestimmungen)

end

Ende

validfrom

Beginn der Gültigkeit (Datum)

Validto

Ende der Gültigkeit (Datum)

endterms

Ende (Bestimmungen)

cancelationmode

Kündigungsmodus

  • CM_CANCELABLEATANYTIME (Jederzeit kündbar)
  • CM_CANCELABLEBYENDOFCONTRACTPERIOD (Kündbar zum Ende der Vertragsperiode)
  • CM_CANCELABLEBYENDOFYEAR (Kündbar zum Ende eines jeden Kalenderjahrs)
  • CM_CANCELABLEBYENDOFHALFYEAR (Kündbar zum Ende eines jeden Halbjahrs)
  • CM_CANCELABLEBYENDOFQUARTER (Kündbar zum Ende eines jeden Quartals)
  • CM_CANCELABLEBYENDOFMONTH (Kündbar zum Ende eines jeden Monats)
  • CM_NONCANCELABLE (Nicht kündbar)

cancelationterms

Kündigung (Bestimmungen)

contractperiod

Vertragsperiode

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.

contractperiodterms

Vertragsperiode (Bestimmungen)

contractperiodreminder

Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.

noticeperiod

Kündigungsfrist

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt

noticeperiodterms

Kündigungsfrist (Bestimmungen)

noticeperiodreminder

Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.

givencancelation

Kündigungsdatum

givencancelationremarks

Kündigungsdatum (Anmerkungen)

effectivecancelation

Wirksames Kündigungsdatum

effectivecancelationremarks

Wirksames Kündigungsdatum (Anmerkungen)

reminder

Zusätzliches Erinnerungsdatum

reminderinterval

Wiederholung für zusätzliches Erinnerungsdatum

reminderusers

Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails

Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.

contractassignedlegalfilesarea

Zugeordneter Rechtsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel des Rechtsbereichs angegeben werden, in dem sich die Rechtsakte befindet, die dem Vertrag zugeordnet werden soll.

contractassignedlegalfiles

Zugeordnete Rechtsakten

Hinweis:

  • In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel einer oder mehrerer Rechtsakten angegeben werden, die dem Vertrag zugeordnet werden sollen.
  • Um mehrere Rechtsakten angeben zu können, müssen diese durch einen Zeilenumbruch getrennt werden.

remark

Anmerkungen

keyword

Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe des Vertrags hinzugefügt wird.

Hinweis:

  • In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.
    Hinweis: Alternativ kann auch der Name des Begriffs verwendet werden.
  • Sie können mehrere Spalten benutzen, um einem Vertrag Begriffe hinzuzufügen. Benennen Sie alle weiteren Felder jeweils mit keyword und aufsteigenden Zahlen. Als Beispiel:
    keyword, keyword1, keyword2, keyword3 usw.

programmiername

Programmiername eines benutzerdefinierten Feldes

Hinweis: Wenn Sie dem Vertrag eine Vertragsart zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu.

Wenn es sich bei dem benutzerdefinierten Feld um eine Objekteigenschaft handelt, können die importierten Werte einen der folgenden Präfixe enthalten:

  • #
    Es wird versucht, ein Komponentenobjekt mit der angeführten Referenz zu ermitteln.
  • ?
    Es wird versucht, ein Objekt zu ermitteln, das den angeführten Wert im Feld Importkennung zugewiesen hat.

Datenstruktur der Excel-Arbeitsmappe für den Rechtsaktenimport

Die nachfolgende Tabelle bildet die Eigenschaften der Rechtakte ab (siehe Kapitel „Eigenschaften“).

