Rechtsbereiche

Ein Rechtsbereich dient zum Organisieren und Ablegen von Rechtsakten und Klauseln. In Rechtsbereichen können Zugriffsrechte festgelegt und Konfigurationseinstellungen getroffen werden.

Ein Rechtsbereich verhält sich in seinen Funktionen und Eigenschaften zum Großteil analog zu einer Vertragsliste, allerdings unterscheiden sich diese beiden Konzepte folgendermaßen:

Die Benutzer eines Rechtsbereichs sind für gewöhnlich Mitarbeiter von Rechtsabteilungen. Je nach Organisationsstruktur und -größe wird entweder nur ein einzelner Rechtsbereich bzw. einige wenige Rechtsbereiche benutzt, oder jeder Rechtsabteilung (Arbeitsrecht, Mietrecht, Kartellrecht usw.) wird ein eigener Rechtsbereich zur Verfügung gestellt.
In einem Rechtsbereich werden häufig auch Textbausteine abgelegt, die relevante Klauseln für Verträge beinhalten (siehe Kapitel „Textbausteine“). Beispielsweise würden im Rechtsbereich für Arbeitsrecht die für Dienstverträge relevanten Klausel-Textbausteine abgelegt, im Rechtsbereich für Mietrecht die Mietverträge usw.
In einem Rechtsbereich können auch Rechtsakten zu bereits bestehenden Verträgen verwaltet werden. Im Falle von Vertragsstreitigkeiten und damit einhergehenden juristischen Handlungen dient eine Rechtsakte dazu, die zum jeweiligen Streitfall gehörenden Dokumente zusammenzufassen. Verträge und Rechtsakten werden miteinander in Beziehung gesetzt, um folgendes zu erreichen:
- Es ist auf diese Weise einfach ersichtlich, welcher Vertrag ein Streitfall ist, wenn der dazugehörige Rechtsbereich entsprechend benannt ist.
- Es ist eine klare Trennung zwischen den ursprünglichen Vertragsunterlagen und den zum Streitfall gehörigen Dokumenten gegeben.

Hinweis: Rechtsbereiche gehören gemeinsam mit Vertragslisten und Konfigurationslisten zu den sogenannten „Vertragsmanagerlisten“. Ähnlich wie „Vertragsmanagerakten“ (stellvertretend für Verträge, Rechtsakten und Anfragen) wird dieser Sammelbegriff in der Dokumentation häufiger verwendet.

Bereiche

Rechtsbereiche gliedern sich in die folgenden Bereiche:

Aktuelle Rechtsakten
Zeigt die aktuellen Rechtsakten an, die dem Rechtsbereich zugeordnet sind.
Abgelaufene Rechtsakten
Zeigt die abgelaufenen Rechtsakten an, die dem Rechtsbereich zugeordnet sind.
Referenzierte Rechtsakten
Zeigt die Rechtsakten an, bei denen der aktuelle Rechtsbereich im Feld Zusätzliche Rechtsbereiche angeführt ist.
Aktuelle Anfragen
Zeigt die aktuellen Anfragen an, die dem Rechtsbereich zugeordnet sind.
Abgelaufene Anfragen
Zeigt die abgelaufenen Anfragen an, die dem Rechtsbereich zugeordnet sind.
Referenzierte Anfragen
Zeigt die Anfragen an, bei denen die aktuelle Vertragsmanagerliste im Feld Zusätzliche Anfragelisten angeführt ist.
<Zuordnungsziele> (z. B. Lieferanten)
Zeigt die bereitgestellten Instanzen eines Zuordnungsziels an.
Hinweis:
- Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert ist (siehe Kapitel „Zuordnungen“).
- Ist bei Vertragsmanagerlisten die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert, wird im Vertragsmanager-Dashboard bzw. Rechtsbereich-Dashboard automatisch pro Zuordnungsziel ein eigener Bereich angezeigt (beispielsweise „Lieferanten“ im Falle von Lieferanten).
Unterlagen
Zeigt die über den Rechtsbereich bereitgestellten Dokumente an.
Berichte
Zeigt die über den Rechtsbereich bereitgestellten Berichte an.
Die Definition von Berichten in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu der Definition von Berichten in der Vertragsmanager-Konfiguration (siehe Kapitel „Berichte“).
Uploads
Zeigt die Ausgangsdateien für den Import von Rechtsaktenunterlagen an.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Importe“.

