2023 February Release

VertragslistenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertragslisten enthalten Verträge und legen diverse Konfigurationseinstellungen fest. Je nach Organisationsstruktur und -größe können Sie beispielsweise eine einzelne Vertragsliste bzw. einige wenige Vertragslisten einsetzen oder für jeden Geschäftsbereich bzw. jede Abteilung (HR, Einkauf, Verkauf usw.) eine eigene Vertragsliste einrichten. Abhängig davon, ob Ihr Unternehmen an einem oder mehreren Standorten bzw. in mehreren Ländern operiert, ob Tochterfirmen eingebunden sind, usw. können Sie über den Einsatz und die Zugehörigkeit der Vertragslisten entscheiden und Ihr Unternehmen auf diese optimal innerhalb der Vertragsverwaltung abbilden.

Hinweis: Vertragslisten gehören gemeinsam mit Konfigurationslisten und Rechtsbereichen zu den sogenannten „Vertragsmanagerlisten“. Ähnlich wie „Vertragsmanagerakten“ (stellvertretend für Verträge, Rechtsakten und Anfragen) wird dieser Sammelbegriff in der Dokumentation häufiger verwendet.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertragslisten gliedern sich in die folgenden Bereiche:

  • Aktuelle Verträge
    Zeigt die nicht abgelaufenen Verträge an, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Abgelaufene Verträge
    Zeigt die abgelaufenen Verträge an, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Referenzierte Verträge
    Zeigt die Verträge an, bei denen die aktuelle Vertragsliste im Feld Zusätzliche Vertragslisten angeführt ist.
  • Aktuelle Anfragen
    Zeigt die nicht abgelaufenen Anfragen an, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Abgelaufene Anfragen
    Zeigt die abgelaufenen Anfragen an, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Referenzierte Anfragen
    Zeigt die Anfragen an, bei denen die aktuelle Vertragsmanagerliste im Feld Zusätzliche Anfragelisten angeführt ist.
  • Kalender
    Zeigt Fristen und Termine für die der Vertragsliste zugeordneten Verträge an.
  • <Zuordnungsziele> (z. B. Lieferanten)
    Zeigt die bereitgestellten Instanzen eines Zuordnungsziels an.
    Hinweis:
    • Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert ist (siehe Kapitel „Zuordnungen“).
    • Ist bei Vertragsmanagerlisten die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert, wird im Vertragsmanager-Dashboard bzw. Vertragslisten-Dashboard automatisch pro Zuordnungsziel ein eigener Bereich angezeigt (beispielsweise „Lieferanten“ im Falle von Lieferanten).
  • Unterlagen
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Dokumente an (siehe Kapitel „Importe“).
  • Berichte
    Zeigt die über die Vertragsliste bereitgestellten Berichte an.
    Hinweis: Die Definition von Berichten in einer Vertragsliste funktioniert analog zu der Definition von Berichten in der Vertragsmanager-Konfiguration (siehe Kapitel „Berichte“).
  • Uploads
    Zeigt die Ausgangsdateien für den Import von Verträgen und Vertragsunterlagen an
    (siehe Kapitel „Importe“).

Hinweis: Einige Bereiche werden nur angezeigt, wenn es mindestens einen Eintrag gibt.

AktionenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können folgende Aktionen durchführen:

  • Hochladen
    Lädt Ordner oder Dokumente hoch, um daraus Verträge zu erzeugen.
    Je nach verwendeter Edition werden die Eigenschaften automatisch befüllt.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Editionen“.
  • Vertrag erzeugen
    Erzeugt einen neuen Vertrag.
  • Synchronisieren
    Synchronisiert diese Vertragsliste mit dem Dateisystem.
  • Logo festlegen
    Ermöglicht Ihnen, ein Logo festzulegen. Sie können entweder ein Bild hochladen oder ein bestehendes Bild auswählen.
  • Testumgebung vorbereiten
    Erzeugt eine Kopie der Vertragsliste, in der Sie die getroffenen Einstellungen testen können, bevor die Liste produktiv verwendet wird (siehe Kapitel „Testumgebung vorbereiten“).
  • Neuigkeiten anzeigen
    Zeigt Änderungen und Ereignisse zum aktuellen Objekt an.
  • Wiedervorlagen verwalten
    Legt die Wiedervorlagen fest. Sie können auf diese Weise einstellen, dass nach Ablauf einer festgelegten Zeitspanne für das betroffene Objekt ein Prozess gestartet wird oder Sie eine Benachrichtigung erhalten.
  • Papierkorb öffnen
    Öffnet den Papierkorb der Vertragsliste.
    Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn mindestens ein gelöschtes Objekt in der Vertragsliste vorhanden ist.
  • Bericht <Name des Berichts> erzeugen
    Erzeugt einen Bericht basierend auf einer Berichtsvorlage.
    Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn für diesen Bereich eine Berichtsvorlage definiert wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Berichte“.
  • Vorlagen und Voreinstellungen
    Öffnet die Vorlagen und Voreinstellungen der Vertragsliste.
  • Einstellungen
    Öffnet die Einstellungen der Vertragsliste.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vertragsliste können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Vertragsliste“

