2023 February Release

Vertragsmanager-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vertragsmanager-Konfiguration können Sie allgemeine Einstellungen festlegen und Benutzer berechtigen, den Vertragsmanager zu nutzen.

Die Vertragsmanager-Konfiguration wird automatisch erstellt, wenn der Vertragsmanager für Ihre Cloud-Organisation aktiviert ist. Der Eigentümer der Cloud-Organisation wird in der Vertragsmanager-Konfiguration initial in der Rolle „Vertragsmanager-Administrator“ hinterlegt.

Als Vertragsmanager-Administrator können Sie folgendermaßen zur Vertragsmanager-Konfiguration wechseln:

  1. Navigieren Sie in Ihr Vertragsmanager-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“, um in die Vertragsmanager-Konfiguration zu wechseln.

Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn die Vertragsmanager-Konfiguration aktiviert ist. Die Vertragsmanager-Konfiguration können Sie in den Einstellungen des Dashboards auf der Registerkarte „Organisationseinstellungen“ im Feld Vertragsmanager-Konfiguration aktivieren aktivieren.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Konfiguration gliedert sich in die folgenden Bereiche:

  • Konfigurationslisten
    Zeigt die verfügbaren Konfigurationslisten (siehe Kapitel „Konfigurationslisten“).
  • Vertragslisten
    Zeigt die verfügbaren Vertragslisten (siehe Kapitel „Vertragslisten“).
  • Rechtsbereiche
    Zeigt die verfügbaren Rechtsbereiche (siehe Kapitel „Rechtsbereiche“).
  • Vertrauliche Bereiche
    Zeigt die verfügbaren vertraulichen Bereiche (siehe Kapitel „Vertraulichen Bereich einrichten“).
  • Externe Bereiche
    Zeigt die verfügbaren externen Bereiche (siehe Kapitel „Externen Bereich einrichten“).
  • Berichte
    Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Berichte. Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsmanagerliste Berichte definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Berichte stehen in allen Vertragsmanagerlisten zur Verfügung (siehe Kapitel „Berichte“).
  • Asynchrone Datenobjekte
    Enthält Basisobjekte, die Eingabedaten von einem Webservice speichern und im Hintergrund verarbeiten. Sofern eine solche Bearbeitung abläuft, sind in diesem Bereich Einträge sichtbar.
  • Insight Apps
    Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Ihrer Cloud-Organisation. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.
    Hinweis:
  • Prozesse
    Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann (üblicherweise handelt es sich dabei um Genehmigungs- und Freigabeprozesse).
  • Weitere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing: neues Fenster“ und im Kapitel „Workflow: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
  • Vorlagen
    Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. mittels Kontextmenübefehl „Neu“) angezeigt.
  • Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Vertrags- und Dokumentvorlagen definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Vorlagen werden in allen Vertragslisten zur Auswahl angeboten.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vorlagen“.
    Hinweis:
    • Vertragsmanageraktenvorlagen können auch Dokumente enthalten, die beim Erzeugen eines neuen Vertrags basierend auf der Vertragsvorlage mitkopiert werden.
    • Vertragsmanageraktenvorlagen werden beim Erzeugen einer Vertragsmanagerakte zur Auswahl angeboten.
    • Dokumentvorlagen werden beim Erzeugen eines Dokuments in den Unterlagen eines Vertrags zur Auswahl angeboten.
    • Eine Vorlage kann erst verwendet werden, wenn sie über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.
  • Textbausteine
    Zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können. Textbausteine können in Vertragsunterlagen und auch in Dokumentvorlagen eingefügt werden.
    Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Textbausteine definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Textbausteine stehen in allen Vertragsmanagerlisten zur Verfügung.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Textbausteine“.
  • Thesauri
    Zeigt die in der Konfiguration bereitgestellten Thesauri.
  • Voreinstellungen
    Enthält getroffene Voreinstellungen wie selbst generierte Suchmuster oder Zeitspannen.
  • Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben
    Dieser Bereich zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an. Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.
    Hinweis: Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist.

AktionenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können folgende Aktionen durchführen:

  • Konfigurationsliste erzeugen
    Erzeugt eine neue Konfigurationsliste.
  • Vertragsliste erzeugen
    Erzeugt eine neue Vertragsliste.
  • Rechtsbereich erzeugen
    Erzeugt einen neuen Rechtsbereich.
  • Papierkorb öffnen
    Öffnet den Papierkorb der Vertragsmanager-Konfiguration.
    Hinweis: Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn innerhalb der Konfiguration mindestens ein gelöschtes Objekt existiert.
  • Einstellungen
    Öffnet die Einstellungen der Vertragsmanager-Konfiguration.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vertragsmanager-Konfiguration können Sie folgende Einstellungen festlegen:

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Name
    Legt den Namen der Konfiguration fest.
  • Betreff
    Legt die Beschreibung der Konfiguration fest.
  • Feiertagstabelle
    Definiert die Feiertagstabelle, die im Kontext der Konfiguration verwendet werden soll (ansonsten wird die Standard-Feiertagstabelle verwendet).
  • Zugriffsschutz
    Legt die Zugriffseinstellungen fest.
    Standardmäßig darf nur das festgelegte Team auf Objekte zugreifen.
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Konfiguration zugeordnet sind, einschränken.
  • Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
    Ermöglicht es, die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
  • Rollen, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen
    Definiert über welche Berechtigungen ein Teammitglied verfügen muss, damit das Teammitglied Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen darf.
  • Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
    Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“.
    Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
  • Teammitglieder einschränken
    Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
  • Hauptadministrator
    Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Konfiguration betreffen. Ansonsten erhalten alle App-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
  • Support-Team
    Öffnet ein Support-Formular, mittels dem Sie eine Nachricht und optional einen Screenshot an ein Support-Team senden können.
  • Erweiterten Modus aktivieren
    Aktiviert einen Modus, der u. A. das Arbeiten mit mehreren Ablagen, sowie das Verwalten von Vorlagen und Voreinstellungen ermöglicht (siehe Kapitel „Erweiterten Modus aktivieren“).
  • Trace-Ausgaben aktivieren
    Ermöglicht die Ausgabe von Informationen über den Verlauf einer Code-Ausführung.
    Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben lassen (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Administration“