Hinweis: Einige Bereiche werden nur angezeigt, wenn es mindestens einen Eintrag gibt.

Aktionen

Sie können folgende Aktionen durchführen:

Hochladen
Lädt Ordner oder Dokumente hoch, um daraus Rechtsakten zu erzeugen. Je nach verwendeter Edition werden die Eigenschaften automatisch befüllt.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Editionen“.
Rechtsakte erzeugen
Erzeugt eine neue Rechtsakte.
Synchronisieren
Synchronisiert diesen Rechtsbereich mit dem Dateisystem.
Logo festlegen
Ermöglicht, ein Logo festzulegen. Sie können entweder ein Bild hochladen oder ein bestehendes Bild auswählen.
Testumgebung vorbereiten
Erzeugt eine Kopie des Rechtsbereich, in der Sie die getroffenen Einstellungen testen können, bevor der Bereich produktiv verwendet wird (siehe Kapitel „Testumgebung vorbereiten“).
Einstellungen aktualisieren
Aktualisiert die Hintergrundaufgaben der Rechtsakten des aktuellen Objektes.
Neuigkeiten anzeigen
Zeigt Änderungen und Ereignisse zum aktuellen Objekt an.
Wiedervorlagen verwalten
Legt die Wiedervorlagen fest. Sie können auf diese Weise einstellen, dass nach Ablauf einer festgelegten Zeitspanne für das betroffene Objekt ein Prozess gestartet wird oder Sie eine Benachrichtigung erhalten.
Papierkorb öffnen
Öffnet den Papierkorb des Rechtsbereichs.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn mindestens ein gelöschtes Objekt im Rechtsbereich vorhanden ist.
Bericht <Name des Berichts> erzeugen
Erzeugt einen Bericht basierend auf einer Berichtsvorlage.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn für diesen Bereich eine Berichtsvorlage definiert wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Berichte“.
Vorlagen und Voreinstellungen
Öffnet die Vorlagen und Voreinstellungen.
Einstellungen
Öffnet die Einstellungen des Rechtsbereichs.

Einstellungen

Im Rechtsbereich können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Rechtsbereich“

Name
Legt den Namen des Rechtsbereichs fest.
Kürzel
Legt das Kürzel zur Generierung einer eindeutigen Identifikationsbezeichnung für Rechtsakten fest. Es kann nur geändert werden, solange dem Rechtsbereich keine Rechtsakte zugeordnet ist.
Betreff
Legt den Betreff des Rechtsbereichs als Freitext fest.
Übergeordnete Vertragsmanagerliste
Legt fest, welche Vertragsmanagerliste dem Rechtsbereich übergeordnet wird.
Hinweis:
- Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn mindestens eine Konfigurationsliste oder ein weiterer Rechtsbereich existiert.
- Es sind nur Listen verfügbar, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Anfragen erlauben
Legt fest, ob Benutzer Anfragen stellen dürfen (siehe Kapitel „Anfragen“).
Zuordnungen
Legt die Zuordnungs-Instanzen fest, die dem Rechtsbereich zugeordnet sind.
Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails
Definiert die Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails. Diese wird beim Erzeugen einer Rechtsakte zur Initialisierung der aktenspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer verwenden
Legt fest, ob die im Feld Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails definierte Zeitspanne für die Wiederholung zusätzlicher Erinnerungen auf Aktenebene nicht geändert werden kann.
Erinnerungs-E-Mails an interne Bearbeiter
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an interne Bearbeiter der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Erinnerungs-E-Mails an interne Einkäufer
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an interne Einkäufer der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Erinnerungs-E-Mails an interne Verantwortliche
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an interne Verantwortliche der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten auf dem Rechtsbereich der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten auf dem Rechtsbereich der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten auf dem Rechtsbereich der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten
Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten auf dem Rechtsbereich der betreffenden Rechtsakte versendet werden.
Dedizierte Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
Definiert weitere Benutzer, an die Erinnerungs-E-Mails versendet werden sollen.
Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails
Definiert einen zusätzlichen Text für Erinnerungs-E-Mails.
Prozess für Erinnerung
Legt einen Prozess für Erinnerungen fest. Dieser wird gestartet, wenn eine Erinnerung bevorsteht.
Aufbewahrungsdauer
Legt fest, wie lange Rechtsakten dieses Rechtsbereichs aufbewahrt werden sollen.
Hinweis: Sollte die von Ihnen benötigte Zeitspanne nicht in der Liste vorhanden sein, können Sie diese selbst erstellen (siehe Kapitel „Zeitspannen“).
Prozess nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist
Legt einen Prozess fest, der nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist ausgeführt wird.

