Verträge
Fabasoft Contracts unterstützt Sie bei vielen Anwendungsfällen der Verwaltung Ihrer bestehenden bzw. neuen Verträge. Wenn Sie bereits Verträge in physischer Form haben und diese per Import migrieren möchten, lesen Sie die für Sie relevanten Anwendungsfälle im Kapitel „Importe“.
Hinweis: Verträge gehören gemeinsam mit Anfragen und Rechtsakten zu den sogenannten „Vertragsmanagerakten“. Ähnlich wie „Vertragsmanagerlisten“ (stellvertretend für Vertragslisten, Rechtsbereiche und Konfigurationslisten) wird dieser Sammelbegriff in der Dokumentation häufiger verwendet.
Bereiche
Ein Vertrag verfügt über die folgenden Bereiche:
- Aufgaben
Zeigt die Aufgaben des Vertrags. - Zugeordnete Rechtsakten
Zeigt die Rechtsakten an, die dem Vertrag zugeordnet sind. - Unterlagen
Zeigt die über den Vertrag bereitgestellten Dokumente an. - Alle Dokumente
Zeigt die Dokumente in den Unterlagen ohne Ordnerhierarchien an. - Vorgänger-Verträge
Zeigt die Vorgänger-Verträge des aktuellen Vertrags an.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag ein Folgevertrag ist. - Dokumente aus Vorgänger-Verträgen
Zeigt die Dokumente der Vorgänger-Verträge an.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag ein Folgevertrag ist. - Untergeordnete Verträge
Zeigt die untergeordneten Verträge des aktuellen Vertrags an.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag untergeordnete Verträge hat. - Dokumente aus untergeordneten Verträgen
Zeigt die Dokumente des untergeordneten Vertrags an.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag untergeordnete Verträge hat. - Übergeordneter Vertrag
Zeigt den Vertrag an, der dem aktuellen Vertrag übergeordnet ist.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag ein untergeordneter Vertrag ist. - Dokumente aus übergeordnetem Vertrag
Zeigt die Dokumente des übergeordneten Vertrags an.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag ein untergeordneter Vertrag ist. - Weitere Verträge des Vertragspartners
Zeigt weitere Verträge desselben Vertragspartners. - Vertragspartnerdokumente
- Zeigt die Dokumente des Vertragspartners.
Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn der Vertragspartner ein Kontaktobjekt mit der Kategorie „Vertragspartner“ ist (siehe die Hinweise im Kapitel „Standard-Kontaktraum festlegen“). - Historie
Zeigt die Änderungen an den Vertragsmetadaten.
Hinweis: Manche Bereiche werden nur angezeigt, wenn es mindestens einen Eintrag gibt.
Aktionen
Sie können folgende Aktionen durchführen:
- Vertrag öffnen
Öffnet die Eigenschaften des Vertrags in einer zweigeteilten Ansicht.
In dieser Ansicht werden die Eigenschaften des Vertrags gemeinsam mit der PDF-Vorschau der Vertragsunterlagen angezeigt, wenn mindestens eine Unterlage vorhanden ist. Wenn mehr als ein Dokument in den Vertragsunterlagen verfügbar ist, kann über eine Schaltfläche zwischen den Unterlagen gewechselt werden. - Zuordnungen verwalten
Öffnet die Liste der verfügbaren Zuordnungen, um diesen den Vertrag zuzuordnen.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanagerliste, in der der Vertrag abgelegt ist, mindestens eine Zuordnung verwendet wird. - Untergeordneten Vertrag erzeugen
Erzeugt einen untergeordneten Vertrag für den aktuellen Vertrag. - Folgevertrag erzeugen
Erzeugt einen neuen Vertrag, der dem aktuellen Vertrag nachfolgt. - Anfrage erzeugen
Ermöglicht es, eine Anfrage an die Administratoren der Vertragsliste zu senden.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Anfragen“.
Hinweis: Eine Anfrage kann nur an eine Vertragsliste gestellt werden, in der die Option Anfragen erlauben aktiviert ist. - Rechtsakte erzeugen
Ermöglicht es, aus einem Vertrag heraus eine Rechtsakte zu erzeugen.
Hinweis: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn in der Konfiguration bereits ein Rechtsbereich existiert. - Hochladen
Lädt Ordner oder Dokumente hoch. - Aufgaben festlegen/Aufgaben verwalten
Ermöglicht das Festlegen von Aufgaben für den Vertrag. Falls bereits Aufgaben festgelegt wurden, können Sie diese in einem eigenen Dialog verwalten. - Prozess starten
Ermöglicht es, einen Ad-hoc-Prozess zu definieren und zu starten. Bietet zusätzlich die Möglichkeit, einen vordefinierten BPMN-Prozess auszuführen. - Zeichnungsprozess starten
Startet den Zeichnungsprozess für den Vertrag.
Hinweis: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn mindestens ein Dokument im Bereich „Unterlagen“ verfügbar ist. - Aufbewahrungspflicht aktivieren/deaktivieren
Definiert eine Aufbewahrungspflicht auf den gewählten Vertrag bzw. hebt diese wieder auf. - Anmerkung hinzufügen
Fügt eine Anmerkung zum Vertrag hinzu. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen. - Interne Anmerkung hinzufügen
Fügt eine Anmerkung zum Vertrag hinzu, die für Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ in der dem Vertrag übergeordneten Vertragsliste nicht sichtbar ist. Sie können in diesem Dialog auch Dokumente verknüpfen oder aus dem Dateisystem hochladen. - Eigenschaften
Öffnet die Eigenschaften des Vertrags.
Eigenschaften
In den Eigenschaften eines Vertrags können Sie die folgenden Felder definieren:
Registerkarte „Vertrag“
- Vertragsliste
Enthält die Vertragsliste, der der Vertrag zugeordnet ist. - Übergeordneter Vertrag
Enthält den Namen des übergeordneten Vertrags, wenn der aktuelle Vertrag diesem untergeordnet ist.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag einem anderen untergeordnet ist. - Zusätzliche Vertragslisten referenzieren
Erlaubt die Festlegung von weiteren Vertragslisten im Feld Zusätzliche Vertragslisten, in denen der Vertrag referenziert wird. In den zusätzlichen Vertragslisten berechtigte Benutzer werden dadurch gemäß Ihrer Rolle in den zusätzlichen Vertragslisten auf den Vertrag berechtigt, müssen jedoch auch in der Hauptvertragsliste des Vertrags zumindest in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ berechtigt sein.
Hinweis:- Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn es mindestens zwei Vertragslisten gibt.
- Der Vertrag wird in den im Feld Zusätzliche Vertragslisten angeführten Vertragslisten im Bereich „Referenzierte Verträge“ angezeigt.