  • Standard-Dashboard-Name
    Legt den Namen für das Vertragsmanager-Dashboard fest.
    Hinweis: Der neue Name wird erst nach einem Neustart der Webservices angewendet.
  • Standard-Kategorie für neue Vertragslisten
    Legt die Kategorie fest, die einer Vertragsliste beim Erzeugen zugewiesen wird.
  • Vertragsarten
    Legt die Vertragsarten von Verträgen fest.
    Vertragsarten ermöglichen Ihnen, Verträge zu kategorisieren, weitere Berechtigungen zu vergeben und die Verträge mit benutzerdefinierten Feldern zu erweitern.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“.
  • Standard-Vertragsart für neue Verträge
    Legt die Vertragsart fest, die einem Vertrag beim Erzeugen zugewiesen wird. Die Standard-Vertragsart für neue Verträge kann in den Einstellungen einer Vertragsliste überschrieben werden.
  • Standard-Kategorie für neue Rechtsbereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem Rechtsbereich beim Erzeugen zugewiesen wird.
  • Rechtsaktenarten
    Legt die Rechtsaktenarten von Rechtsakten fest.
  • Standard-Kategorie für neue Rechtsakten
    Legt die Kategorie fest, die einer Rechtsakte beim Erzeugen zugewiesen wird. Diese Kategorie kann in den Einstellungen eines Rechtsbereichs überschrieben werden.
  • Anfragearten
    Legt die Anfragearten von Anfragen fest.
  • Standard-Kategorie für neue Anfragen
    Legt die Kategorie fest, die einer Anfrage beim Erzeugen zugewiesen wird. Diese Kategorie kann in den Einstellungen einer Vertragsmanagerliste überschrieben werden.
  • Dokumentkategorien
    Legt die Dokumentkategorien fest.
    Den Unterlagen einer Vertragsmanagerakte können Dokumentkategorien zugeordnet werden, die die Kategorisierung der Unterlagen erlauben.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumentkategorien“.
  • Textbausteinkategorien
    Legt die Textbausteinkategorien fest.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Textbausteinkategorie erzeugen“.
  • Spezielle Zeitspannen
    Legt benutzerdefinierte Zeitspannen fest.
    Zur Festlegung von Fristen (wie etwa für die Kündigungsfrist eines Vertrags) stehen standardmäßig diverse vordefinierte Zeitspannen zur Auswahl zur Verfügung. Sollten Sie jedoch andere Zeitspannen benötigen, können Sie diese in diesem Feld erzeugen.
  • Spezielle Vertragsbedingungen
    Legt spezielle Vertragsbedingungen als Begriffe fest.
    Diese werden in den Eigenschaften eines Vertrags auf der Registerkarte „Vertrag“ zur Auswahl angeboten.
  • Sonderkündigungsrechte
    Legt Sonderkündigungsrechte als Begriffe fest.
    Diese werden in den Eigenschaften eines Vertrags auf der Registerkarte „Termine“ zur Auswahl angeboten.
  • Genehmigungsstufen
    Legt Genehmigungsstufen als Begriffe fest.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Genehmigungen“.
  • Limits
    Weist einer bestehenden Genehmigungsstufe eine maximal verfügbare Vertragssumme zu.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Genehmigungen“.
  • Standard-Kategorie für <Instanzen neuer Zuordnungsziele> (z. B. „ …neue Lieferanten“)
    Legt die Standard-Kategorie für neue Instanzen von Zuordnungszielen fest. Um z. B. die Standard-Kategorie für neue Lieferanten festzulegen, wählen Sie diese im Feld Standard-Kategorie für neue Lieferanten aus. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Zuordnungsziele“.
  • Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem vertraulichen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird. Die Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche kann in den Einstellungen einer Vertragsliste oder eines Rechtsbereichs überschrieben werden.
  • Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem externen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird. Die Standard-Kategorie für neue externe Bereiche kann in den Einstellungen einer Vertragsliste oder eines Rechtsbereichs überschrieben werden.
  • Thesaurus für die Strukturierung von Vertragsvorlagen
    Legt den Thesaurus für die Strukturierung von Vertragsvorlagen fest.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.
  • Thesaurus für die Strukturierung von Rechtsaktenvorlagen
    Legt den Thesaurus für die Strukturierung von Rechtsaktenvorlagen fest.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.
  • Thesaurus für die Strukturierung von Anfragevorlagen
    Legt den Thesaurus für die Strukturierung von Anfragevorlagen fest.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Strukturthesauri“.
  • Standard-Kontaktraum
    Legt den Kontaktraum fest, aus dem die Kontaktdaten für die Vertragspartner bezogen werden. Der Standard-Kontaktraum der Konfiguration ist standardmäßig für alle Vertragslisten verfügbar, allerdings kann jeder Vertragsliste ein eigener Kontaktraum zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Verwaltung durch Kontaktmanagement“.
  • Akten-Use-Cases aktivieren
    Legt fest, ob Vertragsunterlagen als Aktendokumente behandelt werden. Akten können nicht mehr direkt ausgeschnitten oder gelöscht, sondern nur noch neu registriert oder storniert werden.
    Hinweis: Diese Option ist standardmäßig aktiv und sollte nur in Ausnahmefällen deaktiviert werden.
  • Suchanwendungen aktivieren
    Legt fest, ob im Vertragsmanager-Dashboard der Bereich „Überblick“ angezeigt wird (siehe Kapitel Vertragsmanager-Dashboard).
    Hinweis: Die Option bzw. der Bereich ist nur in Fabasoft Contracts AI verfügbar.
  • Schlüsselwörter für Dateinamen, die Anlagen von Verträgen identifizieren
    Enthält Begriffe, die die Identifikation von Vertragsanlagen unterstützen (siehe Kapitel Dokumenten-Identifikation verbessern).
  • Schlüsselwörter für Dateinamen, die Anlagen von Rechtsakten identifizieren
    Enthält Begriffe, die die Identifikation von Rechtsaktenanlagen unterstützen (siehe Kapitel Dokumenten-Identifikation verbessern“).
  • Schlüsselwörter für Dateinamen, die Anlagen von Anfragen identifizieren
    Enthält Begriffe, die die Identifikation von Anfrageanlagen unterstützen (siehe Kapitel Dokumenten-Identifikation verbessern).
  • Eigenschaften mit internen Unterzeichnern
    Legt Eigenschaften von Vertragsmanagerakten bzw. Vertragsmanagerlisten fest, die interne Unterzeichner enthalten können. Diese Eigenschaften können beim Starten des Zeichnungsprozesses ausgewertet werden.
    Hinweis: Es wird empfohlen, bei neuen Verträgen die internen Unterzeichner direkt in den Eigenschaften des Vertrags auf der Registerkarte „Rollen“ zu definieren.
  • Eigenschaften mit externen Unterzeichnern
    Legt Eigenschaften von Vertragsmanagerakten bzw. Vertragsmanagerlisten fest, die externe Unterzeichner enthalten können. Diese Eigenschaften können beim Starten des Zeichnungsprozesses ausgewertet werden.
    Hinweis: Es wird empfohlen, bei neuen Verträgen die externen Unterzeichner direkt in den Eigenschaften des Vertrags auf der Registerkarte „Rollen“ zu definieren.
  • Mit DocuSign unterzeichnen
    Legt fest, ob Verträge mittels DocuSign unterzeichnet werden können.
    Wird diese Option aktiviert, werden die Felder zur Eingabe der Authentifizierungsdaten (Service-URL, Kunden-ID, Integrationsschlüssel, Geheimnisschlüssel) eingeblendet. Nach Eingabe der Daten kann DocuSign zum Unterzeichnen eines Vertrags genutzt werden.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Unterschrift leisten“.
  • Mit Skribble unterzeichnen
    Legt fest, ob Verträge mittels Skribble unterzeichnet werden können.
    Wird diese Option aktiviert, werden die Felder zur Eingabe der Authentifizierungsdaten (Benutzername, API-Schlüssel) eingeblendet. Nach Eingabe der Daten kann Skribble zum Unterzeichnen eines Vertrags genutzt werden.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Unterschrift leisten“.
  • Mit Adobe Sign unterzeichnen
    Legt fest, ob Verträge mittels Adobe Sign unterzeichnet werden können.
    Wird diese Option aktiviert, werden die Felder zur Eingabe der Authentifizierungsdaten (Service URL, Kunden-ID, Geheimschlüssel) eingeblendet. Nach Eingabe der Daten kann Adobe Sign zum Unterzeichnen eines Vertrags genutzt werden.
    Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Unterschrift leisten“.

Hinweis: Bevor Sie einen Thesaurus zur Strukturierung von Vertragsvorlagen, Rechtsaktenvorlagen oder Anfragevorlagen verwenden, lesen Sie das dazugehörige Kapitel „Strukturthesauri“. Diese Einstellung verändert gegebenenfalls die Erzeugen-Dialoge der Objekte, für die sie definiert wurde.

Registerkarte „Ausdrücke“

  • Erzeugen eines Vertrags behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression: neues Fenster, die während des Erzeugens eines Vertrags aufgerufen wird.
  • Commit eines Vertrags behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Speicherns eines Vertrags aufgerufen wird.
  • Erzeugen einer Rechtsakte behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Erzeugens einer Rechtsakte aufgerufen wird.
  • Commit einer Rechtsakte behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Speicherns einer Rechtsakte aufgerufen wird.
  • Erzeugen einer Anfrage behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Erzeugens einer Anfrage aufgerufen wird.
  • Commit einer Anfrage behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Speicherns einer Anfrage aufgerufen wird.
  • Erzeugen einer Zuordnung behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Erzeugens einer Zuordnung aufgerufen wird.
  • Commit einer Zuordnung behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Speicherns einer Zuordnung aufgerufen wird.
  • Erzeugen eines Unterschriftsdokuments behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Erzeugens eines Unterschriftsdokuments aufgerufen wird.
    Hinweis: Ein Unterschriftsdokument wird im Zuge des Zeichnungsprozesses aus einem Vertrag erzeugt und in dessen Unterlagen gespeichert. Auf diesem sind Vertrags-Metadaten wie z. B. der Vertragsstatus gespeichert (siehe Kapitel „Unterschriften“).

DokumentkategorienPermanenter Link zu dieser Überschrift

Den Unterlagen einer Vertragsmanagerakte können Dokumentkategorien zugeordnet werden, die die Kategorisierung der Unterlagen erlauben (siehe Kapitel „Dokumentkategorien verwalten“ bzw. „Dokumentkategorien verwalten“). Zusätzlich können für Dokumentkategorien Standardprozesse hinterlegt und Aufbewahrungsfristen definiert werden.

Die verfügbaren Dokumentkategorien werden in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Dokumentkategorien definiert.

Dokumentkategorie erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Dokumentkategorie zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Navigieren Sie in den Bereich „Formulare und Kategorien“.
  3. Klicken Sie auf die Aktion „Kategorie erzeugen“.
  4. Geben Sie im Feld Mehrsprachiger Name einen Namen ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Falls Sie auf der Kategorie weitere Einstellungen treffen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf „Eigenschaften“ und legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü der Kategorie auf „Als Dokumentkategorie hinzufügen“.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü der Kategorie auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis: Sie können je nach Bedarf auch ein Formular als Dokumentkategorie hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf die Aktion „Formular erzeugen“ und gestalten Sie anschließend den Inhalt des Formulars nach Ihren Bedürfnissen. Weiterführende Informationen zur Definition von Formularen finden Sie im Kapitel „Formulare: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Berechtigungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können über eine Kategorie bzw. Dokumentkategorie auch Zugriffsrechte vergeben.

