2020 September Release

Vertragsmanager-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vertragsmanager-Konfiguration können Sie allgemeine Einstellungen festlegen und Benutzer berechtigen Fabasoft Contracts zu nutzen.

Die Vertragsmanager-Konfiguration wird automatisch erstellt, wenn Fabasoft Contracts für Ihre Cloud-Organisation aktiviert ist. Der Eigentümer der Cloud-Organisation wird in der Vertragsmanager-Konfiguration initial in der Rolle „Vertragsmanager-Administrator“ hinterlegt.

Als Vertragsmanager-Administrator können Sie folgendermaßen zur Vertragsmanager-Konfiguration wechseln:

  1. Navigieren Sie in Ihr Vertragsmanager-Dashboard.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“, um in die Vertragsmanager-Konfiguration zu wechseln.

Hinweis: Die Aktion wird nur angezeigt, wenn die Vertragsmanager-Konfiguration aktiviert ist. Die Vertragsmanager-Konfiguration können Sie in den Einstellungen des Dashboards, auf der Registerkarte „Organisationseinstellungen“ im Feld Vertragsmanager-Konfiguration aktivieren aktivieren.

BereichePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Vertragsmanager-Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche.

VertragslistenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die verfügbaren Vertragslisten. Nähere Informationen zu Vertragslisten finden Sie im Kapitel „Vertragslisten administrieren“.

Formulare und KategorienPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Formulare und Kategorien. Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können zum Beispiel Verträge um Felder zur Speicherung kundenspezifischer Daten erweitert werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen zur Definition von Formularen und Kategorien finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing“:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Model-Based-Customizing/index.htm

ProzessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Prozesse. Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann. Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Nähere Informationen zur Definition von Prozessen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing“:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Model-Based-Customizing/index.htm

VorlagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Vorlagen. Die Vorlagen werden im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“) entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Vertrags- und Dokumentvorlagen definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Vorlagen werden in allen Vertragslisten zur Auswahl angeboten.

Hinweis:

  • Vertragsvorlagen können auch Dokumente enthalten, die beim Erzeugen eines neuen Vertrags basierend auf der Vertragsvorlage mitkopiert werden.
  • Vertragsvorlagen werden beim Erzeugen eines Vertrags zur Auswahl angeboten.
  • Dokumentvorlagen werden beim Erzeugen eines Dokuments in den Unterlagen eines Vertrags zur Auswahl angeboten.
  • Eine Vorlage kann erst verwendet werden, wenn sie über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.

Vorlagenkategorien für Vorlagen definieren

Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Um eine Vorlagenkategorie für Vorlagen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Vorlagenkategorien festlegen“.
  3. Geben Sie im Feld Vorlagenkategorien den gewünschten Namen für die Vorlagenkategorie ein und klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um die eingegebene Vorlagenkategorie zu erzeugen“.
  4. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Vorlagenkategorie kann in Vorlagen auf der Registerkarte „Vorlage“ im Feld Vorlagenkategorien zugeordnet werden.

Vertragsvorlagen definieren

Um eine neue Vertragsvorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“ und wählen Sie den Eintrag „Vertrag“ aus.
  3. Legen Sie die Metadaten der Vertragsvorlage fest und klicken Sie auf „Weiter“.
    Nähere Informationen zu den Vertragsmetadaten finden Sie im Kapitel „Allgemeine Vertragsmetadaten definieren“.
  4. Navigieren Sie gegebenenfalls in den Vertrag und legen Sie die Unterlagen der Vertragsvorlage fest.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü des Vertrags auf „Eigenschaften“.
  6. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
  7. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
    Hinweis: Wenn für eine Vorlage keine Vorlagenkategorie definiert wird, wird diese Vorlage beim Erzeugen standardmäßig in der Vorlagenkategorie „Teamroom-Vorlagen“ angeboten.
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.
  9. Klicken Sie im Kontextmenü des Vertrags auf „Zur Verwendung freigeben“.