- Zusätzliche Vertragslisten
Legt zusätzliche Vertragslisten fest, in denen der Vertrag somit im Bereich „Referenzierte Verträge“ angezeigt wird. Benutzer, die in den referenzierten Vertragslisten eine Rolle innehaben, erhalten auf den Vertrag Zugriffsrechte gemäß Ihrer Rolle in der jeweiligen referenzierten Vertragsliste. Diese Benutzer benötigen jedoch auch eine Rolle in der Hauptvertragsliste des Vertrags (z. B. die Rolle „Eingeschränkte Rechte“), damit Ihnen der Vertrag in den referenzierten Vertragslisten angezeigt wird.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Zusätzliche Vertragslisten referenzieren aktiviert wurde. - Vorgänger-Vertrag
Enthält den Vorgänger-Vertrag, wenn der aktuelle Vertrag dessen Folgevertrag ist.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag ein Folgevertrag ist. - Folgevertrag
Enthält den Folgevertrag, wenn der aktuelle Vertrag dessen Vorgänger-Vertrag ist.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag ein Vorgänger-Vertrag ist. - Untergeordnete Ordnungszahl
Enthält die Ordnungszahl des Vertrags, wenn dieser einem anderen untergeordnet ist.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn der aktuelle Vertrag einem anderen untergeordnet ist. - Jahr
Enthält das Jahr, in dem der Vertrag erzeugt wurde. - Ordnungszahl
Enthält die Ordnungszahl, die der Vertrag in der Vertragsliste beim Erzeugen erhalten hat. - Status
Legt den Status des Vertrags fest. Um beispielsweise festzulegen, dass sich ein Vertrag noch in der Entwurfsphase befindet, legen Sie den Status auf den Wert „Entwurf“ fest. Wenn ein Vertrag abläuft, wird der Status automatisch auf den Wert „Inaktiv“ gesetzt. Die verschiedenen Status beschreiben sequentiell die Stufen eines Vertrags vom ersten Entwurf bis zum Ablauf.
Hinweis: Benutzer mit allen Rechten auf die Vertragsliste können in den Eigenschaften auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standard-Vertragsstatus den Standardwert zur Initialisierung des Felds Status neuer Verträge definieren. - Mehrfache Vertragspartner angeben
Legt fest, ob dem Vertrag mehrere Vertragspartner zugeordnet werden können.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsliste des Vertrags auf der Registerkarte „Administration“ die Option Mehrfache Vertragspartner aktiviert wurde. - Vertragspartner/Vertragspartnerliste
Definiert den bzw. die Vertragspartner.
Hinweis:- Wurde im Feld Standardisierte Vertragspartner auf der Registerkarte „Administration“ in den Einstellungen der Vertragsliste des Vertrags eine Option (z. B. „Kontaktperson“) aktiviert, muss im Feld Vertragspartner des Vertrags ein standardisierter Vertragspartner (z. B. eine Kontaktperson aus dem Kontaktmanagement) ausgewählt werden, andernfalls muss der Name des Vertragspartners manuell eingegeben werden.
- Wurden bereits zwei oder mehr Vertragspartner in die Liste eingegeben, kann die Option Mehrfache Vertragspartner angeben nicht mehr abgewählt werden, bis maximal ein Vertragspartner in der Liste steht.
- Abteilung
Definiert die verantwortliche Abteilung des Vertragspartners. - Ansprechpartner des Vertragspartners
Definiert den Ansprechpartner des Vertragspartners. Dies kann ein Benutzer oder eine Kontaktperson aus dem Kontaktmanagement sein. - E-Mail-Adresse
Definiert die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. - Kontaktinformation
Definiert eine zusätzliche Kontaktinformation. - Externe Referenz
Definiert eine externe Referenz des Vertrags. - Straße, PLZ, Ort, Land
Definiert die Adresse des Vertragspartners. - Telefonnummern
Definiert die Telefonnummern des Vertragspartners. - Interner Bearbeiter
Definiert einen Benutzer als internen Bearbeiter für den Vertrag. Der interne Bearbeiter erhält Änderungsrechte auf den Vertrag und dessen Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
Hinweis: Dem im Feld Interner Bearbeiter definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsliste des Vertrags zugeordnet sein. - E-Mail-Adresse
Definiert die E-Mail-Adresse des internen Bearbeiters. - Interner Einkäufer
Definiert einen Benutzer als internen Einkäufer für den Vertrag. Der interne Einkäufer erhält Änderungsrechte auf den Vertrag und dessen Unterlagen. Überdies werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Bearbeiter gesendet.
Hinweis: Dem im Feld Interner Einkäufer definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsliste des Vertrags zugeordnet sein. - E-Mail-Adresse
Definiert die E-Mail-Adresse des internen Einkäufers. - Interner Verantwortlicher
Definiert einen Benutzer als internen Verantwortlichen für den Vertrag. Der interne Verantwortliche erhält Leserechte auf den Vertrag und dessen Unterlagen. Wurde im Feld Interner Bearbeiter des Vertrags kein Benutzer definiert, werden Erinnerungs-E-Mails standardmäßig an den internen Verantwortlichen gesendet.
Hinweis: Dem im Feld Interner Verantwortlicher definierten Benutzer muss eine Rolle in der Vertragsliste des Vertrags zugeordnet sein. - E-Mail-Adresse
Definiert die E-Mail-Adresse des internen Verantwortlichen. - Interne Leistungserbringung
In diesem Feld können Sie eine Information zur internen Leistungserbringung für den Vertrag als Freitext hinterlegen. - Interne Referenz
Definiert eine interne Referenz des Vertrags. - Betreff
Definiert einen Betreff des Vertrags. - Vertragsgegenstand
Definiert den Gegenstand des Vertrags. - Beschreibung
Definiert eine Beschreibung des Vertrags. - Begriffe
Legt Begriffe zur Verschlagwortung des Vertrags fest.
Wenn Sie in Thesauri bereits Begriffe erzeugt haben, können Sie diese auswählen. Sie können auch neue Begriffe erzeugen, die in einem mitgelieferten Standard-Thesaurus gespeichert werden (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“). - Begriffe auswählen
Öffnet einen Dialog, in dem Sie Begriffe für die Verschlagwortung des Vertrags aus dem Standard-Thesaurus wählen können (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“). - Vertragsart
Definiert die Vertragsart des Vertrags. - Vertragssprache
Definiert die Sprache des Vertrags. - Vertragssumme
Definiert die Währung und die Vertragssumme des Vertrags. - Vertragsstrafe
Definiert die Währung und die Strafsumme des Vertrags. - Zahlungsmodalitäten
Definiert die Zahlungsmodalitäten des Vertrags. - Rechtsgrundlage
Definiert die Rechtsgrundlage des Vertrags. - Anwendbares Recht
Definiert das anwendbare Recht des Vertrags. - Gerichtsstand
Definiert den Gerichtsstand des Vertrags. - Spezielle Vertragsbedingungen
Legt die gewünschten speziellen Vertragsbedingungen fest.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Spezielle Vertragsbedingungen mindestens ein Begriff erzeugt wurde. - Anmerkungen zu den speziellen Vertragsbedingungen
Legt die Anmerkungen zu den speziellen Vertragsbedingungen als Freitext fest.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn im Feld Spezielle Vertragsbedingungen mindestens ein Eintrag ausgewählt wurde.
