2023 February Release

UnterschriftenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts bietet Ihnen die Möglichkeit, Verträge digital zu signieren. Dieses Kapitel erläutert alle dafür notwendigen Schritte und Einstellungen.

VorbereitungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bevor der Vertrag unterschrieben wird, ist es ratsam, die nachfolgenden Punkte als Checkliste zu nutzen.

Unterlagen hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Stellen Sie sicher, dass dem Vertrag alle relevanten Unterlagen hinzugefügt wurden. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln „Unterlagen hinzufügen“, „Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus ZIP-Archiv hinzufügen“ bzw. „Vertragsunterlagen/Rechtsaktenunterlagen aus Teamroom/Ordner hinzufügen“.

Externen Bereich einrichtenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sofern der Vertragspartner die Vertragsdokumente vor dem Abschluss noch nicht eingesehen hat, können Sie ihm diese mithilfe eines externen Bereichs zugänglich machen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den Bereich „Unterlagen“ des gewünschten Vertrags.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Externen Bereich erzeugen“.
  3. Konfigurieren Sie den Bereich gemäß Ihren Wünschen.
    Folgen Sie bei Bedarf den Hinweisen und der Anleitung im Kapitel „Externen Bereich einrichten“.
  4. Verschieben Sie nach abgeschlossener Einsicht durch den Vertragspartner die Dokumente aus dem externen Bereich wieder zurück in den Bereich „Unterlagen“ des Vertrags.

Vertragsstatus ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Status des Vertrags muss vor dem Zeichnungsprozess auf „Finalisiert“ lauten. Ist dies nicht der Fall, wird beim Starten des Zeichnungsprozesses ein Dialog angezeigt, der den Benutzer über die bevorstehende Statusänderung informiert.

Hinweis: Zusätzlich können über die Schaltfläche „Ja und Vertrag öffnen“ im Dialog die Metadaten des Vertrags nochmals eingesehen werden.

Den Zugriff des Ansprechpartners beschränkenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Person, die in einem bestimmten Vertrag als Ansprechpartner des Vertragspartners definiert ist, hat normalerweise Zugriff auf alle Vertragsdaten. Das liegt daran, dass „Standard: Nur das festgelegte Team darf auf Objekte zugreifen“ die Default-Sicherheitseinstellung ist. Häufig ist es jedoch erwünscht, dass der Ansprechpartner nur auf das Unterschriftsdokument und nicht auf die gesamten Vertragsakte (d. h. die anderen Vertragsdateien, E-Mails usw.) Zugriff hat. So beschränken Sie den Zugriff für den Ansprechpartner auf das zu signierende Dokument:

  1. Navigieren Sie zu dem Vertragsordner, der den betreffenden Vertrag enthält, und klicken Sie im linken Menü auf „Team“.
  2. Klicken Sie in dem Untermenü, das sich rechts öffnet, auf „Sicherheitseinstellungen“.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Zugriffsschutz" die Option „Eingeschränkt: Kein Zugriff für Ansprechpartner des Vertragspartners. Das festgelegte Team darf auf Objekte zugreifen.“ und klicken Sie dann auf „Weiter“.

Sobald diese Option eingestellt ist, können Ansprechpartner nur noch auf das zu signierende Dokument zugreifen, wenn die entsprechende Zeichnungsaktivität in deren Arbeitsvorrat erscheint.

Wenn Sie jedoch möchten, dass die Ansprechpartner zusätzlich Zugriff auf bestimmte Objekte haben, wenn sie an einem Workflow beteiligt sind, bei dem sie diese Objekte lesen müssen, können Sie in den „Sicherheitseinstellungen" die Option „Eingeschränkt + Workflow: Kein Zugriff für Ansprechpartner des Vertragspartners. Über den Workflow involvierte Benutzer können Objekte lesen." wählen. Mit dieser Einstellung haben nicht nur die Ansprechpartner, sondern eigentlich alle Benutzer Zugriff auf Objekte, wenn sie an einem Workflow beteiligt sind. Die spezifische Sicherheitsoption kombiniert im Grunde zwei separate Optionen („Eingeschränkt: Kein Zugriff für Ansprechpartner des Vertragspartners. Das festgelegte Team darf auf Objekte zugreifen.“ und „Workflow: Über den Workflow involvierte Benutzer können Objekte lesen. Das festgelegte Team darf auf Objekte zugreifen.") zu einer einzigen.