  1. Klicken Sie im Kontextmenü der gewünschten Kategorie auf „Eigenschaften“.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Berechtigungen“.
  3. Fügen Sie die Benutzer, denen Sie Änderungsrechte erteilen möchten, im Feld Änderungsberechtigt für Objekte dieser Kategorie hinzu.
  4. Fügen Sie die Benutzer, denen Sie Leserechte erteilen möchten, im Feld Leseberechtigt für Objekte dieser Kategorie hinzu.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

VertragsmanageraktenartenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertragsmanageraktenarten sind als Sammelbegriff für Vertragsarten, Rechtsaktenarten und Anfragearten zu verstehen.

Allgemein

Vertragsmanageraktenarten bauen auf Formularen auf und können noch um zusätzliche Funktionen erweitert werden. Abhängig von den getroffenen Einstellungen können Vertragsmanageraktenarten in den Vertragsmanagerakten, auf die sie angewendet werden, eine oder mehrere der folgenden unmittelbaren Veränderungen bewirken, beispielsweise im Erzeugen-Dialog:

  • Dem Dialog werden eine oder mehrere Registerkarten mit jeweils weiteren Eingabefeldern hinzugefügt.
  • Manche Felder im Dialog werden zu Muss-Feldern und verlangen die Eingabe eines Wertes, bevor der Benutzer fortfahren kann.
    Hinweis: Dies kann auch auf eventuellen neuen Registerkarten der Fall sein.
  • Manche Felder im Dialog werden ausgeblendet.

Hinweis:

  • Vertragsmanageraktenarten selbst können nicht importiert werden, da die dahinterstehenden Formulare modelliert und über eine gesonderte Aktion hinzugefügt werden müssen.
  • Vertragsmanageraktenarten können auch auf Basis von Kategorien angelegt werden, jedoch wird die Umsetzung mittels Formulare empfohlen, um ggf. benötigte Änderungen bzw. Erweiterungen mit wenig Aufwand durchführen zu können.

Vertragsarten

Vertragsarten dienen zur besseren Verwaltung und Unterscheidung von Verträgen. Einige Vertragsarten werden bereits mit dem Produkt ausgeliefert (z. B. „Kaufvertrag“, „Mietvertrag“ usw.). Sie können Ihren Bedürfnissen entsprechend weitere Vertragsarten erzeugen, um beispielsweise Verträge für Software-Support adäquat abbilden zu können.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Verträge“.

Rechtsaktenarten

Rechtsaktenarten dienen zur besseren Verwaltung und Unterscheidung von Rechtsakten. Sie können Ihren Bedürfnissen entsprechend Rechtsaktenarten erzeugen, um beispielsweise Vertragsstreitigkeiten bei Kauf-, Miet-, und Leasingverträgen klar differenzieren zu können.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Rechtsakten“.

Anfragearten

Anfragearten dienen zur besseren Verwaltung und Unterscheidung von Anfragen. Vergeben Sie sprechende Namen für Anfragearten, um es anderen Benutzern zu erleichtern, die passenden Anfragearten zu wählen.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Anfragen“.

Neues Formular erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein neues Formular als Vertragsart, Rechtsaktenart oder Anfragenart hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Formulare und Kategorien“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Formular erzeugen“.
  3. Vergeben Sie im Feld „Mehrsprachiger Name“ einen Namen für das Formular.
  4. Aktivieren Sie die Option „Keine Vorlage anlegen“ und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Falls Sie vorerst keinen Formularinhalt benötigen, ziehen Sie ein „Trenner“-Element in das Formular. Gestalten Sie andernfalls den Inhalt des Formulars nach Ihren Bedürfnissen. Weiterführende Informationen zur Definition von Formularen finden Sie im Kapitel „Formulare: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

  • Ein Formular kann erst verwendet werden, wenn diese über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde.
  • Wenn in einem freigegebenen Formular Änderungen gemacht werden, muss dieses aktualisierte Formular über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ wieder freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.

Formular als Art festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Hinzufügen

Um die neue Art für die Nutzung hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Formulars je nach Bedarf auf
    • „Als Vertragsart hinzufügen“,
    • „Als Rechtsaktenart hinzufügen“ oder
    • „Als Anfrageart hinzufügen“.

Die neue Art ist nun hinzugefügt und für die jeweiligen Vertragsmanagerakten verfügbar.

Ändern

Um eine Art zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Formulars auf „Als <Art> entfernen“.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Formulars auf „Eigenschaften“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Kategorie“.
  4. Navigieren Sie zum Feld Verwendbar für.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü des Eintrags (z. B. „Rechtsakte“) auf „Entfernen“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Als <Art> hinzufügen“, um eine andere Art festzulegen.

Hinweis:

  • Eine Art kann erst verwendet werden, wenn diese über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde.
  • Wenn in einer freigegebenen Art Änderungen gemacht werden, muss diese aktualisierte Art über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ wieder freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.

Art weiter konfigurierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können eine bestehende Art weiter konfigurieren, um diese Ihren Bedürfnissen anzupassen.

In den Einstellungen der jeweiligen Art finden Sie auf der ersten Registerkarte („Vertragsart“, „Rechtsaktenart“ bzw. „Anfrageart“) eine Reihe von Eigenschaften. Diese Eigenschaften werden an sich in der jeweiligen Vertragsmanagerliste festgelegt, können aber mittels der nachfolgenden Eigenschaften in der jeweiligen Art überschrieben werden (sie sind je nach Verfügbarkeit in der jeweiligen Art gegliedert).

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie nach einer Veränderung die Art über den gleichnamigen Kontextmenübefehl erneut freigeben.

Alle Arten

  • Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails
    Definiert die Standard-Zeitspanne für zusätzliche Erinnerungs-E-Mails. Diese wird beim Erzeugen einer Vertragsmanagerakte zur Initialisierung der spezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Verborgene Elemente
    Die ausgewählten Standard-Felder werden in Vertragsmanagerakten nicht angezeigt.
  • Erforderliche Eigenschaften
    Die ausgewählten Standard-Felder werden als Pflichtfelder in Vertragsmanagerakten angezeigt.

Vertragsart und Rechtsaktenart

  • Kann in Anfragen verwendet werden
    Diese Eigenschaft legt fest, ob beim Erzeugen einer Anfrage diese Art ausgewählt werden kann.

Vertragsart

  • Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode
    Definiert die Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Vertragsperiode. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist
    Definiert die Standard-Zeitspanne für Erinnerungs-E-Mails vor Ende der Kündigungsfrist. Diese wird beim Erzeugen eines Vertrags zur Initialisierung der vertragsspezifischen Erinnerungseinstellungen herangezogen.
  • Standard-Vertragsperiode für neue Verträge
    Legt den Standardwert für die Vertragsperiode von neuen Verträgen fest.
  • Standard-Kündigungsfrist für neue Verträge
    Legt den Standardwert für die Kündigungsfrist von neuen Verträgen fest.

Berechtigungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jede Art können Sie nach Bedarf weitere änderungs- bzw. leseberechtigte Benutzer definieren, die somit entsprechende Berechtigungen auf die Verträge, Rechtsakten oder Anfragen der jeweiligen Art sowie deren Unterlagen erhalten.

Um Berechtigungen bei einer Art zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Formulare und Kategorien“.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der „Kategorie (veröffentlicht)“ des gewünschten Formulars auf „Eigenschaften“.
    Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Formular, dessen veröffentlichte Kategorie Sie bearbeiten möchten, zur Verwendung freigegeben ist.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Berechtigungen“.
  4. Fügen Sie die Benutzer, denen Sie Änderungsrechte erteilen möchten, im Feld Änderungsberechtigt für Objekte dieser Kategorie hinzu.
  5. Fügen Sie die Benutzer, denen Sie Leserechte erteilen möchten, im Feld Leseberechtigt für Objekte dieser Kategorie hinzu.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.
  7. Stellen Sie sicher, dass Sie nach einer Veränderung die Art über den gleichnamigen Kontextmenübefehl erneut freigeben.

Hinweis:

  • Die Benutzer im Feld Änderungsberechtigt für Objekte dürfen Verträge, Rechtsakten bzw. Anfragen erzeugen, wenn im Erzeugen-Dialog die jeweilige Vertrags-, Rechtsakten- oder Anfrageart ausgewählt wird.
  • Ergänzend zu den Berechtigungen in der Kategorie müssen in den Team-Einstellungen der Vertragsliste (siehe Kapitel „Zugriffsrechte“) bzw. des Rechtsbereichs (siehe Kapitel „Zugriffsrechte“) die jeweiligen Benutzer zumindest „Eingeschränkte Rechte“ erhalten.

VorlagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Vorlagen können Sie effizient neue Vertragsmanagerakten und Dokumente erzeugen.