Spalte

Beschreibung

year

Jahr des Rechtsaktenbeginn

Hinweis:

  • Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Rechtsakten verwendet.

ordinal

Laufende Nummer der Rechtsakte

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Rechtsakten verwendet.

externalkey

Externer Schlüssel für die Rechtsakte

Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Rechtsakten verwendet.

state

Status der Rechtsakte

  • CS_DRAFT (Entwurf)
  • CS_FINALIZED (Finalisiert)
  • CS_ACTIVE (Aktiv)
  • CS_INACTIVE (Inaktiv)

internaleditorcontact

Interner Bearbeiter

Hinweis:

  • In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
  • Wenn kein Benutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer mit dieser Adresse angelegt.

internalpurchasercontact

Interner Einkäufer

Hinweis:

  • In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
  • Wenn kein Benutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer mit dieser Adresse angelegt.

internalresponsiblecontact

Interner Verantwortlicher

Hinweis:

  • In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
  • Wenn kein Benutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer mit dieser Adresse angelegt.

supplier

Lieferant

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Lieferanten angegeben werden. Wird kein bestehender Lieferant gefunden, wird dieser neu erzeugt.

customer

Kunde

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Kunden angegeben werden. Wird kein bestehender Kunde gefunden, wird dieser neu erzeugt.

client

Klient

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Klienten angegeben werden. Wird kein bestehender Klient gefunden, wird dieser neu erzeugt.

corporation

Gesellschaft

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gesellschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gesellschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.

committee

Gremium

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gremiums angegeben werden. Wird kein bestehendes Gremium gefunden, wird dieses neu erzeugt.

union

Gewerkschaft

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gewerkschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gewerkschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.

company

Firma

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Firma angegeben werden. Wird keine bestehende Firma gefunden, wird diese neu erzeugt.

scope

Gültigkeitsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gültigkeitsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Gültigkeitsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

industry

Branche

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Branche angegeben werden. Wird keine bestehende Branche gefunden, wird diese neu erzeugt.

area

Region

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Region angegeben werden. Wird keine bestehende Region gefunden, wird diese neu erzeugt.

brand

Marke

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Marke angegeben werden. Wird keine bestehende Marke gefunden, wird diese neu erzeugt.

product

Produkt

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Produkts angegeben werden. Wird kein bestehendes Produkt gefunden, wird dieses neu erzeugt.

project

Projekt

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Projekts angegeben werden. Wird kein bestehendes Projekt gefunden, wird dieses neu erzeugt.

license

Lizenz

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Lizenz angegeben werden. Wird keine bestehende Lizenz gefunden, wird diese neu erzeugt.

businessunit

Geschäftsbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Geschäftsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Geschäftsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

costtype

Kostenart

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenart angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenart gefunden, wird diese neu erzeugt.

costcenter

Kostenstelle

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenstelle angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenstelle gefunden, wird diese neu erzeugt.

profitcenter

Ergebnisbereich

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Ergebnisbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Ergebnisbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.

subject

Rechtsaktengegenstand

type

Rechtsaktenart

Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Vertragsart angegeben werden. Wird keine bestehende Vertragsart gefunden, wird diese als Begriff neu erzeugt, wenn erlaubt (Einstellungen Rechtsbereich).

legalfileassignedcontractsfolder

Zugeordnete Vertragsliste

Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel der Vertragsliste angegeben werden, in der sich der Vertrag befindet, der der Rechtsakte zugeordnet werden soll.

legalfileassignedcontracts

Zugeordnete Verträge

Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel einer oder mehrerer Verträge angegeben werden, die der Rechtsakte zugeordnet werden sollen.

Um mehrere Verträge angeben zu können, müssen diese durch einen Zeilenumbruch getrennt werden.

remark

Anmerkungen

keyword

Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe der Rechtsakte hinzugefügt wird.

Hinweis:

  • In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden.
    Hinweis: Alternativ kann auch der Name des Begriffs verwendet werden.
  • Wenn kein Objekt gefunden wird, wird ein neuer Begriff unter dem "Standardthesaurus für neue Begriffe" in der Konfiguration angelegt.
  • Sie können mehrere Spalten benutzen, um einem Vertrag Begriffe hinzuzufügen. Benennen Sie alle weiteren Felder jeweils mit keyword und aufsteigenden Zahlen. Als Beispiel:
    keyword, keyword1, keyword2, keyword3 usw.

programmiername

Programmiername eines benutzerdefinierten Feldes

Hinweis: Wenn Sie der Rechtsakte eine Rechtsaktenart zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu.