Genehmigung einholenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Falls Genehmigungsstufen definiert sind und für den Vertrag eine Genehmigung einzuholen ist, muss vor der Unterzeichnung sichergestellt sein, dass ein gestarteter Genehmigungsprozess positiv beendet wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Genehmigungen“.

Signaturdienst einrichtenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Contracts bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten zum Leisten einer Unterschrift. Sie können alternativ zur Nutzung des Unterschriftsbereichs, der in Fabasoft Contracts zur Verfügung gestellt wird, auch die Signaturdienste DocuSign®, Skribble® und Adobe Sign verwenden.

Hinweis: Die genannten Signaturdienste sind Drittprodukte der DocuSign, Inc., der Skribble AG bzw. der Adobe Inc. und können im Zuge eines Projekts eingerichtet werden.

DocuSign einrichtenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um DocuSign zum Unterschreiben zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Mit DocuSign unterzeichnen.
  5. Geben Sie die benötigten Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein (Service-URL, Kunden-ID, Integrationsschlüssel und Geheimnisschlüssel).
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Durch das Festlegen von DocuSign läuft der Unterschriftsvorgang gemäß Kapitel „Mittels DocuSign signieren“ ab.

Skribble einrichtenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Skribble zum Unterschreiben zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Mit Skribble unterzeichnen.
  5. Geben Sie die benötigten Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein (Benutzernamen und API-Schlüssel).
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Durch das Festlegen von Skribble läuft der Unterschriftsvorgang gemäß Kapitel „Mittels Skribble signieren“ ab.

Adobe Sign einrichtenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Adobe Sign zum Unterschreiben zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Mit Adobe Sign unterzeichnen.
  5. Geben Sie die benötigten Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein (Service URL ist je nach Lokation anders vorbefüllt, Kunden-ID, Geheimschlüssel).
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Durch das Festlegen von Adobe Sign läuft der Unterschriftsvorgang gemäß Kapitel „Mittels Adobe Sign signieren“ ab.
  • Die Service URL ist in der Regel wie folgt aufgebaut: „https://secure.eu2.echosign.com/: neues Fenster
  • Der Teil der URL mit „eu2“ repräsentiert die Datenlokation. Die korrekte Datenlokation können Sie der URL vom Dashboard ihrer Adobe Sign Startseite entnehmen.