Registerkarte „Termine“
- Unterschriftsdatum
Enthält das Datum, an dem der Vertrag unterschrieben wurde. - Unterschriftsdatum (Anmerkungen)
Enthält Anmerkungen zum Unterschriftsdatum. - Beginn
Enthält das Datum, ab dem der Vertrag aktiv ist. - Beginn (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zum Datum, ab dem der Vertrag aktiv ist. - Vertrag auf unbestimmte Zeit
Definiert, ob der Vertrag ein Ende hat. - Verlängerung (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zur Vertragsverlängerung. - Kündigungsverzicht/Mindestvertragslaufzeit bis
Enthält die Mindestlaufzeit des Vertrags. - Kündigungsverzicht (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zum Kündigungsverzicht. - Ende
Enthält das Datum, an dem der Vertrag ausläuft.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vertrag auf unbestimmte Zeit nicht aktiviert wurde. - Ende (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zum Vertragsende.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vertrag auf unbestimmte Zeit nicht aktiviert wurde. - Kündigungsmodus
Bietet mehrere Kündigungsoptionen zur Auswahl. - Kündigung (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zur Kündigung. - Vertragsperiode
Bietet mehrere Zeitspannen zur Auswahl.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vertrag auf unbestimmte Zeit aktiviert wurde. - Vertragsperiode (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zum Vertragsende.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vertrag auf unbestimmte Zeit aktiviert wurde. - Kündigungsfrist
Enthält die Kündigungsfrist in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. - Kündigungsfrist (Bestimmungen)
Enthält Bestimmungen zur Kündigungsfrist. - Sonderkündigungsrechte
Legt die gewünschten Sonderkündigungsrechte fest.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Sonderkündigungsrechte mindestens ein Begriff erzeugt wurde. - Anmerkungen zu den Sonderkündigungsrechten
Legt die Anmerkungen zu den Sonderkündigungsrechten als Freitext fest.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn im Feld Sonderkündigungsrechte mindestens ein Eintrag ausgewählt wurde. - Kündigungsdatum
Enthält das Datum der Kündigung. - Kündigungsdatum (Anmerkungen)
Enthält Anmerkungen zum Datum der Kündigung. - Wirksames Kündigungsdatum
Enthält das Datum, an dem die Kündigung wirksam wird. - Wirksames Kündigungsdatum (Anmerkungen)
Enthält Anmerkungen zum Datum, an dem die Kündigung wirksam wird. - Zusätzliches Erinnerungsdatum
Definiert ein Datum für eine zusätzliche Erinnerung.
Hinweis: Weitere Informationen zu Terminen finden Sie im Kapitel „Termine verwalten“.
Registerkarte „Rollen“
- Erforderliche Genehmigungsstufen
Legt die gewünschten Genehmigungsstufen fest.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsliste Genehmiger definiert sind (siehe Kapitel „Genehmigungen“). - Genehmiger
Enthält einen oder mehrere Genehmiger.
Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn im Feld Erforderliche Genehmigungsstufen mindestens ein Eintrag vorhanden ist. - Interne Rolle
Legt die interne Rolle als Freitext fest. - Interne Unterzeichner
Definiert einen oder mehrere interne Unterzeichner für den Vertrag. Die Reihenfolge, in der die internen Unterzeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess.
Hinweis: Wenn auf der Vertragsliste die verfügbaren internen Unterzeichner eingeschränkt wurden, sind auch nur diese Unterzeichner verfügbar. Änderungen wirken sich nur auf neue Verträge aus. - Interner Unterzeichner 1
Legt den ersten internen Unterzeichner fest. - Funktion
Legt die Funktion des ersten internen Unterzeichners als Freitext fest. - Interner Unterzeichner 2
Legt den zweiten internen Unterzeichner fest. - Funktion
Legt die Funktion des zweiten internen Unterzeichners als Freitext fest. - Externe Rolle
Legt die externe Rolle als Freitext fest. - Externe Unterzeichner
Definiert einen oder mehrere externe Unterzeichner für den Vertrag. Die Reihenfolge, in der die externen Unterzeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess. - Externer Unterzeichner 1
Legt den ersten externen Unterzeichner fest. - Funktion
Legt die Funktion des ersten externen Unterzeichners als Freitext fest. - Externer Unterzeichner 2
Legt den zweiten externen Unterzeichner fest. - Funktion
Legt die Funktion des zweiten externen Unterzeichners als Freitext fest.
Registerkarte „Zuordnungen“
Diese Registerkarte enthält eine Liste aller Zuordnungsziele, in denen Sie je einen Eintrag auswählen können (siehe Kapitel Zuordnungsziele“).
Hinweis: Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn in der übergeordneten Vertragsliste mindestens eine Zuordnung verwaltet wird.
Registerkarte „Incoterms®“
Diese Registerkarte enthält eine Liste, in der Sie Incoterms für den Vertrag definieren und mit Anmerkungen versehen können.
Registerkarte „Aufgaben“
- Offene Aufgaben
Enthält eine Liste, der Sie Aufgaben für den Vertrag hinzufügen können.
Sie können die Art der Aufgabe festlegen („Beginn“, „Prüfung“ oder „Ende“), ein Fälligkeitsdatum und -uhrzeit definieren, einen Kommentar hinzufügen und, nach Erledigung, die Aufgabe als „Erledigt“ markieren. - Erledigte Aufgabe
Enthält eine Liste aller erledigten Aufgaben.
Registerkarte „Unterlagen“
Diese Registerkarte enthält eine Liste, in der Sie Vertragsunterlagen hinzufügen können.
Registerkarte „Anmerkungen“
- Anmerkung hinzufügen
Ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen. - Anhänge hinzufügen
Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.
Registerkarte „Interne Anmerkung“
- Interne Anmerkung hinzufügen
Ermöglicht das Hinzufügen von internen Anmerkungen. - Anhänge hinzufügen
Ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.
Registerkarte „Stornierte Dokumente“
Diese Registerkarte enthält eine Liste aller in diesem Vertrag stornierten Dokumente. Sie wird nur angezeigt, wenn in dem Vertrag stornierte Dokumente vorhanden sind.
Registerkarte „Stornierte externe Bereiche“
Diese Registerkarte enthält eine Liste aller in diesem Vertrag stornierten externen Bereiche. Sie wird nur angezeigt, wenn in dem Vertrag stornierte externe Bereiche vorhanden sind.
Registerkarte „Akteneinsicht“
In die Liste dieser Registerkarte können Benutzer, Teams und Cloud-Organisationen eingetragen werden, die auf der Vertragsliste keine Rechte erhalten sollen, sondern nur spezifisch auf einen Vertrag berechtigt werden.
Hinweis: Es können nur Benutzer und Gruppen eingetragen werden, die eine Rolle in der App-Konfiguration besitzen.
Vertrag erzeugen
Um einen neuen Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Vertragsmanager-Dashboard auf die Aktion „Vertrag erzeugen“.
Hinweis:- Die Aktion ist nicht verfügbar, wenn keine Vertragsliste in der Vertragsmanager-Konfiguration verfügbar ist.
- Sie können einen Vertrag auch direkt in der gewünschten Vertragsliste erzeugen. In diesem Fall ist der Name der Vertragsliste bereits im Feld Vertragsliste vorausgefüllt und die Option Zusätzliche Vertragslisten referenzieren ist sichtbar.
- Falls bereits Vertragsvorlagen vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste optional den gewünschten Eintrag aus.
Hinweis: Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen der Vertragsliste, falls Sie eine benötigte Vorlage nicht finden können (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“). - Wählen Sie im Feld Vertragsliste die Vertragsliste aus, in der der neue Vertrag abgelegt werden soll.
Hinweis: Falls Sie den Vertrag vom Vertragsmanager-Dashboard aus erzeugen und mehrere Vertragslisten existieren, sind eingangs nur die Felder Vertragsliste und Vertragspartner sichtbar. Nachdem Sie die Auswahl getroffen haben, werden weitere Felder und Registerkarten sichtbar. - Wenn der Vertrag mehreren Vertragslisten zugeordnet werden soll, aktivieren Sie die Option Zusätzliche Vertragslisten referenzieren und wählen Sie anschließend im eingeblendeten Feld die gewünschten Vertragslisten aus.