  • Name
    Legt den Namen der Vertragsliste fest.
  • Kürzel
    Legt das Kürzel der Vertragsliste fest. Es wird zur Generierung einer eindeutigen Identifikationsbezeichnung für Verträge benötigt. Es kann nur geändert werden, solange kein Vertrag der Vertragsliste zugeordnet ist.
  • Betreff
    Legt den Betreff de
    r Vertragsliste als Freitext fest
  • Übergeordnete Vertragsmanagerliste
    Legt fest, welche Vertragsmanagerliste der Vertragsliste übergeordnet wird.
    Hinweis:
    • Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn mindestens eine Konfigurationsliste oder eine weitere Vertragsliste existiert.
    • Es sind nur Listen verfügbar, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
  • Anfragen erlauben
    Legt fest, ob Benutzer Anfragen stellen dürfen (siehe Kapitel „Anfragen“).
  • Zuordnungen
    Legt die Zuordnungs-Instanzen fest, die der Vertragsliste zugeordnet sind.
  • Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode
    Definiert die Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist
    Definiert die Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails
    Definiert die Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails immer verwenden
    Legt fest, ob die im Feld Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails definierte Zeitspanne für die Wiederholung zusätzlicher Erinnerungen auf Vertragsebene nicht geändert werden kann.
  • Erinnerungs-E-Mails an interne Bearbeiter
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an interne Bearbeiter des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an interne Einkäufer
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an interne Einkäufer des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an interne Verantwortliche
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an interne Verantwortliche des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit allen Rechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Änderungsrechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit Leserechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten
    Legt fest, ob Erinnerungs-E-Mails an Benutzer mit eingeschränkten Rechten auf der Vertragsliste des betreffenden Vertrags versendet werden.
  • Dedizierte Kontakte für Erinnerungs-E-Mails
    Definiert weitere Benutzer, an die Erinnerungs-E-Mails versendet werden sollen.
  • Zusatztext für Erinnerungs-E-Mails
    Definiert einen zusätzlichen Text für Erinnerungs-E-Mails.
  • Prozess für Erinnerung
    Legt einen Prozess für Erinnerungen fest. Dieser wird gestartet, wenn eine Erinnerung bevorsteht.
  • Aufbewahrungsdauer
    Legt fest, wie lange Verträge dieser Vertragsliste aufbewahrt werden sollen.
    Hinweis: Sollte die von Ihnen benötigte Zeitspanne nicht in der Liste vorhanden sein, können Sie diese selbst erstellen (siehe Kapitel „Zeitspannen“).
  • Prozess nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist
    Legt einen Prozess fest, der nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist ausgeführt wird.