Zeichnungsprozess startenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Vertrag zu zeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Zeichnungsprozess starten“.
  3. Legen Sie im Feld Hauptdokument das Hauptdokument des Vertrags fest. Sie können aus den im Bereich „Unterlagen“ befindlichen Dokumenten ein einzelnes wählen.
  4. Legen Sie im Feld Weitere Dokumente beliebig viele weitere Dokumente für den Vertrag fest.
    Hinweis: Das Hauptdokument und die weiteren Dokumente werden als Ergebnis des Unterschriftsprozess in ein gemeinsames Unterschriftsdokument übernommen.
  5. Wenn Sie Skribble verwenden, wird das Feld Unterschriftsqualitäten angezeigt. Legen Sie die gewünschte Unterschriftsqualität fest (entweder „Fortgeschrittene elektronische Signatur“ oder „Qualifizierte elektronische Signatur“).
  6. Legen Sie optional im Feld Externe Unterzeichner nicht notwendig fest, ob der Vertrag von externen Unterzeichnern nicht unterzeichnet werden soll.
    Hinweis:
    • Wird diese Option aktiviert, werden die Felder Externe Unterzeichner unterzeichnen manuell und Reihenfolge ausgeblendet.
    • Sie können diese Option nutzen, wenn bereits ein vom Vertragspartner digital oder manuell unterzeichnetes Dokument vorliegt.
  7. Legen Sie optional im Feld Externe Unterzeichner unterzeichnen manuell fest, ob der Vertrag von externen Unterzeichnern manuell unterzeichnet wird.
    Hinweis:
    • Wird diese Option aktiviert, ist das Feld Externe Unterzeichner kein Pflichtfeld mehr.
    • Wird diese Option aktiviert, muss - anstelle der digitalen Signierung durch den externen Unterzeichner - der Benutzer, der im Feld Verantwortlicher für Zeichnungsprozess eintragen ist, für die Unterzeichnung Sorge tragen. Dies bedeutet, dass das Dokument ausgedruckt, zugestellt, manuell unterzeichnet, zurückgeholt und wieder eingescannt werden muss, bevor der Vertrag als signiert gilt.
  8. Legen Sie im Feld Reihenfolge fest, in welcher Reihenfolge interne und externe Unterzeichner den Vertrag unterzeichnen.
  9. Legen Sie im Feld Verantwortlicher für Zeichnungsprozess den für den Zeichnungsprozess verantwortlichen Benutzer fest.
  10. Legen Sie in den Feldern Interne Unterzeichner und Externe Unterzeichner die jeweiligen internen und externen Benutzer fest.
    Hinweis:
    • Sollten Sie einen nicht gewünschten Benutzer ausgewählt haben, müssen Sie diesen markieren und die Rückstelltaste drücken.
    • Wenn auf der Vertragsliste die verfügbaren internen Unterzeichner eingeschränkt wurden, sind auch nur diese Unterzeichner als interne Unterzeichner verfügbar.
  11. Legen Sie optional im Feld Datum für Erledigungen das Datum fest, bis zu dem das Vertragsdokument vom angegebenen Unterzeichner unterzeichnet werden soll. Wenn das Dokument bis zu diesem Datum nicht unterzeichnet ist, erhält der Unterzeichner eine Erinnerungs-E-Mail.  
    Hinweis: Wenn Sie ein Datum für die Erledigung festlegen, wird die Eigenschaft „Spätestens zu erledigen bis“ der entsprechenden Aktivität „Signieren“ im Arbeitsvorrat des Unterzeichners, der als nächster das Dokument unterschreiben muss, automatisch auf dieses Datum gesetzt.
  12. Legen Sie optional im Feld Nachricht für Unterzeichner eine Nachricht als Freitext fest, die nach Abschluss der Unterzeichnung an die Unterzeichner gesendet wird.
    Hinweis: Wenn Sie Skribble verwenden, sind anstatt dieses Feldes zwei andere Felder verfügbar, nämlich Nachricht für interne Unterzeichner und Nachricht für externe Unterzeichner. Sie können somit für jede Art von Unterzeichner eine spezifische Nachricht festlegen.
  13. Legen Sie optional im Feld Zu benachrichtigende Benutzer die Benutzer fest, die nach erfolgreicher Unterzeichnung informiert werden.
  14. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Je nach gewählter Unterschriftsmethode und Einstellung werden die Benutzer entweder per E-Mail oder im Welcome-Screen benachrichtigt.
  • Die Aktivitätsdefinition „Zeichnungsprozess starten“ kann auch in Prozessen verwendet werden, die auf einem einzelnen Dokument und nicht auf dem ganzen Vertrag laufen.
  • Der Zeichnungsprozess kann auch auf Verträgen mit Status „Aktiv“ gestartet werden.
  • Externe Unterzeichner werden nicht informiert, wenn zuvor eine Ablehnung durch interne Unterzeichner erfolgt.

Die Unterzeichner in einem laufenden Zeichnungsprozess ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es ist möglich, die Unterzeichner eines Vertragsdokuments in einem laufenden Zeichnungsprozess zu ändern. Um dies zu tun, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Vertragsdokument, das erzeugt wurde, nachdem ein Zeichnungsprozess eingeleitet wurde (Sie finden dieses Dokument im Bereich „Unterlagen“ des Vertrags).
  2. Klicken Sie im linken Menü auf „Unterzeichner bearbeiten“. Der sich öffnende Dialog zeigt eine Liste der Unterzeichner, die noch nicht unterschrieben haben, d.h. Unterzeichner die bereits eine Aktivität zum Unterzeichnen in ihrem Arbeitsvorrat bekommen haben, aber diese noch nicht begonnen haben, sowie Unterzeichner die noch keine Aktivität bekommen haben, da sich die Aktivität noch im Wartezustand befindet.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Unterzeichner bearbeiten“ neben dem Unterzeichner, den Sie ersetzen möchten, wählen Sie den neuen Unterzeichner aus und dann klicken Sie auf „Ändern“. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Unterzeichner, die Sie ersetzen möchten.
  4. Klicken Sie auf „Speichern”.