- Standardmäßig sind die Felder Status und Vertragspartner Muss-Eigenschaften (markiert durch einen roten Stern). Legen Sie einen Vertragspartner fest.
Hinweis:- Der Standard-Vertragsstatus ist „Aktiv. Dieser Wert kann von einem Benutzer mit allen Rechten in der Vertragsmanager-Konfiguration unter „Einstellungen“ > Registerkarte „Administration“ > Standard-Vertragsstatus geändert werden.
- Je nach Einstellung in der Vertragsliste bzw. in der Vertragsmanager-Konfiguration können Sie Daten des Vertragspartners (z. B. Name, Adressdaten usw.) manuell eingeben oder einen Vertragspartner aus dem Drop-down-Menü im Feld Vertragspartner auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertragspartner“.
- Wählen Sie die gewünschte Vertragsart aus.
Hinweis: Das Definieren einer (selbst modellierten) Vertragsart kann den aktuellen Dialog verändern bzw. weitere Registerkarten hinzufügen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“). - Fügen Sie optional Schlagworte über das Feld Begriffe oder die Schaltfläche Begriffe auswählen hinzu.
Hinweis: Das Feld und die Schaltfläche sind nur verfügbar, wenn im Standard-Thesaurus mindestens ein Begriff erzeugt wurde (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“). - Falls das Feld Status den Wert „Aktiv“ enthält, müssen Sie auf die Registerkarte „Termine“ wechseln und im Feld Beginn ein Datum angeben.
- Prüfen Sie zudem, ob auf der Registerkarte „Termine“ im Feld Kündigungsmodus der von Ihnen gewünschte Wert voreingestellt ist und ändern Sie diesen bei Bedarf.
- Falls Sie Zuordnungen festlegen wollen, wechseln Sie auf die Registerkarte „Zuordnungen“ und legen Sie die gewünschten Werte fest (siehe Kapitel „Zuordnungen“ bzw. „Zuordnungen festlegen“).
- Falls in der übergeordneten Vertragsliste Genehmigungsstufen definiert sind, ist auf der Registerkarte „Rollen“ das Feld Erforderliche Genehmigungsstufen als Pflichtfeld markiert. Wählen Sie die entsprechenden Genehmigungsstufen aus (siehe Kapitel „Genehmigungen“).
- Geben Sie alle weiteren gewünschten Vertragsmetadaten ein.
Hinweis: Abhängig von den in der Vertragsliste getroffenen Einstellungen sind weitere Felder verpflichtend bzw. verborgen (siehe Kapitel „Einstellungen“). Diese Einstellungen können jedoch durch das Definieren einer Vertragsart überschrieben werden (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“). - Klicken Sie auf „Weiter“.
Für den neuen Vertrag wird automatisch eine eindeutige Identifikationsbezeichnung generiert, die sich aus dem Kürzel der Vertragsliste, dem Erzeugungsjahr des Vertragsobjekts, einer laufenden Nummer, dem Namen des Vertragspartners und, falls angegeben, dem Betreff des Vertrags zusammensetzt. Sofern ein Vertrag mehrere Vertragspartner hat, wird für die Identifikation der Name des ersten eingetragenen Vertragspartners herangezogen.
Hinweis:
- Für eine schnellere und effizientere Vertragserstellung können Sie Vorlagen verwenden (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenvorlagen erzeugen“). Über eine Vorlage können mehrere der Vertragseigenschaften (siehe Kapitel „Eigenschaften“) vorausgefüllt werden (z. B. Interner Bearbeiter, Interner Einkäufer, Interner Verantwortlicher usw.).
- Sie können einen Vertrag auch mithilfe eines Imports erzeugen (siehe Kapitel „Importe“).
- Falls Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration die Verwendung von Strukturthesauri eingestellt haben, verändert dies gegebenenfalls den Erzeugen-Dialog. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.
- Benutzer mit eingeschränkten Rechten oder Leserechten dürfen standardmäßig keine Verträge erzeugen. Diese Option kann jedoch in der jeweiligen Vertragsmanagerliste aktiviert werden (siehe Kapitel „Vertragsliste erzeugen“).
Vertrag hochladen
Um einen bestehenden Vertrag zum Vertragsmanager hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in das Vertragsmanager-Dashboard.
- Laden Sie einen Vertrag hoch (z. B. als PDF-Datei).
- Sofern Ihre Organisation Fabasoft Contracts AI einsetzt, sind im Erzeugen-Dialog bereits Metadaten vorausgefüllt. Falls nicht, übertragen Sie die Metadaten manuell in die entsprechenden Felder.
Hinweis: In beiden Fällen bietet Ihnen die zweigeteilte Ansicht die Möglichkeit, das Dokument und dessen Metadaten gemeinsam zu sehen und zu ergänzen. - Wählen Sie die gewünschte Vertragsliste aus, in der der Vertrag abgelegt werden soll.
- Ergänzen Sie die gewünschten Daten und klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis:
- Sie können diese Aktion auch in der gewünschten Vertragsliste ausführen, wodurch die entsprechende manuelle Zuweisung entfällt.
- Weitere Anwendungsfälle für Uploads mit Schrifterkennung, Klassifizierung bzw. Metadaten-Extraktion finden Sie im Kapitel „Importe“.
Vertrag umregistrieren
Um einen Vertrag in eine andere Vertragsliste zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zum gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie im Kontextmenü des Vertrags auf „Umregistrieren“.
- Wählen Sie im Feld Vertragsliste die Ziel-Vertragsliste aus.
- Wählen Sie optional die Option Referenz der ausgewählten Objekte in der aktuellen Vertragsmanagerliste behalten aus. Der Vertrag wird dann in die Ziel-Vertragsliste verschoben und im Bereich „Referenzierte Verträge“ wird eine Referenz auf den verschobenen Vertrag eingefügt.
- Wählen Sie alternativ die Option Verwende Vertragspartner für die Zuordnung, um den Vertrag einer Vertragsliste zuzuordnen, wenn deren Namen mit der eines Vertragspartners identisch ist. Wenn Sie beispielsweise einen Vertragspartner namens „Lieferant A GmbH“ haben und es zusätzlich eine Vertragsliste namens „Lieferant A GmbH“ gibt, ist die Verwendung dieser Option möglich.
Hinweis: Um diese Option nutzen zu können, muss auf der Registerkarte „Administration“ der übergeordneten Vertragsliste im Feld Standardisierte Vertragspartner mindestens solcher Vertragspartner aktiviert sein. - Klicken Sie auf „Weiter“.
Vertrag stornieren/löschen/wiederherstellen
Stornieren
Um einen Vertrag zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zum gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie im Kontextmenü des Vertrags auf „Stornieren“.
- Klicken Sie auf „Ja“.
- Sind dem selektierten Vertrag andere Verträge untergeordnet, erscheint ein Ja/Nein Dialog. Klicken Sie auf „Ja“, wenn Sie auch die untergeordneten Verträge des selektierten Vertrags stornieren möchten und auf „Nein“, wenn nur der selektierte Vertrag storniert werden sollte.