Wenn es sich bei dem benutzerdefinierten Feld um eine Objekteigenschaft handelt, können die importierten Werte einen der folgenden Präfixe enthalten:

  • #
    Es wird versucht, ein Komponentenobjekt mit der angeführten Referenz zu ermitteln.
  • ?
    Es wird versucht, ein Objekt zu ermitteln, das den angeführten Wert im Feld Importkennung zugewiesen hat.

Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus ZIP-Archiv hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen mittels ZIP-Archiv zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag/Rechtsakte.
  2. Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
  4. Geben Sie im Feld Importkennung einen eindeutigen Begriff ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
    Hinweis: Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie weiteren Verträgen/Rechtsakten Unterlagen zuordnen wollen.
  6. Legen Sie auf Ihrem lokalen Computer einen Ordner an.
  7. Benennen Sie diesen Ordner exakt nach der Importkennung, die Sie zuvor für den Vertrag/die Rechtsakte festgelegt haben.
  8. Geben Sie die Dokumente, die zugeordnet werden sollen, in diesen Ordner.
  9. Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie weiteren Verträgen/Rechtsakten Unterlagen zuordnen wollen.
  10. Wählen Sie alle erstellten Ordner aus und erzeugen Sie ein einzelnes ZIP-Archiv daraus.
  11. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste/Rechtsbereiche.
  12. Navigieren Sie in den Bereich „Uploads“.
  13. Laden Sie das ZIP-Archiv hoch.
  14. Klicken Sie im Kontextmenü des ZIP-Archivs auf „Verträge importieren“/ „Rechtsakten importieren“.
  15. Klicken Sie nach dem erfolgten Import auf „Weiter“. Die Unterlagen sind nun den gewünschten Verträgen/Rechtsakten zugeordnet.

Hinweis: Die für das Archiv ausgewählten Dokumente können im Archiv zusammen mit einer Ordnerhierarchie gespeichert werden. Beim Import der Dokumente in den Contract Manager wird die Ordnerhierarchie jedoch ignoriert, d. h. alle importierten Dokumente werden im Bereich "Dokumente" des jeweiligen Vertrags/Rechtsakte auf derselben Ebene abgelegt.

Zuweisung einer Kategorie zu Dokumenten von Verträgen/Rechtsakten mittels ExcelPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Es besteht die Möglichkeit, den Dokumenten einer Vertrags-/Rechtsakte über ein Excel-Tabellenblatt eine Kategorie zuzuordnen, die Sie z.B. in der Vertragsmanager-Konfiguration oder innerhalb einer Vertragsliste/Rechtsbereich definiert haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  2. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste/den gewünschten Rechtsbereich.
  3. Gehen Sie auf "Uploads".
  4. Laden Sie das von Ihnen entsprechend vorbereitete Excel-Arbeitsblatt hoch. Das Excel-Arbeitsblatt sollte die in der folgenden Tabelle aufgeführten Spalten enthalten:

Spalte

Beschreibung

externalkey

Die Importkennung des Vertrags/der Rechtsakte (siehe Tabellen in Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importieren“)

filepath

Den Dateinamen und den Dateipfad, unter dem das Dokument im Bereich "Dokumente" des Vertrags/der Rechtsakte zu finden ist

Hinweis:

  • Wenn das Dokument direkt unter "Dokumente" gespeichert wird, enthält der Dateipfad nur einen Dateinamen.
  • Die Dateierweiterung muss angegeben werden.
  • Unterordner werden getrennt durch “/“, z.B.:
    ”COO.6505.100.x.x/subfolder1/subfolder2/x/y/z“.
  • Wenn ein Ordnername „/“ enthalten soll, muss „/“ in der Excel-Arbeitsmappe mit einem „~“ ersetzt werden.

filecategory

Die Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung oder der Name der Kategorie

programmiername

Programmiername
Hinweis: Wenn Sie der Unterlage eine Kategorie zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu.