Hinweis:

  • Die ersetzten Unterzeichner, die die Aktivität zum Unterzeichnen bereits in ihrem Arbeitsvorrat hatten, erhalten eine E-Mail, die sie über die Änderung informiert.
  • Das Wechseln von Unterzeichnern ist nur von Benutzern möglich, die in der Eigenschaft „Verantwortlicher für Zeichnungsprozess“ gespeichert sind. Diese Eigenschaft finden Sie im Dialog „Zeichnungsprozess starten“.

Unterschrift leistenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachfolgend wird das Leisten einer Unterschrift erläutert, wobei sowohl die Nutzung des Unterschriftsbereichs wie auch die Signaturdienste DocuSign, Skribble und Adobe Sign behandelt werden.
Hinweis: Alle in diesem Kapitel beschriebenen Unterschriftsmethoden setzen die Ausführung der im Kapitel „Zeichnungsprozess starten“ beschriebenen Arbeitsschritte voraus.

Mittels Workflow signierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um den Vertrag mittels der in Fabasoft Contracts nativ verfügbaren Werkzeuge zu signieren, folgen Sie dieser Anleitung.

Unterschriftsbereich einfügen

Um einen Unterschriftsbereich einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie nach Abschluss der Anleitung im Kapitel „Zeichnungsprozess starten“ auf „Unterschriftsbereich einfügen“.
  2. Legen Sie optional im Feld Unterschriftsbereich einem Unterzeichner zuweisen fest, ob in einen Unterschriftsbereich nur die Unterschrift von einem bestimmten Unterzeichner eingefügt werden darf.
    Hinweis: Sie können auf diese Weise jedem Unterzeichner einen fixen Unterschriftsbereich zuweisen.
  3. Legen Sie optional im Feld Einfügen eines Stempels erforderlich fest, ob zusätzlich zur visuellen Unterschrift ein Stempel eingefügt werden muss.
  4. Klicken Sie auf „Einfügen“.
  5. Positionieren Sie den Unterschriftsbereich per Drag-and-drop an der gewünschten Stelle im Dokument.
  6. Klicken Sie auf „Unterschriftsbereich einfügen“.
  7. Wiederholen Sie den Vorgang, bis die benötigte Zahl von Unterschriftsbereichen vorhanden ist.
    Hinweis: Dies kann z. B. zutreffen, wenn Benutzer in mehreren Abschnitten des Vertrags unterzeichnen müssen.
  8. Klicken Sie auf „OK“.

Hinweis: Für die Durchführung von digitalen Signaturen und Stempeln in Fabasoft Contracts ist die Hinterlegung eines Zertifikats notwendig, das für die gesamte Organisation bzw. eine ausgewählte Gruppe an Benutzern verfügbar sein muss. Falls Signaturen und Stempel in Fabasoft Contracts nicht verfügbar sein sollten, wenden Sie sich an einen Contracts-Administrator bzw. lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Digitale Signaturen konfigurieren: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Im Arbeitsvorrat signieren

Nachdem Sie für das Dokument einen Unterschriftsbereich definiert haben, ist die Unterschrift im Workflow zu leisten. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über Home in den Arbeitsvorrat.
  2. Klicken Sie bei der entsprechenden Aktivität in der Spalte „Arbeitsschritte“ auf den Eintrag „Signieren“.

Abhängig von der Einstellung im Feld Reihenfolge im Dialog „Unterschriftsprozess starten“ wird die Aktivität nun entweder den anderen Unterzeichnern zugeteilt oder Sie sind bereits der letzte Unterzeichner.