Dokumentvorlagen definieren

Um eine neue Dokumentvorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Vorlagen“.
  2. Erzeugen Sie ein neues Dokument (Aktion „Neu“) oder laden Sie das gewünschte Dokument hoch (Aktion „Hochladen“).
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Eigenschaften“.
  4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Vorlage“.
  5. Wählen Sie im Feld Vorlagenkategorien eine bestehende Vorlagenkategorie aus.
    Hinweis: Wenn für eine Vorlage keine Vorlagenkategorie definiert wird, wird diese Vorlage beim Erzeugen standardmäßig in der Vorlagenkategorie „Teamroom-Vorlagen“ angeboten.
  6. Wenn die Dokumentvorlage für beliebige Verträge verwendet werden soll, wählen Sie im Feld Akten den Wert „Vertrag (App: Vertragsmanager)“ aus. Falls die Dokumentvorlage für eine spezielle Vertragsart verwendet werden soll, wählen Sie im Feld Akten zusätzlich die betreffende Vertragsart aus.
    Sofern es sich bei der Dokumentvorlage um ein Microsoft Word-Dokument handelt, erlaubt Ihnen dies zusätzlich, spezifische Felder der Vertragsart im Microsoft Word-Dokument als Feld einzufügen.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Zur Verwendung freigeben“.

TextbausteinePermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können. Textbausteine können in Vertragsunterlagen und auch in Dokumentvorlagen eingefügt werden.

Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Textbausteine definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Textbausteine stehen in allen Vertragslisten zur Verfügung.

Textbausteinkategorien für Textbausteine definieren

Textbausteinkategorien legen fest, unter welchen Kategorien der Textbaustein beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden kann.

Um eine Textbausteinkategorie für Textbausteine zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbausteinkategorien festlegen“.
  3. Geben Sie im Feld Textbausteinkategorien den gewünschten Namen für die Textbausteinkategorie ein und klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um die eingegebene Textbausteinkategorie zu erzeugen“.
  4. Klicken Sie auf „Festlegen“.

Die Textbausteinkategorie kann in Textbausteinen im Feld Textbausteinkategorien zugeordnet werden.

Textbausteine definieren

Um einen Textbaustein zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Textbausteine“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Textbaustein erzeugen“.
  3. Wählen Sie „Statischer Textbaustein (Text)“ bzw. „Statischer Textbaustein (Word)“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für den Textbaustein ein.
  5. Wählen Sie im Feld Textbausteinkategorien die gewünschte Textbausteinkategorie aus, unter der der Textbaustein beim Einfügen in das Word-Dokument zur Verfügung gestellt werden soll.
  6. Um den Textbaustein nur für Dokumente in einer bestimmten Sprache zur Verfügung zu stellen, wählen Sie diese Sprache im Feld Textbausteinsprache aus.
  7. Wenn Sie einen Textbaustein (Text) erzeugen, können Sie im Feld Text den gewünschten unformatierten Text erfassen.
  8. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Verwendbarkeit“ und fügen Sie im Feld Akten den Wert „Vertrag (App: Vertragsmanager)“ ein. Falls der Textbaustein für eine spezielle Vertragsart verwendet werden soll, fügen Sie im Feld Akten zusätzlich die betreffende Vertragsart ein.
  9. Klicken Sie auf „Weiter“.
  10. Wenn Sie einen Textbaustein (Word) ausgewählt haben, können Sie über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ bzw. „Hochladen“ den gewünschten Text erfassen.
  11. Klicken Sie im Kontextmenü des Textbausteins auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

  • Ein Textbaustein kann erst verwendet werden, wenn dieser über den Kontextmenübefehl „Zur Verwendung freigeben“ freigegeben wurde. Änderungen müssen über den Kontextmenübefehl „Erneut freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann auch deaktiviert werden.
  • In Dokumentvorlagen können Textbausteine sowohl direkt als auch als Platzhalter eingefügt werden. Wird ein Textbaustein als Platzhalter in eine Vorlage eingefügt, so wird dieser Platzhalter erst beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des betreffenden Textbausteins ersetzt. Im Feld Ausdruck für weitere Einschränkungen der Verwendbarkeit auf der Registerkarte „Verwendbarkeit“ des Textbausteins können Sie einen Ausdruck festlegen, der beim Instanziieren einer Vorlage ausgewertet wird, um zu entscheiden, ob ein Platzhalter durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt oder ignoriert und entfernt werden soll.
  • Zur besseren Strukturierung Ihrer Textbausteine können Sie eine Hierarchie von Textbausteinordnern erzeugen (Aktion „Textbausteinordner erzeugen“).

BerichtePermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Microsoft-Excel-Berichte bzw. BIRT-Berichte.