Registerkarte „Administration“

  • Verfügbare Vertragsarten einschränken
    Legt fest, ob nur die im Feld Vertragsarten der Vertragsliste angeführten Vertragsarten verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Vertragsarten zur Verfügung gestellt.
  • Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Vertragsarten
    Legt fest, ob im Feld Vertragsart eines Vertrags keine Begriffe erzeugt und dem Vertrag als Vertragsart zugeordnet werden können.
    Hinweis: Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren und neue Vertragsmanageraktenarten ausschließlich aus Formularen zu erzeugen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
  • Vertragsarten
    Legt fest, welche Vertragsarten verfügbar sind.
    Hinweis: Falls die Option Verfügbare Vertragsarten einschränken aktiviert ist, können Sie in diesem Feld die verwendbaren Vertragsarten manuell auswählen und so eine individuelle Liste erstellen. Andernfalls zeigt das Feld alle Vertragsarten an, die über die Konfiguration bereitgestellt werden.
  • Standard-Vertragsart für neue Verträge
    Legt fest, welche
    Vertragsart beim Erzeugen neuer Verträge vergeben wird.
  • Anfragearten einschränken
    Legt fest, ob nur die im Feld Anfragearten angeführten Anfragearten verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Anfragearten zur Verfügung gestellt.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option „Anfragen erlauben“ ausgewählt wurde.
  • Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Anfragearten
    Legt fest, ob im Feld Anfragearten Begriffe erzeugt und der Vertragsliste als Anfragenart zugeordnet werden können.
    Hinweis:
    • Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren und neue Vertragsmanageraktenarten ausschließlich aus Formularen zu erzeugen (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
    • Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option Anfragen erlauben aktiviert wurde.
  • Anfragearten
    Zeigt die verfügbaren Anfragearten an.
    Falls die Option Anfragearten einschränken aktiviert ist, können Sie in diesem Feld die verwendbaren Anfragearten auswählen. Andernfalls zeigt das Feld die über die Konfiguration bereitgestellten Anfragearten.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option Anfragen erlauben aktiviert wurde.
  • Standard-Kategorie für neue Anfragen
    Legt fest, welche Kategorie beim Erzeugen neuer Verträge vergeben wird.
  • Dokumentkategorien einschränken
    Legt fest, ob die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Dokumentkategorien eingeschränkt werden sollen.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumentkategorien“.
  • Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente
    Legt fest, ob nur die im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente der Vertragsliste angeführten Dokumentkategorien verwendet werden können. Ansonsten werden die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Dokumentkategorien zur Verfügung gestellt.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Verfügbare Dokumentkategorien einschränken ausgewählt wurde.
  • Standard-Dokumentkategorie für Dokumente
    Legt die Dokumentkategorie fest, die den Unterlagen eines Vertrags zugeordnet werden kann. Die hier angegebene Dokumentkategorie wird standardmäßig zugeordnet.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Dokumentkategorie definiert wurde und wenn die Option Verfügbare Dokumentkategorien einschränken nicht aktiviert ist.
  • Erlaubt das Erzeugen von Verträgen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
    Legt fest, ob auch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten neue Verträge in der Vertragsliste erzeugen dürfen. Standardmäßig dürfen nur Benutzer mit allen Rechten und Änderungsrechten neue Verträge in der Vertragsliste erzeugen.
  • Erlaubt das Erzeugen von Anfragen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten
    Legt fest, ob auch Benutzer mit Leserechten und eingeschränkten Rechten neue Verträge in der Vertragsliste erzeugen dürfen. Standardmäßig dürfen nur Benutzer mit allen Rechten und Änderungsrechten neue Verträge in der Vertragsliste erzeugen.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option Anfragen erlauben aktiviert wurde.
  • Spezielle Zeitspannen
    Erzeugt spezielle Zeitspannen.
    Hinweis: Zur Festlegung von Fristen (wie etwa für die Kündigungsfrist eines Vertrags) stehen standardmäßig diverse vordefinierte Zeitspannen zur Auswahl zur Verfügung. Sollten Sie weitere Zeitspannen benötigen, können Sie diese im Feld Spezielle Zeitspannen erzeugen.
  • Standard-Vertragsstatus
    Legt den Standardwert zur Initialisierung des Felds Status neuer Verträge fest.
  • Standard-Vertragsperiode für neue Verträge
    Legt den Standardwert für die Vertragsperiode von neuen Verträgen fest.
  • Standard-Kündigungsfrist für neue Verträge
    Legt den Standardwert für die Kündigungsfrist von neuen Verträgen fest.
  • Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem vertraulichen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird (überschreibt die Einstellung in der Konfiguration).
  • Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem externen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird (überschreibt die Einstellung in der Konfiguration).
  • Vorlagen für Verträge über Vorlagenkategorien einschränken
    Legt fest, ob mittels der vorhandenen Vorlagenkategorien die verfügbaren Vertragsvorlagen in der aktuellen Vertragsliste eingeschränkt werden sollen.
  • Erlaubte Vorlagenkategorien für Verträge
    Legt mittels der gewählten Vorlagenkategorien fest, welche Vorlagen beim Erzeugen eines neuen Vertrags angeboten werden.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vorlagen für Verträge über Vorlagenkategorien einschränken aktiviert wurde.
  • Begriffe für die Strukturierung von Vertragsvorlagen
    Legt fest, welche Begriffe für den Strukturthesaurus von Verträgen genutzt werden sollen.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ ein Wert im Feld Thesaurus für die Strukturierung von Vertragsvorlagen festgelegt wurde.
  • Vorlagen für Anfragen über Vorlagenkategorien einschränken
    Legt fest, ob mittels der vorhandenen Vorlagenkategorien die verfügbaren Anfragevorlagen in der aktuellen Vertragsliste eingeschränkt werden sollen.
  • Erlaubte Vorlagenkategorien für Anfragen
    Legt mittels der gewählten Vorlagenkategorien fest, welche Vorlagen beim Erzeugen einer neuen Anfrage angeboten werden.