Registerkarte „Administration“

Rechtsaktenarten einschränken
Legt fest, ob nur die im Feld Rechtsaktenarten des Rechtsbereichs angeführten Rechtsaktenarten verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Rechtsaktenarten zur Verfügung gestellt.
Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Rechtsaktenarten
Legt fest, ob im Feld Rechtsaktenart einer Rechtsakte keine Begriffe erzeugt und der Rechtsakte als Rechtsaktenart zugeordnet werden können.
Hinweis: Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren und neue Vertragsmanageraktenarten ausschließlich aus Formularen zu erzeugen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
Rechtsaktenarten
Legt fest, welche Rechtsaktenarten verfügbar sind.
Hinweis: Falls die Option Rechtsaktenarten einschränken aktiviert ist, können Sie in diesem Feld die verwendbaren Rechtsaktenarten manuell auswählen und so eine individuelle Liste erstellen. Andernfalls zeigt das Feld alle Rechtsaktenart an, die über die Konfiguration bereitgestellt werden.
Standard-Kategorie für neue Rechtsakten
Legt die Kategorie fest, die einer Rechtsakte beim Erzeugen zugewiesen wird.
Standard-Rechtsaktenstatus
Legt den Standardwert zur Initialisierung des Felds Status neuer Rechtsakten fest.
Anfragearten einschränken
Legt fest, ob nur die im Feld Anfragearten angeführten Anfragearten verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Anfragearten zur Verfügung gestellt.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Anfragearten
Legt fest, ob im Feld Anfragearten Begriffe erzeugt und der Rechtsakte als Anfragenart zugeordnet werden können.
Hinweis:
- Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren und neue Vertragsmanageraktenarten ausschließlich aus Formularen zu erzeugen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
- Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
Anfragearten
Falls die Option Anfragearten einschränken aktiviert ist, können Sie in diesem Feld die verwendbaren Anfragearten auswählen. Andernfalls zeigt das Feld die über die Konfiguration bereitgestellten Anfragearten.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
Standard-Kategorie für neue Anfragen
Legt die Kategorie fest, die einer Anfrage beim Erzeugen zugewiesen wird.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
Dokumentkategorien einschränken
Legt fest, ob nur die im Feld Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente des Rechtsbereichs angeführten Dokumentkategorien verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Dokumentkategorien zur Verfügung gestellt.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumentkategorien“.
Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente
Legt fest, ob nur die im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente des Rechtsbereichs angeführten Dokumentkategorien verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Dokumentkategorien zur Verfügung gestellt.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Verfügbare Dokumentkategorien einschränken ausgewählt wurde.
Standard-Dokumentkategorie für Dokumente
Ordnet den Unterlagen einer Rechtsakte eine Dokumentkategorie zu.
Die hier angegebene Dokumentkategorie wird standardmäßig zugeordnet.
Hinweis: Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Dokumentkategorie definiert wurde und wenn die Option Verfügbare Dokumentkategorien einschränken nicht aktiviert ist.
Erlaubt das Erzeugen von Rechtsakten mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
Standardmäßig dürfen nur Benutzer mit allen Rechten und Änderungsrechten neue Rechtsakten in einem Rechtsbereich erzeugen. Wird diese Option aktiviert, dürfen auch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten neue Rechtsakten in einem Rechtsbereich erzeugen.