Mittels DocuSign signierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Vertrag mittels DocuSign zu unterzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Nach Abschluss der Anleitung im Kapitel „Zeichnungsprozess starten“ wird DocuSign in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
  2. Geben Sie dort die verlangten Daten ein, um sich zu authentifizieren.
    In einem Standard-Szenario, in dem beide Parteien gleichermaßen digital unterschreiben, werden interne wie externe Zeichner an DocuSign verwiesen.
    Hinweis: Der interne Zeichner bzw. dessen Organisation muss über ein DocuSign-Konto verfügen, während externe Zeichner keines benötigen.
  3. Öffnen Sie die von DocuSign gesendete E-Mail und klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um zu DocuSign weitergeleitet zu werden.
    Hinweis: Prüfen Sie ggf. den Spam-Ordner, falls Sie keine Nachricht im Posteingang sehen.
  4. Starten und finalisieren Sie den Signaturprozess innerhalb von DocuSign.
    Alle beteiligten internen und externen Unterzeichner müssen diesen Prozess durchlaufen.
  5. Wechseln Sie zu Fabasoft Contracts.
  6. Navigieren Sie in das Unterschriftsdokument im Bereich „Unterlagen“.
  7. Im Unterschriftsdokument ist zwischenzeitlich ein Hintergrundprozess aktiv, der regelmäßig den Status der bereits geleisteten bzw. der noch ausständigen Unterschriften prüft. Sie können die Prüfung auch manuell durch einen Klick auf die Aktion „DocuSign Signaturstatus aktualisieren" im Unterschriftsdokument starten.
  8. Nachdem das Dokument fertig signiert wurde, ändert sich das Status-Symbol links neben dem Dokument.
    Sie können nun das Browser-Fenster mit DocuSign schließen.
  9. Sie können optional eine Bestätigung über die Durchführung herunterladen.
    Öffnen Sie die Eigenschaften des Unterschriftsdokuments im Feld Abschlusszertifikat.

Mittels Skribble signierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Vertrag mittels Skribble zu unterzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Nach Abschluss der Anleitung im Kapitel „Zeichnungsprozess starten“ wird Skribble in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
  2. Geben Sie dort die verlangten Daten ein, um sich zu authentifizieren.
    In einem Standard-Szenario, in dem beide Parteien gleichermaßen digital unterschreiben, werden interne wie externe Zeichner an Skribble verwiesen.
    Hinweis: Der interne Zeichner bzw. dessen Organisation muss über ein Skribble-Konto verfügen, während externe Zeichner keines benötigen.
  3. Öffnen Sie die von Skribble gesendete E-Mail und klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um zu Skribble weitergeleitet zu werden.
    Hinweis: Prüfen Sie ggf. den Spam-Ordner, falls Sie keine Nachricht im Posteingang sehen.
  4. Starten und finalisieren Sie den Signaturprozess innerhalb von Skribble.
    Alle beteiligten internen und externen Unterzeichner müssen diesen Prozess durchlaufen.
  5. Wechseln Sie zu Fabasoft Contracts.
  6. Navigieren Sie in das Unterschriftsdokument im Bereich „Unterlagen“.
  7. Im Unterschriftsdokument ist zwischenzeitlich ein Hintergrundprozess aktiv, der regelmäßig den Status der bereits geleisteten bzw. der noch ausständigen Unterschriften prüft.
  8. Nachdem das Dokument fertig signiert wurde, ändert sich das Status-Symbol links neben dem Dokument.
    Sie können nun das Browser-Fenster mit Skribble schließen.

Mittels Adobe Sign signierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Vertrag mittels Adobe Sign zu unterzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Nach Abschluss der Anleitung im Kapitel „Zeichnungsprozess starten“ wird Adobe Sign in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
  2. Geben Sie dort die verlangten Daten ein, um sich zu authentifizieren.
    In einem Standard-Szenario, in dem beide Parteien gleichermaßen digital unterschreiben, werden interne wie externe Zeichner an Adobe Sign verwiesen.
    Hinweis: Ein Adobe Sign-Konto ist nur für den Initiator des Unterzeichnungsprozesses erforderlich, für die übrigen beteiligten Benutzer ist es nicht notwendig.
  3. Öffnen Sie die von Adobe Sign gesendete E-Mail und klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um zu Adobe Sign weitergeleitet zu werden.
    Hinweis: Prüfen Sie ggf. den Spam-Ordner, falls Sie keine Nachricht im Posteingang sehen.
  4. Starten und finalisieren Sie den Signaturprozess innerhalb von Adobe Sign.
    Alle beteiligten internen und externen Unterzeichner müssen diesen Prozess durchlaufen.
  5. Wechseln Sie zu Fabasoft Contracts.
  6. Navigieren Sie in das Unterschriftsdokument im Bereich „Unterlagen“.
  7. Im Unterschriftsdokument ist zwischenzeitlich ein Hintergrundprozess aktiv, der regelmäßig den Status der bereits geleisteten bzw. der noch ausständigen Unterschriften prüft.
  8. Nachdem das Dokument fertig signiert wurde, ändert sich das Status-Symbol links neben dem Dokument.
    Sie können nun das Browser-Fenster mit Adobe Sign schließen.