    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Option Vorlagen für Anfragen über Vorlagenkategorien einschränken aktiviert wurde.
  • Begriffe für die Strukturierung von Anfragevorlagen
    Legt fest, welche Begriffe für den Strukturthesaurus von Anfragen genutzt werden sollen.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ ein Wert im Feld Thesaurus für die Strukturierung von Anfragevorlagen festgelegt wurde.
  • Standardisierte Vertragspartner
    Legt fest, ob Zuordnungs-Instanzen bzw. Objekte aus dem Kontaktmanagement als standardisierte Vertragspartner verwendet werden sollen.
    Hinweis:
    • Wenn Sie in diesem Feld keine der Optionen aktivieren, muss der Vertragspartner bei Verträgen als Freitext eingegeben werden.
    • Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn ein Standard-Kontaktraum in der Vertragsmanager-Konfiguration definiert ist (siehe Kapitel „Standard-Kontaktraum festlegen“) oder wenn Zuordnungen verwendet bzw. verwaltet werden (siehe Kapitel „Zuordnungen festlegen“).
  • Erweiterte Vertragspartner
    Legt fest, ob erweiterte Vertragspartner genutzt werden.
    In diesem Fall wird in Verträgen das Feld Vertragspartner ausgeblendet, stattdessen werden die im Feld Standardisierte Vertragspartner aktivierten Zuordnungsziele direkt auf der Registerkarte „Vertrag“ eingeblendet. Die Registerkarte „Zuordnungen“ wird entfernt.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn im Feld Standardisierte Vertragspartner ausschließlich Zuordnungsziele (z. B. „Lieferant“) aktiviert wurden (und somit keine Organisationen oder Kontaktpersonen verwendet werden).
  • Mehrfache Vertragspartner
    Legt fest, ob einem Vertrag mehrere Vertragspartner zugeordnet werden können.
  • Adressdaten nicht änderbar für Objekte des Kontaktmanagements
    Legt fest, ob die Adressdaten des Vertragspartners bei Verträgen nicht geändert werden können, wenn ein Objekt des Kontaktmanagements als Vertragspartner ausgewählt wird.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn ein Standard-Kontaktraum definiert ist und im Feld Standardisierte Vertragspartner ein Kontaktobjekt gewählt wurde.
  • Standard-Kontaktraum
    Legt den Kontaktraum fest, aus dem die Kontaktdaten für die Vertragspartner bezogen werden. Der Wert in diesem Feld überschreibt die Einstellung in der Vertragsmanager-Konfiguration, wodurch der definierte Kontaktraum für die aktuelle Vertragsliste verfügbar wird. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Verwaltung durch Kontaktmanagement“.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn im Feld Standardisierte Vertragspartner die Optionen Organisation bzw. Kontaktperson aktiviert sind.
  • Mehrfache interne Bearbeiter
    Legt fest, ob ein Vertrag mehrere interne Bearbeiter haben kann.
  • Mehrfache interne Einkäufer
    Legt fest, ob ein Vertrag mehrere interne Einkäufer haben kann.
  • Mehrfache interne Verantwortliche
    Legt fest, ob ein Vertrag mehrere interne Verantwortliche haben kann.
  • Verborgene Elemente in Verträgen
    Legt fest, dass die ausgewählten Standard-Felder in Verträgen nicht angezeigt werden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
  • Erforderliche Eigenschaften in Verträgen
    Legt die ausgewählten Standard-Felder als Pflichtfelder in Verträgen fest (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
  • Verborgene Elemente in Anfragen
    Legt fest, dass die ausgewählten Standard-Felder in Anfragen nicht angezeigt werden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
  • Erforderliche Eigenschaften in Anfragen
    Legt die ausgewählten Standard-Felder als Pflichtfelder in Anfragen fest (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“).
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option Anfragen erlauben ausgewählt wurde.
  • Neue private PDF-Kommentare für Benutzer mit Änderungsrechten zugänglich machen
    Legt fest, ob neu erstellte, private Kommentare in Unterlagen für Benutzer in den Rollen „Alle Rechte“ und „Änderungsberechtigt“ bei der entsprechenden Vertragsliste zugänglich gemacht werden.
    Hinweis:
    • Benutzer in der Rolle „Eingeschränkte Rechte“ bei der Vertragsliste der Unterlage bekommen keinen Zugriff auf private Kommentare, auch wenn diese änderungsberechtigt sind.
    • Weitere Informationen zu PDF-Kommentaren finden Sie im Kapitel „Dokumente kommentieren: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
  • Automatische Synchronisierung von Eigenschaften deaktivieren
    Legt fest, ob das Synchronisieren von Vertragseigenschaften auf Kalendereinträge und andere Objekte verhindert wird.
    Hinweis: Es wird empfohlen, diese Option vor einer Importoperation oder Migration zu aktivieren und diese, nach erfolgreichem Abschluss der Operation, wieder zu deaktivieren.
  • Debug-Modus
    Legt fest, ob der Debug-Modus aktiviert wird. Dieser Modus wird für Analysezwecke verwendet und ist im Support-Fall gegebenenfalls relevant.
  • Kalender-URL
    Zeigt die Adresse an, unter der der Kalender der Vertragsliste hinterlegt ist.