Löschen
Um einen stornierten Vertrag zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in der Vertragsliste im Bereich „Stornierte Akten“ zu dem gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie im Kontextmenü des stornierten Vertrags auf „Löschen“.
- Klicken Sie auf „Ja“, um den Vertrag in den Papierkorb zu legen.
- Um die Akte aus dem Papierkorb zu löschen, klicken Sie auf die Aktion „Papierkorb öffnen“.
- Klicken Sie im Kontextmenü des Vertrags auf „Löschen“.
- Klicken Sie auf „Ja“, um den Vertrag unwiderruflich zu löschen.
- Klicken Sie auf „Schließen“, um den Papierkorb wieder zu verlassen.
Wiederherstellen
Um einen stornierten Vertrag wiederherzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in der Vertragsliste im Bereich „Stornierte Akten“ zu dem gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie im Kontextmenü des stornierten Vertrags auf „Wiederherstellen“.
Termine verwalten
In den Eigenschaften eines Vertrags haben Sie die Möglichkeit, mittels der Registerkarte „Termine“ sämtliche Termine zu verwalten, die auf einen Vertrag während seines Lebenszyklus zutreffen können. Diese Termine und Optionen verfügen jeweils über ein benachbartes Feld, um darin Anmerkungen bzw. Bestimmungen zu den jeweiligen Eingaben erfassen zu können.
Neben den Aufgaben eines Vertrags (siehe Kapitel „Aufgaben verwalten“) werden unter anderem das Ende der Vertragsperiode, das Ende der Kündigungsfrist und das wirksame Kündigungsdatum im Kalender angezeigt. Es werden zusätzlich Erinnerungen an die Empfänger bzw. Empfängergruppen gesendet, wenn für diese konkrete Personen bzw. Teams eingegeben wurden (siehe Kapitel „Empfänger für Erinnerungs-E-Mails festlegen“).
Sofern Sie Ihre Verträge mithilfe der künstlichen Intelligenz von Fabasoft Contracts AI importiert haben, wurden alle relevanten und für die KI erkennbaren Termine entsprechend eingetragen. Falls die Verträge jedoch händisch ins System migriert werden, bietet Ihnen dieses Kapitel eine Erläuterung zu einigen programmatisch relevanten Funktionsweisen von Fabasoft Contracts. Diese Erläuterungen beziehen auch die Möglichkeit mit ein, dass Ihre Organisation bereits aktive und gültige Verträge aus einem physischen Aktenvorrat in Fabasoft Contracts migriert bzw. migriert hat, und dass manche dieser Verträge zuerst in rein physischer Form vorhanden waren.
Hinweis:
- Termine erscheinen im Kalender mit verschiedenen Farbhinterlegungen:
- Das Ende einer Kündigungsfrist ist violett hinterlegt.
- Das wirksame Kündigungsdatum ist rot hinterlegt.
- Das Ende einer Vertragsperiode ist gelb hinterlegt, wenn der Vertrag auf unbestimmte Zeit abgeschlossen wurde.
- Das Ende einer Vertragsperiode ist orange hinterlegt, wenn der Vertrag ein konkret angegebenes Enddatum hat.
- Die Termine können im Kalender von Benutzern eingesehen werden, die mindestens Lesezugriff auf den Vertrag haben.
- Termine von Wiedervorlagen werden, sobald man das Widget „Wiedervorlagen“ auf Home zur Verfügung hat, im Kalender am Dashboard und in den Vertragslisten angezeigt. Es werden nur Wiedervorlagentermine angezeigt, welche im Kontext von Vertragslisten erzeugt wurden.
- Wiedervorlagen sind grün hinterlegt.
- Persönliche Wiedervorlagen sind blau hinterlegt.
Relevante Termine
Auf der Registerkarte „Termine“ in den Eigenschaften eines Vertrags können Sie die folgenden Eigenschaften einsehen.
- Das Feld Unterschriftsdatum legt fest, wann der Vertrag unterschrieben wurde bzw. werden wird. Falls das Unterschriftsdatum am Tag bzw. später als am Tag der Vertragserzeugung liegt und auf der Registerkarte „Vertrag“ das Feld Status den Wert „Aktiv“ anführt, werden Sie gewarnt.
- Das Feld Beginn legt fest, wann ein Vertrag seine Gültigkeit erlangt hat bzw. diese erlangen wird. Achten Sie beim Anlegen des Vertrags darauf, dass der Vertrag auf der Registerkarte „Vertrag“ im Feld Status den Wert „Aktiv“ anführt. In diesem Fall ist das Feld Beginn ein Muss-Feld und Sie werden zur Eingabe eines Datums aufgefordert.
- Die Aktivierung der Option Vertrag auf unbestimmte Zeit legt fest, dass ein Vertrag kein fixes Enddatum hat, sondern optional in Vertragsperioden bestehen kann. Die Aktivierung blendet daher das Feld Ende aus und stattdessen das Feld Vertragsperiode ein, sodass Sie die entsprechenden Eingaben machen können.
- Das Feld Kündigungsmodus legt fest, bis zu welchem Datum der Vertrag nicht gekündigt werden kann. Es ist ein Muss-Feld und bietet mehrere Kündigungsoptionen zur Auswahl, von denen eine allerdings standardmäßig gesetzt wird. Prüfen Sie und ändern Sie diese bei Bedarf.
- Das Feld Zusätzliches Erinnerungsdatum und seine Funktionsweise werden im Kapitel „Zusätzliches Erinnerungsdatum festlegen“ erläutert.
Empfänger für Erinnerungs-E-Mails festlegen
Die Einstellungen für die Empfänger von Erinnerungs-E-Mails sind in der Vertragsliste und im Vertrag zu treffen. Gehen Sie daher wie folgt vor:
Vertragsliste
- Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
- Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
- Navigieren Sie zu den Feldern beginnend mit Erinnerungs-E-Mails an.
- Aktivieren Sie alle relevanten Optionen.
Die Benutzer und E-Mail-Adressen für die Rollen „Interner Bearbeiter“, „Interner Einkäufer“ und „Interner Verantwortlicher“ müssen in Verträgen manuell hinzugefügt werden.
Die verbleibenden Rollen werden durch die Vergabe der Zugriffsrechte der Vertragsliste automatisch gesetzt (siehe Kapitel „Zugriffsrechte“).
Hinweis: Stellen Sie vor der Aktivierung der jeweiligen Optionen sicher, ob die Benutzer hinter den betreffenden Rollen die E-Mails erhalten dürfen bzw. müssen. - Geben Sie optional im Feld Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails einen Text ein.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Vertrag
- Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
- Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
- Navigieren Sie zu den Feldern beginnend mit Interner.
- Legen Sie den gewünschten Benutzer fest.
Hinweis: Sofern in den Einstellungen der übergeordneten Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ die Optionen Mehrfache interne Bearbeiter, Mehrfache interne Einkäufer bzw. Mehrfache interne Verantwortliche aktiviert sind, können Sie in den entsprechenden Feldern mehrere Benutzer zuweisen. Diese Einstellung sollte im Bedarfsfall noch vor dem Erzeugen des ersten Vertrags geändert werden (siehe Kapitel „Vertragsliste erzeugen“). - Klicken Sie auf „Weiter“.