Vorlagenkategorien verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vorlagenkategorien sind ein nützliches Mittel, um eine Vielzahl von Vorlagen zu strukturieren. Wenn Vorlagekategorien angewendet werden, sind im Erzeugen-Dialog eines neuen Objekts die dafür vorhandenen Vorlagen gemäß der ihnen zugeordneten Vorlagenkategorien gruppiert.

Erzeugen

Um eine Vorlagenkategorie für Vorlagen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vorlagenkategorien festlegen“.
  3. Geben Sie im Feld Vorlagenkategorien den gewünschten Namen für die Vorlagenkategorie ein.
  4. Klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um die eingegebene Vorlagenkategorie zu erzeugen“.
  5. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Anwenden

Um die Vorlagenkategorie anzuwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Sofern noch keine Vorlagen vorhanden sind, klicken Sie auf die Aktion „Neu“ und erzeugen Sie eine neue Vorlage für die gewünschte Objektklasse.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü der Vorlage auf „Eigenschaften“.
  4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
  5. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
    Hinweis: Durch Markieren einer Vorlagenkategorie und Drücken der Rückschrittaste kann diese wieder entfernt werden.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vertragsmanageraktenvorlagen erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Vertragsmanageraktenvorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“ und wählen Sie die gewünschte Objektklasse aus („Vertrag“, „Rechtsakte“ oder „Anfrage“).
  3. Legen Sie die gewünschten Metadaten fest.
    Für Verträge siehe Kapitel „Eigenschaften“, für Rechtsakten siehe Kapitel „Eigenschaften“ und für Anfragen siehe Kapitel „Eigenschaften“.
  4. Legen Sie einen Wert für das Feld Vertragsart, Rechtsaktenart oder Anfrageart fest.
    Hinweis:
    • Sollten Sie nicht die gewünschte Vertragsmanageraktenart vorfinden, brechen Sie den Vorgang ab und erzeugen Sie die gewünschte Art, bevor Sie fortfahren (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
    • Das Feld ist nur sichtbar, wenn mindestens eine entsprechende Art erstellt wurde (siehe Kapitel „Vertragsmanageraktenarten“).
  5. Je nach Vertragsmanageraktenart können nun weitere Registerkarten sichtbar sein. Legen Sie in diesen nach Bedarf ebenfalls Werte fest.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü der Vertragsmanagerakte auf „Zur Verwendung freigeben“.

Unterlagen hinzufügen und Vorlagenkategorie festlegen

Sie können der Vertragsmanageraktenvorlage optional Unterlagen hinzufügen und eine Vorlagenkategorie festlegen:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü der gewünschten Vertragsmanageraktenvorlage auf „Eigenschaften“.
  2. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte „Unterlagen“ und legen Sie die Unterlagen der Vorlage fest.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
  4. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
    Hinweis: Wenn für eine Vorlage keine Vorlagenkategorie definiert wird, wird diese Vorlage beim Erzeugen standardmäßig in der Vorlagenkategorie „Teamroom-Vorlagen“ angeboten.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie im Kontextmenü der Vertragsmanagerakte auf „Zur Verwendung freigeben“ bzw. auf „Erneut freigeben“.

Anlagen hinzufügen

Sie können einer bestehenden Vertragsmanageraktenvorlage optional auch Anlagen hinzufügen:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Erzeugen Sie eine Vertragsmanageraktenvorlage aus einer beliebigen Objektklasse.
  3. Konfigurieren Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü der Vorlage auf „Zur Verwendung freigeben“.
  5. Kopieren Sie die Vorlage.
    Hinweis: Alternativ zur Erstellung einer neuen Vorlage können Sie auch ein anderes Inhaltsobjekt wählen, das sich im Kontext des Vertragsmanagers befindet.
  6. Klicken Sie im Kontextmenü der gewünschten Vorlage, der Sie eine Anlage hinzufügen möchten, auf „Eigenschaften“.
  7. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anlagen“.
  8. Klicken Sie im Feld Anlagenzuordnungen auf die Aktion „Eintrag hinzufügen“.
  9. Führen Sie in der Spalte Anlage einen Rechtsklick aus.
  10. Klicken Sie im Auswahlmenü auf den Namen des zuvor kopierten Objekts.
  11. Wählen sie im Drop-down-Menü in der Spalte Eigenschaft den Eintrag „Name“ oder „Betreff“ aus.
    Hinweis: Dies legt fest, in welcher Eigenschaft der Anlage deren Name abgespeichert werden soll. Somit können unabhängig vom Namen der Anlage in der Vorlage auch spezifische Namen für die Anlagen einer Vertragsmanagerakte definiert werden.
  12. Geben Sie im Eingabefeld in der Spalte Name den gewünschten Namen der Anlage ein.
    Hinweis:
    • Im Feld Name können alternativ die Platzhalter <~objname~> bzw. <~objsubject~> verwendet werden, um die Felder Name bzw. Betreff aus der Vorlage zu referenzieren.
    • Sie können die Namen von Anlagen vereinheitlichen, wenn Sie beispielsweise im Feld Name „Anlage 1: <~objsubject~> eintragen und im Feld Eigenschaft den Eintrag „Betreff“ wählen, um die Bezeichnung der Anlage im Betreff der Vorlage zu speichern.
  13. Klicken Sie auf „Weiter“.
  14. Klicken Sie im Kontextmenü der Vertragsmanageraktenvorlage auf „Erneut freigeben“.

Hinweis:

  • Die Anlagen innerhalb einer Vertragsmanageraktenvorlage sind, je nach Objektklasse der Anlage, in der fertig erzeugten Vertragsmanagerakte entweder im Bereich „Textbausteine“ oder im Bereich „Unterlagen“ einsehbar.
  • In Textbausteinen kann die Aktion IDANGLCONTRACTS@111.100:IsAttachment genutzt werden, um in einer Bedingung zu entscheiden, ob der Textbaustein eingefügt werden soll oder nicht.

Dokumentvorlagen erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Dokumentvorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Erzeugen Sie mittels der Aktion „Neu“ ein neues Dokument oder laden Sie mittels der Aktion „Hochladen“ das gewünschte Dokument hoch.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Eigenschaften“.
  4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
  5. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
    Hinweis: Wenn für eine Vorlage keine Vorlagenkategorie definiert wird, wird diese Vorlage beim Erzeugen standardmäßig in der Vorlagenkategorie „Teamroom-Vorlagen“ angeboten.
  6. Wenn die Dokumentvorlage für beliebige Vertragsmanagerakten verwendet werden soll, wählen Sie diese im Feld Akten aus, z. B. „Vertrag (App: Vertragsmanager)“. Falls die Dokumentvorlage nur für eine bestimmte Vertragsmanageraktenart verwendet werden soll, wählen Sie diese im Feld Akten aus, z. B. „Wartungsvertrag“.
    Sofern es sich bei der Dokumentvorlage um ein Microsoft Word-Dokument handelt, erlaubt Ihnen dies zusätzlich, spezifische Felder der Vertragsmanageraktenart im Microsoft Word-Dokument als Feld einzufügen.
    Hinweis: Lesen Sie bei Bedarf ergänzend das Kapitel „Integration in Microsoft Word: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Zur Verwendung freigeben“.

TextbausteinePermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Textbausteinen können Sie Standardtexte in Dokumenten einfügen.

Textbausteinkategorie erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Textbausteinkategorien legen fest, unter welchen Kategorien der Textbaustein beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden kann. Sie können die verfügbaren Textbausteine auf diese Weise nach Ihren Wünschen ordnen und sortieren.

Um eine Textbausteinkategorie für Textbausteine zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbausteinkategorien festlegen“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ und anschließend auf „Neu“.
  4. Geben Sie im Feld Textbausteinkategorien den gewünschten Namen für die Textbausteinkategorie ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Textbausteinkategorie kann in Textbausteinen im Feld Textbausteinkategorien zugeordnet werden.