Registerkarte „Zuordnungen

  • <Zuordnungsziel> verwalten (z. B. Lieferanten verwalten)
    Zeigt die Zuordnungsziele an, die in der Vertragsliste verwaltet werden können.
  • <Zuordnungsziel> verwenden (z. B. Lieferanten verwenden)
    Zeigt die Zuordnungsziele an, die in der übergeordneten Konfigurationsliste verwaltet werden.
    Hinweis: Diese Option ist nur sichtbar, wenn entweder der Vertragsliste eine Konfigurationsliste übergeordnet ist, in der dieses Zuordnungsziel verwaltet wird oder das Zuordnungsziel in der Vertragsliste selbst verwaltet wird (siehe Kapitel „Zuordnungsziele verwalten“).
  • Mehrfach
    Legt fest, ob einem Vertrag mehrere Instanzen eines Zuordnungsziels zugeordnet werden dürfen (wenn sich beispielsweise ein Vertrag auf mehrere Lieferanten bezieht).
    Hinweis: Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Option Zuordnungsziel verwenden aktiviert wurde.
  • Auswahlliste verwenden
    Legt fest, ob die Instanzen des Zuordnungsziels beim Vertrag in Form einer Auswahlliste dargestellt werden.
    Hinweis:
    • Diese Option ist nur sichtbar, wenn die Option Zuordnungsziel verwenden aktiviert wurde.
    • Die Auswahlliste eignet sich, wenn viele Zuordnungs-Instanzen zur Auswahl stehen, die Sie alle auf einen Blick sehen möchten.
  • Standard-Kategorie für neues <Zuordnungsziel> (z. B. Lieferanten)
    Legt eine Kategorie fest, die jeder neuen Zuordnungs-Instanz während des Erzeugens zugeordnet wird.
    Hinweis: Diese Kategorie muss von einem Formular abgeleitet sein (siehe Kapitel „Neues Formular erzeugen“).

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Zuordnungsziele“.