  1. Wählen Sie im Kontextmenü des Arbeitsblatts "Kategorien zuordnen".
  2. Klicken Sie nach dem erfolgreichen Import auf "Schließen". Die Dokumente sind nun einer Kategorie zugeordnet, wie sie im Excel-Arbeitsblatt angegeben sind.

Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Unterlagen auch aus einem Teamroom oder Ordner einem Vertrag oder einer Rechtsakte zuordnen. Diese Option bietet sich beispielsweise an, wenn Unterlagen aus einem anderen System ausgegeben (z. B. SharePoint, SAP, etc.) und anschließend übertragen werden sollen.

Für diesen Anwendungsfall wird eine korrekt ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe vorausgesetzt. Machen Sie sich daher zunächst mit deren Datenstruktur vertraut.

Spalte

Beschreibung

skip

Zeile beim Import ignorieren; mögliche Werte: true, false, 1, 0

externalkey

Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung des Vertrags/der Rechtsakte, dem die Unterlagen zugeordnet werden sollen, z. B. „akte_smith_1_2“)

path

Dateipfad
Fabasoft Cloud ID des Teamroom oder Ordners, in dem die Unterlagen enthalten sind, z. B. „COO.6505.100.x.x“

Hinweis: Unterordner werden durch „/“ getrennt, z. B.:
„COO.6505.100.x.x/Unterordner1/Unterordner2/x/y/z“
Wenn ein Ordnername „/“ enthalten soll, muss „/“ in der Excel-Arbeitsmappe mit einem „~“ ersetzt werden.

filename

Dateiname der Unterlage (z. B. „aktendokument.pdf“)
Hinweis: Die Dateiendung muss angegeben werden.

filecategory

Kategorie
Name oder Fabasoft Cloud ID der Kategorie, die der Unterlage zugeordnet wird, z. B. „COO.6505.100.x.x“.

programmiername

Programmiername
Hinweis: Wenn Sie der Unterlage eine Kategorie zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu.

targetpath

Zielpfad
Pfad in den Unterlagen eines Vertrags/einer Rechtsakte, wo die Dokumente abgelegt werden soll, z. B. „Unterordner1/Unterordner2“.
Hinweis: Falls ein Ordner im Dateipfad nicht gefunden wird, wird ein neuer Ordner erzeugt.

Unterordner werden durch „/“ getrennt, z. B.:
„Unterordner1/Unterordner2/x/y/z“. Wenn ein Ordnername „/“ enthalten soll, muss „/“ in der Excel-Arbeitsmappe mit einem „~“ ersetzt werden.

targetlist

Zielliste
Die kurze oder lange Referenz der Liste, zu der die Unterlagen zugeordnet werden sollen.
Hinweis: Falls die Eigenschaft nicht befüllt wird, wird standardmäßig die Liste „Unterlagen“ eines Vertrags/einer Rechtsakte verwendet.

Vertrag/Rechtsakte mit Importkennung versehenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zuordnung von Unterlagen zu Verträgen/Rechtsakten durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag/in die gewünschte Rechtsakte.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“ und wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
  3. Geben Sie im Feld Importkennung einen eindeutigen Begriff ein.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie weiteren Verträgen/Rechtsakten Unterlagen zuordnen wollen.

Pfad zur Datenquelle feststellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Kontext innerhalb der Cloud (z. B. in die Persönliche Ablage).
  2. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Ordner.
    Sofern der gewünschte Quell-Teamroom bzw. -Ordner noch nicht existiert, erzeugen Sie einen.
  3. Legen Sie die gewünschten Unterlagen darin ab.
  4. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“ bzw. „Eigenschaften“.
  5. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
  6. Kopieren Sie den Wert aus dem Feld Fabasoft Cloud ID und fügen Sie ihn in einer Textdatei ein. Sie benötigen die ID später.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie aus mehreren unterschiedlichen Teamrooms bzw. Ordnern Unterlagen zu Verträgen/Rechtsakten zuordnen wollen.

