Vertragsmanager-Dashboard

Nachdem Sie als Benutzer zu einer Vertragsmanager-Konfiguration hinzugefügt wurden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Dieses Vertragsmanager-Dashboard ist Ihr Zugangspunkt zu Fabasoft Contracts.
Hinweis: Abhängig von Ihrer Rolle und den Einstellungen, die vor Ihrem ersten Einstieg in Fabasoft Contracts bereits getroffen wurden, unterscheiden sich manche Objekte und Einstellungen möglicherweise von dieser Benutzerhilfe. Erkundigen Sie sich bei Bedarf bei den zuständigen Administratoren.

Bereiche

Das Vertragsmanager-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

Mein Kalender
Zeigt die Fristen und Termine für Ihre Verträge an.
<Zuordnungsziele> (z. B. Meine Lieferanten)
Zeigt die bereitgestellten Instanzen eines Zuordnungsziels an.
Hinweis:
- Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert ist (siehe Kapitel „Zuordnungen“).
- Ist bei Vertragslisten die Verwendung bzw. Verwaltung von Zuordnungszielen aktiviert, wird im Vertragsmanager-Dashboard automatisch pro Zuordnungsziel ein eigener Bereich angezeigt (beispielsweise „Meine Lieferanten“ im Falle von Lieferanten).
Meine Verträge
Zeigt die Verträge aus allen Vertragslisten an, auf die Sie Zugriff haben.
Hinweis: Falls sich unter diesen Verträgen auch archivierte Verträge befinden, können Sie diese einsehen, indem Sie in den Bereich navigieren und auf die Aktion „Archiv öffnen“ klicken.
Meine Verantwortlichkeiten
Zeigt alle aktiven Verträge, in denen Sie als interner Verantwortlicher eingetragen sind.
Hinweis: Die Kachel Meine Verantwortlichkeiten ist auch über eine URL direkt erreichbar. Die URL setzt sich zusammen aus der Basis-URL und /myresponsibilities (z.B. https://at.cloud.fabasoft.com/folio/myresponsibilities)
Zuletzt verwendete Verträge
Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Verträge an.
Meine Vertragslisten
Zeigt die Vertragslisten an, auf die Sie Zugriff haben.
Meine Rechtsakten
Zeigt die Rechtsakten aus allen Rechtsbereichen an, auf die Sie Zugriff haben.
Zuletzt verwendete Rechtsakten
Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Rechtsakten an.
Meine Rechtsbereiche
Zeigt die Rechtsbereiche an, auf die Sie Zugriff haben.
Meine Anfragen
Zeigt die Anfragen an, bei denen Sie als interner Bearbeiter, interner Verantwortlicher, interner Einkäufer oder Einbringer eintragen sind.
Zuletzt verwendete Anfragen
Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Anfragen an.
Meine vertraulichen Bereiche
Zeigt die vertraulichen Bereiche an, auf die Sie Zugriff haben. Vertrauliche Bereiche können in den Unterlagen von Verträgen erstellt werden.
Meine externen Bereiche
Zeigt die externen Bereiche an, auf die Sie Zugriff haben. Externe Bereiche können in den Unterlagen von Verträgen erstellt werden.
Übersicht
Zeigt eine grafische Darstellung gewisser Kennzahlen und Metriken wie z. B. Vertragspartner, Vertragsarten und Vertragsstatus an.
Hinweis: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn die Option Suchanwendungen aktivieren aktiviert wurde (siehe Kapitel „Vertragsmanager-Konfiguration“) und ist nur in der Edition „Fabasoft Contracts AI“ verfügbar.
Meine Suchordner
Zeigt die verfügbaren Suchordner an.
Hinweis: Lesen Sie bei Bedarf ergänzend das Kapitel „Suchordner: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
Berichtsergebnisse
Zeigt die von Ihnen generierten Berichte an.

Hinweis: Manche Bereiche, wie z. B. Kalender, Meine vertraulichen Bereiche, Meine externen Bereiche und Berichtsergebnisse, werden nur angezeigt, wenn es mindestens einen Eintrag gibt.