Erlaubt das Erzeugen von Anfragen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
Standardmäßig dürfen nur Benutzer mit allen Rechten und Änderungsrechten neue Anfragen in einem Rechtsbereich erzeugen. Wird diese Option aktiviert, dürfen auch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten neue Anfragen in einem Rechtsbereich erzeugen.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
Spezielle Zeitspannen
Erzeugt spezielle Zeitspannen.
Zur Festlegung von Fristen (wie etwa für die Kündigungsfrist eines Vertrags) stehen standardmäßig diverse vordefinierte Zeitspannen zur Auswahl zur Verfügung.
Hinweis: Sollten Sie weitere Zeitspannen benötigen, können Sie diese selbst erzeugen (siehe Kapitel „Zeitspannen“).
Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
Legt die Kategorie fest, die einem vertraulichen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird (überschreibt die Einstellung in der Konfiguration).
Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
Legt die Kategorie fest, die einem externen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird (überschreibt die Einstellung in der Konfiguration).
Vorlagen für Rechtsakten über Vorlagenkategorien einschränken
Legt fest, ob mittels der vorhandenen Vorlagenkategorien die verfügbaren Rechtsaktenvorlagen im aktuellen Rechtsbereich eingeschränkt werden sollen.
Erlaubte Vorlagenkategorien für Rechtsakten
Legt mittels der gewählten Vorlagenkategorien fest, welche Vorlagen beim Erzeugen einer neuen Rechtsakte angeboten werden.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vorlagen für Rechtsakten über Vorlagenkategorien einschränken aktiviert wurde.
Begriffe für die Strukturierung von Rechtsaktenvorlagen
Legt fest, welche Begriffe für den Strukturthesaurus von Rechtsakten genutzt werden sollen.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ ein Wert im Feld Thesaurus für die Strukturierung von Rechtsaktenvorlagen festgelegt wurde.
Vorlagen für Anfragen über Vorlagenkategorien einschränken
Legt fest, ob mittels der vorhandenen Vorlagenkategorien die verfügbaren Anfragenvorlagen im aktuellen Rechtsbereich eingeschränkt werden sollen.
Erlaubte Vorlagenkategorien für Anfragen
Legt mittels der gewählten Vorlagenkategorien fest, welche Vorlagen beim Erzeugen einer neuen Anfrage angeboten werden.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vorlagen für Anfragen über Vorlagenkategorien einschränken aktiviert wurde.
Begriffe für die Strukturierung von Anfragevorlagen
Legt fest, welche Begriffe für den Strukturthesaurus von Anfragen genutzt werden sollen.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ ein Wert im Feld Thesaurus für die Strukturierung von Anfragevorlagen festgelegt wurde.
Mehrfache interne Bearbeiter
Legt fest, ob eine Rechtsakte mehrere interne Bearbeiter haben kann.
Mehrfache interne Einkäufer
Legt fest, ob eine Rechtsakte mehrere interne Einkäufer haben kann.
Mehrfache interne Verantwortliche
Legt fest, ob eine Rechtsakte mehrere interne Verantwortliche haben kann.
Neue private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich machen
Legt fest, ob neu erstellte, private Kommentare in Unterlagen für Benutzer in den Rollen „Alle Rechte“ und „Änderungsberechtigt“ bei einem entsprechenden Rechtsbereich zugänglich gemacht werden.
Hinweis: Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ im Rechtsbereich der Unterlage bekommen keinen Zugriff auf private Kommentare, auch wenn diese änderungsberechtigt sind.
Debug-Modus
Legt fest, ob der Debug-Modus aktiviert wird. Dieser Modus wird für Analysezwecke verwendet und ist im Support-Fall gegebenenfalls relevant.