Zusätzliches Erinnerungsdatum festlegen
Möglicherweise wollen Sie über einen bestimmten Vertrag informiert werden, wenn ein signifikantes Datum in dessen Terminen erreicht ist bzw. bevorsteht. Dies kann beispielsweise das Ende der Laufzeit bzw. des Kündigungsverzichts sein, oder auch das Eintreten des Kündigungsdatums.
In diesem Fall bietet Ihnen die Terminverwaltung die Möglichkeit, eine entsprechende zusätzliche Erinnerung zu definieren, die Sie zum gewünschten Datum auf den Vertrag aufmerksam macht.
Um in den Eigenschaften eines Vertrags ein zusätzliches Erinnerungsdatum zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf „Eigenschaften“ und wechseln Sie auf die Registerkarte „Termine“.
- Geben Sie im Feld Zusätzliches Erinnerungsdatum das gewünschte Erinnerungsdatum ein.
- Legen Sie im Feld Wiederholung das gewünschte Zeitintervall fest. Das errechnete Erinnerungsdatum wird anschließend im Feld Nächste Erinnerung angezeigt.
- Geben Sie im Feld Zusätzliche Kontakte für Erinnerungs-E-Mails die gewünschten Organisationsmitglieder an, die Erinnerungen erhalten sollen.
- Klicken Sie auf „Weiter.
Spezielle Vertragsbedingungen festlegen
Ein Vertrag kann mit speziellen Vertragsbedingungen versehen werden, die Auskunft über besondere Klauseln enthalten. Diese Vertragsbedingungen können dazu genutzt werden, um für BPMN-Prozesse oder Berichte gewisse Informationen bereitzustellen.
Die Einstellungen für die speziellen Vertragsbedingungen sind erst in der Vertragsmanager-Konfiguration und dann im Vertrag zu treffen. Gehen Sie daher wie folgt vor:
Vertragsmanager-Konfiguration
- Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
- Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
- Geben Sie im Feld Spezielle Vertragsbedingungen den Namen für die gewünschte Bedingung ein.
Hinweis: Sofern schon Begriffe für spezielle Vertragsbedingungen im Standard-Thesaurus enthalten sind, werden diese nun angeboten. Falls nicht, können Sie diese mittels der Schaltfläche „Klicken Sie hier, um den eingegebenen Begriff zu erzeugen“ neu anlegen (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“). - Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle gewünschten Vertragsbedingungen festzulegen.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Vertrag
- Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
- Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
- Wählen Sie im Feld Spezielle Vertragsbedingungen die gewünschten Begriffe aus.
- Geben Sie optional einen Freitext in das Feld Anmerkungen zu den speziellen Vertragsbedingungen ein.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Sonderkündigungsrechte festlegen
Ein Vertrag kann mit Sonderkündigungsrechten versehen werden, die Auskunft über außerordentliche Kündigungen enthalten.
Die Verwendung und Festlegung von Sonderkündigungsrechten funktioniert analog zu speziellen Vertragsbedingungen (siehe Kapitel „Spezielle Vertragsbedingungen festlegen“). Die verfügbaren Sonderkündigungsrechte sind auf der Registerkarte „Termine“ zu finden.
Rollen festlegen
Um Rollen für einen Vertrag festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte „Rollen“.
- Legen Sie im Feld Interne Rolle bzw. Externe Rolle die Rolle als Freitext fest.
- Legen Sie im Feld Interne Unterzeichner bzw. Externe Unterzeichner in der gewünschten Reihenfolge die entsprechenden Benutzer fest.
- Legen Sie in den Feldern Interner Unterzeichner 1 bzw. Externer Unterzeichner 1 usw. die entsprechenden Benutzer fest und legen Sie im Feld Funktion deren Funktion als Freitext fest.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Zuordnungen festlegen
Um einen Vertrag einer Zuordnungs-Instanz zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag und klicken Sie auf die Aktion „Zuordnungen verwalten“.
Hinweis: Alternativ können Sie die Eigenschaften des Vertrags öffnen und auf die Registerkarte „Zuordnungen“ wechseln. - Wählen Sie im Feld Zuordnungsziel die gewünschte Zuordnungs-Instanz aus.
Um beispielsweise einen Vertrag einem Lieferanten zuzuordnen, wählen Sie im Feld Lieferant den gewünschten Lieferanten aus. - Klicken Sie auf „Weiter“.
Incoterms festlegen
Um einem Vertrag Incoterms hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte „Incoterms“.
- Klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“.
- Öffnen Sie in der Spalte Klausel das Drop-down-Menü.
- Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.
- Geben Sie bei Bedarf eine Anmerkung in der Spalte Anmerkungen ein.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Aufgaben verwalten
In einem Vertrag können Aufgaben angelegt und verwaltet werden. Die Aufgaben eines Vertrags werden dem Kalender hinzugefügt bzw. nach Erledigung aus diesem entfernt.
Um die Aufgaben eines Vertrags zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Aufgaben festlegen“ bzw. „Aufgaben verwalten“.
Alternativ können Sie die Eigenschaften des Vertrags öffnen und auf die Registerkarte „Aufgaben“ wechseln. - Um eine neue Aufgabe zu erstellen, wählen Sie im Feld Offene Aufgaben die Art und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe aus. Verfassen Sie zudem einen Kommentar, um den Inhalt der Aufgabe näher zu beschreiben.
- Um eine bestehende Aufgabe abzuschließen, klicken Sie im Feld Offene Aufgaben bei der entsprechenden Aufgabe auf die Option Erledigt.
Die Aufgabe kann durch einen Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ unmittelbar in die das Feld Erledigte Aufgaben verschoben werden. - Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
- Aufgaben erscheinen im Kalender mit einer blauen Farbhinterlegung.
- Die Aufgaben können im Kalender von allen Benutzern eingesehen werden, die mindestens Lesezugriff auf den Vertrag haben.
Aufbewahrung verwalten
Ein Vertrag kann mit einer Aufbewahrungspflicht versehen werden, wodurch er nicht storniert und gelöscht werden kann. Zudem kann eine Aufbewahrungsfrist definiert werden, bis zu deren Ende der Vertrag entsprechend geschützt ist.
Aufbewahrungspflicht aktivieren/deaktivieren
Um die Aufbewahrungspflicht zu aktivieren/deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Aufbewahrungspflicht aktivieren“ bzw. „Aufbewahrungspflicht deaktivieren“.
Hinweis:
- Wenn sich ein aufbewahrungspflichtiger Vertrag in einer Vertragsliste befindet, kann dieser nicht aufgelöst werden.
- Wenn eine Reihe von Verträgen definiert wurde (siehe Kapitel „Folgevertrag erzeugen“) und ein Vertrag in der Reihe eine aktive Aufbewahrungspflicht hat, kann nicht nur dieser Vertrag, sondern auch alle Vorgänger-Verträge des Vertrages nicht storniert oder gelöscht werden.
Aufbewahrungsfrist definieren
Eine Aufbewahrungsfrist kann für einen aufbewahrungspflichtigen Vertrag definiert werden.
Um diese Frist für einen entsprechenden Vertrag zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten aufbewahrungspflichtigen Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte „Aufbewahrung“.
- Legen Sie im Feld Aufbewahrungsfrist das gewünschte Enddatum fest.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Die Aufbewahrungspflicht bleibt bis zum angegebenen Datum aufrecht.
Hinweis:
- Auch wenn die Aufbewahrungspflicht deaktiviert ist, kann der Vertrag bis zur angegebenen Aufbewahrungsfrist nicht storniert oder gelöscht werden.