Registerkarte „Rollen“

  • Hauptansprechpartner
    Definiert den Hauptansprechpartner für die Vertragsliste.
  • Definition der Genehmigungsstufen
    Legt die in der Vertragsliste verfügbaren Genehmigungsstufen und die dazugehörigen Genehmiger fest.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration Genehmigungsstufen und Limits definiert wurden (siehe Kapitel „Genehmigungen“).
  • Unterzeichner
    Definiert einen oder mehrere Unterzeichner für die Vertragsliste. Die Reihenfolge, in der die Zeichner eingetragen sind, entspricht später der im Zeichnungsprozess (siehe Kapitel „Unterschriften“).
  • Interne Unterzeichner einschränken auf
    Schränkt die Unterzeichner ein, die bei einem Zeichnungsprozess oder auf Verträgen verwendet werden können.

Registerkarte „Adresse“

  • Offizielle Bezeichnung
    Legt die offizielle Bezeichnung der Vertragsliste fest.
  • Alternative Bezeichnungen
    Legt alternative Bezeichnungen für die Vertragsliste fest.
  • Straße, PLZ, Ort, Land, Telefonnummern
    Legt die Adress- und Kontaktdaten fest.
  • Information zur Rechnungslegung
    Legt Informationen zur Rechnungslegung fest.

Registerkarte „Historie“

Die Liste dieser Registerkarte zeigt alle Änderungen in der Vertragsliste.

Registerkarte „Stornierte Akten“

Die Liste dieser Registerkarte zeigt alle stornierten Verträge und Anfragen.
Hinweis: Diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn stornierte Akten existieren.

Vertragsliste erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Vertragsliste zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vertragsliste erzeugen“.
  3. Falls bereits Vorlagen für diese Objektklasse vorhanden sind, wird ein Auswahl-Dialog angezeigt. Wählen Sie in der Liste den gewünschten Eintrag aus.
  4. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die neue Vertragsliste ein.
  5. Legen Sie im Feld Kürzel ein eindeutiges Kürzel für die Vertragsliste fest.
    Hinweis: Dieses Kürzel wird zur Generierung einer eindeutigen Identifikationsbezeichnung für Verträge einer Liste benötigt.
  6. Wählen Sie optional im Feld Übergeordnete Vertragsmanagerliste die gewünschte Konfigurationsliste aus (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“).
  7. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Anfragen erlauben (siehe Kapitel „Anfragen“).
  8. Legen Sie optional die Zeitspannen und Benutzerrollen für den Erhalt von Erinnerungs-E-Mails fest (siehe Kapitel „Empfänger für Erinnerungs-E-Mails festlegen“).
  9. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  10. Aktivieren Sie die Option Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Vertragsarten und die Option Verhindert das Erzeugen von Begriffen für Anfragearten, falls diese sichtbar ist.
    Hinweis: Es wird empfohlen, die beschriebenen Einstellungen immer zu treffen, wenn eine neue Vertragsliste erzeugt wird. Es sollte nur bei dringendem Bedarf auf diese Einstellung verzichtet werden.
  11. Aktivieren Sie optional die Optionen Erlaubt das Erzeugen von Verträgen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten bzw. Erlaubt das Erzeugen von Anfragen mit Leserechten und eingeschränkten Rechten, wenn Sie möchten, dass die entsprechend berechtigten Benutzer diese Objekte erzeugen dürfen.
    Hinweis: Diese Einstellung sollte nur bei Bedarf getroffen werden. Zusätzlich müssen die betroffenen Benutzer Änderungsrechte in der jeweiligen Vertragsmanageraktenart erhalten (siehe Kapitel „Berechtigungen festlegen“).
  12. Aktivieren Sie optional die Optionen Mehrfache interne Bearbeiter, Mehrfache interne Einkäufer bzw. Mehrfache interne Verantwortliche, wenn Sie mehrere Benutzer jeweils eine dieser Rollen zuweisen möchten.
    Hinweis: Falls Sie diese Optionen nachträglich aktivieren, sollte dies vor dem Erzeugen der ersten Vertragsmanagerakte geschehen.
  13. Legen Sie alle weiteren gewünschten Einstellungen für die Vertragsliste fest.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Einstellungen“.
  14. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adresse“.
  15. Geben Sie Ihre Adressdaten ein.
    Hinweis:
    • Die Adressdaten werden im Zuge eines Zeichnungsprozess automatisch in den fertigen Vertrag eingefügt.
    • Die Adressdaten können beim Anlegen von Vorlagen, formellen Schreiben usw. als einzelne Felder in den Text übernommen werden.
  16. Klicken Sie auf „Weiter“.