Textbaustein erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Textbaustein zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbaustein erzeugen“.
  3. Wählen Sie „Statischer Textbaustein (Text)“ bzw. „Statischer Textbaustein (Word)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
    Hinweis: Ein Objekt vom Typ „Statischer Textbaustein (Text)“ enthält lediglich unformatierten Text, wohingegen ein Objekt vom Typ „Statischer Textbaustein (Word)“ ein Microsoft Word-Dokument enthält, dessen Text Formatierungen aufweisen kann.
  4. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für den Textbaustein ein.
  5. Wählen Sie im Feld Textbausteinkategorien die gewünschte Textbausteinkategorie aus, unter der der Textbaustein beim Einfügen in das Word-Dokument zur Verfügung gestellt werden soll.
  6. Um den Textbaustein nur für Dokumente in einer bestimmten Sprache zur Verfügung zu stellen, wählen Sie optional diese Sprache im Feld Textbausteinsprache aus.
  7. Wenn Sie einen Textbaustein (Text) erzeugen, können Sie im Feld Text den gewünschten unformatierten Text erfassen.
  8. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Verwendbarkeit“ und legen Sie die Verwendbarkeit des Textbausteins nach Ihren Wünschen fest.
    Hinweis: Lesen Sie bei Bedarf ergänzend das Kapitel „Textbausteine definieren: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.
  9. Falls der Textbaustein für eine spezielle Vertragsmanageraktenart verwendet werden soll, fügen Sie diese im Feld Akten ein.
  10. Klicken Sie auf „Weiter“.
  11. Wenn Sie einen „Textbaustein (Word)“ ausgewählt haben, können Sie über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ bzw. „Hochladen“ den gewünschten Text erfassen.
  12. Klicken Sie im Kontextmenü des Textbausteins auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

  • Ein Textbaustein kann erst verwendet werden, wenn dieser über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde.
  • Wenn in einem freigegebenen Textbaustein Änderungen gemacht werden, muss der aktualisierte Textbaustein über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ wieder freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.
  • In Dokumentvorlagen können Textbausteine sowohl direkt als auch als Platzhalter eingefügt werden. Wird ein Textbaustein als Platzhalter in eine Vorlage eingefügt, so wird dieser Platzhalter erst beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des betreffenden Textbausteins ersetzt. Im Feld Ausdruck für weitere Einschränkungen der Verwendbarkeit auf der Registerkarte „Verwendbarkeit“ des Textbausteins können Sie einen Ausdruck festlegen, der beim Instanziieren einer Vorlage ausgewertet wird, um zu entscheiden, ob ein Platzhalter durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt oder ignoriert und entfernt werden soll.
  • Zur besseren Strukturierung Ihrer Textbausteine können Sie eine Hierarchie von Textbausteinordnern erzeugen (mithilfe der Aktion „Textbausteinordner erzeugen“).

Zeitspannen erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sollten Sie zusätzliche Zeitspannen benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Voreinstellungen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Voreinstellung erzeugen“.
  3. Klicken Sie auf den Eintrag „Zeitspanne“.
  4. Geben Sie im Feld Name eine treffende Bezeichnung für die Zeitspanne ein.
  5. Geben Sie im Feld Zeitspanne einen gewünschten Zahlenwert ein.
  6. Wählen Sie im Feld Einheit die gewünschte Zeiteinheit aus.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü der Zeitspanne auf „Zur Verwendung freigeben“.

Standard-ThesaurusPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Vertragsmanager wird mit einem vorinitialisierten Thesaurus ausgeliefert. Dieser ist dafür vorgesehen, die für die Verschlagwortung benötigten Begriffe zu erfassen bzw. im passenden Kontext bereitzustellen. Sobald in diesem Standard-Thesaurus Begriffe hinterlegt sind, werden diese in Vertragsmanagerakten als Schlagworte angeboten und die zur Verschlagwortung benötigten Eingabefelder werden eingeblendet.

Dieser Thesaurus namens „Standard-Thesaurus für neue Begriffe“ ist in der Vertragsmanager-Konfiguration im Bereich „Thesauri“ zu finden.

Standard-Thesaurus festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie einen eigenen Thesaurus als Standard-Thesaurus konfigurieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Falls Sie noch keinen eigenen Thesaurus haben, erzeugen Sie einen neuen Thesaurus (siehe Kapitel „Thesaurus erzeugen“).
  2. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration und klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Standardwerte“.
  4. Wählen Sie im Feld Standard-Thesaurus für neue Begriffe den gewünschten Thesaurus aus.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Begriff erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Begriff für die Verschlagwortung zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Thesauri“.
  2. Navigieren Sie in den Standard-Thesaurus.
    Hinweis: Wenn Sie keine Änderungen an den Standardeinstellungen vorgenommen haben, heißt dieser „Standard-Thesaurus für neue Begriffe“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ und dann auf „Neu“.
  4. Vergeben Sie einen Namen für den Begriff.
  5. Geben Sie optional eine Bemerkung ein.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Fügen Sie auf diese Weise alle gewünschten Begriffe ein, die Sie später als Schlagworte in den von Ihnen genutzten Vertragsmanagerakten vorfinden möchten.

Vertragsmanagerakte verschlagwortenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können die erzeugten Begriffe dazu nutzen, um Vertragsmanagerakten die gewünschten Schlagworte hinzuzufügen.

Um eine Vertragsmanagerakte mit Begriffen aus dem Standard-Thesaurus zu verschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Vertragsmanagerakte.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie im Feld Begriffe oder über die Schaltfläche „Begriffe auswählen“ die gewünschten Begriffe aus.
    Hinweis: Das Feld und die Schaltfläche sind nur sichtbar, wenn im Standard-Thesaurus Begriffe definiert wurden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Sollten Sie in diesem Prozess einen passenden Begriff nicht finden, können Sie diesen entweder im Thesaurus selbst anlegen (siehe Kapitel „Standard-Thesaurus“) oder direkt im Feld Begriffe erstellen:

  1. Geben Sie den gewünschten Begriff im Feld Begriffe ein.
  2. Klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um den eingegebenen Begriff zu erzeugen“.

Anschließend wird der neue Begriff in das Feld Begriffe eingetragen und im Hintergrund im Standard-Thesaurus erzeugt.

Hinweis:

  • Die Verschlagwortung von Vertragsmanagerakten kann eine genauere Suche ermöglichen.
  • Wenn Sie Vertragsmanagerakten verschlagwortet haben, empfiehlt es sich, die Spalte „Begriffe“ in der Listenansicht einzublenden. Öffnen Sie hierfür im Spaltenkopf das Kontextmenü und wählen Sie „Spalte hinzufügen“ > „Allgemein“ > „Begriffe“.

StrukturthesauriPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Vertragsmanager ermöglicht neben dem herkömmlichen Einsatz von Thesauri zur Verschlagwortung auch deren Verwendung für die Strukturierung von Vorlagen für Vertragsmanagerakten. Ein Strukturthesaurus macht sich eine weitere Funktionalität von Thesauri zunutze, nämlich die hierarchisierte Anordnung von Über- und Unterbegriffen. Diese Funktionalität wird eingesetzt, um das Erzeugen von Vertragsmanagerakten zu erleichtern, wenn für diese eine große Anzahl von Vorlagen existiert bzw. erstellt werden soll.

Voraussetzungen

Die Verwendung der Strukturthesaurus-Funktionalität setzt folgendes voraus:

  • einen Thesaurus mit der gewünschten Begriffsstruktur,
  • entsprechend konfigurierte Vorlagen für Vertragsmanagerakten,
  • die Einstellung in der Vertragsmanager-Konfiguration und
  • die Einstellung in den gewünschten Vertragsmanagerlisten.

Hinweis: Die Verwendung der Strukturthesaurus-Funktionalität verändert ggf. die Erzeugen-Dialoge der Vertragsmanagerakten, für die sie gesetzt wurden. Die Anleitungen in den Kapiteln „Vertrag erzeugen“, „Rechtsakte erzeugen“ bzw. „Anfrage erzeugen“ erfordern dann mehr Schritte. Eine Anleitung für das Erzeugen von Vertragsmanagerakten bei Verwendung von Strukturthesauri finden Sie im Kapitel „Akte aus Thesaurus erzeugen“.

Funktionsweise

Das nachfolgende Beispiel soll die Funktionsweise eines Strukturthesaurus veranschaulichen:

  1. Sie erzeugen in Ihrem Strukturthesaurus ein Top-Konzept.
  2. Danach erzeugen Sie drei Unterbegriffe.
  3. Zu jedem Unterbegriff erzeugen Sie wiederum zwei weitere Unterbegriffe.

Daraus folgt:

  • „Begriff 1“ enthält „Begriff 1.1“ enthält „Begriff 1.1.1“
  • „Begriff 1“ enthält „Begriff 1.1“ enthält „Begriff 1.1.2“
  • „Begriff 1“ enthält „Begriff 1.2“ enthält „Begriff 1.2.1“
  • „Begriff 1“ enthält „Begriff 1.2“ enthält „Begriff 1.2.2“
  • „Begriff 1“ enthält „Begriff 1.3“ enthält „Begriff 1.3.1“
  • „Begriff 1“ enthält „Begriff 1.3“ enthält „Begriff 1.3.2“

Die gesamte Struktur ist daher drei Ebenen tief und es existieren sechs Begriffe auf der untersten Strukturebene. Diese sechs Begriffe in der untersten Strukturebene („Begriff 1.1.1“ bis „Begriff 1.3.2“) stellen nun die Auswahlmöglichkeiten dar, die Sie beim Erzeugen der Vorlagen haben werden (siehe Kapitel „Vorlage erzeugen“).

Die Summe der Begriffe in der untersten Strukturebene bildet die maximale Menge der angebotenen Auswahlmöglichkeiten. Sie können daher Ihren Strukturthesaurus je nach Bedarf in die Breite oder in die Tiefe skalieren, wobei Sie jedem dieser untersten Begriffe noch beliebig viele Vorlagen zuordnen können.