- Wenn der betreffende Vertrag Teil einer Reihe von Verträgen (siehe Kapitel „Folgevertrag erzeugen“) ist, kann nicht nur dieser Vertrag, sondern auch alle Vorgänger-Verträge des Vertrages bis zur angegebenen Aufbewahrungsfrist nicht storniert oder gelöscht werden.
Unterlagen hinzufügen
Um Unterlagen zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie im gewünschten Vertrag in den Bereich „Unterlagen“.
- Fügen Sie die Unterlagen hinzu, indem Sie Dokumente in die Liste hochladen (z. B. per Drag-and-drop).
- Alternativ können Sie die gewünschten Unterlagen durch einen Klick auf „Eintrag hinzufügen“ > „Neu“ direkt erzeugen.
Hinweis:
- Sie müssen mindestens eine Unterlage zum Vertrag hinzufügen, bevor die Aktion „Zeichnungsprozess starten“ verfügbar ist.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Unterschriften“. - Sofern Sie in der Vertragsliste auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente einen Eintrag festgelegt haben, wird die entsprechende Dokumentkategorie im Zuge dieses Vorgangs hinzugefügt.
- Sie können im Kontextmenü eines bestehenden Dokuments die Aktion „PDF erzeugen“ anwenden, um eine zusätzliche PDF-Version des Dokuments zu erstellen bzw. die Aktion „In ein PDF konvertieren“ anwenden, um das Dokument in ein PDF umzuwandeln. In beiden Fällen werden bestehende Textbausteine innerhalb des Dokuments aufgelöst.
Die Aktionen sind in allen Kontexten verfügbar, in denen Inhaltsobjekte erzeugt werden können. - Es können auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden. Dort kann dann entschieden werden, ob die Dokumente einzeln oder gemeinsam registriert werden sollen. Beim Registrieren können dann unter anderem Dokumentenkategorie oder Betreff eingegeben werden. Beim gemeinsamen Registrieren werden die Einstellungen dann für alle Dokumente verwendet.
- Es stehen weitere Optionen zum Hinzufügen von Unterlagen zu Verträgen zur Verfügung. Weitere Informationen finden im Kapitel „Importe“.
Anmerkung hinzufügen
Um Anmerkungen zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Anmerkung hinzufügen“.
- Geben Sie die gewünschte Anmerkung im Feld Anmerkung hinzufügen ein.
- Fügen Sie der Anmerkung optional im Feld Anhänge hinzufügen Anhänge hinzu.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Wenn Anmerkungen zu einem Vertrag existieren, werden diese im Bereich „Anmerkungen“ angezeigt. In diesem Fall können Anmerkungen auch durch Klicken auf den Bereich „Anmerkungen“ erzeugt werden.
Interne Anmerkung hinzufügen
Interne Anmerkungen funktionieren analog zu regulären Anmerkungen. Sie sind allerdings für Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ nicht sichtbar.
Um interne Anmerkungen zu einem Vertrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Interne Anmerkung hinzufügen“.
- Geben Sie die gewünschte interne Anmerkung im Feld Interne Anmerkung hinzufügen ein.
- Fügen Sie der internen Anmerkung optional im Feld Anhänge hinzufügen Anhänge hinzu.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Wenn interne Anmerkungen zu einem Vertrag existieren, werden diese im Bereich „Interne Anmerkungen“ angezeigt. In diesem Fall können interne Anmerkungen auch durch Klicken auf den Bereich „Interne Anmerkungen“ erzeugt werden.
Vertraulichen Bereich einrichten
Vertrauliche Bereiche können in der Liste der Unterlagen eines Vertrags erzeugt werden. Dies ermöglicht, vertrauliche Vertragsunterlagen nur einem ausgewählten Kreis von Benutzern zugänglich zu machen. In einem vertraulichen Bereich haben standardmäßig nur Benutzer mit Leserechten (oder höher) auf der Vertragsliste Zugriff und, im Gegensatz zum externen Bereich, keiner der im Vertrag involvierten Benutzer. Berechtigungen für den vertraulichen Bereich müssen explizit vergeben werden.
Um einen vertraulichen Bereich in einem Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie im gewünschten Vertrag in den Bereich „Unterlagen“.
- Klicken Sie auf die Aktion „Vertraulichen Bereich erzeugen“.
- Geben Sie gegebenenfalls einen Betreff ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Navigieren Sie in den erzeugten vertraulichen Bereich.
- Klicken Sie auf die Aktion „Team“ und legen Sie die gewünschten Berechtigungen fest.
Hinweis:
- Benutzer mit allen Rechten auf die Vertragsliste erhalten automatisch auch alle Rechte auf den vertraulichen Bereich.
- Um Dokumente aus einem vertraulichen Bereich zurück in den Bereich „Unterlagen“ eines Vertrags zu holen, können Sie entweder mit Ausschneiden/Einfügen arbeiten oder den Kontextmenübefehl „Aus vertraulichem Bereich zurückholen“ nutzen.
- Eine Vertragsliste kann nicht aufgelöst werden, wenn darin mindestens ein vertraulicher Bereich vorhanden ist. In diesem Fall werden Sie im Auflösen-Dialog informiert und die betroffenen Objekte werden aufgelistet.
Externe Bereiche
Externe Bereiche ermöglichen es internen Benutzern, Vertragsunterlagen einem ausgewählten Kreis von externen Benutzern zugänglich zu machen, sodass diese vor der Vertragszeichnung eingesehen, besprochen und gegebenenfalls geändert werden können.
Externen Bereich einrichten
Benutzer mit Änderungsrechten oder allen Rechten auf der Vertragsliste können im Bereich „Unterlagen“ eines Vertrags externe Bereiche erzeugen.
Hinweis:
- Voraussetzung für das Erzeugen eines externen Bereichs ist entweder die Nutzung von standardisierten Vertragspartnern (Kontaktpersonen, Organisationen bzw. Zuordnungs-Instanzen), oder die Zuweisung von mindestens einer Zuordnungs-Instanz zum Vertrag (z. B. falls die Vertragspartner manuell verwaltet werden). Stellen Sie daher sicher, dass die entsprechenden Einstellungen getroffen wurden, bevor Sie fortfahren.
Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln „Vertragspartner“ bzw. „Zuordnungs-Instanzen“. - Lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Externe Mitglieder verwalten: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
Um einen externen Bereich in einem Vertrag zu erzeugen und einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie im gewünschten Vertrag in den Bereich „Unterlagen“.
- Klicken Sie auf die Aktion „Externen Bereich erzeugen“.
- Wählen Sie im Feld Zuordnung die gewünschte Organisation, Kontaktperson oder Zuordnungs-Instanz für den externen Bereich aus.
Hinweis: Mittels einer Zuordnungs-Instanz können Benutzer über die Felder Änderungsrechte für externe Bereiche in zugeordneten Verträgen und Leserechte für externe Bereiche in zugeordneten Verträgen berechtigt werden (siehe Kapitel „Berechtigungen festlegen“). - Geben Sie optional einen Betreff ein.
- Legen Sie nach Bedarf in den Feldern Änderungsrechte einräumen für und Leserechte einräumen für interne und externe Benutzer fest, die den externen Bereich einsehen sollen.