  • Microsoft-Excel-Berichte werden als Excel-Arbeitsmappe generiert und zur Verfügung gestellt.
  • BIRT-Berichte werden mithilfe von Eclipse BIRT generiert. Weitere Informationen zu BIRT finden Sie unter https://www.eclipse.org/birt.

Sie können sowohl in der Vertragsmanager-Konfiguration als auch in einer Vertragsliste Berichte definieren. In der Vertragsmanager-Konfiguration definierte Berichte stehen in allen Vertragslisten zur Verfügung.

Um einen Microsoft-Excel-Bericht zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Berichte“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Bericht erzeugen“.
  3. Wählen Sie den Eintrag „Microsoft-Excel-Bericht“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Definieren Sie im Feld Mehrsprachiger Name einen Namen für den Bericht.
  5. Im Feld Sprache des Berichts können Sie eine Sprache auswählen, damit dieser Bericht nur für Benutzer der ausgewählten Sprache angeboten wird.
  6. Legen Sie im Feld Bereich fest, für welchen Bereich der Bericht gelten soll. Um beispielsweise einen Bericht zu erzeugen, der im Vertragsmanager-Dashboard angeboten werden soll, wählen Sie „Vertragsmanager-Dashboard“ aus.
  7. Legen Sie im Feld Eigenschaften für Bericht fest, auf Basis welcher Eigenschaften des zuvor ausgewählten Bereichs der Bericht generiert werden soll. Um beispielsweise einen Bericht über alle Verträge zu erstellen, auf die ein Benutzer Zugriff hat, wählen Sie „Verträge“ aus.
  8. Um die Benutzer einzuschränken, denen der Bericht angeboten wird, wählen Sie diese bei Bedarf im Feld Berichtsgenerierung eingeschränkt auf aus.
  9. Legen Sie die gewünschten Spalten des Berichts im Feld Spalten des Berichts fest:
    • Eigenschaft
      Wählen Sie das Feld aus, das als Spalte in den Bericht aufgenommen werden soll.
    • Ausdruck für Überschrift
      Definieren Sie einen Ausdruck für den Titel der Spalte.
      Hinweis: Wenn Sie im Feld Eigenschaft einen Wert ausgewählt haben, wird standardmäßig der Name der Eigenschaft als Überschrift der Spalte herangezogen und es ist nicht erforderlich, einen Ausdruck für Überschrift zu definieren. Wenn Sie einen Ausdruck für Überschrift definieren, wird jedenfalls dieser als Überschrift der Spalte verwendet. Weiterführende Informationen zur Definition von Ausdrücken finden Sie im Kapitel „app.ducx Expression Language“ des White Papers „An Introduction to Fabasoft app.ducx“:
      https://help.appducx.fabasoft.com/index.php?topic=doc/An-Introduction-to-Fabasoft-appducx/appducx-expression-language.htm
    • Typ der Spalte
      Wählen Sie den gewünschten Typ der Spalte aus.
    • Ausdruck für Wert
      Definieren Sie einen Ausdruck zur Berechnung des Werts der Zelle. Dieser Ausdruck wird für jedes Objekt, das im zuvor ausgewählten Feld Eigenschaften für Bericht des im Bereich ausgewählten Objekts abgelegt ist, ausgewertet – in diesem Beispiel also für jeden Vertrag in der Liste „Meine Verträge“ des Vertragsmanager-Dashboards.
      Hinweis: Wenn Sie im Feld Eigenschaft einen Wert ausgewählt haben, wird standardmäßig der Wert dieser Eigenschaft herangezogen und es ist nicht erforderlich, einen Ausdruck für Wert zu definieren. Wenn Sie einen Ausdruck für Wert definieren, wird jedenfalls dieser verwendet. Weiterführende Informationen zur Definition von Ausdrücken finden Sie im Kapitel „app.ducx Expression Language“ des White Papers „An Introduction to Fabasoft app.ducx“:
      https://help.appducx.fabasoft.com/index.php?topic=doc/An-Introduction-to-Fabasoft-appducx/appducx-expression-language.htm
    • Breite
      Legen Sie die gewünschte Spaltenbreite bei Bedarf fest.
  10. Legen Sie im Feld Zusätzliche Objekte für Spalten des Berichts weitere Spalten fest: Wenn Sie in diesem Feld eine Objektklasse oder ein Formular definieren, werden alle Felder der definierten Objektklasse bzw. des definierten Formulars in den Bericht aufgenommen.
  11. Felder der im Feld Zusätzliche Objekte für Spalten des Berichts definierten Objektklassen und Formulare, die nicht in den Bericht aufgenommen werden sollen, können Sie im Feld Ausgeschlossene Eigenschaften hinzufügen.
  12. Um als Ergebnis eines Microsoft-Excel-Berichts nicht eine Microsoft Excel Arbeitsmappe zu erhalten, sondern einen Bericht im CSV-Format, aktivieren Sie die Option CSV generieren.
  13. Für besonders umfassende Berichte empfiehlt es sich, die Option Speicherverbrauch optimieren zu aktivieren. Im Zuge der Speicheroptimierung werden dynamische Inhalte der Berichtsvorlage nicht ausgewertet.
  14. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Von Benutzern generierte Berichte werden in der Liste „Berichtsergebnisse“ des jeweiligen Bereichs abgelegt.

ThesauriPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.

Vertragsmanager-Administratoren können weitere Thesauri erzeugen bzw. diese verwalten und um neue Begriffe ergänzen.

VoreinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt die über die Konfiguration bereitgestellten Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster).

Vertragsmanager-Administratoren können Suchmuster erzeugen. Zusätzlich ist es möglich in Listen über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Speichern“ Ansichtseinstellungen in der Konfiguration abzulegen.

Fehlgeschlagene HintergrundaufgabenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieser Bereich zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an (nur sichtbar, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vertragsmanager-Konfiguration können Sie folgende Einstellungen festlegen.

Registerkarte „Vertragsmanager-Konfiguration“

  • Name
    Der Name der Konfiguration.
  • Betreff
    Die Beschreibung der Konfiguration.
  • Zugriffsschutz
    Standard: Nur das festgelegte Team darf auf Objekte zugreifen.
  • Verknüpfungen im Teamroom einschränken
    Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Konfiguration abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Konfiguration zugeordnet sind, einschränken.
  • Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
    Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
  • Teammitglieder einschränken
    Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Konfiguration hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
  • Aktion "Zur Konfiguration wechseln" für Administratoren im Dashboard anzeigen
    Legt fest, ob die Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ den Administratoren im Dashboard angezeigt werden soll.
  • Trace-Ausgaben aktivieren
    Wenn Sie zum Beispiel als Formulardesigner Ausdrücke zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben (cooobj.Trace("string"); bzw. cooobj.Trace("string", value);).

Registerkarte „Administration“

  • Standard-Dashboard-Name
    Legt den Namen für das Fabasoft-Contracts-Dashboard fets. Dieser wird jedoch erst nach dem nächtlichen Neustart der Cloud-Webservices aktiv.
  • Standard-Kategorie für neue Vertragslisten
    Legt die Kategorie fest, die einer Vertragsliste beim Erzeugen zugewiesen wird.
  • Vertragsarten
    Vertragsarten ermöglichen Ihnen, Verträge zu kategorisieren, weitere Berechtigungen zu vergeben und die Verträge mit benutzerdefinierten Feldern zu erweitern.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Vertragsarten definieren“.
  • Standard-Vertragsart für neue Verträge
    Legt die Vertragsart fest, die einem Vertrag beim Erzeugen zugewiesen wird. Die Standard-Vertragsart für neue Verträge kann in den Einstellungen einer Vertragsliste überschrieben werden.
  • Dokumentkategorien
    Den Unterlagen eines Vertrags können Dokumentkategorien zugeordnet werden. Diese erlauben die Kategorisierung der Unterlagen.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumentkategorien definieren“.
  • Textbausteinkategorien
    Zeigt die definierten Textbausteinkategorien an.
    Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Textbausteine“.
  • Spezielle Zeitspannen
    Zur Festlegung von Fristen (wie etwa für die Kündigungsfrist eines Vertrags) stehen standardmäßig diverse vordefinierte Zeitspannen zur Auswahl zur Verfügung. Sollten Sie weitere Zeitspannen benötigen, können Sie diese in diesem Feld erzeugen.
  • Spezielle Vertragsbedingungen
    In diesem Feld können Sie spezielle Vertragsbedingungen erzeugen und verwalten. Diese werden in den Eigenschaften eines Vertrags auf der Registerkarte „Vertag“ zur Auswahl angeboten.
  • Sonderkündigungsrechte
    In diesem Feld können Sie Sonderkündigungsrechte erzeugen und verwalten. Diese werden in den Eigenschaften eines Vertrags auf der Registerkarte „Termine“ zur Auswahl angeboten.
  • Standard-Kategorie für Instanzen neuer Zuordnungsziele
    Die Standard-Kategorie für neue Instanzen von Zuordnungszielen kann im entsprechenden Feld definiert werden. Um etwa die Standard-Kategorie für neue Lieferanten festzulegen, wählen Sie diese im Feld Standard-Kategorie für neue Lieferanten aus.
  • Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem vertraulichen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird. Die Standard-Kategorie für neue vertrauliche Bereiche kann in den Einstellungen einer Vertragsliste überschrieben werden.
  • Standard-Kategorie für neue externe Bereiche
    Legt die Kategorie fest, die einem externen Bereich beim Erzeugen zugewiesen wird. Die Standard-Kategorie für neue externe Bereiche kann in den Einstellungen einer Vertragsliste überschrieben werden.
  • Akten-Use-Cases aktivieren
    Wird diese Option aktiviert, werden Vertragsunterlagen als Aktendokumente behandelt und können nicht mehr direkt ausgeschnitten oder gelöscht, sondern nur noch umregistriert oder storniert werden.