Hinweis: Die Anwendung des Strukturthesaurus und die Einschränkung über Vorlagenkategorien sind miteinander kombinierbar.
Lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Vorlagenkategorien verwalten“ und anschließend das Kapitel „Vorlagen einschränken“; die Anleitungen treffen auf alle Vertragsmanagerakten zu.

Thesaurus erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen neuen Thesaurus zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Thesauri“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  3. Vergeben Sie einen Namen für den Thesaurus.
  4. Geben Sie optional eine Bemerkung ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Begriffsstruktur erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Begriffsstruktur besteht aus mehreren Begriffen, die sich in ein einzelnes Top-Konzept und beliebig viele Unterbegriffe gliedert (denen wiederum beliebig viele weitere Unterbegriffe untergeordnet werden können).

Jedes Begriffs-Objekt (d.h. Top-Konzept und Unterbegriff) verfügt über einen Bereich namens „Unterbegriffe“, in dem seine Unterbegriffe aufgelistet sind. In einem Thesaurus können zudem beliebig viele Top-Konzepte mitsamt Unterbegriffen angelegt werden.

Hinweis: Es wird dringend empfohlen, für die Nutzung der Strukturthesaurus-Funktionalität einen dedizierten Thesaurus zu erzeugen, um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Um eine Begriffsstruktur zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Strukturthesaurus.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Top-Konzept erzeugen“.
  3. Vergeben Sie einen Namen für den Begriff.
  4. Geben Sie optional eine Bemerkung ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Navigieren Sie in das neu erzeugte Top-Konzept.
  7. Klicken Sie auf die Aktion „Unterbegriff erzeugen“.
  8. Wiederholen Sie die vorangegangenen Schritte, bis Sie die gewünschte Begriffsstruktur erzeugt haben.

Hinweis: Da für die Vorlagen jeder Art von Vertragsmanagerakte jeweils nur ein Thesaurus festgelegt werden kann, liegt die Strukturierung der gewünschten Begriffe in eines oder mehrere Top-Konzepte in Ihrem Ermessen.

Einstellungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Einstellungen für die Verwendung von Strukturthesauri zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Vertragsmanager-Konfiguration

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Navigieren Sie zu den drei Feldern beginnend mit Thesaurus für die Strukturierung von.
  5. Wählen Sie im gewünschten Feld den passenden Thesaurus.
    Dieser wird auf die gewünschten Vorlagen für Verträge, Rechtsakten oder Anfragen angewendet.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vertragsliste bzw. Rechtsbereich

  1. Navigieren Sie anschließend in die Vertragsliste bzw. den Rechtsbereich, in der die Funktionalität des Strukturthesaurus verwendbar sein soll.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Abhängig von Ihrer Auswahl in der Vertragsmanager-Konfiguration ist mindestens ein Feld beginnend mit Begriffe für die Strukturierung von verfügbar. Navigieren Sie zu diesem Feld bzw. diesen Feldern.
  5. In diesem Feld werden alle Top-Konzepte angezeigt, die im festgelegten Strukturthesaurus enthalten sind.
  6. Wählen Sie eines oder mehrere dieser Top-Konzepte aus, die Sie verwenden möchten.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die veränderten Einstellungen wirken sich auf die Erzeugen-Dialoge der Vertragsmanagerakten aus, die u. A. über das Vertragsmanager-Dashboard oder aus einem Zuordnungsziel (z. B. Lieferant) heraus erzeugt werden.

Vorlage erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Vorlagen im Kontext von Strukturthesauri verwendbar sein sollen, ist es notwendig, sie mit den Strukturebenen des Top-Konzepts zu verknüpfen.

  1. Erzeugen Sie eine Vorlage für eine Vertragsmanagerakte. Lesen Sie hierfür bei Bedarf das Kapitel „Vertragsmanageraktenvorlagen “.
    Hinweis: Legen Sie beim Erzeugen der Vorlage eine Vertragsmanageraktenart fest.
  2. Öffnen Sie anschließend die Eigenschaften der Vorlage.
  3. Wählen Sie im Feld Begriff zur Strukturierung der Vorlage einen Begriff aus, der der aktuellen Ebene des Strukturthesaurus entspricht.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Erzeugen Sie anschließend eine weitere Vorlage, und wählen Sie (je nach verfügbarer Anzahl an Begriffen in den jeweiligen Strukturebenen) entweder einen Begriff der gleichen Ebene oder Begriffe einer niedrigeren Ebene.
  6. Fahren Sie fort, bis alle gewünschten Begriffe der verschiedenen Begriffsebenen in Vorlagen verwendet wurden.

Hinweis: Wenn Sie die Vorlagen zusätzlich noch mit Vorlagenkategorien versehen, können Sie später in der Vertragsliste bzw. im Rechtsbereich die zur Verfügung stehenden Vorlagen noch granularer einschränken.
Lesen Sie bei Bedarf das Kapitel „Vorlagenkategorien verwalten“ und anschließend das Kapitel „Vorlagen einschränken“; die Anleitungen treffen auf alle Vertragsmanagerakten zu.

Akte aus Thesaurus erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Anleitung zum Erzeugen eines Vertrags aus einer Vertragsvorlage, die nach dem Prinzip des Strukturthesaurus konfiguriert wurde.

  1. Navigieren Sie in das Vertragsmanager-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vertrag erzeugen“.
  3. Anstatt des herkömmlichen Erzeugen-Dialogs sehen Sie nun ein Drop-down-Menü. Wählen Sie in diesem Menü eine Vorlage aus.
    Diese Vorlage entspricht nun dem Begriff, der im Strukturthesaurus als nächstes auf das Top-Konzept folgt.
  4. Wählen Sie im nun eingeblendeten nächsten Drop-down-Menü wieder einen Eintrag aus.
    Diese Vorlage entspricht nun dem Begriff, der im Strukturthesaurus als zweitnächstes auf das Top-Konzept folgt.
  5. Setzen Sie die Auswahl fort, bis Sie die gewünschte Vorlage erreicht haben.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.
  7. Folgen Sie bei Bedarf der Anleitung im Kapitel „Vertrag erzeugen“.

BerichtePermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsmanagerliste Berichte definieren. Die in der Vertragsmanager-Konfiguration definierten Berichte stehen in allen Vertragsmanagerlisten zur Verfügung. Von Benutzern generierte Berichte werden in der Liste „Berichtsergebnisse“ des jeweiligen Bereichs abgelegt.

Der Vertragsmanager bietet die folgenden Berichtsarten:

  • Microsoft-Excel-Berichte
  • OData-Berichte
  • BIRT-Berichte

Hinweis: Beachten Sie beim Konfigurieren von Berichten, dass deren Sichtbarkeit von den Einstellungen bezüglich des Gebietsschemas abhängt. Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Bericht“ in den Eigenschaften eines erzeugten Berichts die Option Sichtbar für alle Gebietsschemas, wenn im Feld Gebietsschema ein Eintrag angezeigt wird und der Bericht unabhängig vom Schema in den Grundeinstellungen der Benutzer sichtbar sein soll. Lesen Sie ergänzend das Kapitel „Kontoeinstellungen: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Berichte mit Excel erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Microsoft-Excel-Bericht zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration (bzw. in der gewünschten Vertragsmanagerliste) in den Bereich „Berichte“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Bericht erzeugen“.
  3. Wählen Sie den Eintrag „Microsoft-Excel-Bericht“ aus.
  4. Definieren Sie im Feld Mehrsprachiger Name einen Namen für den Bericht.
  5. Im Feld Sprache des Berichts können Sie eine Sprache auswählen, damit dieser Bericht nur für Benutzer der ausgewählten Sprache angeboten wird.
  6. Legen Sie im Feld Bereich fest, welcher Bereich als Datenquelle für den Bericht herangezogen werden soll.
    Hinweis: Um beispielsweise einen Bericht zu erzeugen, der im Vertragsmanager-Dashboard angeboten werden soll, wählen Sie „Vertragsmanager-Dashboard“ aus. Nach dem Erzeugen des Berichts ist dieser als Aktion „Bericht <Name des Berichts> erzeugen“ im Werkzeugbereich verfügbar.
  7. Legen Sie im Feld Eigenschaften für Bericht fest, auf Basis welcher Eigenschaften des zuvor ausgewählten Bereichs der Bericht generiert werden soll.
    Um beispielsweise einen Bericht über alle Verträge zu erstellen, auf die ein Benutzer Zugriff hat, wählen Sie „Verträge“ aus.
  8. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Nur Freigabestände berücksichtigen, um die Entwurfsversionen von Objekten auszuschließen.
    Hinweis: Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie im nun eingeblendeten Eingabefeld Ausnahmen für Freigabestände Objektklassen eingeben (oder durch die Eingabe eines Asterisks (*) suchen), deren Freigabestände nicht verwendet werden, wenn Instanzen dieser Objektklassen in Werten von Objekten vorkommen.
  9. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Nur gültige Objekte berücksichtigen, um Objekte in die Suche einzubeziehen, die zum aktuellen Zeitpunkt gültig sind.
    Hinweis: Objekte können durch die Eigenschaften „Gültig ab“ und „Gültig bis“ in ihrer Gültigkeit eingeschränkt sein.
  10. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Werte filtern, um im nun eingeblendeten Eingabefeld Ausdruck zum Filtern von Werten, einen individuellen Filterausdruck einzugeben.
  11. Um die Benutzer einzuschränken, denen der Bericht angeboten wird, wählen Sie diese bei Bedarf im Feld Berichtsgenerierung eingeschränkt auf aus.
    Hinweis: Sollten Sie hier eine Einschränkung vornehmen, wird empfohlen, dass Sie sich selbst vorerst in diese Liste aufnehmen, um den Bericht nach der Fertigstellung testen und anpassen zu können. Danach können Sie sich wieder austragen.
  12. Legen Sie die gewünschten Spalten des Berichts im Feld Spalten des Berichts fest.
    Hinweis: Je nach eingestellter Größe des Webbrowser-Fensters sind möglicherweise nicht alle der Spalten sichtbar. Klicken Sie in diesem Fall auf „Details anzeigen“, um alle Spalten sehen zu können.
    • Eigenschaft
      Wählen Sie das Feld aus, das als Spalte in den Bericht aufgenommen werden soll.
    • Ausdruck für Überschrift
      Definieren Sie einen Ausdruck für den Titel der Spalte.
      Hinweis: Wenn Sie im Feld Eigenschaft einen Wert ausgewählt haben, wird standardmäßig der Name der Eigenschaft als Überschrift der Spalte herangezogen und es ist nicht erforderlich, selbst einen Ausdruck für Überschrift zu definieren. Wenn Sie manuell einen Ausdruck für Überschrift definieren, so wird dieser als Überschrift der Spalte verwendet.
    • Typ der Spalte
      Wählen Sie den gewünschten Typ der Spalte aus.
    • Ausdruck für Wert
      Definieren Sie einen Ausdruck zur Berechnung des Werts der Zelle. Dieser Ausdruck wird für jedes Objekt, das im zuvor ausgewählten Feld Eigenschaften für Bericht abgelegt ist, ausgewertet – in diesem Beispiel also für jeden Vertrag in der Liste „Meine Verträge“ des Vertragsmanager-Dashboards.
      Hinweis: Wenn Sie im Feld Eigenschaft einen Wert ausgewählt haben, wird standardmäßig der Wert dieser Eigenschaft herangezogen und es ist nicht erforderlich, einen Ausdruck für Wert zu definieren. Wenn Sie einen Ausdruck für Wert definieren, wird jedenfalls dieser verwendet.
    • Breite
      Legen Sie die gewünschte Spaltenbreite bei Bedarf fest.
  13. Legen Sie nach Bedarf im Feld Objekte für zusätzliche Spalten des Berichts weitere Spalten fest.
    Hinweis: Wenn Sie in diesem Feld eine Objektklasse oder ein Formular definieren, werden alle Felder der definierten Objektklasse bzw. des definierten Formulars in den Bericht aufgenommen.
  14. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option CSV generieren. In diesem Fall erhalten Sie als Ergebnis eines Microsoft-Excel-Berichts statt einer Microsoft-Excel-Arbeitsmappe einen Bericht im CSV-Format.
  15. Für besonders umfassende Berichte empfiehlt es sich, die Option Speicherverbrauch optimieren zu aktivieren. Im Zuge der Speicheroptimierung werden dynamische Inhalte der Berichtsvorlage nicht ausgewertet.
  16. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Berichtsergebnis im persönlichen Dashboard ablegen, um festzulegen, dass die Berichtsergebnisse nur im Dashboard des ausführenden Benutzers abgelegt werden.
  17. Klicken Sie auf „Weiter“.

Der Bericht ist nun im gewünschten Bereich als Aktion verfügbar und mit dem Symbol einer Excel-Arbeitsmappe versehen.

Hinweis:

  • Sie können Spaltendefinitionen bzw. -formate in einen Bericht importieren, wenn bereits eine entsprechend gestaltete Excel-Arbeitsmappe existiert. Navigieren Sie hierfür zum gewünschten Bericht, wählen Sie im Kontextmenü entweder die Aktion „Spaltendefinitionen importieren“ oder „Spaltenformate importieren“ aus und importieren Sie die gewünschte Arbeitsmappe.
  • Alternativ können Sie das Spaltenformat auch mittels eines Berichtsergebnis verändern. Navigieren Sie hierfür zum gewünschten Berichtsergebnis, laden Sie dieses mittels Kontextmenübefehl herunter, stellen Sie die gewünschten Spaltenformate her und laden Sie die Arbeitsmappen anschließend wieder hoch. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf die Aktion „Spaltenformate übernehmen“, wodurch die Änderungen in die Berichtsvorlage übernommen werden.

Berichte mit OData erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen OData-Bericht zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Bericht erzeugen“.
  3. Wählen Sie den Eintrag „OData-Service“ aus.
    Hinweis: Sofern Sie noch keine Volumenlizenz für OData-Services erworben haben, können Sie das Service zwar erstellen, jedoch wird es keine Daten liefern.
  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für das OData-Service an.
  5. Legen Sie im Feld Sprache fest, in welcher Sprache die Zeichenketten dargestellt werden sollen (sofern diese mehrsprachig sind).
  6. Legen Sie im Feld Programmiernamen verwenden fest, ob für Objektklassen und Eigenschaften deren jeweilige Programmiernamen verwendet werden sollen.
  7. Legen Sie im Feld Cache-Dauer fest, wie lange die Daten im Cache zwischengespeichert werden sollen. Sie können Werte für Stunden und Minuten definieren.
  8. Legen Sie im Feld Daten einschränken auf Objekte von dem Anwendungsbereich für das OData-Service fest. Es werden nur Daten von Objekten zur Verfügung gestellt, die dem gewählten Anwendungsbereich zugeordnet sind.
  9. Klicken Sie auf „Weiter“.
  10. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Ausgangsobjekt verwenden. Diese Option ermöglicht Ihnen, Objektklassen und Eigenschaften anhand eines Ausgangsobjekts ermitteln zu lassen und daraus das Modell für das OData-Service zu definieren.
    Hinweis: Die ermittelten Objektklassen und Eigenschaften können nachträglich angepasst werden.
  11. Wenn Sie die Option Ausgangsobjekt verwenden aktiviert haben, können Sie im nun eingeblendeten Feld Ausgangsobjekt das gewünscht Objekt aus der Liste auswählen oder es durch Eingabe eines Asterisks (*) suchen.
  12. Klicken Sie auf „Weiter“.
  13. Wählen Sie im Feld Typ die Objektklasse, deren Eigenschaften Sie zum Modell für das OData-Service hinzufügen möchten. Sie können die gewünschte Klasse aus der Liste auswählen oder sie nach einem Klick auf den Eintrag „Weitere Einträge suchen“ durch Eingabe eines Asterisks (*) suchen.
  14. Klicken Sie auf „Weiter“.
  15. Wählen Sie in der Liste die gewünschten Eigenschaften der zuvor festgelegten Objektklasse aus.
  16. Klicken Sie auf „Ausgewählte hinzufügen“.
  17. Wählen Sie im Feld Eigenschaften ggf. weitere Eigenschaften, die Sie dem OData-Service-Modell hinzufügen möchten.
  18. Legen Sie im Feld Bereitgestellte Daten fest, wie die Objekte dieser Objektklasse bereitgestellt werden sollen.
    Hinweis: Je nach Auswahl werden nur die von anderen Objekten referenzierten Objekte verwendet (Eintrag „Referenzierte Objekte“) oder zusätzlich alle bei einer Suche gefundenen Objekte (Eintrag „Gefundene Objekte“). Bei der Suche gilt die gewählte Einschränkung.
  19. Klicken Sie auf „Weiter“.
  20. Ändern oder erweitern Sie nach Bedarf in der finalen Übersicht das definierte Modell.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“, um einen Dialog zu öffnen, in dem Sie einen Typ hinzufügen und definieren können.
    • Markieren Sie im Feld Modell einen der bestehenden Typen, klicken in dessen Kontextmenü auf „Eigenschaften“, und verändern Sie anschließend die bereits getroffenen Einstellungen.
  21. Klicken Sie auf „Weiter“.
  22. Kopieren Sie den bereitgestellten Link zu Ihrem OData-Service und sichern Sie ihn in einer Textdatei.
  23. Klicken Sie auf „Weiter“.
  24. Klicken Sie im Kontextmenü des OData-Service auf „Zur Verwendung freigeben“.
  25. Richten Sie die Verbindung zur Datenquelle ein.
    Folgen Sie hierfür der Anleitung im Kapitel „Zugriff für Anwendungen: neues Fenster“ in der „Benutzerhilfe Fabasoft Cloud“.