Registerkarte „Zuordnungen“

<Zuordnungsziel> verwalten (z. B. Lieferanten verwalten)
Zeigt die Zuordnungsziele an, die im Rechtsbereich verwaltet werden können.
<Zuordnungsziel> verwenden (z. B. Lieferanten verwenden)
Zeigt die Zuordnungsziele an, die in der übergeordneten Konfigurationsliste verwaltet werden.
Hinweis: Diese Option ist nur sichtbar, wenn entweder dem Rechtsbereich eine Konfigurationsliste übergeordnet ist, in der dieses Zuordnungsziel verwaltet wird oder das Zuordnungsziel im Rechtsbereich selbst verwaltet wird (siehe Kapitel „Zuordnungsziele verwalten“).
Mehrfach
Legt fest, ob einer Rechtsakte mehrere Instanzen eines Zuordnungsziels zugeordnet werden dürfen (wenn sich beispielsweise eine Rechtsakte auf mehrere Lieferanten bezieht).
Hinweis: Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Option Zuordnungsziel verwenden aktiviert wurde.
Auswahlliste verwenden
Legt fest, ob die Instanzen des Zuordnungsziels bei der Rechtsakte in Form einer Auswahlliste dargestellt werden.
Hinweis:
- Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Option Zuordnungsziel verwenden aktiviert wurde.
- Die Auswahlliste eignet sich, wenn viele Zuordnungs-Instanzen zur Auswahl stehen, die Sie alle auf einen Blick sehen möchten.
Standard-Kategorie für neues <Zuordnungsziel> (z. B. Lieferanten)
Legt eine Kategorie fest, die jeder neuen Zuordnungs-Instanz während des Erzeugens zugeordnet wird.
Hinweis: Diese Kategorie muss von einem Formular abgeleitet sein (siehe Kapitel „Neues Formular erzeugen“).

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Zuordnungsziele“.

Registerkarte „Formulare und Eigenschaften“

Sichtbarkeit für Formulare von Rechtsakten berechenen
Legt fest, dass die Sichtbarkeit der ausgewählten Formularseiten der Einstellungen einer Rechtsakte mittels app.ducx Expression berechnet werden können.
Sichtbarkeit für Formulare von Anfragen berechenen
(siehe Kapitel Einstellungen).
Sichtbarkeit für Formulare von Unterschriftsdokumenten berechenen
(siehe Kapitel Einstellungen).
Sichtbarkeit für Formulare von externen Bereichen berechenen
(siehe Kapitel Einstellungen).
Sichtbarkeit für Formulare von vertraulichen Bereichen berechenen
(siehe Kapitel Einstellungen).
Verborgene Elemente in Rechtsakten
Legt fest, welche Standard-Felder in Rechtsakten nicht angezeigt werden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
Erforderliche Eigenschaften in Rechtsakten
Legt fest, welche Standard-Felder in Rechtsakten als Pflichtfelder angezeigt werden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
Verborgene Elemente in Anfragen
Legt fest, welche Standard-Felder in Anfragen nicht angezeigt werden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
Erforderliche Eigenschaften in Anfragen
Legt fest, welche Standard-Felder in Anfragen als Pflichtfelder angezeigt werden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Rechtsbereich“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.

Registerkarte „Rollen“

Hauptansprechpartner
Definiert den Hauptansprechpartner für den Rechtsbereich.
Definition der Genehmigungsstufen
Legt die im Rechtsbereich verfügbaren Genehmigungsstufen und die dazugehörigen Genehmiger fest.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration Genehmigungsstufen und Limits definiert wurden (siehe Kapitel „Genehmigungen“).
Unterzeichner
Definiert einen oder mehrere Unterzeichner für den Rechtsbereich. Die Reihenfolge, in der die Zeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess (siehe Kapitel „Unterschriften“).
Interne Unterzeichner einschränken auf
Schränkt die Unterzeichner ein, die bei einem Zeichnungsprozess oder auf Rechtsakten verwendet werden können.

Registerkarte „Adresse“

Offizielle Bezeichnung
Legt die offizielle Bezeichnung des Rechtsbereichs fest.
Alternative Bezeichnungen
Legt alternative Bezeichnungen für den Rechtsbereich fest.
Straße, PLZ, Ort, Land, Telefonnummern
Legt die Adress- und Kontaktdaten fest.
Information zur Rechnungslegung
Legt Informationen zur Rechnungslegung fest.

Registerkarte „Historie“

Die Liste dieser Registerkarte zeigt alle Änderungen im Rechtsbereich.

Registerkarte „Stornierte Akten“

Die Liste dieser Registerkarte zeigt alle stornierten Rechtsakten und Anfragen.
Hinweis: Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn stornierte Akten existieren.