Hinweis: Beachten Sie, dass hierfür die Fabasoft Cloud ID des jeweils in der Hierarchie obersten Teamrooms bzw. Ordners benötigt wird. Der Umgang mit Unterordnern wird nachfolgend genauer behandelt.

Excel-Arbeitsmappe einrichtenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Erzeugen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe.
  2. Legen Sie darin die Spalten externalkey, path und filename an.
  3. Geben Sie in der Spalte externalkey die Importkennung des gewünschten Vertrags ein.
  4. Geben Sie in der Spalte path den Pfad zur gewünschten Unterlage ein.
    Hinweis: Sollte sich die gewünschte Unterlage in einem Unterordner befinden, geben Sie in der Spalte path den genauen Pfad, getrennt durch „/“, zur gewünschten Unterlage ein. Sollte der Ordnername „/“ enthalten, muss „/“ mit einem „~“ ersetzt werden.
  5. Legen Sie optional die Spalte skip an und geben Sie einen Booleschen Wert ein (möglich: true, false, 1, 0), um festzulegen, ob die Zeile bei der Zuordnung ignoriert werden soll.
  6. Legen Sie optional die Spalte filecategory an und geben Sie den Namen oder die Fabasoft Cloud ID der gewünschten Kategorie ein.
    Hinweis: Falls in einer oder mehreren der Kategorien benutzerdefinierte Felder enthalten sind und Sie diesen Feldern ebenfalls Werte zuweisen wollen, führen Sie den nächsten Schritt aus.
  7. Legen Sie optional weitere Spalten an, deren Namen den Programmiernamen der gewünschten benutzerdefinierten Felder entsprechen. Geben Sie darin die gewünschten Werte ein.
  8. Legen Sie optional die Spalte targetpath an und geben Sie den Zielpfad an, wo die Unterlage abgelegt werden soll.
    Hinweis: Soll ein Ordner im Zielpfad im Ordnernamen „/“ enthalten, muss „/“ durch „~“ ersetzt werden.
  9. Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, bis jede gewünschte Unterlage erfasst ist.
    Hinweis: Stellen Sie sicher, dass zumindest die Spalten externalkey, path und filename je einen Wert enthalten.
  10. Speichern und schließen Sie die Excel-Arbeitsmappe.

Zuordnung durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Navigieren Sie in der gewünschten Akte in den Bereich „Uploads“.
  2. Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe hoch.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Unterlagen zuordnen“.

Erfolgreich zugeordnete Unterlagen werden aus dem Teamroom bzw. Ordner in den jeweiligen Vertrag/in die jeweilige Rechtsakte verschoben.

Hinweis: Sollte der Import in den/die gewünschten Ziel-Vertrag/-Rechtsakte fehlschlagen, prüfen Sie die folgenden möglichen Fehlerquellen:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Fabasoft Cloud IDs der jeweiligen Objekte in der Excel-Arbeitsmappe richtig zugeordnet und die Dateipfade bei komplexeren Ordnerstrukturen korrekt durch „/“ getrennt sind.
  • Stellen Sie sicher, dass im Ziel-Vertrag/in der Ziel-Rechtsakte das Feld Importkennung ausgefüllt und eindeutig benannt ist.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie den Ziel-Vertrag/die Ziel-Rechtsakte nicht in einem anderen Ihrer Webbrowser-Fenster bearbeitend geöffnet haben oder der Vertrag/die Rechtsakte von einem anderen Benutzer bearbeitet wird.

Vertragsdokumente aus Teamroom/Ordner zu Vertragspartner hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente aus einem Teamroom/Ordner auch zu Kontaktpersonen/Kontaktorganisationen aus dem Kontaktmanagement zuordnen.

Für diesen Anwendungsfall wird eine korrekt ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe vorausgesetzt. Die Datenstruktur ist sehr ähnlich zu der, die bereits zu Beginn von Kapitel „Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügen“ beschrieben ist, es gibt allerdings eine weitere Spalte und einige weitere Unterschiede, die unten angeführt sind.