Aktionen

Sie können folgende Aktionen durchführen:

Hochladen
Lädt Ordner oder Dokumente hoch, um daraus Verträge zu erzeugen.
Je nach verwendeter Edition werden die Eigenschaften automatisch befüllt.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Editionen“.
Vertrag erzeugen
Erzeugt einen neuen Vertrag.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertrag erzeugen“.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Konfiguration mindestens eine Vertragsliste existiert.
Rechtsakte erzeugen
Erzeugt eine neue Rechtsakte.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Rechtsakte erzeugen“.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Konfiguration mindestens ein Rechtsbereich existiert.
Anfrage erzeugen
Erzeugt eine neue Anfrage.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Anfragen“.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn in der Konfiguration mindestens eine Vertragsliste oder ein Rechtsbereich existiert und darin die Option Anfragen erlauben aktiviert ist.
Bericht <Name des Berichts> erzeugen
Erzeugt einen Bericht basierend auf einer Berichtsvorlage.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn für diesen Bereich eine Berichtsvorlage definiert wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Berichte“.
Branding
Legt das Logo und die Hintergrundfarbe für die Kopfleiste fest. Zusätzlich können Sie ein Hintergrundbild festlegen.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn die Organisationsverwaltung auf Home deaktiviert ist. Die Organisationsverwaltung können Sie in den Einstellungen des Dashboards, auf der Registerkarte „Organisationseinstellungen“ im Feld Organisationsverwaltung aktivieren aktivieren.
Zur Konfiguration wechseln
Navigiert zu Vertragsmanager-Konfiguration. Als Vertragsmanager-Administrator können Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration wechseln, um dort Konfigurationseinstellungen vorzunehmen.
Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn der Erweiterte Modus aktiviert wurde (siehe Kapitel „Erweiterten Modus aktivieren“).
Einstellungen
Legt allgemeine Eigenschaften des Vertragsmanager-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) fest.
Auf der Registerkarte „Voreinstellungen“ kann der Benutzer seine Präferenz festlegen, wie die Dokumente einer Vertragsakte/Rechtsakte/Anfrage registriert werden (Einzeln, Gemeinsam, oder durch eine Auswahl beim Hochladen). Sie können über die Felder „Bevorzugte Vertragsliste“, „Bevorzugter Rechtsbereich“ eine/einen Vertragsliste/Rechtsbereich festlegen, die als Standardwerte für im Dashboard neu erzeugte Verträge/Rechtsakten verwendet werden. Über das Feld „Voreinstellung für die Behandlung von E-Mails“ können Sie festlegen, wie E-Mails beim Hochladen standardmäßig behandelt werden. Im Feld „Voreinstellung für Dokumentkategorie“ können Sie eine allgemeine Dokumentkategorie für die in Vertrag/Rechtsakte/Anfrage Unterlagen hochgeladenen Dokumente festlegen. Das Ziel dieser "Voreinstellung ..."-Felder ist es, die Upload-Schritte zu reduzieren, was wiederum die Arbeit des Nutzers erleichtert.
Hinweis: Wenn die Vertragsmanager-Konfiguration bzw. die Organisationsverwaltung nicht aktiviert ist, stehen Ihnen auf den Registerkarten „Benutzereinstellungen“ und „Organisationseinstellungen“ eingeschränkte Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Nutzungsmodi

Fabasoft Contracts bietet zwei verschiedene Nutzungsmodi.

Einfacher Modus

In diesem Modus sind häufige Anwendungsfälle wie das Erzeugen, Hochladen sowie Ablegen von Verträgen möglich und ist für eine einfache Verwaltung von Verträgen gedacht.

Wenn Sie Fabasoft Contracts zum ersten Mal verwenden, sehen Sie diesen Modus. Auf Home ist ein Widget verfügbar, über das Sie in das Dashboard des Vertragsmanagers gelangen.

Erweiterter Modus

Der erweiterte Modus umfasst alle Anwendungsfälle des einfachen Modus und ergänzt diese um die Möglichkeit, weitere Strukturierungselemente wie Vertragslisten, Rechtsbereiche und Konfigurationslisten zu erstellen. Zudem können im erweiterten Modus Vorlagen, Textbausteine und Voreinstellungen angelegt werden. Dieser Modus ist für Organisationen gedacht, die komplexere Ablagestrukturen benötigen.