Rechtsbereich erzeugen

Um einen neuen Rechtsbereich zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
Klicken Sie auf die Aktion „Rechtsbereich erzeugen“.
Falls bereits Vorlagen für diese Objektklasse vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste den gewünschten Eintrag aus.
Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für den neuen Rechtsbereich ein.
Legen Sie im Feld Kürzel ein eindeutiges Kürzel für den Rechtsbereich fest.
Hinweis: Dieses Kürzel wird zur Generierung einer eindeutigen Identifikationsbezeichnung für Rechtsakten benötigt.
Wählen Sie optional im Feld Übergeordnete Vertragsmanagerliste die gewünschte Konfigurationsliste aus (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“).
Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Anfragen erlauben (siehe Kapitel „Anfragen“).
Legen Sie optional die Zeitspannen und Benutzerrollen für den Erhalt von Erinnerungs-E-Mails fest (siehe Kapitel „Empfänger für Erinnerungs-E-Mails festlegen“).
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
Aktivieren Sie die Option Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Vertragsarten und die Option Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Anfragearten, falls diese sichtbar sind.
Hinweis: Es wird empfohlen, die beschriebenen Einstellungen immer zu treffen, wenn ein neuer Rechtsbereich erzeugt wird. Es sollte nur bei dringendem Bedarf auf diese Einstellung verzichtet werden.
Aktivieren Sie optional die Optionen Erlaubt das Erzeugen von Rechtsakten mit Leserechten und eingeschränkten Rechten bzw. Erlaubt das Erzeugen von Anfragen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten, wenn Sie möchten, dass die entsprechend berechtigten Benutzer diese Objekte erzeugen dürfen.
Hinweis: Diese Einstellung sollte nur bei Bedarf getroffen werden. Zusätzlich müssen die betroffenen Benutzer Änderungsrechte in der jeweiligen Vertragsmanageraktenart erhalten (siehe Kapitel „Berechtigungen festlegen“).
Aktivieren Sie optional die Optionen Mehrfache interne Bearbeiter, Mehrfache interne Einkäufer bzw. Mehrfache interne Verantwortliche, wenn Sie mehrere Benutzer jeweils einer dieser Rollen zuweisen möchten.
Hinweis: Falls Sie diese Optionen nachträglich aktivieren, sollte dies vor dem Erzeugen der ersten Vertragsmanagerakte geschehen.
Legen Sie alle weiteren gewünschten Einstellungen für den Rechtsbereich fest.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Einstellungen“.
Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adresse“.
Geben Sie Ihre Adressdaten ein.
Hinweis: Die Adressdaten können beim Anlegen von Vorlagen, formellen Schreiben usw. als einzelne Felder in den Text übernommen werden.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Konfigurationsliste verwalten

Die Verwaltung von Konfigurationslisten in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Konfigurationsliste verwalten“).

Zuordnungen festlegen

Die Verwaltung bzw. Verwendung von Zuordnungszielen finden Sie in den Kapiteln „Zuordnungsziele verwalten“ bzw. „Zuordnungsziele verwenden“.

Das Erzeugen von Zuordnungs-Instanzen finden Sie im Kapitel „Zuordnungs-Instanz erzeugen“.

Vorlagen einschränken

Die Einschränkung von Vorlagen in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“).

Vertragsarten/Anfragearten einschränken

Die Einschränkung von Rechtsaktenarten und Anfragearten in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Vertragsarten/Anfragearten einschränken“).

Dokumentkategorien verwalten

Die Verwaltung von Dokumentkategorien in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Dokumentkategorien verwalten“).

Erforderliche/verborgene Felder definieren

Die Definition erforderlicher und verborgener Felder in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).

Testumgebung vorbereiten

Eine Testumgebung in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Testumgebung vorbereiten“).

Rechtsbereich auflösen

Das Auflösen eines Rechtsbereichs funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Vertragsliste auflösen“).

Zugriffsrechte

Die Definition von Zugriffsrechten in einem Rechtsbereich funktioniert analog zu Vertragslisten (siehe Kapitel „Zugriffsrechte“).