Registerkarte „Ausdrücke“

  • Commit eines Vertrags behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Speicherns eines Vertrags aufgerufen wird.
  • Commit einer Zuordnung behandeln
    Ermöglicht das Ausführen einer app.ducx-Expression, die während des Speicherns einer Zuordnung aufgerufen wird.

Vertragsarten definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertragsarten ermöglichen Ihnen, Verträge zu kategorisieren, weitere Berechtigungen zu vergeben und die Verträge mit benutzerdefinierten Feldern zu erweitern.

Die folgenden Objektklassen können zur Definition von Vertragsarten verwendet werden, wobei der Funktionsumfang je nach verwendeter Objektklasse variiert:

  • Begriff
    Wird ein Begriff als Vertragsart verwendet, kann damit lediglich eine Kategorisierung von Verträgen erreicht werden.
  • Kategorie
    Die Verwendung einer Kategorie als Vertragsart ermöglicht:
    • Weitere Benutzer, Teams, Organisationseinheiten und Organisationen zu hinterlegen, die somit auf Verträge dieser Vertragsart berechtigt sind.
    • Hintergrundaufgaben für Verträge dieser Vertragsart zu definieren.
  • Formular
    Die Verwendung eines Formulars als Vertragsart ermöglicht:
    • Verträge dieser Vertragsart mit benutzerdefinierten Feldern zu erweitern.
    • Weitere Benutzer, Teams, Organisationseinheiten und Organisationen zu hinterlegen, die somit auf Verträge dieser Vertragsart berechtigt sind.
    • Hintergrundaufgaben für Verträge dieser Vertragsart zu definieren.

Begriff als Vertragsart hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen neuen Begriff als Vertragsart hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Thesauri“.
  2. Navigieren Sie in den gewünschten Thesaurus.
  3. Klicken Sie auf die Aktion „Top-Konzept“ erzeugen, um einen neuen Begriff anzulegen. Alternativ können Sie in einem bestehenden Top-Konzept einen Unterbegriff erzeugen.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü des Bergriffs auf „Kopieren“, um diesen in der Zwischenablage zur Verfügung zu haben.
  5. Navigieren Sie zurück in die Vertragsmanager-Konfiguration und klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  6. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  7. Klicken Sie im Feld Vertragsarten auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ > „Verknüpfung einfügen“.
    Hinweis: Alternativ können Sie auch nach einem Begriff suchen (Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“).
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Alternativ können Sie direkt bei einem Vertrag auf der Registerkarte „Vertrag“ im Feld Vertragsart einen neuen Begriff erzeugen („+“-Symbol). Der Begriff wird automatisch als Vertragsart in der Vertragsmanager-Konfiguration hinterlegt.