Hinweis:

Berichte mit BIRT erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen BIRT-Bericht zu definieren, lesen Sie das White Paper „Fabasoft Integration for Eclipse Birt: neues Fenster“. In diesem Dokument finden Sie eine Anleitung zur Einrichtung und anschließenden Bedienung von Eclipse BIRT sowie einen beispielhaften Vorschlag zum Aufbau eines Berichts.

Nachdem Sie eine Berichtsvorlage erzeugt und exportiert haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration bzw. in der gewünschten Vertragsmanagerliste in den Bereich „Berichte“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Bericht erzeugen“.
  3. Wählen Sie den Eintrag „BIRT-Bericht“ aus.
  4. Definieren Sie im Feld Mehrsprachiger Name einen Namen für den Bericht.
  5. Im Feld Sprache des Berichts können Sie eine Sprache auswählen, damit dieser Bericht nur für Benutzer der ausgewählten Sprache angeboten wird.
  6. Legen Sie im Feld Format für Bericht das gewünschte Ausgabeformat fest.
  7. Legen Sie im Feld Bereich fest, welcher Bereich als Datenquelle für den Bericht herangezogen werden soll.
    Hinweis: Um beispielsweise einen Bericht zu erzeugen, der im Vertragsmanager-Dashboard angeboten werden soll, wählen Sie „Vertragsmanager-Dashboard“ aus. Nach dem Erzeugen des Berichts ist dieser als Aktion „Bericht <Name des Berichts> erzeugen“ im Werkzeugbereich verfügbar.
  8. Legen Sie im Feld Eigenschaften für Bericht fest, auf Basis welcher Eigenschaften des zuvor ausgewählten Bereichs der Bericht generiert werden soll.
    Um beispielsweise einen Bericht über alle Verträge zu erstellen, auf die ein Benutzer Zugriff hat, wählen Sie „Verträge“ aus.
  9. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Nur Freigabestände berücksichtigen, um die Entwurfsversionen von Objekten auszuschließen.
    Hinweis: Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie im nun eingeblendeten Eingabefeld Ausnahmen für Freigabestände Objektklassen eingeben (oder durch die Eingabe eines Asterisks (*) suchen), deren Freigabestände nicht verwendet werden, wenn Instanzen dieser Objektklassen in Werten von Objekten vorkommen.
  10. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Nur gültige Objekte berücksichtigen, um Objekte in die Suche einzubeziehen, die zum aktuellen Zeitpunkt gültig sind.
    Hinweis: Objekte können durch die Eigenschaften „Gültig ab“ und „Gültig bis“ in ihrer Gültigkeit eingeschränkt sein.
  11. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Werte filtern, um im nun eingeblendeten Eingabefeld Ausdruck zum Filtern von Werten, einen individuellen Filterausdruck einzugeben.
  12. Um die Benutzer einzuschränken, denen der Bericht angeboten wird, wählen Sie diese bei Bedarf im Feld Berichtsgenerierung eingeschränkt auf aus.
    Hinweis: Sollten Sie hier eine Einschränkung vornehmen, wird empfohlen, dass Sie sich selbst vorerst in diese Liste aufnehmen, um den Bericht nach der Fertigstellung testen und anpassen zu können. Danach können Sie sich wieder austragen.
  13. Aktivieren Sie nach Bedarf die Option Berichtsergebnis im persönlichen Dashboard ablegen, um festzulegen, dass die Berichtsergebnisse nur im Dashboard des ausführenden Benutzers abgelegt werden.
  14. Legen Sie optional im Feld Information für Bericht Werte für die Eigenschaften „Schlüssel“, „Bezeichnung“ und „Wert“ fest.
    Hinweis: Wenn diese Eigenschaften Werte enthalten, werden diese Daten bei der Berichtserstellung abgefragt und in das XML, das an den BIRT-Bericht übergeben wird, integriert. Sie sind im Knoten info (unter dem Hauptknoten data) mit den jeweiligen Knoten aufgeführt, die sich aus der Eigenschaft „Schlüssel“ ergeben.
  15. Wählen Sie im Feld Datei mittels der Schaltfläche „Inhalt“ die Datei aus, in der die BIRT-Berichtsvorlage gespeichert ist.
  16. Klicken Sie auf „Weiter“.

Der Bericht ist nun im gewünschten Bereich als Aktion verfügbar und mit dem Symbol des gewählten Berichtsformats (HTML-Dokument, Excel-Arbeitsmappe, PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder PDF-Dokument) versehen.

ZugriffsrechtePermanenter Link zu dieser Überschrift

Klicken Sie im Werkzeugbereich der Vertragsmanager-Konfiguration auf die Aktion „Team“, um Benutzern, Teams bzw. Organisationseinheiten eine der folgenden Rollen zuzuweisen. Dadurch werden die Benutzer berechtigt den Vertragsmanager zu nutzen und das Vertragsmanager-Dashboard wird automatisch auf „Home“ abgelegt. Zusätzlich wird durch die jeweilige Rolle die Verwendungsmöglichkeit festgelegt.

Nachfolgend werden die einzelnen Zugriffsrechte erläutert:

  • Vertragsmanager-Administrator
    Vertragsmanager-Administratoren können Konfigurationseinstellungen verwalten, Vertragsmanagerlisten erzeugen, Formulare und Kategorien, BPMN-Prozesse, Vorlagen, Textbausteine und Berichte erzeugen und verwalten.
  • Vertragsmanager-Benutzer
    Vertragsmanager-Benutzer können Vertragsmanagerakten verwalten. Um auf Vertragsmanagerakten Zugriff zu erhalten, müssen Vertragsmanager-Benutzer zusätzlich in den jeweiligen Vertragsmanagerlisten berechtigt werden.
  • Vertragsmanager-Benutzer (eingeschränkter Zugriff)
    Vertragsmanager-Benutzer mit eingeschränktem Zugriff können auf dieselben Objekte zugreifen wie die Vertragsmanager-Benutzer, mit Ausnahme von spezifischen Customization-Objekten, die in der Vertragsmanager-Konfiguration erstellt werden können. Insbesondere haben Vertragsmanager-Benutzer mit eingeschränktem Zugriff keinen Zugriff auf Objekte wie Berichte, Insight-Apps, Prozesse, Vorlagen und Textbausteine.
  • Customizing-Benutzer
    Customizing-Benutzer erhalten Zugriff auf Customizing-Kontexte (z. B. Konfigurationen, Vorlagen und Voreinstellungen) und können dort Objekte wie Prozesse, Vorlagen, Textbausteine usw. anlegen und bearbeiten. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf die eigentlichen Daten und Inhaltsobjekte.
  • Vertragsmanager-Supervisor
    Vertragsmanager-Supervisors erhalten Einsicht in alle Vertragsmanagerlisten (Lesezugriff).
  • Vertragsmanager-Einsicht
    Benutzer in dieser Rolle können Vertragsmanagerakten einsehen. Um Einsicht auf Vertragsmanagerakten zu erhalten, müssen die Benutzer zusätzlich in den jeweiligen Vertragsmanagerlisten berechtigt werden.
  • Vertragsmanager-Einsicht (eingeschränkter Zugriff)
    Benutzer in dieser Rolle können auf dieselben Objekte zugreifen wie die Benutzer mit der Rolle Vertragsmanager-Einsicht, mit Ausnahme von spezifischen Customization-Objekten, die in der Vertragsmanager-Konfiguration erstellt werden können. Insbesondere haben die Benutzer in dieser Rolle keinen Zugriff auf Objekte wie Berichte, Insight-Apps, Prozesse, Vorlagen und Textbausteine.

Hinweis: Die Rollen Vertragsmanager-Supervisor und Vertragsmanager-Einsicht sind nur verfügbar, wenn die App „Vertragsmanager (Einsicht)“ lizenziert wurde.

Zusatzinformation zum Customizing-Benutzer

Ein Customizing-Benutzer darf keine Vertragsmanagerlisten erzeugen. Es ist ihm aber möglich, Vorlagen und andere Konfigurationen für Vertragsmanagerlisten zu erzeugen und die zu konfigurieren.

Stellen Sie außerdem sicher, dass der Customizing-Benutzer berechtigt ist, Formulare und Kategorien zu erzeugen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie auf „Home“.
  2. Navigieren Sie in das Widget Ihrer Cloud-Organisation.
  3. Navigieren Sie in den Bereich „Mitglieder“.
  4. Navigieren Sie erneut in den Bereich „Mitglieder“.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Organisationsmitglieds auf „Eigenschaften“.
  6. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Richtlinien“.
  7. Prüfen Sie, ob die Option Formulare und Kategorien bearbeiten aktiviert ist.
  8. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option und klicken Sie auf „Weiter“.