Konfigurationsliste verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die in der Vertragsliste hinterlegte Konfigurationsliste zu verwalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Navigieren Sie zum Feld Übergeordnete Vertragsmanagerliste.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Vertragsmanager-Konfiguration mindestens eine Konfigurationsliste erzeugt wurde.
  4. Legen Sie je nach Bedarf eine Konfigurationsliste erstmalig fest, oder ändern bzw. entfernen Sie die aktuelle Konfigurationsliste.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Zuordnungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Verwaltung bzw. Verwendung von Zuordnungszielen finden Sie in den Kapiteln „Zuordnungsziele verwalten“ bzw. „Zuordnungsziele verwenden“.

Das Erzeugen von Zuordnungs-Instanzen finden Sie im Kapitel „Zuordnungs-Instanz erzeugen“.

Vorlagen einschränkenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können festlegen, welche Vorlagen für Verträge und Anfragen Sie in der Vertragsliste zulassen wollen. Dies funktioniert dann, wenn Sie den entsprechenden Vorlagen jeweils Vorlagenkategorien zugewiesen haben.

Hinweis: Lesen Sie bei Bedarf das entsprechende Unterkapitel von „Vorlagen“.

Um die Einschränkung vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Vorlagen für Verträge über Vorlagenkategorien einschränken.
  5. Wählen Sie im Feld Erlaubte Vorlagenkategorien für Verträge die gewünschten Kategorien.
  6. Wiederholen Sie den Vorgang optional für die Anfragen.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vertragsarten/Anfragearten einschränkenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jede Vertragsliste kann individuell festgelegt werden, welche Vertragsarten darin verwendet werden können. Standardmäßig werden alle in der Vertragsmanager-Konfiguration erzeugten Vertragsarten (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“) in der Vertragsliste angeboten. Um die Vertragsarten in einer Vertragsliste einzuschränken, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Verfügbare Vertragsarten einschränken.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen und einfügen“.
  6. Geben Sie den Namen der gewünschten Vertragsart ein und klicken Sie darauf, um sie der Liste hinzuzufügen.
  7. Fügen Sie alle gewünschten Vertragsarten hinzu und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Die Einschränkung von Anfragearten funktioniert analog hierzu, wenn auf der Registerkarte „Vertragsliste“ die Option Anfragen erlauben aktiviert ist.

Dokumentkategorien verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Den Unterlagen eines Vertrags können Dokumentkategorien zugeordnet werden, die deren Kategorisierung ermöglichen. Weiters können in Dokumentkategorien Standardprozesse hinterlegt und Aufbewahrungsfristen definiert werden.

Die verfügbaren Dokumentkategorien werden in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Dokumentkategorien definiert (siehe Kapitel „Dokumentkategorien“).

Standard-Dokumentkategorie definieren

Um für eine Vertragsliste eine Standard-Dokumentkategorie zu definieren, die den Unterlagen eines Vertrags standardmäßig zugeordnet wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Wählen Sie im Feld Standard-Dokumentkategorie für Dokumente im Vertrag die gewünschte Dokumentkategorie aus.
    Hinweis: Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Dokumentkategorie definiert wurde.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Dokumentkategorien einschränken

Um die in einer Vertragsliste verfügbaren Dokumentkategorien einzuschränken, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Aktivieren Sie die Option Verfügbare Dokumentkategorien einschränken.
  5. Fügen Sie die gewünschten Dokumentkategorien im Feld Verfügbare Dokumentkategorien für Dokumente im Vertrag (beispielsweise mittels „Suchen und hinzufügen“) hinzu. Die auswählbaren Dokumentkategorien sind in der Vertragsmanager-Konfiguration hinterlegt.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Erforderliche/verborgene Felder definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um weitere für Verträge erforderliche bzw. verborgene Felder zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Wählen Sie im Feld Erforderliche Eigenschaften jene Felder aus, die Sie als Pflichtfelder in den Verträgen dieser Liste definieren möchten.
  5. Wählen Sie im Feld Verborgene Felder jene Felder aus, die Sie aus den Verträgen dieser Liste entfernen möchten.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Testumgebung vorbereitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Testumgebung ist als Vorbereitung für den Produktivbetrieb gedacht. Würde man in einer regulären Vertragsliste bereits Verträge erzeugen, würden z. B. die Nummerierungen entsprechend nach oben gezählt.