Spalte

Beschreibung

contactroom

Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung des Kontaktraums, welcher die Kontaktpersonen/Kontaktorganisationen enthält, denen die Dokumente zugewiesen werden sollen (z. B. „kontakt_smith_01_02“).

Hinweis: Ist in der Spalte kein Wert enthalten, wird der Standardkontaktraum der Vertragsliste für die Suche von Kontakten verwendet.

Hinweis: Eine Anleitung zum Einrichten der Excel-Arbeitsmappe und zum Zuordnen der Dokumente finden Sie unter Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mit Importkennung versehen“ – Kapitel „Zuordnung durchführen“.

Unterschiede zu oben sind:

  • Während im Kapitel „Zuordnung durchführen“ die Aktion „Unterlagen zuordnen“ verwendet wird, muss hier die Aktion „Unterlagen zu Vertragspartnern zuordnen“ verwendet werden.
  • Die Aktion „Unterlagen zu Vertragspartnern zuordnen“ ist nur auf einem Excel-Arbeitsblatt in einer Vertragsliste möglich.
  • In der Spalte externalkey kann E-Mail-Adresse/Importkennung/Name für eine Kontaktperson/Kontaktorganisation angegeben werden
    • Der Spaltenwert enthält ein „@“: Es wird nach einem Vertragspartner mit der angegebenen E-Mail-Adresse gesucht
    • Der Spaltenwert beginnt mit einem „?“: Es wird nach einem Vertragspartner mit der auf das „?“ folgenden Importkennung gesucht
    • Enthält der Spaltenwert weder ein „@“, noch beginnt er mit einem „?“, dann wird nach einem Vertragspartner gesucht, der den Spaltenwert als Namen hinterlegt hat.
  • Falls die Spalte targetlist nicht befüllt wird, wird standardmäßig die Liste „Vertragsdokumente“ befüllt.

Vertrag und Unterlagen gemeinsam importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können den Import von Verträgen und den dazugehörigen Vertragsunterlagen auch mittels einer einzigen Excel-Arbeitsmappe durchführen. Hierfür ist es notwendig, dass sowohl alle relevanten Metadaten vorhanden sind, um die Objekthüllen der Verträge zu erstellen, als auch die korrekte Pfadangabe und Benennung der involvierten Dokumente.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Ordner.
  2. Legen Sie die gewünschten Unterlagen darin ab.
  3. Speichern Sie die relevanten Dateipfade ab (siehe Kapitel „Pfad zur Datenquelle feststellen“)
  4. Erzeugen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe.
  5. Tragen Sie alle Spalten für die gewünschten Metadaten der Verträge ein (siehe die Tabelle im Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importieren“).
  6. Stellen Sie sicher, dass dem Vertrag mittels der Spalte externalkey eine eindeutige Importkennung hinzugefügt wird. Ausgehend davon haben die Unterlagen beim Import einen Bezugspunkt.
  7. Tragen Sie alle Spalten für die gewünschten Metadaten der Unterlagen ein (siehe die Tabelle im Kapitel „Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügen“).
  8. Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
  9. Navigieren Sie in der gewünschten Vertragsliste in den Bereich „Uploads“.
  10. Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe hoch.
  11. Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Verträge importieren“.
    Dieser Schritt erzeugt die Objekthüllen der Verträge.
  12. Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Unterlagen zuordnen“.
    Dieser Schritt weist den Objekthüllen die Unterlagen zu.