- Geben Sie im Feld Unterlagen für den externen Bereich die Dokumente an, die den externen Benutzern angezeigt werden sollen. Sie können dies auf zwei Arten tun:
- Kopieren Sie die Dokumente bereits vor dem Erzeugen des externen Bereichs und fügen Sie sie mittels „Eintrag hinzufügen“ > „Verknüpfung einfügen“ in die Liste ein.
- Benutzen Sie die Aktion „Suchen und hinzufügen“, um die Dokumente in die Liste einzufügen. Wenn Sie einen Asterisk (*) eingeben, werden Ihnen alle im Bereich „Unterlagen“ verfügbaren Dokumente zur Auswahl angeboten.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
- Navigieren Sie in den erzeugten externen Bereich.
- Klicken Sie optional auf die Aktion „Team“ und legen Sie gegebenenfalls weitere gewünschte Berechtigungen fest.
Benutzer mit allen Rechten auf die Vertragsliste erhalten automatisch auch alle Rechte auf den externen Bereich. Diese Benutzer sind unter der Berechtigungsstufe „Berechtigt über Hierarchie“ aufgelistet.
Der externe Bereich ist nun bereit für die externen Benutzer.
Hinweis:
- Beachten Sie, dass die Dokumente im Bereich „Unterlagen“ des Vertrags als Verknüpfungen dargestellt werden, wenn sie in den externen Bereich verschoben wurden. Die Dokumente müssen vor der Unterzeichnung des Vertrags wieder aus dem externen Bereich in den Bereich „Unterlagen“ zurückgeholt werden, da diese sonst im Dialog des Unterschriftsprozesses nicht ausgewählt werden können (siehe Kapitel „Zeichnungsprozess starten“). Dies können Sie entweder mittels Ausschneiden/Einfügen oder dem Kontextmenübefehl „Aus externem Bereich zurückholen“ erledigen.
- Einem externen Bereich können auch erst später Dokumente hinzugefügt werden, z. B. falls noch nicht alle benötigten Dokumente vorliegen. Um die Dokumente einem existierenden externen Bereich hinzuzufügen, markieren Sie den externen Bereich und klicken Sie im Kontextmenü auf „Eigenschaften“. Alternativ können Sie die gewünschten Dokumente markieren und per Drag-and-drop auf den externen Bereich ziehen.
- Eine Vertragsliste kann nicht aufgelöst werden, wenn darin mindestens ein externer Bereich vorhanden ist. In diesem Fall werden Sie im Auflösen-Dialog informiert und die betroffenen Objekte werden aufgelistet.
Externen Bereich auflösen
Falls ein externer Bereich nicht mehr benötigt wird, kann er mit ausreichenden Rechten aufgelöst werden. Die Dokumente, die im externen Bereich vorhanden sind, sollen aber nicht immer verloren gehen. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
- Unterlagen zurückholen
Im Kontextmenü eines externen Bereichs kann man alle Dokumente aus einem externen Bereich zurückholen. Diese Dokumente werden dann auf der Ebene des externen Bereichs abgelegt. - Auflösen
Wenn man einen externen Bereich auflöst, hat man die Möglichkeit, alle Dokumente vor dem Auflösen zurückzuholen. Die zurückgeholten Objekte werden dann an der Stelle abgelegt, wo zuvor der externe Bereich war.
Folgevertrag erzeugen
Für einen Vertrag können Folgeverträge erzeugt werden. Für einen Folgevertrag können wiederum weitere Folgeverträge erzeugt werden, um Vertragsketten abzubilden.
Um für einen Vertrag einen Folgevertrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Folgevertrag erzeugen“.
- Falls bereits Vertragsvorlagen vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste optional den gewünschten Eintrag aus.
Hinweis: Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen der Vertragsliste, falls Sie eine benötigte Vorlage nicht finden können (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“). - Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Vertragsliste" die Vertragsliste aus, in der Sie den Folgevertrag speichern möchten.
- Auf der Registerkarte „Vertrag“ sind die Felder Vertragsliste und Vorgänger-Vertrag bereits ausgefüllt und können nicht verändert werden.
Hinweis: Sofern Sie einen Vertrag und dessen zukünftige Folgeverträge in einer anderen Vertragsliste ablegen möchten, tun Sie dies vor dem Erzeugen des Folgevertrags (siehe Kapitel „Vertrag umregistrieren“). - Geben Sie alle weiteren gewünschten Vertragsmetadaten ein.
Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Vertrag erzeugen“. - Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis: Die Vorgänger-Verträge eines Folgevertrags werden im Bereich „Vorgänger-Verträge“ angezeigt. Die Unterlagen aus den Vorgänger-Verträgen werden im Bereich „Dokumente aus Vorgänger-Verträgen“ angezeigt.
Untergeordneten Vertrag erzeugen
Für einen Vertrag können untergeordnete Verträge erzeugt werden, um beispielsweise Rahmenverträge mit untergeordneten Verträgen abbilden zu können.
Der Vertragspartner wird bei untergeordneten Verträgen aus dem übergeordneten Vertrag übernommen. Einem untergeordneten Vertrag können weitere untergeordneten Verträge zugeordnet werden, d.h. ist eine mehrstufige Hierarchie von Verträgen möglich.
Um für einen Vertrag einen untergeordneten Vertrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den gewünschten Vertrag.
- Klicken Sie auf die Aktion „Untergeordneten Vertrag erzeugen“.
- Falls bereits Vertragsvorlagen vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste optional den gewünschten Eintrag aus.
Hinweis: Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen der Vertragsliste, falls Sie eine benötigte Vorlage nicht finden können (siehe Kapitel „Vorlagen einschränken“). - Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Vertragsliste" die Vertragsliste aus, in der Sie den untergeordneten Vertrag speichern möchten.
- Auf der Registerkarte „Vertrag“ sind die Felder Vertragsliste und Vertragspartner bereits ausgefüllt, diese Werte können aber verändert werden.
- Geben Sie alle weiteren gewünschten Vertragsmetadaten ein.
Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Vertrag erzeugen“. - Klicken Sie auf „Weiter“.
Hinweis:
- Wenn ein Vertrag untergeordnete Verträge zugeordnet hat, werden diese im Bereich „Untergeordnete Verträge“ angezeigt. Außerdem werden die Dokumente von untergeordneten Verträgen im Bereich "Dokumente aus untergeordneten Verträgen" aufgelistet. Ebenso werden innerhalb eines untergeordneten Vertrags die Widgets "Übergeordneter Vertrag" und "Dokumente aus übergeordnetem Vertrag" zur Anzeige des übergeordneten Vertrags bzw. seiner Dokumente angeboten.
- Untergeordnete Verträge bekommen die Identifikationsbezeichnung des übergeordneten Vertrags zugewiesen, die um eine fortlaufende Nummer in eckigen Klammern erweitert wird.
Rechtsakte aus Vertrag erzeugen
Um eine neue Rechtsakte ausgehend von einem Vertrag zu erzeugen und die beiden Akten zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Vertrag auf die Aktion „Rechtsakte erzeugen“ und geben Sie die gewünschten Daten ein.
Hinweis: Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Rechtsakte erzeugen“. - Klicken Sie auf „Weiter“.
Der Vertrag und die Rechtsakte sind einander nun zugeordnet.
Hinweis: Falls Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration die Verwendung von Strukturthesauri eingestellt haben, verändert dies gegebenenfalls den Erzeugen-Dialog. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.