Kategorie als Vertragsart hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Kategorie als Vertragsart hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Klicken Sie im Feld Vertragsarten auf „Eintrag hinzufügen“ > „Neu“.
  5. Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung für die neue Vertragsart ein. Geben Sie im Feld Kürzel ein Kürzel ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie auf „Übernehmen“.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü der Kategorie auf „Zur Verwendung freigeben“.
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Formular als Vertragsart hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein neues Formular als Vertragsart hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Formulare und Kategorien“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Formular erzeugen“. Weiterführende Informationen zur Definition von Formularen finden Sie im White Paper „Model-Based Customizing“:
    https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Model-Based-Customizing/index.htm
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Zur Verwendung freigeben“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Kopieren“, um dieses in der Zwischenablage zur Verfügung zu haben.
  5. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  6. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  7. Klicken Sie im Feld Vertragsarten auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ > „Verknüpfung einfügen“.
    Hinweis: Alternativ können Sie auch nach einem Formular suchen (Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“).
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.

Zusätzliche Berechtigungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für eine Vertragsart können Sie weitere änderungs- bzw. leseberechtigte Benutzer definieren, die somit entsprechende Berechtigungen auf die Verträge dieser Vertragsart sowie deren Unterlagen erlangen.

Hinweis: Sofern Sie ein Formular als Vertragsart erstellt haben, müssen Sie diese Berechtigungen bei der veröffentlichten Kategorie des Formulars hinterlegen. Um zur veröffentlichten Kategorie des Formulars zu gelangen, navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in das gewünschte Formular und klicken auf die Aktion „Einstellungen“. Die veröffentlichte Kategorie wird im Feld Kategorie (veröffentlicht) anzeigt.

Um Berechtigungen bei einer Kategorie zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Vertragsmanager-Konfiguration in den Bereich „Formulare und Kategorien“.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der gewünschten Kategorie auf „Eigenschaften“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Berechtigungen“.
  4. Fügen Sie die Benutzer, denen Sie Änderungsrechte erteilen möchten, im Feld Änderungsberechtigt für Objekte dieser Kategorie hinzu.
  5. Fügen Sie die Benutzer, denen Sie Leserechte erteilen möchten, im Feld Leseberechtigt für Objekte dieser Kategorie hinzu.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Dokumentkategorien definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Den Unterlagen eines Vertrags können Dokumentkategorien zugeordnet werden. Diese erlauben die Kategorisierung der Unterlagen. Weiters können für Dokumentkategorien Standardprozesse hinterlegt und Aufbewahrungsfristen definiert werden.

Die verfügbaren Dokumentkategorien werden in der Vertragsmanager-Konfiguration auf der Registerkarte „Administration“ im Feld Dokumentkategorien definiert.

Um eine neue Dokumentkategorie zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die Vertragsmanager-Konfiguration.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Einstellungen“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  4. Klicken Sie im Feld Dokumentkategorien auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ > „Neu“.
  5. Geben Sie im Feld Mehrsprachiger Name die Bezeichnung für die neue Dokumentkategorie ein. Geben Sie im Feld Kürzel ein Kürzel ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

RollenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Klicken Sie im Werkzeugbereich der Vertragsmanager-Konfiguration auf die Aktion „Team“, um Benutzern, Teams bzw. Organisationseinheiten eine der folgenden Rollen zuzuweisen. Dadurch werden die Benutzer berechtigt Fabasoft Contracts zu nutzen und das Vertragsmanager-Dashboard wird automatisch auf „Home“ abgelegt. Zusätzlich wird durch die jeweilige Rolle die Verwendungsmöglichkeit festgelegt.

  • Vertragsmanager-Administrator
    Vertragsmanager-Administratoren können Konfigurationseinstellungen verwalten, Vertragslisten erzeugen, Formulare und Kategorien, BPMN-Prozesse, Vorlagen, Textbausteine und Berichte erzeugen und verwalten.
  • Vertragsmanager-Benutzer
    Vertragsmanager-Benutzer können Verträge verwalten. Um auf Verträge Zugriff zu erhalten, müssen Vertragsmanager-Benutzer zusätzlich in den jeweiligen Vertragslisten berechtigt werden.
  • Vertragsmanager-Supervisor
    Vertragsmanager-Supervisors erhalten Einsicht in alle Vertragslisten (Lesezugriff).
  • Vertragsmanager-Einsicht
    Benutzer in dieser Rolle können Verträge einsehen. Um Einsicht auf Verträge zu erhalten, müssen die Benutzer zusätzlich in den jeweiligen Vertragslisten berechtigt werden.