Erweiterten Modus aktivieren

Um den erweiterten Modus zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in das Vertragsmanager-Dashboard.
Hinweis: Sie erkennen das Dashboard daran, dass über den Aktionen der Schriftzug „Persönliches Dashboard“ zu lesen ist (falls der Name nicht geändert wurde; siehe Kapitel „Dashboard-Name ändern“).
Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
Aktivieren Sie die Option Erweiterten Modus aktivieren.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Alle weiteren Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten, die Ihnen im erweiterten Modus zur Verfügung stehen, können Sie im Kapitel „Vertragsmanager-Konfiguration“ einsehen.

Hinweis: Wenn Sie kein Vertragsmanager-Administrator sind, können Sie die Konfiguration nicht einsehen und den einfachen Modus nicht verlassen.

Organisationsverwaltung aktivieren

Die Organisationsverwaltung ist für eine Reihe von Anwendungsfällen erforderlich, darunter die Verwaltung von externen Mitgliedern, die in externen Bereichen relevant sind (siehe Kapitel „Externen Bereich einrichten“).

Um die Organisationsverwaltung zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in das Vertragsmanager-Dashboard.
Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Organisationseinstellungen“.
Aktivieren Sie die Option „Organisationsverwaltung aktivieren“.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Startpunkt festlegen

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, werden Sie automatisch in die gewählte App weitergeleitet. Standardmäßig ist dies der Vertragsmanager.

Um den Startpunkt festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in das Vertragsmanager-Dashboard.
Öffnen Sie das Drop-down-Menü neben dem Namen des Benutzers in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Grundeinstellungen“.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Benutzereinstellungen“.
Öffnen Sie das Drop-down-Menü im Feld Starten mit.
Abhängig davon, wie viele Apps verfügbar sind, können Sie aus einer Reihe von Einträgen wählen. Wählen Sie beispielsweise den Eintrag „Arbeitsvorrat“, um nach dem Log-in automatisch zum Arbeitsvorrat weitergeleitet zu werden.
Hinweis: Wenn Sie den obersten (leeren) Eintrag wählen, werden Sie nach dem Log-in zu Home weitergeleitet.
Legen Sie den gewünschten Startpunkt fest.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Beim nächsten Log-in tritt die Änderung in Kraft.

Dashboard-Name ändern

Der Name eines Dashboards kann beliebig geändert werden. Dies kann z. B. nützlich sein, wenn Sie in mehreren verschiedenen Vertragsmanager-Konfigurationen berechtigt sind und durch den immer gleichen Dashboard-Namen keine klare Orientierung mehr haben. Um den Namen zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Administration“.
Geben Sie im Feld Standard-Dashboard-Name den gewünschten Namen ein.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Der neue Name wird erst nach einem Neustart der Webservices angewendet.

Demo-Vertragsliste

Fabasoft Contracts wird standardmäßig mit einer vorinitialisierten Vertragsliste ausgeliefert, die nach dem Schema „<Name der Organisation> <Demo-Verträge>“ benannt ist. Diese Vertragsliste dient Benutzern der Trial-Version wie auch der Vollversion als Veranschaulichung der Einstellungsmöglichkeiten einer Vertragsliste. Zugleich erfasst diese Liste alle Verträge, die Sie über das Vertragsmanager-Dashboard erzeugen.

Da die Vertragsliste auf einfache Anwendungsfälle von Trial-Nutzern oder Neukunden ausgelegt ist, sind darin einige Vertragseigenschaften verborgen, die Ihnen folglich beim Erzeugen neuer Verträge nicht angeboten werden.

Nachfolgend sind einige Möglichkeiten beschrieben, wie Sie im erweiterten Modus weiterarbeiten können:

Sie können die gewünschten Felder wieder einblenden (siehe Kapitel „Erforderliche/verborgene Felder definieren“) und mit der Demo-Vertragsliste weiterarbeiten.
Sie können die Demo-Vertragsliste auflösen (siehe Kapitel „Vertragsliste auflösen“) und eine neue Vertragsliste erzeugen (siehe Kapitel „Vertragsliste erzeugen“), um diese nach eigenen Wünschen zu konfigurieren.
Sie können bestehende Verträge aus der Demo-Vertragsliste einer anderen Vertragsliste zuordnen und die Demo-Vertragsliste anschließend auflösen. Dies trifft z. B. zu, wenn Ihre Organisation von der Trial-Version zur Vollversion umsteigt und die Vertragsmanager-Administratoren ein entsprechendes Ablage- und Zuordnungssystem aufgebaut haben, das die Demo-Vertragsliste obsolet macht. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertrag umregistrieren“.