Importe

Fabasoft Contracts erlaubt Ihnen, Vertragsmanagerakten sowie deren Metadaten und Unterlagen auf mehrere Arten in die Vertragsmanager-App zu übertragen. Die in diesem Kapitel beschrieben Anwendungsfälle sollen Ihnen dabei helfen, das Hinzufügen von mehreren Verträgen möglichst einfach zu gestalten.

Klassifizieren und registrieren

Sie können Dokumente in Fabasoft Contracts in einem einzigen Schritt klassifizieren und registrieren.

Dieser Arbeitsschritt gilt für alle Vertragsmanagerakten. Gehen Sie daher wie folgt vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanagerliste (Vertragsliste oder Rechtsbereich), der die neuen Vertragsmanagerakten zugeordnet werden sollen.
Navigieren Sie in den Bereich „Unterlagen“.
Legen Sie die gewünschten Dokumente ab.
Markieren Sie die gewünschten Dokumente und klicken Sie im Kontextmenü auf „Klassifizieren und registrieren“.
Hinweis: Im Falle von Rechtsakten und Anfragen müssen Sie im folgenden Dialog-Fenster noch die zutreffende Vertragsmanageraktenart auswählen.

Die Dokumente werden anschließend verarbeitet und in Vertragsmanagerakten umgewandelt, die Sie in der jeweiligen Vertragsmanagerliste vorfinden.

Hinweis: Für diese Aktion wird eine Funktionalität aus der Fabasoft Cloud verwendet. Lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Klassifizieren und registrieren: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Vertragsmanagerakte im Hintergrund registrieren

Fabasoft Contracts bietet Ihnen die Möglichkeit, Vertragsmanagerakten im Hintergrund zu registrieren. Auf diese Weise können Sie sich nach dem Beginn der Registrierung anderen Aufgaben zuwenden und die neuen Verträge, Rechtsakten bzw. Anfragen später bearbeiten.

Beachten Sie die benötigten Schritte:

Die Registrierung im Hintergrund setzt in jedem Fall die korrekte Ablage der Dokumente voraus (siehe Kapitel „Dokumente ablegen“).
Anschließend können Sie je nach Kontext die Dokumente entweder als Verträge bzw. Rechtsakten registrieren (siehe Kapitel „Vertrag/Rechtsakte registrieren“) oder als Anfragen registrieren (siehe Kapitel „Anfrage registrieren“).

Hinweis: Die Akten müssen in einem Text- oder Bildformat innerhalb von PDF-Dokumenten oder Microsoft Word-Dokumenten vorliegen, um bei der Registrierung verarbeitet werden zu können. Objekte vom Typ „Bild“ werden nicht bearbeitet.

Dokumente ablegen

Dieser Arbeitsschritt gilt für alle Vertragsmanagerakten. Gehen Sie daher wie folgt vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanagerliste (Vertragsliste oder Rechtsbereich), der die neuen Vertragsmanagerakten zugeordnet werden sollen.
Navigieren Sie in den Bereich „Unterlagen“.
Legen Sie die gewünschten Dokumente ab.

Dokumente können folgendermaßen abgelegt werden:

Als Dokument
Das Dokument wird bei der Registrierung gleichermaßen zum Hauptdokument und zur Unterlage der entstehenden Vertragsmanagerakte.
Als Ordner
Alle Dokumente im Ordner werden bei der Registrierung in Vertragsunterlagen umgewandelt und das erste Dokument wird zum Hauptdokument der entstehenden Vertragsmanagerakte.
Als ZIP-Archiv
Alle Dokumente in dem ZIP-Archiv werden bei der Registrierung in Vertragsunterlagen umgewandelt und das erste Dokument wird zum Hauptdokument der entstehenden Vertragsmanagerakte.

Vertrag/Rechtsakte registrieren

Markieren Sie die gewünschten Dokumente.
Klicken Sie im Kontextmenü auf „Verträge im Hintergrund registrieren“ bzw. „Rechtsakten im Hintergrund registrieren“.
Wählen Sie im Feld Vertragsliste bzw. Rechtsbereich Vertragsmanagerliste aus, in der das Dokument als Vertrag bzw. Rechtsakte registriert werden soll.
Hinweis: Standardmäßig ist die Vertragsmanagerliste ausgewählt, in der Sie sich aktuell befinden.
Legen Sie bei der Option Texterkennung durchführen fest, ob das Dokument auf gewisse Schlagworte hin überprüft werden soll.
Klicken Sie auf „Registrieren“.

Im Anschluss werden aus den gewählten Unterlagen die Objekthüllen erstellt und mit den Metadaten befüllt, die aus den Dokumenten herausgelesen werden. Danach werden die Dokumente im Bereich „Unterlagen“ der gewünschten Vertragsmanagerakte abgelegt.

Hinweis:

Falls Ordner bzw. ZIP-Archive selbst Unterordner enthalten, so wird diese Struktur nach der Registrierung in den Unterlagen der Vertragsmanagerakte beibehalten.
Ordner und ZIP-Archive, die keine erkennbaren Vertrags- bzw. Rechtsaktendokumente enthalten, werden nicht verarbeitet.

Anfrage registrieren

Markieren Sie die gewünschten Dokumente.
Klicken Sie im Kontextmenü auf „Anfragen im Hintergrund registrieren“.
Wählen Sie im Feld Anfrageliste die Anfrageliste aus, in der die Anfrage abgelegt werden soll.
Hinweis: Standardmäßig ist die Anfrageliste ausgewählt, in der Sie sich aktuell befinden.
Legen Sie bei der Option Texterkennung durchführen fest, ob das Dokument auf gewisse Schlagworte hin überprüft werden soll.
Klicken Sie auf „Registrieren“.

Anschließend werden die Anfragen in der Vertragsliste bzw. im Rechtsbereich abgelegt. Die gewählten Dokumente werden jeweils in den Bereich „Unterlagen“ der Anfragen verschoben.

Hinweis:

Im Bereich „Dokumente“ werden Verknüpfungen auf die gewählten Dokumente erzeugt, sofern die Anfrage einer anderen Vertragsmanagerliste zugeordnet wird als die, von der aus sie erzeugt wurde.
Es wird pro Dokument eine eigene Anfrage erzeugt, wenn die Dokumente nicht in Ordnern oder ZIP-Archiven im Bereich „Unterlagen“ abgelegt wurden.

Dokumenten-Identifikation verbessern

Sie können Fabasoft Contracts beim Registrierungsvorgang unterstützen und die Genauigkeit erhöhen, mit der Dokumente erkannt und ausgewertet werden. Mithilfe von konkreten Schlüsselwörtern können Sie Hinweise darauf geben, welche Dokumente kein Hauptdokument oder eine Unterlage zum Hauptdokument sind.

Um die entsprechenden Schlüsselwörter zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
Navigieren sie zu den Feldern beginnend mit Schlüsselwörter für Dateinamen.
Legen Sie für die gewünschten Vertragsmanagerakten die entsprechenden Schlüsselwörter fest. Falls Sie mehrere Schlüsselwörter in ein Feld eintragen, trennen Sie diese jeweils durch ein Komma. Solche Schlüsselwörter können z. B. sein:
- Anlage
- Anhang
- Rechnung
- Attachment
- Appendix
- Invoice

Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importieren

Fabasoft Contracts erlaubt Ihnen, Vertrags/Rechtsakten Metadaten aus einer Excel-Arbeitsmappe bzw. einer CSV-Datei komfortabel zu importieren. Eine ausgefüllte Arbeitsmappe wird in eine bestimmte Vertragsliste oder einen bestimmten Rechtsbereich importiert, es wird also eine eigene Arbeitsmappe für jede Vertragsliste bzw. jeden Rechtsbereich benötigt.

Um Verträge/Rechtsakten mittels einer Excel-Arbeitsmappe zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in einer Vertragsliste/einem Rechtsbereich in den Bereich „Uploads“.
Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe mit den Daten von dem Vertrag/der Rechtsakte hoch.
Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Verträge importieren“/ „Rechtsakten importieren“.

Die importierten Verträge/Rechtsakten werden in der Vertragsliste/dem Rechtsbereich abgelegt. Bei einem erneuten Import werden bereits bestehende Verträge/Rechtsakten aktualisiert. Die eindeutige Identifizierung der Verträge/Rechtsakten erfolgt über die Spalten year, ordinal und externalkey. Um eine genaue Identifizierung zu gewährleisten, sollten diese drei Attribute als Spalten in das Excel-Arbeitsblatt aufgenommen werden. Es ist auch möglich, Verträge/Rechtsakten nur mittels externalkey zu identifizieren, dieser muss jedoch eindeutig einem Objekt zugeordnet werden können. Trifft dieser nur auf ein bestimmtes Objekt zu, ist die Spalte ordinal obsolet und wird ignoriert. Trifft er auf mehrere Objekte zu, wird ein/e neue/r Vertrag/Rechtsakte erzeugt. Alle möglichen integrierten Attribute, die in das Excel-Arbeitsblatt für Verträge und Rechtsakten aufgenommen werden können, sind in den beiden folgenden Tabellen aufgeführt.

Datenstruktur der Excel-Arbeitsmappe für den Vertragsimport

Die nachfolgende Tabelle bildet die Eigenschaften des Vertrags ab (siehe Kapitel „Eigenschaften“).

Spalte	Beschreibung
year	Jahr des Vertragsbeginns Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet. Ein angegebener Wert für das Jahr wird beim Import nur erkannt, wenn die Spalte start keinen Wert enthält.
ordinal	Laufende Nummer des Vertrags Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet. Im Zuge einer Vertragserzeugung wird dieser neu vergeben und kann daher in diesem Fall vernachlässigt werden.
externalkey	Externer Schlüssel für den Vertrag Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Verträgen verwendet.
state	Status des Vertrags CS_DRAFT (Entwurf) CS_FINALIZED (Finalisiert) CS_ACTIVE (Aktiv) CS_DORMANT (Ruhend) CS_GIVEN_CANCELATION (Kündigung ausgesprochen) CS_EFFECTIVE_CANCELATION (Kündigung wirksam) CS_INACTIVE (Inaktiv)
signatory	Vertragspartner (als Freitext)
signatoryobject	Vertragspartner als Objekt Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse, der externe Schlüssel mit dem Prefix „?“ oder die Fabasoft Cloud ID des gewünschten Vertragspartners angegeben werden. Wenn in der Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standardisierte Vertragspartner Optionen aktiviert wurden, müssen Vertragspartner als Objekt anstelle von Freitext definiert werden (siehe Kapitel „Verwaltung durch Kontaktmanagement“).
signatoryobjects	Vertragspartner als Objektliste Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse, der externe Schlüssel mit dem Prefix „?“ oder die Fabasoft Cloud ID der gewünschten Vertragspartner angegeben werden. Wenn in der Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ das Feld „Mehrfache Vertragspartner“ nicht aktiviert wurde, können keine mehrfachen Vertragspartner importiert werden. Wenn in der Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standardisierte Vertragspartner Optionen aktiviert wurden, müssen Vertragspartner als Objekt anstelle von Freitext definiert werden (siehe Kapitel „Verwaltung durch Kontaktmanagement“).
signatorydepartment	Abteilung des Vertragspartners
signatoryrole	Rolle des Vertragspartners
signatorycontact	Ansprechpartner des Vertragspartners Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID des gewünschten Ansprechpartners aus dem Kontaktmanagement angegeben werden.
signatorycontactdescription	Kontaktinformation des Vertragspartners
signatoryreference	Externe Referenz des Vertragspartners
street	Straße
zipcode	PLZ
city	Ort
country	Land (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code)
business	Telefonnummer (geschäftlich)
fax	Telefonnummer (Fax)
mobile	Telefonnummer (mobil)
private	Telefonnummer (privat)
internalrole	Interne Rolle
internaleditorcontact	Interner Bearbeiter Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
internalpurchasercontact	Interner Einkäufer Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
internalresponsiblecontact	Interner Verantwortlicher Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
internalserviceprovision	Interne Leistungserbringung (Information als Freitext)
internalreference	Interne Referenz
supplier	Lieferant Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Lieferanten angegeben werden. Wird kein bestehender Lieferant gefunden, wird dieser neu erzeugt.
customer	Kunde Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Kunden angegeben werden. Wird kein bestehender Kunde gefunden, wird dieser neu erzeugt.
client	Klient Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Klienten angegeben werden. Wird kein bestehender Klient gefunden, wird dieser neu erzeugt.
corporation	Gesellschaft Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gesellschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gesellschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.
committee	Gremium Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gremiums angegeben werden. Wird kein bestehendes Gremium gefunden, wird dieses neu erzeugt.
union	Gewerkschaft Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gewerkschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gewerkschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.
company	Firma Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Firma angegeben werden. Wird keine bestehende Firma gefunden, wird diese neu erzeugt.
scope	Gültigkeitsbereich Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gültigkeitsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Gültigkeitsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.
industry	Branche Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Branche angegeben werden. Wird keine bestehende Branche gefunden, wird diese neu erzeugt.
area	Region Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Region angegeben werden. Wird keine bestehende Region gefunden, wird diese neu erzeugt.
brand	Marke Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Marke angegeben werden. Wird keine bestehende Marke gefunden, wird diese neu erzeugt.
product	Produkt Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Produkts angegeben werden. Wird kein bestehendes Produkt gefunden, wird dieses neu erzeugt.
project	Projekt Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Projekts angegeben werden. Wird kein bestehendes Projekt gefunden, wird dieses neu erzeugt.
license	Lizenz Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Lizenz angegeben werden. Wird keine bestehende Lizenz gefunden, wird diese neu erzeugt.
businessunit	Geschäftsbereich Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Geschäftsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Geschäftsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.
costtype	Kostenart Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenart angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenart gefunden, wird diese neu erzeugt.
costcenter	Kostenstelle Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenstelle angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenstelle gefunden, wird diese neu erzeugt.
profitcenter	Ergebnisbereich Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Ergebnisbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Ergebnisbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.
subject	Vertragsgegenstand
description	Beschreibung
type	Vertragsart Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Vertragsart angegeben werden. Wird keine bestehende Vertragsart gefunden, wird diese als Begriff neu erzeugt.
language	Vertragssprache
amount	Vertragssumme
amountsymbol	Währung der Vertragssumme Hinweis: Die Währung wird als drei Buchstaben umfassendes ISO-Kürzel angegeben, z. B. „EUR“, „GBP“ oder „USD“. Weitere Währungskürzel finden sie auf Wikipedia: neues Fenster
penalty	Vertragsstrafe
penaltysymbol	Währung der Vertragsstrafe Hinweis: Die Währung wird als drei Buchstaben umfassendes ISO-Kürzel angegeben, z. B. „EUR“, „GBP“ oder „USD“. Weitere Währungskürzel finden sie auf Wikipedia: neues Fenster
paymentarrangements	Zahlungsmodalitäten
legalbasis	Rechtsgrundlage
applicablelaw	Anwendbares Recht
jurisdiction	Gerichtsstand
specialcontractterms	Spezielle Vertragsbedingungen
specialcontracttermsremarks	Anmerkungen zu den speziellen Vertragsbedingungen
specialterminationterms	Sonderkündigungsrechte
specialterminationtermsremarks	Anmerkungen zu den Sonderkündigungsrechten
signing	Unterschriftsdatum
signingremarks	Unterschriftsdatum (Anmerkungen)
start	Beginn
startterms	Beginn (Bestimmungen)
permanent	Vertrag auf unbestimmte Zeit (mögliche Werte: true, false)
prolongationterms	Verlängerung (Bestimmungen)
cancelationwaiver	Kündigungsverzicht/Mindestvertragslaufzeit bis
cancelationwaiverterms	Kündigungsverzicht (Bestimmungen)
end	Ende
validfrom	Beginn der Gültigkeit (Datum)
Validto	Ende der Gültigkeit (Datum)
endterms	Ende (Bestimmungen)
cancelationmode	Kündigungsmodus CM_CANCELABLEATANYTIME (Jederzeit kündbar) CM_CANCELABLEBYENDOFCONTRACTPERIOD (Kündbar zum Ende der Vertragsperiode) CM_CANCELABLEBYENDOFYEAR (Kündbar zum Ende eines jeden Kalenderjahrs) CM_CANCELABLEBYENDOFHALFYEAR (Kündbar zum Ende eines jeden Halbjahrs) CM_CANCELABLEBYENDOFQUARTER (Kündbar zum Ende eines jeden Quartals) CM_CANCELABLEBYENDOFMONTH (Kündbar zum Ende eines jeden Monats) CM_NONCANCELABLE (Nicht kündbar)
cancelationterms	Kündigung (Bestimmungen)
contractperiod	Vertragsperiode Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.
contractperiodterms	Vertragsperiode (Bestimmungen)
contractperiodreminder	Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.
noticeperiod	Kündigungsfrist Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt
noticeperiodterms	Kündigungsfrist (Bestimmungen)
noticeperiodreminder	Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Zeitspanne angegeben werden. Wird keine bestehende Zeitspanne gefunden, wird diese neu erzeugt.
givencancelation	Kündigungsdatum
givencancelationremarks	Kündigungsdatum (Anmerkungen)
effectivecancelation	Wirksames Kündigungsdatum
effectivecancelationremarks	Wirksames Kündigungsdatum (Anmerkungen)
reminder	Zusätzliches Erinnerungsdatum
reminderinterval	Wiederholung für zusätzliches Erinnerungsdatum
reminderusers	Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden.
contractassignedlegalfilesarea	Zugeordneter Rechtsbereich Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel des Rechtsbereichs angegeben werden, in dem sich die Rechtsakte befindet, die dem Vertrag zugeordnet werden soll.
contractassignedlegalfiles	Zugeordnete Rechtsakten Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel einer oder mehrerer Rechtsakten angegeben werden, die dem Vertrag zugeordnet werden sollen. Um mehrere Rechtsakten angeben zu können, müssen diese durch einen Zeilenumbruch getrennt werden.
remark	Anmerkungen
ictservice	IKT-Dienstleistung (mögliche Werte: true, false)
contractualarrangementtype	Art der Vertragsvereinbarung CAT_STANDALONE (Eigenständige Vereinbarung) CAT_OVERARCHING (Übergreifende Vereinbarung) CAT_SUBSEQUENT_OR_ASSOCIATED (Nachträgliche oder verbundene Vereinbarung)
contractlocationofjurisdiction	Gerichtsstand: Land (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code)
contractoutsourcingevaluation	Wesentlichkeit beurteilt am
contractoutsourcing	Wesentlichkeit der Auslagerung CO_SIGNIFICANT (Wesentliche Auslagerung) CO_NOT_SIGNIFICANT (Keine wesentliche Auslagerung)
contracttestscostanalysistest	Prüfung CTRT_SUCCESSFUL (Erfolgreich) CTRT_UNSUCCESSFUL (Nicht erfolgreich)
contracttestscostanalysislasttest	Letzte Prüfung am (KNA)
contracttestscostanalysisnexttest	Nächste Prüfung am (KNA)
contracttestsriskevaluationtest	Prüfung CTRT_SUCCESSFUL (Erfolgreich) CTRT_UNSUCCESSFUL (Nicht erfolgreich)
contracttestsriskevaluationlasttest	Letzte Prüfung am (RB)
contracttestsriskevaluationnexttest	Nächste Prüfung am (RB)
contracttestsexitstrategylasttest	Letzte Prüfung am (EX)
contracttestsexitstrategynexttest	Nächste Prüfung am (EX)
contractsubstitutabilityoictserviceprovider	Ersetzbarkeit des IKT-Drittanbieters X959 (Nicht ersetzbar) X960 (Hochgradig komplexe Ersetzbarkeit) X961 (Mittlere Komplexität in Bezug auf die Ersetzbarkeit) X962 (Leicht ersetzbar)
contractreasonforictnotsubstitutable	Grund, wenn der IKT-Drittdienstleister als nicht oder nur schwer ersetzbar angesehen wird X963 (Mangel) X964 (Schwierigkeiten) X965 (Beide der oben genannten Gründe)
contractlastauditonictserviceprovider	Datum des letzten Audits des IKT-Drittdienstleisters
contractnextauditonictserviceprovider	Datum der nächsten Prüfung
contractexistenceofexitplan	Vorhandensein eines Ausstiegsplans (mögliche Werte: true, false)
possibilitysuboutsourcingmaterials	Möglichkeit des Sub-Outsourcing von wesentlichen Teilen der ausgelagerten Funktionen, die im Vertrag enthalten sind (mögliche Werte: true, false)
contractreintegrationofcontractedictservice	Möglichkeit der Wiedereingliederung des beauftragten IKT-Dienstes IRP_EASY (Einfach) IRP_DIFFICULT (Schwierig) IRP_COMPLEX (Hochkomplex) IRP_NOT_PERFORMED (Analyse nicht durchgeführt)
contractimpactofdiscontinuingictservices	Auswirkungen der Einstellung der IKT-Dienste X791 (Niedrig) X792 (Mittel) X793 (Hoch) X794 (Bewertung nicht durchgeführt)
contractalternativeictserviceproviders	Wurden alternative IKT-Drittdienstleister identifiziert? X28 (Ja) X29 (Nein) X21 (Bewertung nicht durchgeführt)
contractidentificationofalternativeict	Identifizierung von alternativen IKT-Drittdienstleister
exitorgidtype	Art des Codes des IKT-Drittdienstleisters SIPTE_LEI (LEI) SIPTE_CORPID (Handelsregisternummer)
exitorgleidata	LEI
exitorgregnum	Handelsregisternummer
alternativeproviders	Alternative Dienstleister
programmiername	Programmiername eines benutzerdefinierten Feldes Hinweis: Wenn Sie dem Vertrag eine Vertragsart zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu. Wenn es sich bei dem benutzerdefinierten Feld um eine Objekteigenschaft handelt, können die importierten Werte einen der folgenden Präfixe enthalten: # Es wird versucht, ein Komponentenobjekt mit der angeführten Referenz zu ermitteln. ? Es wird versucht, ein Objekt zu ermitteln, das den angeführten Wert im Feld Importkennung zugewiesen hat.
overridekeys	CSV-Spalten von zu überschreibenden Eigenschaften getrennt durch Beistriche (ansonsten werden leere Werte ignoriert und bei Listen die Werte hinzugefügt)

Datenstruktur der Excel-Arbeitsmappe für den Rechtsaktenimport

Die nachfolgende Tabelle bildet die Eigenschaften der Rechtakte ab (siehe Kapitel „Eigenschaften“).

Spalte	Beschreibung
year	Jahr des Rechtsaktenbeginn Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Rechtsakten verwendet.
ordinal	Laufende Nummer der Rechtsakte Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Rechtsakten verwendet. Im Zuge einer Rechtsaktenerzeugung wird dieser neu vergeben und kann daher in diesem Fall vernachlässigt werden.
externalkey	Externer Schlüssel für die Rechtsakte Hinweis: Wird als Teil des Schlüssels zur eindeutigen Identifikation von Rechtsakten verwendet.
state	Status der Rechtsakte CS_DRAFT (Entwurf) CS_FINALIZED (Finalisiert) CS_ACTIVE (Aktiv) CS_INACTIVE (Inaktiv)
internaleditorcontact	Interner Bearbeiter Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden. Wenn kein Benutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer mit dieser Adresse angelegt.
internalpurchasercontact	Interner Einkäufer Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden. Wenn kein Benutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer mit dieser Adresse angelegt.
internalresponsiblecontact	Interner Verantwortlicher Hinweis: In diesem Feld kann der Name, die E-Mail-Adresse oder die Fabasoft Cloud ID eines internen oder externen Mitglieds der Fabasoft Cloud Organisation angegeben werden. Wenn kein Benutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse gefunden wird, wird ein neuer Benutzer mit dieser Adresse angelegt.
supplier	Lieferant Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Lieferanten angegeben werden. Wird kein bestehender Lieferant gefunden, wird dieser neu erzeugt.
customer	Kunde Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Kunden angegeben werden. Wird kein bestehender Kunde gefunden, wird dieser neu erzeugt.
client	Klient Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Klienten angegeben werden. Wird kein bestehender Klient gefunden, wird dieser neu erzeugt.
corporation	Gesellschaft Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gesellschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gesellschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.
committee	Gremium Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gremiums angegeben werden. Wird kein bestehendes Gremium gefunden, wird dieses neu erzeugt.
union	Gewerkschaft Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Gewerkschaft angegeben werden. Wird keine bestehende Gewerkschaft gefunden, wird diese neu erzeugt.
company	Firma Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Firma angegeben werden. Wird keine bestehende Firma gefunden, wird diese neu erzeugt.
scope	Gültigkeitsbereich Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Gültigkeitsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Gültigkeitsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.
industry	Branche Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Branche angegeben werden. Wird keine bestehende Branche gefunden, wird diese neu erzeugt.
area	Region Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Region angegeben werden. Wird keine bestehende Region gefunden, wird diese neu erzeugt.
brand	Marke Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Marke angegeben werden. Wird keine bestehende Marke gefunden, wird diese neu erzeugt.
product	Produkt Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Produkts angegeben werden. Wird kein bestehendes Produkt gefunden, wird dieses neu erzeugt.
project	Projekt Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Projekts angegeben werden. Wird kein bestehendes Projekt gefunden, wird dieses neu erzeugt.
license	Lizenz Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Lizenz angegeben werden. Wird keine bestehende Lizenz gefunden, wird diese neu erzeugt.
businessunit	Geschäftsbereich Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Geschäftsbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Geschäftsbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.
costtype	Kostenart Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenart angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenart gefunden, wird diese neu erzeugt.
costcenter	Kostenstelle Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Kostenstelle angegeben werden. Wird keine bestehende Kostenstelle gefunden, wird diese neu erzeugt.
profitcenter	Ergebnisbereich Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID eines Ergebnisbereichs angegeben werden. Wird kein bestehender Ergebnisbereich gefunden, wird dieser neu erzeugt.
subject	Rechtsaktengegenstand
type	Rechtsaktenart Hinweis: In diesem Feld kann der Name oder die Fabasoft Cloud ID einer Vertragsart angegeben werden. Wird keine bestehende Vertragsart gefunden, wird diese als Begriff neu erzeugt, wenn erlaubt (Einstellungen Rechtsbereich).
legalfileassignedcontractsfolder	Zugeordnete Vertragsliste Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel der Vertragsliste angegeben werden, in der sich der Vertrag befindet, der der Rechtsakte zugeordnet werden soll.
legalfileassignedcontracts	Zugeordnete Verträge Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID oder der externe Schlüssel einer oder mehrerer Verträge angegeben werden, die der Rechtsakte zugeordnet werden sollen. Um mehrere Verträge angeben zu können, müssen diese durch einen Zeilenumbruch getrennt werden.
internalrole	Interne Rolle
signatoryrole	Externe Rolle
signing	Unterschriftsdatum
signingremarks	Unterschriftsdatum (Anmerkungen)
remark	Anmerkungen
keyword	Begriff zur Verschlagwortung, der im Feld Begriffe der Rechtsakte hinzugefügt wird. Hinweis: In diesem Feld kann die Fabasoft Cloud ID eines Begriffs zur Verschlagwortung angegeben werden. Hinweis: Alternativ kann auch der Name des Begriffs verwendet werden. Wenn kein Objekt gefunden wird, wird ein neuer Begriff unter dem "Standardthesaurus für neue Begriffe" in der Konfiguration angelegt. Sie können mehrere Spalten benutzen, um einem Vertrag Begriffe hinzuzufügen. Benennen Sie alle weiteren Felder jeweils mit keyword und aufsteigenden Zahlen. Als Beispiel: keyword, keyword1, keyword2, keyword3 usw.
programmiername	Programmiername eines benutzerdefinierten Feldes Hinweis: Wenn Sie der Rechtsakte eine Rechtsaktenart zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu. Wenn es sich bei dem benutzerdefinierten Feld um eine Objekteigenschaft handelt, können die importierten Werte einen der folgenden Präfixe enthalten: # Es wird versucht, ein Komponentenobjekt mit der angeführten Referenz zu ermitteln. ? Es wird versucht, ein Objekt zu ermitteln, das den angeführten Wert im Feld Importkennung zugewiesen hat.

Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus ZIP-Archiv hinzufügen

Um Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen mittels ZIP-Archiv zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag/Rechtsakte.
Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
Geben Sie im Feld Importkennung einen eindeutigen Begriff ein.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie weiteren Verträgen/Rechtsakten Unterlagen zuordnen wollen.
Legen Sie auf Ihrem lokalen Computer einen Ordner an.
Benennen Sie diesen Ordner exakt nach der Importkennung, die Sie zuvor für den Vertrag/die Rechtsakte festgelegt haben.
Geben Sie die Dokumente, die zugeordnet werden sollen, in diesen Ordner.
Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie weiteren Verträgen/Rechtsakten Unterlagen zuordnen wollen.
Wählen Sie alle erstellten Ordner aus und erzeugen Sie ein einzelnes ZIP-Archiv daraus.
Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste/Rechtsbereiche.
Navigieren Sie in den Bereich „Uploads“.
Laden Sie das ZIP-Archiv hoch.
Klicken Sie im Kontextmenü des ZIP-Archivs auf „Verträge importieren“/ „Rechtsakten importieren“.
Klicken Sie nach dem erfolgten Import auf „Weiter“. Die Unterlagen sind nun den gewünschten Verträgen/Rechtsakten zugeordnet.

Hinweis: Die für das Archiv ausgewählten Dokumente können im Archiv zusammen mit einer Ordnerhierarchie gespeichert werden. Beim Import der Dokumente in den Contract Manager wird die Ordnerhierarchie jedoch ignoriert, d. h. alle importierten Dokumente werden im Bereich "Dokumente" des jeweiligen Vertrags/Rechtsakte auf derselben Ebene abgelegt.

Zuweisung einer Kategorie zu Dokumenten von Verträgen/Rechtsakten mittels Excel

Es besteht die Möglichkeit, den Dokumenten einer Vertrags-/Rechtsakte über ein Excel-Tabellenblatt eine Kategorie zuzuordnen, die Sie z.B. in der Vertragsmanager-Konfiguration oder innerhalb einer Vertragsliste/Rechtsbereich definiert haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste/den gewünschten Rechtsbereich.
Gehen Sie auf "Uploads".
Laden Sie das von Ihnen entsprechend vorbereitete Excel-Arbeitsblatt hoch. Das Excel-Arbeitsblatt sollte die in der folgenden Tabelle aufgeführten Spalten enthalten:

Spalte	Beschreibung
externalkey	Die Importkennung des Vertrags/der Rechtsakte (siehe Tabellen in Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importieren“)
filepath	Den Dateinamen und den Dateipfad, unter dem das Dokument im Bereich "Dokumente" des Vertrags/der Rechtsakte zu finden ist Hinweis: Wenn das Dokument direkt unter "Dokumente" gespeichert wird, enthält der Dateipfad nur einen Dateinamen. Die Dateierweiterung muss angegeben werden. Unterordner werden getrennt durch “/“, z.B.: ”COO.6505.100.x.x/subfolder1/subfolder2/x/y/z“. Wenn ein Ordnername „/“ enthalten soll, muss „/“ in der Excel-Arbeitsmappe mit einem „~“ ersetzt werden.
filecategory	Die Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung oder der Name der Kategorie
programmiername	Programmiername Hinweis: Wenn Sie der Unterlage eine Kategorie zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu.

Wählen Sie im Kontextmenü des Arbeitsblatts "Kategorien zuordnen".
Klicken Sie nach dem erfolgreichen Import auf "Schließen". Die Dokumente sind nun einer Kategorie zugeordnet, wie sie im Excel-Arbeitsblatt angegeben sind.

Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügen

Sie können Unterlagen auch aus einem Teamroom oder Ordner einem Vertrag oder einer Rechtsakte zuordnen. Diese Option bietet sich beispielsweise an, wenn Unterlagen aus einem anderen System ausgegeben (z. B. SharePoint, SAP, etc.) und anschließend übertragen werden sollen.

Für diesen Anwendungsfall wird eine korrekt ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe vorausgesetzt. Machen Sie sich daher zunächst mit deren Datenstruktur vertraut.

Spalte	Beschreibung
skip	Zeile beim Import ignorieren; mögliche Werte: true, false, 1, 0
externalkey	Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung des Vertrags/der Rechtsakte, dem die Unterlagen zugeordnet werden sollen, z. B. „akte_smith_1_2“)
path	Dateipfad Fabasoft Cloud ID des Teamroom oder Ordners, in dem die Unterlagen enthalten sind, z. B. „COO.6505.100.x.x“ Hinweis: Unterordner werden durch „/“ getrennt, z. B.: „COO.6505.100.x.x/Unterordner1/Unterordner2/x/y/z“ Wenn ein Ordnername „/“ enthalten soll, muss „/“ in der Excel-Arbeitsmappe mit einem „~“ ersetzt werden.
filename	Dateiname der Unterlage (z. B. „aktendokument.pdf“) Hinweis: Die Dateiendung muss angegeben werden.
filecategory	Kategorie Name oder Fabasoft Cloud ID der Kategorie, die der Unterlage zugeordnet wird, z. B. „COO.6505.100.x.x“.
programmiername	Programmiername Hinweis: Wenn Sie der Unterlage eine Kategorie zuweisen, die benutzerdefinierte Felder enthält (durch Ableitung von einem Formular), können Sie diese Felder ebenfalls befüllen. Fügen Sie für jedes gewünschte Feld dessen Programmiernamen als Spaltenname hinzu.
targetpath	Zielpfad Pfad in den Unterlagen eines Vertrags/einer Rechtsakte, wo die Dokumente abgelegt werden soll, z. B. „Unterordner1/Unterordner2“. Ordnerstrukturen, welche keine Dokumente enthalten, können migriert werden. Hinweis: Falls ein Ordner im Dateipfad nicht gefunden wird, wird ein neuer Ordner erzeugt. Unterordner werden durch „/“ getrennt, z. B.: „Unterordner1/Unterordner2/x/y/z“. Wenn ein Ordnername „/“ enthalten soll, muss „/“ in der Excel-Arbeitsmappe mit einem „~“ ersetzt werden.
targetlist	Zielliste Die kurze oder lange Referenz der Liste, zu der die Unterlagen zugeordnet werden sollen. Hinweis: Falls die Eigenschaft nicht befüllt wird, wird standardmäßig die Liste „Unterlagen“ eines Vertrags/einer Rechtsakte verwendet.

Vertrag/Rechtsakte mit Importkennung versehen

Um die Zuordnung von Unterlagen zu Verträgen/Rechtsakten durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag/in die gewünschte Rechtsakte.
Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“ und wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
Geben Sie im Feld Importkennung einen eindeutigen Begriff ein.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie weiteren Verträgen/Rechtsakten Unterlagen zuordnen wollen.

Pfad zur Datenquelle feststellen

Navigieren Sie in den gewünschten Kontext innerhalb der Cloud (z. B. in die Persönliche Ablage).
Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Ordner.
Sofern der gewünschte Quell-Teamroom bzw. -Ordner noch nicht existiert, erzeugen Sie einen.
Legen Sie die gewünschten Unterlagen darin ab.
Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“ bzw. „Eigenschaften“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
Kopieren Sie den Wert aus dem Feld Fabasoft Cloud ID und fügen Sie ihn in einer Textdatei ein. Sie benötigen die ID später.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, falls Sie aus mehreren unterschiedlichen Teamrooms bzw. Ordnern Unterlagen zu Verträgen/Rechtsakten zuordnen wollen.

Hinweis: Beachten Sie, dass hierfür die Fabasoft Cloud ID des jeweils in der Hierarchie obersten Teamrooms bzw. Ordners benötigt wird. Der Umgang mit Unterordnern wird nachfolgend genauer behandelt.

Excel-Arbeitsmappe einrichten

Erzeugen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe.
Legen Sie darin die Spalten externalkey, path und filename an.
Geben Sie in der Spalte externalkey die Importkennung des gewünschten Vertrags ein.
Geben Sie in der Spalte path den Pfad zur gewünschten Unterlage ein.
Hinweis: Sollte sich die gewünschte Unterlage in einem Unterordner befinden, geben Sie in der Spalte path den genauen Pfad, getrennt durch „/“, zur gewünschten Unterlage ein. Sollte der Ordnername „/“ enthalten, muss „/“ mit einem „~“ ersetzt werden.
Legen Sie optional die Spalte skip an und geben Sie einen Booleschen Wert ein (möglich: true, false, 1, 0), um festzulegen, ob die Zeile bei der Zuordnung ignoriert werden soll.
Legen Sie optional die Spalte filecategory an und geben Sie den Namen oder die Fabasoft Cloud ID der gewünschten Kategorie ein.
Hinweis: Falls in einer oder mehreren der Kategorien benutzerdefinierte Felder enthalten sind und Sie diesen Feldern ebenfalls Werte zuweisen wollen, führen Sie den nächsten Schritt aus.
Legen Sie optional weitere Spalten an, deren Namen den Programmiernamen der gewünschten benutzerdefinierten Felder entsprechen. Geben Sie darin die gewünschten Werte ein.
Legen Sie optional die Spalte targetpath an und geben Sie den Zielpfad an, wo die Unterlage abgelegt werden soll.
Hinweis: Soll ein Ordner im Zielpfad im Ordnernamen „/“ enthalten, muss „/“ durch „~“ ersetzt werden.
Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte, bis jede gewünschte Unterlage erfasst ist.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass zumindest die Spalten externalkey, path und filename je einen Wert enthalten.
Speichern und schließen Sie die Excel-Arbeitsmappe.

Zuordnung durchführen

Navigieren Sie in der gewünschten Akte in den Bereich „Uploads“.
Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe hoch.
Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Unterlagen zuordnen“.

Erfolgreich zugeordnete Unterlagen werden aus dem Teamroom bzw. Ordner in den jeweiligen Vertrag/in die jeweilige Rechtsakte verschoben.

Hinweis: Sollte der Import in den/die gewünschten Ziel-Vertrag/-Rechtsakte fehlschlagen, prüfen Sie die folgenden möglichen Fehlerquellen:

Stellen Sie sicher, dass Sie die Fabasoft Cloud IDs der jeweiligen Objekte in der Excel-Arbeitsmappe richtig zugeordnet und die Dateipfade bei komplexeren Ordnerstrukturen korrekt durch „/“ getrennt sind.
Stellen Sie sicher, dass im Ziel-Vertrag/in der Ziel-Rechtsakte das Feld Importkennung ausgefüllt und eindeutig benannt ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Ziel-Vertrag/die Ziel-Rechtsakte nicht in einem anderen Ihrer Webbrowser-Fenster bearbeitend geöffnet haben oder der Vertrag/die Rechtsakte von einem anderen Benutzer bearbeitet wird.

Vertragsdokumente aus Teamroom/Ordner zu Vertragspartner hinzufügen

Sie können Dokumente aus einem Teamroom/Ordner auch zu Kontaktpersonen/Kontaktorganisationen aus dem Kontaktmanagement zuordnen.

Für diesen Anwendungsfall wird eine korrekt ausgefüllte Excel-Arbeitsmappe vorausgesetzt. Die Datenstruktur ist sehr ähnlich zu der, die bereits zu Beginn von Kapitel „Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügen“ beschrieben ist, es gibt allerdings eine weitere Spalte und einige weitere Unterschiede, die unten angeführt sind.

Spalte	Beschreibung
contactroom	Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung des Kontaktraums, welcher die Kontaktpersonen/Kontaktorganisationen enthält, denen die Dokumente zugewiesen werden sollen (z. B. „kontakt_smith_01_02“). Hinweis: Ist in der Spalte kein Wert enthalten, wird der Standardkontaktraum der Vertragsliste für die Suche von Kontakten verwendet.

Spalte

Beschreibung

contactroom

Fabasoft Cloud ID oder die Importkennung des Kontaktraums, welcher die Kontaktpersonen/Kontaktorganisationen enthält, denen die Dokumente zugewiesen werden sollen (z. B. „kontakt_smith_01_02“).

Hinweis: Ist in der Spalte kein Wert enthalten, wird der Standardkontaktraum der Vertragsliste für die Suche von Kontakten verwendet.

Hinweis: Eine Anleitung zum Einrichten der Excel-Arbeitsmappe und zum Zuordnen der Dokumente finden Sie unter Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mit Importkennung versehen“ – Kapitel „Zuordnung durchführen“.

Unterschiede zu oben sind:

Während im Kapitel „Zuordnung durchführen“ die Aktion „Unterlagen zuordnen“ verwendet wird, muss hier die Aktion „Unterlagen zu Vertragspartnern zuordnen“ verwendet werden.
Die Aktion „Unterlagen zu Vertragspartnern zuordnen“ ist nur auf einem Excel-Arbeitsblatt in einer Vertragsliste möglich.
In der Spalte externalkey kann E-Mail-Adresse/Importkennung/Name für eine Kontaktperson/Kontaktorganisation angegeben werden
- Der Spaltenwert enthält ein „@“: Es wird nach einem Vertragspartner mit der angegebenen E-Mail-Adresse gesucht
- Der Spaltenwert beginnt mit einem „?“: Es wird nach einem Vertragspartner mit der auf das „?“ folgenden Importkennung gesucht
- Enthält der Spaltenwert weder ein „@“, noch beginnt er mit einem „?“, dann wird nach einem Vertragspartner gesucht, der den Spaltenwert als Namen hinterlegt hat.
Falls die Spalte targetlist nicht befüllt wird, wird standardmäßig die Liste „Vertragsdokumente“ befüllt.

Vertrag und Unterlagen gemeinsam importieren

Sie können den Import von Verträgen und den dazugehörigen Vertragsunterlagen auch mittels einer einzigen Excel-Arbeitsmappe durchführen. Hierfür ist es notwendig, dass sowohl alle relevanten Metadaten vorhanden sind, um die Objekthüllen der Verträge zu erstellen, als auch die korrekte Pfadangabe und Benennung der involvierten Dokumente.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom bzw. Ordner.
Legen Sie die gewünschten Unterlagen darin ab.
Speichern Sie die relevanten Dateipfade ab (siehe Kapitel „Pfad zur Datenquelle feststellen“)
Erzeugen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe.
Tragen Sie alle Spalten für die gewünschten Metadaten der Verträge ein (siehe die Tabelle im Kapitel „Vertrag/Rechtsakte mittels Excel importieren“).
Stellen Sie sicher, dass dem Vertrag mittels der Spalte externalkey eine eindeutige Importkennung hinzugefügt wird. Ausgehend davon haben die Unterlagen beim Import einen Bezugspunkt.
Tragen Sie alle Spalten für die gewünschten Metadaten der Unterlagen ein (siehe die Tabelle im Kapitel „Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügen“).
Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe.
Navigieren Sie in der gewünschten Vertragsliste in den Bereich „Uploads“.
Laden Sie die Excel-Arbeitsmappe hoch.
Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Verträge importieren“.
Dieser Schritt erzeugt die Objekthüllen der Verträge.
Klicken Sie im Kontextmenü der Excel-Arbeitsmappe auf „Unterlagen zuordnen“.
Dieser Schritt weist den Objekthüllen die Unterlagen zu.

Listenelemente importieren

Sie können Elemente, z. B. Benutzerobjekte, Dokumente usw., aus einer Excel- oder CSV-Datei in Elementlisten importieren, die in den Eigenschaften eines Vertrags oder einer Rechtsakte zu finden sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Navigieren Sie in den Vertragsordner oder den Rechtsbereich, der die Verträge bzw. Rechtsakten enthält, in die Sie die Listenelemente importieren möchten.
Klicken Sie auf das Widget „Uploads".
Wählen Sie „Hochladen" aus dem linken Menü oder dem Kontextmenü und wählen Sie die Excel- oder CSV-Datei, aus der Sie die Listenelemente importieren möchten. Alternativ können Sie die Datei auch direkt in das Widget "Uploads" durch drag-and-drop ablegen.
Sobald die Datei im Widget erscheint, rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie „Listenelemente importieren" aus dem Kontextmenü. Die Elemente werden in den jeweiligen Listen erstellt. Beachten Sie, dass, wenn ein importiertes Element bereits in der Zielliste vorhanden ist, kein zusätzliches Element erstellt wird, sondern die Werte der Attribute dieses Elements entsprechend aktualisiert werden.
Hinweis: Der Import von Listenelementen ist nur möglich, wenn die Excel/CSV-Datei die Identifikationsattribute des Listenelements enthält. Diese sind in der folgenden Tabelle aufgeführt:

Spalte	Beschreibung
fileexternalkey	Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.506.1.1009392") oder die Importkennung (z.B. „Vertrag100") des Vertrages bzw. der Rechtsakte, der/die die Liste enthält, in der die Elemente erstellt/aktualisiert werden. Sowohl die Fabasoft Cloud ID als auch die Importkennung finden Sie in den Eigenschaften des Vertrages bzw. der Rechtsakte im Tab „Allgemein". Im Gegensatz zur Fabasoft Cloud ID, die automatisch erzeugt wird, wird die Importkennung manuell vom Benutzer festgelegt.
listproperty	Der Programmiername der Liste, in die Sie das Element importieren möchten. Sie können entweder die kurze oder die vollständige Referenz verwenden.
elementclass	Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.1.1.1264”) oder die vollständige Referenz (z.B. „COOMSOFFICE@1.1:WordObject”) der Klasse des erstellten Elements (z. B. ein Word-Dokument).
elementexternalkey	Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.506.1.1009626") oder die Importkennung (z.B. „PDF200") des Elements, das in die durch die oben genannten Attribute (d.h. fileexternalkey, listproperty und elementclass) spezifizierte Liste importiert werden soll. Sowohl die Fabasoft Cloud ID als auch die Importkennung sind im Tab „Allgemein" der Elementeigenschaften zu finden. Im Gegensatz zur Fabasoft Cloud ID, die automatisch erzeugt wird, wird die Importkennung manuell vom Benutzer festgelegt. Wird der elementexternalkey in der Zielliste nicht gefunden, wird ein neues Element in dieser Liste angelegt, Wird er gefunden, werden die Werte der Attribute des Elements aktualisiert.
elementcategory	Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.6505.100.2.3") oder die Importkennung (z.B. „category123") der Kategorie, die dem Element zugeordnet werden soll. Im Gegensatz zu den oben genannten vier Attributen ist elementcategory für die Identifizierung eines Listenelements nicht zwingend erforderlich. Ist es jedoch vorhanden, wirkt es sich auf die Identifizierung des Elements aus. Betrachten Sie zum Beispiel zwei Zeilen in der Excel/CSV-Datei mit identischen Werten für die verpflichtenden Attribute (d. h. für fileexternalkey, listproperty, elementclass und elementexternalkey), aber nur für eine der beiden Zeilen ist eine Kategorie definiert. Diese beiden Zeilen führen zur Erstellung von zwei verschiedenen Elementen (für den Fall, dass der elementexternalkey nicht existiert), eines mit einer zugewiesenen Kategorie und ein zweites ohne eine Kategorie. Von diesem Zeitpunkt an wird der Wert der elementcategory für die Identifizierung des Elements benötigt, dem eine Kategorie zugewiesen ist (wenn Sie beispielsweise die Werte der zusätzlichen Attribute dieses Elements aktualisieren möchten). Die elementcategory kann auch ein Formular mit benutzerdefinierten Feldern: neues Fenster sein. In einem solchen Fall können die importierten Elemente auch benutzerdefinierte Attribute haben, abgesehen von denen, die die Elementklasse bereits besitzt.

IKT-Dienstleistungen importieren

Hinweis: Diese Funktion ist nur mit einer gültigen Fabasoft DORA Lizenz verfügbar.

Sie können IKT-Dienstleistungen aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Navigieren Sie in die Vertragsliste, welche die Verträge enthält, in die Sie die IKT-Dienstleistungen importieren möchten.
Klicken Sie auf das Widget „Uploads".
Wählen Sie „Hochladen" aus dem linken Menü oder dem Kontextmenü und wählen Sie die Excel- oder CSV-Datei, aus der Sie die IKT-Dienstleistungselemente importieren möchten. Alternativ können Sie die Datei auch direkt in das Widget "Uploads" durch drag-and-drop ablegen.
Sobald die Datei im Widget erscheint, rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie „IKT-Dienstleistungen importieren" aus dem Kontextmenü. Die Elemente werden in den IKT-Dienstleistungen der Verträge erstellt. Beachten Sie, dass der Import zusätzliche Elemente erstellt, vorhandene Elemente jedoch nicht aktualisiert werden können.
Hinweis: Der Import von IKT-Dienstleistungen ist nur möglich, wenn die Excel/CSV-Datei die Identifikationsattribute der Verträge enthält, auf denen die Elemente erzeugt werden sollten. Die möglichen Attribute, die befüllt werden können, sind in der folgenden Tabelle zu finden:

Spalte	Beschreibung
contract	Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.1.506.1.1009392") oder die Importkennung (z.B. „Vertrag100") des Vertrages, in der die IKT-Dienstleistungen erstellt werden. Sowohl die Fabasoft Cloud ID als auch die Importkennung finden Sie in den Eigenschaften des Vertrages im Tab „Allgemein". Im Gegensatz zur Fabasoft Cloud ID, die automatisch erzeugt wird, wird die Importkennung manuell vom Benutzer festgelegt.
contractictservicetype	IKT-Dienstleistungsart S01 (IKT-Projektmanagement) S02 (IKT-Entwicklung) S03 (IKT-Helpdesk und First-Level-Unterstützung) S04 (IKT-Sicherheitsmanagementdienste) S05 (Bereitstellung von Daten) S06 (Analyse der Daten) S07 (IKT, Einrichtungen und Hosting-Dienste (ohne Cloud-Dienste)) S08 (Berechnung) S09 (Nicht-Cloud Datenspeicherung) S10 (Telekom-Betreiber) S11 (Netzwerk-Infrastruktur) S12 (Hardware und physische Geräte) S13 (Software-Lizenzierung (außer SaaS)) S14 (IKT-Betriebsmanagement (einschließlich Wartung)) S15 (IKT-Beratung) S16 (IKT-Risikomanagement) S17 (Cloud-Dienste: IaaS) S18 (Cloud-Dienste: PaaS) S19 (Cloud-Dienste: SaaS)
contractcountryictservicesprovision	IKT Leistungserbringungsort (Land) (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code)
contractictservicestorageofdata	Speicherung von Daten (mögliche Werte: true, false)
contractictservicecountryofdata	Aufbewahrungsort der Daten (Speicherung) (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code) Hinweis: Wird dieses Attribut angegeben, wird contractictservicestorageofdata ignoriert und bekommt als Wert true.
contractictservicecountryofdatamanagement	Ort der Datenverwaltung (Verarbeitung) (als Name, zwei- oder dreistelliger ISO-Code)
contractictservicesensitivityofdata	Daten-Sensibilität des IKT-Drittdienstleisters X791 (Gering) X792 (Mittel) X793 (Hoch)
contractictservicelevelofreliance	Abhängigkeit von kritischer IKT-Dienstleistung X794 (Unwesentlich) X795 (Geringe Abhängigkeit) X796 (Materielle Abhängigkeit) X797 (Vollständige Abhängigkeit)
functions	Die Fabasoft Cloud ID (z.B. „COO.6505.100.2.3") oder die Importkennung (z.B. „function123") der Funktion, die dem Element zugeordnet werden soll. Es können auch mehrere Funktionen übergeben werden, diese müssen mit einem Zeilenumbruch getrennt werden.

Lieferkette importieren