Listenelemente importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  1. Sie können Elemente, z. B. Benutzerobjekte, Dokumente usw., aus einer Excel- oder CSV-Datei in Elementlisten importieren, die in den Eigenschaften eines Vertrags oder einer Rechtsakte zu finden sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  2. Navigieren Sie in den Vertragsordner oder den Rechtsbereich, der die Verträge bzw. Rechtsakten enthält, in die Sie die Listenelemente importieren möchten.
  3. Klicken Sie auf das Widget „Uploads".
  4. Wählen Sie „Hochladen" aus dem linken Menü oder dem Kontextmenü und wählen Sie die Excel- oder CSV-Datei, aus der Sie die Listenelemente importieren möchten. Alternativ können Sie die Datei auch direkt in das Widget "Uploads" durch drag-and-drop ablegen.
  5. Sobald die Datei im Widget erscheint, rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie „Listenelemente importieren" aus dem Kontextmenü. Die Elemente werden in den jeweiligen Listen erstellt. Beachten Sie, dass, wenn ein importiertes Element bereits in der Zielliste vorhanden ist, kein zusätzliches Element erstellt wird, sondern die Werte der Attribute dieses Elements entsprechend aktualisiert werden.
  6. Hinweis: Der Import von Listenelementen ist nur möglich, wenn die Excel/CSV-Datei die Identifikationsattribute des Listenelements enthält. Diese sind in der folgenden Tabelle aufgeführt:

Spalte

Beschreibung

fileexternalkey

Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.506.1.1009392") oder die Importkennung (z.B. „Vertrag100") des Vertrages bzw. der Rechtsakte, der/die die Liste enthält, in der die Elemente erstellt/aktualisiert werden. Sowohl die Fabasoft Cloud ID als auch die Importkennung finden Sie in den Eigenschaften des Vertrages bzw. der Rechtsakte im Tab „Allgemein". Im Gegensatz zur Fabasoft Cloud ID, die automatisch erzeugt wird, wird die Importkennung manuell vom Benutzer festgelegt.

listproperty

Der Programmiername der Liste, in die Sie das Element importieren möchten. Sie können entweder die kurze oder die vollständige Referenz verwenden.

elementclass

Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.1.1.1264”) oder die vollständige Referenz (z.B. „COOMSOFFICE@1.1:WordObject”) der Klasse des erstellten Elements (z. B. ein Word-Dokument).  

elementexternalkey

Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.506.1.1009626") oder die Importkennung (z.B. „PDF200") des Elements, das in die durch die oben genannten Attribute (d.h. fileexternalkey, listproperty und elementclass) spezifizierte Liste importiert werden soll. Sowohl die Fabasoft Cloud ID als auch die Importkennung sind im Tab „Allgemein" der Elementeigenschaften zu finden. Im Gegensatz zur Fabasoft Cloud ID, die automatisch erzeugt wird, wird die Importkennung manuell vom Benutzer festgelegt. Wird der elementexternalkey in der Zielliste nicht gefunden, wird ein neues Element in dieser Liste angelegt, Wird er gefunden, werden die Werte der Attribute des Elements aktualisiert.

elementcategory

Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.6505.100.2.3") oder die Importkennung (z.B. „category123") der Kategorie, die dem Element zugeordnet werden soll. Im Gegensatz zu den oben genannten vier Attributen ist elementcategory für die Identifizierung eines Listenelements nicht zwingend erforderlich. Ist es jedoch vorhanden, wirkt es sich auf die Identifizierung des Elements aus. Betrachten Sie zum Beispiel zwei Zeilen in der Excel/CSV-Datei mit identischen Werten für die verpflichtenden Attribute (d. h. für fileexternalkey, listproperty, elementclass und elementexternalkey), aber nur für eine der beiden Zeilen ist eine Kategorie definiert. Diese beiden Zeilen führen zur Erstellung von zwei verschiedenen Elementen (für den Fall, dass der elementexternalkey nicht existiert), eines mit einer zugewiesenen Kategorie und ein zweites ohne eine Kategorie. Von diesem Zeitpunkt an wird der Wert der elementcategory für die Identifizierung des Elements benötigt, dem eine Kategorie zugewiesen ist (wenn Sie beispielsweise die Werte der zusätzlichen Attribute dieses Elements aktualisieren möchten).

Die elementcategory kann auch ein Formular mit benutzerdefinierten Feldern: neues Fenster sein. In einem solchen Fall können die importierten Elemente auch benutzerdefinierte Attribute haben, abgesehen von denen, die die Elementklasse bereits besitzt.