Die Testumgebungs-Funktionalität kopiert daher die gewünschte Vertragsliste und macht diese Kopie zur Testumgebung. Eine Testumgebung ist standardmäßig daran erkennbar, dass sie nach dem Schema „<Name der Quell-Liste> (Test)“ benannt ist und das Kürzel der Liste auf „TEST <Kürzel>“ lautet. Zusätzlich ist sie mit roter Hervorhebungsfarbe versehen.

Eine Testumgebung hat idente Einstellungen und Berechtigungen, man kann daher die getroffenen Einstellungen testen und riskiert durch deren Veränderung keine Auswirkungen auf das eigentliche Produktivsystem. Wird in der Testumgebung eine Unstimmigkeit entdeckt, kann diese nach der entsprechenden Anpassung und Testung auf die ursprüngliche Vertragsliste angewendet werden.

Um eine Testumgebung zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Navigieren Sie in den Bereich „Vertragslisten“.
  3. Markieren Sie die Vertragslisten, für die Sie eine Testumgebung erzeugen wollen.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Testumgebung vorbereiten“.

Die Testumgebung kann nach der Nutzung wie eine reguläre Vertragsliste aufgelöst werden.

Vertragsliste auflösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie eine Vertragsliste nicht mehr benötigen sollten, können Sie diese auflösen.

Um eine Vertragsliste aufzulösen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Navigieren Sie in den Bereich „Vertragslisten“.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü der gewünschten Vertragsliste auf „Auflösen“.
  4. Klicken Sie im Auflösen-Dialog auf „Löschen“.

Hinweis:

  • Eine Vertragsliste kann nicht aufgelöst werden, wenn darin mindestens ein Objekt mit aktivierter Aufbewahrungspflicht vorhanden ist. In diesem Fall werden Sie im Auflösen-Dialog informiert und die betroffenen Objekte werden aufgelistet.
  • Eine Vertragsliste kann nicht aufgelöst werden, wenn darin mindestens ein externer Bereich oder ein vertraulicher Bereich vorhanden ist. In diesem Fall werden Sie im Auflösen-Dialog informiert und die betroffenen Objekte werden aufgelistet.
  • Wenn Sie eine Vertragsliste auflösen, wird diese Liste mit allen zugehörigen Einstellungen, Verträgen, Anfragen usw. gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

ZugriffsrechtePermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jede Vertragsliste können Sie Berechtigungen vergeben. Klicken Sie im Werkzeugbereich der Vertragsliste auf die Aktion „Team“, um Benutzern, Teams bzw. Organisationseinheiten eine der folgenden Rollen zuzuweisen.

  • Alle Rechte
    Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
    • bestehende Verträge und Dokumente in der Vertragsliste ändern, neue Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Vorlagen und Textbausteine für die Vertragsliste festlegen,
    • öffentliche Links erstellen,
    • den Papierkorb leeren,
    • die gesamte Vertragsliste auflösen,
    • Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, öffentliche Links, Teamsichtbarkeit, Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
    • Logos festlegen,
    • den Verlauf löschen, und
    • alle Zugriffsrechte vergeben.
  • Customizing-Benutzer
    Customizing-Benutzer erhalten Zugriff auf Customizing-Kontexte (z. B. Konfigurationen, Vorlagen und Voreinstellungen) und können dort Objekte wie Prozesse, Vorlagen, Textbausteine usw. anlegen und bearbeiten. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf die eigentlichen Daten und Inhaltsobjekte.
    Hinweis: Wenn Sie diesen Benutzer in einer Vertragsmanagerliste einsetzen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn richtig konfiguriert haben (siehe Kapitel „Zugriffsrechte“).
  • Änderungsberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
    • bestehende Verträge und Dokumente ändern, neue Verträge und Dokumente bzw. Ordner erstellen und löschen (Papierkorb) und
    • Vorlagen und Textbausteine für die Vertragsliste festlegen.
  • Leseberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
    • bestehende Verträge und Dokumente lesen und
    • bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen.
  • Eingeschränkte Rechte
    Diese Teammitglieder bekommen nur Zugriff auf Vertragsmanagerlisten und - akten, wenn sie dort explizit berechtigt werden (z. B. mittels einer Vertragsmanageraktenart oder einer Rolle).
    Hinweis: