Rechtsakten

Analog zu einem Vertrag, der in einer Vertragsliste enthalten ist, werden Rechtsakten in Rechtsbereichen abgelegt und organisiert. Sollte ein Vertrag zum Streitfall werden, kann eine separate Rechtsakte erzeugt werden, um Dokumente abzulegen, die mit diesem Streitfall zu tun haben.

Hinweis: Rechtsakten gehören gemeinsam mit Verträgen und Anfragen zu den sogenannten „Vertragsmanagerakten“. Ähnlich wie „Vertragsmanagerlisten“ (stellvertretend für Vertragslisten, Rechtsbereiche und Konfigurationslisten) wird dieser Sammelbegriff in der Dokumentation häufiger verwendet.

Bereiche

Rechtsakten gliedern sich in die folgenden Bereiche:

• Zugeordnete Verträge
  Zeigt die Verträge an, die der Rechtsakte zugeordnet sind.
• Unterlagen
  Zeigt die über die Rechtsakte bereitgestellten Dokumente an.
• Alle Dokumente
  Zeigt die Dokumente in den Unterlagen ohne Ordnerhierarchien an.
• Textbausteine
  Zeigt die in der Rechtsakte verwendeten Textbausteine an.
• Historie
  Zeigt die Änderungen an den Rechtsaktenmetadaten.

Hinweis: Manche Bereiche werden nur angezeigt, wenn es mindestens einen Eintrag gibt.

Aktionen

Sie können folgende Aktionen durchführen:

• Rechtsakte öffnen
  Öffnet die Eigenschaften der Rechtsakte in einer zweigeteilten Ansicht.
  In dieser Ansicht werden die Eigenschaften der Rechtsakte gemeinsam mit der PDF-Vorschau der Rechtsaktenunterlagen angezeigt, wenn mindestens eine Unterlage vorhanden ist. Wenn mehr als ein Dokument in den Rechtsaktenunterlagen verfügbar ist, kann über eine Schaltfläche zwischen den Unterlagen gewechselt werden.
• Zuordnungen verwalten
  Öffnet die Liste der verfügbaren Zuordnungen, um diesen die Rechtsakte zuzuordnen.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanagerliste, in der die Rechtsakte abgelegt ist, mindestens eine Zuordnung verwendet wird.
• Anfrage erzeugen
  Ermöglicht es, eine Anfrage an die Administratoren der Rechtsakte zu senden.
  Weitere Informationen finden Sie in Kapitel „Anfragen“.
  Hinweis: Eine Anfrage kann nur an eine Rechtsakte gestellt werden, wenn im übergeordneten Rechtsbereich die Option Anfragen erlauben aktiviert ist.
• Vertrag erzeugen
  Ermöglicht es, aus einer Rechtsakte heraus einen Vertrag zu erzeugen.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration bereits eine Vertragsliste existiert.
• Prozess starten
  Ermöglicht es, einen Ad-hoc-Prozess zu definieren und zu starten. Bietet zusätzlich die Möglichkeit, einen vordefinierten BPMN-Prozess auszuführen.
• Zeichnungsprozess starten
  Startet den Zeichnungsprozess für die Rechtsakte.
  Hinweis: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn mindestens ein Dokument im Bereich „Unterlagen“ verfügbar ist.
• Aufbewahrungspflicht aktivieren
  Definiert eine Aufbewahrungspflicht auf die gewählte Rechtsakte.
• Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine Anmerkung zur Rechtsakte hinzu. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen.
• Interne Anmerkung hinzufügen
  Fügt eine Anmerkung zur Rechtsakte hinzu, die für Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ in dem der Rechtsakte übergeordneten Rechtsbereich nicht sichtbar ist. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen.
• Eigenschaften
  Öffnet die Eigenschaften der Rechtsakte.

Eigenschaften

In den Eigenschaften einer Rechtsakte können Sie die folgenden Felder definieren:

Registerkarte „Rechtsakte“

• Rechtsbereich
  Enthält den Rechtsbereich, dem die Rechtsakte zugeordnet ist.
• Zusätzliche Rechtsbereiche referenzieren
  Wird diese Option aktiviert, können Sie für die Rechtsakte im Feld Zusätzliche Rechtsbereiche weitere Rechtsbereiche angeben, in denen die Rechtsakte referenziert wird. In den zusätzlichen Rechtsbereichen berechtigte Benutzer werden dadurch gemäß Ihrer Rolle in den zusätzlichen Rechtsbereichen auf die Rechtsakte berechtigt, müssen jedoch auch im Hauptrechtsbereich der Rechtsakte zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt sein.
  Hinweis:
  • Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn es mindestens zwei Rechtsbereiche gibt.
  • Wenn Sie eine Rechtsakte zusätzlichen Rechtsbereichen zuordnen, wird sie dort jeweils im Bereich „Referenzierte Verträge“ angezeigt.
• Zusätzliche Rechtsbereiche
  In diesem Feld können Sie zusätzliche Rechtsbereiche angeben.
  Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Zusätzliche Rechtsbereiche referenzieren aktiviert wurde.
• Jahr
  Enthält das Jahr, in dem die Rechtsakte erzeugt wurde.
• Ordnungszahl
  Enthält die Ordnungszahl, die die Rechtsakte im Rechtsbereich beim Erzeugen erhalten hat.
• Status
  Legt den Status der Rechtsakte fest.
  Hinweis: Benutzer mit allen Rechten auf den Rechtsbereich können in den Eigenschaften auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standard-Vertragsstatus den Standardwert zur Initialisierung des Felds Status neuer Verträge definieren.
• Rechtsaktenart
  Legt die Art der Rechtsakte fest.
  Hinweis: Es wird empfohlen, Rechtsaktenarten gemäß der Anleitung im Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“ anzulegen, falls Sie eine neue Rechtsaktenart benötigen.
• Betreff
  Legt den Betreff der Rechtsakte fest.
• Begriffe
  Legt Begriffe zur Verschlagwortung der Rechtsakte fest.
  Wenn Sie in Thesauri bereits Begriffe erzeugt haben, können Sie diese auswählen. Sie können auch neue Begriffe erzeugen, die in einem mitgelieferten Standard-Thesaurus gespeichert werden (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“).
• Begriffe auswählen
  Öffnet einen Dialog, in dem Sie Begriffe für die Verschlagwortung der Rechtsakte aus dem Standart-Thesaurus wählen können (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“).
• Interner Bearbeiter
  Definiert einen Benutzer als internen Bearbeiter für die Rechtsakte. Der interne Bearbeiter erhält Änderungsrechte auf die Rechtsakte und deren Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
  Hinweis: Dem im Feld Interner Bearbeiter definierten Benutzer muss eine Rolle im Rechtsbereich der Rechtsakte zugeordnet sein.
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des internen Bearbeiters.
• Interner Einkäufer
  Definiert einen Benutzer als internen Bearbeiter für die Rechtsakte. Der interne Bearbeiter erhält Änderungsrechte auf die Rechtsakte und deren Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
  Hinweis: Dem im Feld Interner Bearbeiter definierten Benutzer muss eine Rolle im Rechtsbereich der Rechtsakte zugeordnet sein.
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des internen Einkäufers.
• Interner Verantwortlicher
  Definiert einen Benutzer als internen Verantwortlichen für die Rechtsakte. Der interne Verantwortliche erhält Leserechte auf die Rechtsakte und deren Unterlagen. Wurde im Feld Interner Bearbeiter der Rechtsakte kein Benutzer definiert, werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Verantwortlichen gesendet.
  Hinweis: Dem im Feld Interner Verantwortlicher definierten Benutzer muss eine Rolle im Rechtsbereich der Rechtsakte zugeordnet sein.
• E-Mail-Adresse
  Definiert die E-Mail-Adresse des internen Verantwortlichen.

Registerkarte „Termine“

• Unterschriftsdatum
  Enthält das Datum, an dem die Rechtsakte unterschrieben wurde.
• Unterschriftsdatum (Anmerkungen)
  Enthält Anmerkungen zum Unterschriftsdatum.
• Registerkarte „Rollen“
• Hauptansprechpartner des Rechtsbereichs
  Berechnet den Hauptansprechpartner eines Rechtsbereichs.
• Interne Rolle
  Legt die interne Rolle als Freitext fest.
• Interne Unterzeichner
  Definiert einen oder mehrere interne Unterzeichner für die Rechtsakte. Die Reihenfolge, in der die internen Unterzeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess.
  Hinweis: Wenn auf dem Rechtsbereich die verfügbaren internen Unterzeichner eingeschränkt wurden, sind auch nur diese Unterzeichner verfügbar. Änderungen wirken sich nur auf neue Rechtsakten aus.
• Interner Unterzeichner 1
  Legt den ersten internen Unterzeichner fest.
• Funktion
  Legt die Funktion des ersten internen Unterzeichners als Freitext fest.
• Interner Unterzeichner 2
  Legt den zweiten internen Unterzeichner fest.
• Funktion
  Legt die Funktion des zweiten internen Unterzeichners als Freitext fest.
• Externe Rolle
  Legt die externe Rolle als Freitext fest.
• Externe Unterzeichner
  Definiert einen oder mehrere externe Unterzeichner für die Rechtsakte. Die Reihenfolge, in der die externen Unterzeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess.
• Externer Unterzeichner 1
  Legt den ersten externen Unterzeichner fest.
• Funktion
  Legt die Funktion des ersten externen Unterzeichners als Freitext fest.
• Externer Unterzeichner 2
  Legt den zweiten externen Unterzeichner fest.
• Funktion
  Legt die Funktion des zweiten externen Unterzeichners als Freitext fest.

Registerkarte „Zuordnungen“

Diese Registerkarte enthält eine Liste aller Zuordnungsziele, in denen Sie je einen Eintrag auswählen können (siehe Kapitel „Zuordnungsziele“).
Hinweis: Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn im übergeordneten Rechtsbereich mindestens eine Zuordnung verwaltet wird.

Registerkarte „Unterlagen“

Diese Registerkarte enthält eine Liste, in der Sie Rechtsaktenunterlagen hinzufügen können.

Registerkarte „Anmerkungen“

• Anmerkung hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen.
• Anhänge hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.

Registerkarte „Interne Anmerkung“

• Interne Anmerkung hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von internen Anmerkungen.
• Anhänge hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.

Registerkarte „Stornierte Dokumente“

Diese Registerkarte enthält eine Liste aller in dieser Rechtsakte stornierten Dokumente. Sie wird nur angezeigt, wenn in der Rechtsakte stornierte Dokumente vorhanden sind.

Registerkarte „Stornierte externe Bereiche“

Diese Registerkarte enthält eine Liste aller in diesem Vertrag stornierten externen Bereiche. Sie wird nur angezeigt, wenn in dem Vertrag stornierte externe Bereiche vorhanden sind.

Registerkarte „Akteneinsicht“

In die Liste dieser Registerkarte können Benutzer, Teams und Cloud-Organisationen eingetragen werden, die auf dem Rechtsbereich keine Rechte erhalten sollen, sondern nur spezifisch auf eine Rechtsakte berechtigt werden.
Hinweis: Es können nur Benutzer und Gruppen eingetragen werden, die eine Rolle in der App-Konfiguration besitzen.

Rechtsakte erzeugen

Um eine neue Rechtsakte zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Vertragsmanager-Dashboard auf die Aktion „Rechtsakte erzeugen“.
   Hinweis: Die Aktion ist nur verfügbar, wenn ein Rechtsbereich in der Vertragsmanager-Konfiguration verfügbar ist.
2. Falls bereits Rechtsaktenvorlagen vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste optional den gewünschten Eintrag aus.
   Hinweis: Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen des Rechtsbereichs, falls Sie eine benötigte Vorlage nicht finden können (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“).
3. Wählen Sie im Feld Rechtsbereich den Rechtsbereich aus, in dem die neue Rechtsakte abgelegt werden soll.
   Hinweis: Falls Sie die Rechtsakte vom Vertragsmanager-Dashboard aus erzeugen und mehrere Rechtsbereiche existieren, ist eingangs nur das Feld Rechtsbereich sichtbar.
4. Wenn die Rechtsakte mehreren Rechtsbereichen zugeordnet werden soll, aktivieren Sie die Option Zusätzliche Rechtsbereiche referenzieren und wählen Sie anschließend im eingeblendeten Feld die gewünschten Rechtsbereiche.
5. Legen Sie im Feld Status den gewünschten Status der Rechtsakte fest.
6. Wählen Sie die gewünschte Rechtsaktenart aus.
   Hinweis: Das Definieren einer (selbst modellierten) Rechtsaktenart kann den aktuellen Dialog verändern bzw. weitere Registerkarten hinzufügen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
7. Fügen Sie optional Schlagworte über das Feld Begriffe oder die Schaltfläche Begriffe auswählen hinzu.
   Hinweis: Das Feld und die Schaltfläche sind nur verfügbar, wenn im Standard-Thesaurus mindestens ein Begriff erzeugt wurde (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“).
8. Falls Sie Zuordnungen festlegen wollen, wechseln Sie auf die Registerkarte „Zuordnungen“ und legen Sie die gewünschten Werte fest (siehe Kapitel „Zuordnungen“ bzw. „Zuordnungen festlegen“).
9. Geben Sie alle weiteren gewünschten Rechtsaktenmetadaten ein.
   Hinweis: Abhängig von den im Rechtsbereich getroffenen Einstellungen sind weitere Felder verpflichtend bzw. verborgen (siehe Kapitel „Einstellungen“). Diese Einstellungen können jedoch durch das Definieren einer Rechtsaktenart überschrieben werden (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
10. Klicken Sie auf „Weiter“.

Für die neue Rechtsakte wird automatisch eine eindeutige Identifikationsbezeichnung generiert, die sich aus dem Kürzel des Rechtsbereichs, dem Erzeugungsjahr des Rechtsaktenobjekts, einer laufenden Nummer und, falls angegeben, dem Betreff der Rechtsakte zusammensetzt.

Hinweis:

• Sie können eine Rechtsakte auch direkt im gewünschten Rechtsbereich erzeugen. In diesem Fall ist der Name des Rechtsbereichs bereits im Feld Rechtsbereich vorausgefüllt und die Option Zusätzliche Rechtsbereich referenzieren ist sichtbar.
• Sie können eine Rechtsakte auch mithilfe eines Imports erzeugen (siehe Kapitel „Importe“).
• Falls Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration die Verwendung von Strukturthesauri eingestellt haben, verändert dies gegebenenfalls den Erzeugen-Dialog. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.
• Benutzer mit eingeschränkten Rechten oder Leserechten dürfen standardmäßig keine Rechtsakten erzeugen. Diese Option kann jedoch im jeweiligen Rechtsbereich aktiviert werden (siehe Kapitel „Rechtsbereich erzeugen“).

Rechtsakte umregistrieren

Die Umregistrierung einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Vertrag umregistrieren“).

Rechtsakte stornieren/löschen/wiederherstellen

Die Stornierung, Löschung bzw. Wiederherstellung einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Vertrag stornieren/löschen/wiederherstellen“).

Empfänger für Erinnerungs-E-Mails festlegen

Das Festlegen von Empfängern für Erinnerungs-E-Mails funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Empfänger für Erinnerungs-E-Mails festlegen“).

Rollen festlegen

Das Festlegen von Rollen funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Rollen festlegen“).

Zuordnungen festlegen

Die Festlegung von Zuordnungen in einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Zuordnungen festlegen“).

Aufbewahrung verwalten

Die Aktivierung der Aufbewahrungspflicht und die Definition einer Aufbewahrungsfrist in einer Rechtsakte funktionieren analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Aufbewahrung verwalten“).

Unterlagen hinzufügen

Um Unterlagen zu einer Rechtsakte hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in der gewünschten Rechtsakte in den Bereich „Unterlagen“.
2. Fügen Sie die Unterlagen hinzu, indem Sie Dokumente in die Liste hochladen (z. B. per Drag-and-drop).
3. Alternativ können Sie die gewünschten Unterlagen durch einen Klick auf „Eintrag hinzufügen“ > „Neu“ direkt erzeugen.

Hinweis:

• Sie müssen mindestens eine Unterlage zur Rechtsakte hinzufügen, bevor die Aktion „Zeichnungsprozess starten“ verfügbar ist.
  Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Unterschriften“.
• Sofern Sie im Rechtsbereich auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente einen Eintrag festgelegt haben, wird die entsprechende Dokumentkategorie im Zuge dieses Vorgangs hinzugefügt.
• Es können auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden. Dort kann dann entschieden werden, ob die Dokumente einzeln oder gemeinsam registriert werden sollen. Beim Registrieren können dann unter anderem Dokumentenkategorie oder Betreff eingegeben werden. Beim gemeinsamen Registrieren werden die Einstellungen dann für alle Dokumente verwendet.

• Es stehen weitere Optionen zum Hinzufügen von Unterlagen zu Rechtsakten zur Verfügung. Weitere Informationen finden im Kapitel „Importe“.

Anmerkung hinzufügen

Das Erzeugen einer Anmerkung in einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen („Anmerkung hinzufügen“).

Interne Anmerkung hinzufügen

Das Erzeugen einer internen Anmerkung in einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen („Interne Anmerkung hinzufügen“).

Vertraulichen Bereich einrichten

Das Einrichten eines vertraulichen Bereichs in einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Vertraulichen Bereich einrichten“).

Externen Bereich einrichten

Das Einrichten eines externen Bereichs in einer Rechtsakte funktioniert analog zu Verträgen (siehe Kapitel „Externen Bereich einrichten“).

Vertrag aus Rechtsakte erzeugen

Um einen neuen Vertrag ausgehend von einer Rechtsakte zu erzeugen und die beiden Akten zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Rechtsakte auf die Aktion „Vertrag erzeugen“ und geben Sie die gewünschten Daten ein.
   Hinweis: Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Vertrag erzeugen“.
2. Klicken Sie auf „Weiter“.

Der Vertrag und die Rechtsakte sind einander nun zugeordnet.

Hinweis: Falls Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration die Verwendung von Strukturthesauri eingestellt haben, verändert dies gegebenenfalls den Erzeugen-Dialog. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.